Cara Membuat Rencana Eksekusi Proyek (PEP) – Termasuk Template Gratis

Muncul dengan ide bagus hanyalah permulaan: untuk mewujudkannya, Anda memerlukan rencana pelaksanaan proyek (PEP). Rencana pelaksanaan proyek adalah dokumen untuk melaksanakan proyek yang membantu Anda menyusun strategi, menghasilkan proses manajemen proyek, dan menjalankan semuanya.

Membuat rencana pelaksanaan proyek adalah bagian dari fase perencanaan dan memungkinkan Anda untuk mewujudkan ide Anda. Di mana sebuah ide bisa menjadi aspirasi, proses pelaksanaan proyek menyeluruh dan praktis, termasuk semua kegiatan utama. Tak perlu ditambahkan, ini adalah dokumen manajemen proyek yang penting.

Apa itu Rencana Pelaksanaan Proyek (PEP)?

Rencana pelaksanaan proyek adalah dokumen yang digunakan untuk menentukan bagaimana Anda akan menjalankan proyek. Itu harus jelas dari namanya, tetapi juga membahas penjadwalan proyek, pemantauan dan pengendalian yang diperlukan untuk membawa hasil proyek.

Dokumen menguraikan semua bagian dari pelaksanaan proyek dan menunjukkan bagaimana mengelolanya. Ini harus sesuai dengan persyaratan proyek atau kontrak antara pihak-pihak yang terlibat. PEP juga mencatat tujuan proyek, bersama dengan garis waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Jelas bahwa, hanya dari elemen-elemen dasar itu, betapa pentingnya rencana pelaksanaan proyek. Tapi, tentu saja, ada lebih dari sekadar masuk ke dalamnya.

Setelah Anda membuat rencana eksekusi proyek, Anda masih harus memenuhi pencapaian, dependensi, dan tugas tersebut. Jika Anda benar-benar ingin tepat waktu, Anda akan ingin menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

ProjectManager adalah proyek berbasis cloud dan perangkat lunak manajemen kerja yang mengatur tugas dengan bagan Gantt interaktif untuk perencanaan eksekusi. Anda dapat menempatkan pencapaian pada garis waktu, dependensi tautan, dan filter untuk jalur kritis. Kemudian, tetapkan garis dasar dan Anda akan dapat melacak varians proyek saat menjalankan tugas Anda. Mulai gratis dengan ProjectManager hari ini.

Elemen dari Rencana Eksekusi Proyek

Rencana pelaksanaan proyek menggabungkan elemen-elemen yang diperlukan untuk peta jalan implementasi proyek yang definitif dan dapat ditindaklanjuti. Itu dapat mencakup daftar pemangku kepentingan proyek dan mendefinisikan semua tugas proyek. Berikut adalah enam elemen dasar dari rencana pelaksanaan proyek:

1. Lingkup Proyek

Lingkup proyek adalah pandangan yang luas dari tujuan dan daftar rinci dari semua elemen yang terlibat dalam proyek. Tentukan ruang lingkup proyek dengan mengidentifikasi apa yang perlu diselesaikan. Lakukan ini dalam istilah tertentu. Ini memberi pemangku kepentingan proyek ringkasan tujuan proyek dan tujuannya.

Beberapa detail yang ingin Anda sertakan dalam cakupan proyek Anda adalah:

• Pernyataan kerja untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab tim proyek
• Daftar batasan dan batasan sumber daya yang tersedia
• Semua hasil potensial, bukan hanya yang terakhir
• Daftar laporan, produk, layanan, atau pengembangan perangkat lunak baru yang relevan
• Pemangku kepentingan atau pelanggan mana ini akan dikirim
• Beberapa kriteria untuk mengukur keberhasilan tim proyek

2. Standar Kualitas

Anda tahu hasilnya, sekarang saatnya untuk menentukan kualitas yang Anda harapkan darinya. Memiliki pemahaman yang jelas tentang ekspektasi kualitas adalah kunci keberhasilan proyek. Untuk memulai, Anda akan ingin mendefinisikan apa itu kualitas dan memastikan seluruh tim Anda setuju dengan definisi itu.

Juga, memiliki tujuan yang dapat dicapai akan membuat tim Anda termotivasi. Jika pekerjaan mereka terasa tidak mungkin tercapai, kemungkinan akan mengikis moral. Untuk menjaga komitmen tim, sering-seringlah meminta umpan balik tentang apa tujuan yang dapat dicapai dan terapkan itu pada PEP Anda.

3. Pernyataan Tujuan

Pernyataan tujuan menguraikan apa yang direncanakan tim untuk diterapkan dan diselesaikan selama proyek. Beberapa contoh pernyataan tujuan dapat berupa hasil yang diharapkan, pencapaian, dan siklus hidup tugas-tugas pekerjaan besar.

Pernyataan tujuan juga dapat mengulangi tujuan proyek. Ini dapat menunjukkan manfaat yang diharapkan dari proyek untuk diberikan kepada organisasi, pemangku kepentingan, atau pelanggan. Ada juga identifikasi risiko dan tantangan dengan perincian tentang bagaimana tim akan meresponsnya.

4. Alokasi Sumber Daya untuk Rencana Pelaksanaan Proyek

Anda juga memerlukan daftar semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya—tidak seperti ruang lingkup, spesifikasi kualitas, dan sasaran—adalah yang dibutuhkan tim Anda untuk mewujudkan rencana tersebut. Ini juga di mana Anda akan menentukan anggaran proyek, karena sumber daya mahal.

Sumber daya dalam suatu proyek dapat berupa modal, orang, atau material. Sebenarnya, itu adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menjalankan tugas dalam rencana eksekusi proyek Anda. Memiliki sumber daya untuk memenuhi kapasitas tim Anda diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai harapan kualitas.

5. Jadwal Proyek

Meskipun Anda telah membuat garis waktu dan pencapaian, jadwal lengkap diperlukan di PEP. Ini berarti menggunakan struktur rincian kerja untuk membuat daftar, memprioritaskan, dan membuat tenggat waktu untuk tugas Anda. Anda kemudian dapat menetapkan tugas ini kepada anggota tim.

Perubahan pasokan bahan baku yang dibutuhkan dapat mempengaruhi jadwal, dan oleh karena itu ekspektasi penundaan perlu dikelola dengan pemangku kepentingan dan tim. Manajer proyek mungkin harus melakukan penyesuaian terhadap tiga kendala waktu, biaya, dan ruang lingkup untuk menanggapi perubahan pasokan agar tetap sesuai jadwal.

6. Komponen Organisasi

Terakhir, PEP perlu mempertimbangkan aspek operasional proyek. Ini berarti membuat daftar personel kunci serta peran dan tanggung jawab mereka, kemudian mendistribusikan daftar ini sehingga setiap orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Sejalan dengan itu, Anda harus mengidentifikasi siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan apa. Ini akan membantu tim bekerja sama dengan lebih baik, karena mereka akan tahu siapa yang harus dihubungi saat keputusan harus dibuat. Tokoh otoritas ini juga akan tersedia untuk pertanyaan dan kekhawatiran.

Anda harus menguraikan metode apa pun yang digunakan dalam proyek untuk pelaporan dan komunikasi dalam PEP. Ini termasuk bagaimana Anda akan memantau dan melacak kemajuan dan kinerja proyek Anda. Juga, bagaimana tim Anda bekerja sama dan dengan tim lain jika mereka berinteraksi dengan departemen lain.

Cara Membuat Rencana Eksekusi Proyek

1. Rapat Pembukaan

Rapat kickoff memungkinkan Anda mengomunikasikan strategi, proses, dan tindakan kepada tim dan pemangku kepentingan. Anda dapat mengajukan pertanyaan apa pun dan memastikan semua orang memahami proyek dan setuju. Ini bukan pertemuan standup harian, ini adalah tinjauan komprehensif dari implementasi proyek. Anda harus membagikan rencana proyek saat ini sehingga semua orang berada di halaman yang sama. Perangkat lunak perencanaan proyek dapat memfasilitasi langkah ini dengan mengarahkan semua orang dan dengan cepat membagikan rencana dan mengalokasikan tugas.

2. Memantau dan Mengontrol Rencana Pelaksanaan Proyek

Proyek akan berjalan seperti biasa melalui tahap pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian. Di sini, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda menjaga jadwal, anggaran, dan ruang lingkup proyek Anda. Anda juga ingin mengawasi risiko apa pun dalam rencana manajemen risiko Anda dan menjaga agar beban kerja tim Anda tetap seimbang. Pemangku kepentingan dapat berperan dalam membantu Anda mengidentifikasi risiko sebelum menjadi masalah. Kemudian, Anda ingin menganalisis data Anda untuk memastikan Anda memenuhi kemajuan, indikator kinerja utama (KPI), dan pencapaian kinerja.

3. Data Waktu Nyata

Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud untuk mengetahui apakah Anda tepat waktu dan tidak mengeluarkan uang terlalu banyak. Memiliki alat waktu nyata sangat penting untuk memantau proyek, tetapi juga bagus untuk memfasilitasi kolaborasi. Manajer dapat mengelola dan tim dapat berkomunikasi, baik mereka bekerja berdampingan atau didistribusikan di seluruh dunia. Menggunakan perangkat lunak waktu nyata berarti semua orang mengerjakan data terkini dan manajer dapat membuat keputusan yang lebih berwawasan.

4. Penandatanganan

Menyerahkan kiriman tepat waktu dan sesuai anggaran bisa terasa seperti akhir dari sebuah proyek, tetapi sebenarnya tidak. Masih ada dokumen yang harus Anda selesaikan. Ini bukan kesibukan—ini adalah bagian penting dari siklus hidup proyek. Anda perlu mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan Anda untuk memastikan produk atau layanan telah memenuhi harapan kualitas mereka. Anda perlu membayar vendor atau kontraktor apa pun dan kemudian melepaskan tim Anda. Dan jangan lupa untuk merayakannya! Ini tidak hanya menyenangkan dan pantas, tetapi menjaga moral tim Anda.

Template Rencana Eksekusi Proyek Gratis

ProjectManager menawarkan template rencana implementasi gratis untuk Excel yang dapat membantu Anda memimpin proyek Anda menuju kesuksesan. Template implementasi gratis ini membantu Anda mewujudkan ide melalui strategi, proses, dan tindakan tanpa melewatkan sesuatu yang penting. Ini adalah contoh rencana pelaksanaan proyek yang bermanfaat.

Buat rencana eksekusi proyek Anda di template implementasi gratis kami untuk meningkatkan pekerjaan proyek Anda. Ini memiliki ruang untuk semua yang Anda butuhkan untuk mengelola.

Setiap tindakan adalah tugas dan tugas diatur pada garis waktu. Di sini mereka memiliki tanggal untuk awal yang direncanakan dan akhir yang direncanakan untuk masing-masing. Garis waktu juga memiliki tempat untuk jam yang direncanakan. Ada juga kolom di mana Anda dapat mencatat apakah tugas itu lebih cepat dari jadwal atau lebih lambat dari jadwal, yang akan membantu Anda melacak kemajuan Anda.

Bagian terakhir dari template adalah untuk sumber daya. Manajer proyek dapat menandai departemen mana yang menangani apa, dan materi yang mereka perlukan untuk menjalankan tugas mereka. Ada juga tempat untuk memperkirakan biaya tugas. Semua gabungan ini membuat peta jalan untuk pelaksanaan proyek Anda. Sekarang terserah Anda untuk memantau dan mengendalikannya.

Gunakan ProjectManager untuk Membuat Rencana Eksekusi Proyek Anda

Sebuah template adalah alat yang hebat, tapi itu statis. Jika Anda menemukan templat memperlambat Anda dan tidak cukup akurat, maka Anda akan ingin beralih ke ProjectManager, yang mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan dan memberi Anda transparansi waktu nyata untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik hingga akhir yang sukses.

Beberapa Tampilan Proyek untuk Setiap Tim

Baik Anda bekerja di bidang pemasaran, TI, layanan profesional, atau industri apa pun, Anda akan memiliki banyak tim berbeda yang bekerja bersama. ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek untuk memberi semua orang alat yang mereka inginkan. Misalnya, papan kanban adalah fitur alur kerja visual yang memungkinkan tim mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint bersama. Ini juga memberi manajer visibilitas ke dalam pekerjaan mereka sehingga mereka dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk menghindari hambatan dan menjaga tim bekerja pada kapasitas.

Kelola Sumber Daya Tim Anda dengan Mudah

Anda perlu memastikan tim Anda bekerja sesuai kapasitas. Meskipun Anda dapat melihat tugas mereka di salah satu dari beberapa tampilan proyek, seperti tampilan daftar, lembar, atau kalender, ProjectManager memiliki alat manajemen sumber daya untuk menyeimbangkan beban kerja mereka dengan cepat dan mudah. Bagan beban kerja diberi kode warna sehingga Anda dapat melihat beban kerja secara sekilas dan kemudian mengalokasikan kembali pekerjaan langsung dari halaman tersebut.

Lacak Perubahan di Dasbor Langsung

Manajemen perubahan berarti mengetahui kapan perubahan terjadi. Itu berarti pemantauan waktu nyata dengan dasbor langsung ProjectManager.. Secara otomatis mengumpulkan data proyek dan menghitung angka untuk menunjukkan metrik Anda tepat waktu, biaya, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Untuk detail lebih lanjut, gunakan laporan sekali klik tentang status proyek, status portofolio, varian proyek, lembar waktu, dan banyak lagi. Laporan ini dapat difilter untuk menunjukkan apa yang Anda inginkan dan mudah dibagikan untuk memperbarui pemangku kepentingan.

ProjectManager dapat membuat rencana eksekusi Anda, membagikannya dengan tim proyek dan memantau serta mengontrolnya sepanjang siklus hidup proyek Anda. Dapatkan pemberitahuan email dan peringatan dalam aplikasi secara real time untuk selalu mengikuti perkembangan terbaru dan berkolaborasi dengan tim Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja pemenang penghargaan untuk tim hibrida, di mana pun mereka bekerja, di departemen apa mereka berada, atau keahlian mereka. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 profesional yang telah menggunakan alat kami untuk menjalankan proyek mereka dengan sukses. Mulai gratis dengan ProjectManager sekarang.