Putaran umpan balik: menciptakan budaya umpan balik

Apa tempat terburuk yang pernah Anda kerjakan? Sekarang pertimbangkan yang terbaik, dan coba tunjukkan perbedaannya.

Singkatnya, itu adalah budaya. Lebih dari sekadar kata kunci, ini adalah perbedaan antara tempat kerja "terbaik" dan "terburuk". Dan budaya yang hebat tidak dibangun di atas perayaan dan tunjangan kerja, itu dibangun di atas umpan balik yang jujur.

Claire Lew berpikir begitu, dan dia seharusnya tahu. Dia menghabiskan empat tahun terakhir menjalankan Know Your Team, sebuah perusahaan perangkat lunak yang membantu para manajer menjadi pemimpin yang lebih baik. Dia berkeliling dunia, mewawancarai ratusan CEO tentang membentuk budaya kerja yang berkualitas. Claire baru-baru ini bergabung dengan kami di Sprout HQ untuk mendiskusikan bagaimana dan mengapa memberi dan menerima umpan balik sebagai norma budaya.

Apa itu budaya?

Anda dapat mengatakan bahwa budaya adalah cara Anda melakukan sesuatu. Tapi itu akan menjadi penyederhanaan yang berlebihan. Claire percaya bahwa tiga lapisan membentuk fondasi setiap budaya:

1. Artefak: hal-hal yang Anda lihat dan katakan
2. Nilai-nilai yang dianut: hal-hal yang Anda katakan yang Anda yakini
3. Asumsi dasar yang mendasari: hal-hal yang benar-benar Anda yakini

Mendefinisikan ketiga lapisan ini dan memastikannya selaras akan menciptakan budaya yang kuat dan kohesif. Ambil contoh, Uber: budayanya telah menjadi berita utama, dan tidak selalu bagus. Claire menunjukkan keterputusan dalam nilai-nilai perusahaan dan citra publik mereka.

“Jika Anda pergi ke kantor Uber beberapa tahun yang lalu, Anda akan melihat banyak artefak menarik, seperti poster, pesta, dan literatur tentang menghargai orang di tempat kerja. Namun laporan dan berita utama menceritakan kisah lain, ”kata Claire.

Catatan tentang masalah tempat kerja menunjukkan bahwa perusahaan tidak cukup menghargai orang sebanyak artefak yang ditunjukkan. Dalam praktiknya, budaya Uber tidak memiliki asumsi dasar yang mendasari arti arti sebenarnya dari artifak tersebut.

Mungkin Anda pernah bekerja di suatu tempat di mana rasanya tidak mungkin untuk mengubah budaya. Menurut definisi Claire, itu mungkin karena Anda kesulitan memengaruhi asumsi yang mendasarinya. Asumsi tidak berwujud, membuat mereka sulit dijabarkan. Google, misalnya, menulis dalam manifestonya: “Kami melihat menjadi hebat dalam sesuatu sebagai titik awal, bukan titik akhir… Pada akhirnya, ketidakpuasan kami yang terus-menerus dengan apa adanya menjadi kekuatan pendorong di balik semua yang kami lakukan.”

"Kehebatan" bukanlah sesuatu yang dapat dibeli oleh sebuah perusahaan, tetapi itu adalah sesuatu yang Google upayakan untuk disertakan dalam sikap mereka sejak awal dan berusaha untuk dipertahankan hingga hari ini. Ini adalah asumsi dasar yang membentuk proses berpikir dan tindakan organisasi.

Sulit untuk ditembus, tetapi lapisan budaya ini adalah kunci untuk memengaruhi cara Anda melakukan sesuatu. Dan itu adalah proses yang lebih merupakan seni daripada sains.

Kerangka umpan balik

Ingin memengaruhi asumsi yang mendasarinya untuk menciptakan budaya umpan balik? Kerangka kerja yang ditawarkan Claire ternyata sangat sederhana. Ketika Anda berpikir tentang menciptakan budaya umpan balik, ada dua hal:

1. Anda harus meminta umpan balik.
2. Anda harus bertindak berdasarkan itu.

Itu dia. Jadi mengapa begitu sulit?

Salah satu alasannya adalah kebiasaan umum di tempat kerja untuk menjadi "baik". Terlepas dari apa yang mungkin kita katakan pada diri sendiri, bersikap baik itu egois. Ini mendorong komunikasi beracun dan benar-benar mencegah umpan balik.

Claire tidak menyarankan menjadi brengsek. Tetapi meskipun umpan balik mungkin tidak tampak "baik", itu menunjukkan bahwa Anda peduli. Anda harus memprioritaskan apa yang penting daripada melindungi citra diri Anda. Jika Anda perlu memberikan umpan balik kepada seseorang yang kinerjanya buruk atau melakukan kesalahan baru-baru ini, Anda dapat mengatakan, “Hei, saya ingin memberi Anda umpan balik ini karena saya peduli dengan pertumbuhan pribadi Anda. Saya pikir Anda adalah aset besar bagi tim ini dan Anda tidak boleh membuat kesalahan seperti ini.”

Jangan bertanya, jangan tumbuh

Sesederhana umpan balik Claire untuk dipahami, mempraktikkannya tidak. Karena mengajukan pertanyaan yang rentan bertentangan dengan kecenderungan alami kita. Mengajukan pertanyaan seperti "Bisakah saya mendapatkan saran Anda tentang ini?" atau "Di mana saya gagal?" mungkin merasa seperti menunjukkan kelemahan, tetapi sebenarnya menunjukkan kesadaran dan keinginan untuk perbaikan. Dan itulah langkah pertama dalam menggeser asumsi dasar yang mendasarinya.

Menyajikan umpan balik yang jujur ​​dan efektif membutuhkan kepercayaan. Dan menunjukkan kerentanan membangun kepercayaan itu. Tapi ini bukan hanya tentang kerentanan, ini tentang kekhususan. Pertanyaan yang tidak jelas hanya menghasilkan jawaban yang tidak jelas. Pikirkan untuk bertanya, “Apa yang mengejutkan Anda dalam dua minggu terakhir ini?” bukannya "Apa yang terbaru?"

Hasilnya, Anda akan mendapatkan informasi yang lebih kaya. Orang-orang terbuka ketika ditanya pertanyaan terfokus. Ini adalah perbedaan antara menjadi nyata dan melalui gerakan.

Alasan lain untuk meminta umpan balik? Itu ada apakah Anda memintanya atau tidak. Dan ketika Anda tidak ingin mendengar jawaban, itu mungkin berarti Anda perlu mendengarnya. Ada kebutuhan untuk pertanyaan berduri.

Menghindari umpan balik menyebabkan lebih banyak kerugian daripada mengambil risiko terlihat lemah dengan meminta bantuan. Jadi, dapatkan apa yang Anda butuhkan dengan mengajukan pertanyaan sulit seperti "Apakah ada hal yang membuat Anda gugup untuk mengemukakannya?" atau “Apa yang telah kita bicarakan dan tidak ada tindakan akhir-akhir ini?”

Berduri. Tapi itu hal yang baik.

Tunjukkan, jangan hanya memberi tahu

Bagaimana dengan bagian kedua dari kerangka kerja Claire? Bagaimana Anda bertindak berdasarkan umpan balik dengan cara yang membantu budaya menjadi lebih terbuka dan jujur?

Umpan balik tidak hanya jatuh pada apa yang Anda minta, ini tentang membuat dan menghormati komitmen. Menindaklanjuti hal-hal yang Anda katakan akan Anda lakukan mungkin tampak rutin, tetapi tanyakan pada diri Anda: Kapan Anda tidak pernah kembali kepada seseorang? Apa buah gantung rendah yang bisa Anda lakukan? Apakah ada keputusan atau janji yang sudah Anda buat dan belum Anda penuhi?

Kurangnya tindakan mencegah budaya umpan balik benar-benar terbentuk. Sebuah studi dari Harvard Business Review menemukan bahwa kesia-siaan 1,8x lebih kuat daripada ketakutan sebagai hambatan untuk umpan balik. Ketakutan itu membuat komunikasi menjadi penting. Ketika perubahan terjadi di balik layar, tetapi tidak dibuat jelas secara eksplisit, orang tidak merasa bahwa umpan balik mereka didengar. Anda harus mengambil tindakan dan mengomunikasikan apa, bagaimana, dan mengapa setiap tindakan kembali ke tim Anda.

Rahmat dan ruang

Umpan balik bukanlah hal baru, hanya saja sulit. Budaya umpan balik tidak akan terwujud secara otomatis, dibutuhkan kerja terus-menerus dari semua orang yang terlibat. Terlepas dari judul atau kepemilikan, Anda dapat memiliki dampak dengan meminta umpan balik, baik memberikannya maupun menyampaikannya.

Jika Anda akhirnya merasa bahwa segala sesuatunya perlu terjadi lebih baik, lebih cepat dan lebih cepat, ingatlah bahwa ketidaksabaran dapat menghalangi kita dari hasil yang kita inginkan. Ketika harus melakukan perubahan budaya, berikan rekan kerja Anda keanggunan dan ruang yang dibutuhkan saat Anda semua beradaptasi dengan cita-cita baru bersama.

Jadi, apa tempat terburuk yang pernah Anda kerjakan? Dan apa yang terbaik?

Apakah perbedaannya jelas sekarang?