Kolaborasi Lintas Tim: Praktik Terbaik, Tantangan, dan Manfaat

Kolaborasi sudah cukup sulit. Sekarang bayangkan berkolaborasi dengan rekan kerja yang tidak berada di departemen yang sama dengan Anda. Atau bahkan mungkin lokasi yang berbeda! Nah, orang melakukannya setiap hari dan itu disebut kolaborasi lintas tim.

Saat tim hibrida ini menjadi lebih standar, kolaborasi lintas tim adalah kunci untuk menghubungkan kelompok yang berbeda ini dan meningkatkan produktivitas mereka.

Apa itu Kolaborasi Lintas Tim, atau Kolaborasi Lintas Fungsi?

Kolaborasi lintas waktu, juga dikenal sebagai kolaborasi lintas fungsi, adalah tentang membuat departemen yang berbeda bekerja sama dengan lebih baik. Departemen yang berbeda ini, seperti desainer, pengembang, pemasar, dan penjualan, semuanya ditugaskan dengan tujuan yang sama, tetapi masing-masing bertanggung jawab untuk tahap proyek yang berbeda.

Mendapatkan tim yang berbeda ini, yang kemungkinan memiliki cara kerja yang unik dan alat yang disukai untuk melakukan pekerjaan itu, untuk bertindak sebagai satu kelompok bisa jadi sulit. Kolaborasi lintas tim adalah jembatan yang dapat Anda bangun untuk menghubungkan semua orang. Itulah kekuatan kolaborasi lintas tim. Dibutuhkan kekuatan semua orang dan menggabungkannya untuk hasil yang lebih baik.

Jika Anda perlu menerapkan kolaborasi lintas fungsi di organisasi Anda, lengkapi tim Anda dengan alat manajemen kerja yang memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan kerja dengan lima tampilan berbeda, sehingga setiap departemen dapat produktif dan bekerja dengan maksimal. Plus, Anda dapat melacak kemajuan di sepanjang jalan dengan dasbor dan laporan. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Manfaat Kolaborasi Lintas Fungsional

Manfaat kolaborasi lintas fungsi adalah menciptakan sinergi dan efisiensi dalam proyek lintas fungsi. Seorang manajer proyek akan ingin agar tim mereka bekerja sama dalam proyek yang sama, bahkan jika mereka semua datang dari perspektif yang berbeda.

Ketika Anda memiliki tim yang bersatu dalam pengiriman proyek, tetapi semuanya bekerja dalam isolasi, Anda meminta masalah. Tim perlu berkomunikasi, bahkan jika mereka berada di departemen yang berbeda. Semua pekerjaan berhubungan. Kolaborasi antar tim hybrid memastikan semua orang bekerja menuju tujuan yang sama.

Kolaborasi lintas fungsi menciptakan kemajuan proyek yang lebih cepat dan memastikan tidak ada yang diabaikan. Semakin banyak departemen yang Anda kerjakan bersama, semakin banyak perhatian pada proyek untuk menangkap apa pun yang mungkin secara keliru diabaikan. Mereka juga menghasilkan ide-ide yang lebih baik, karena mereka dapat memantulkannya dari orang lain dan menentukan apa yang terbaik untuk proyek tersebut.

Perusahaan juga mendapat manfaat dari memiliki tim yang merasa lebih terhubung dengan bisnis. Plus, tim akan mendapat manfaat dari bekerja dengan kumpulan bakat yang lebih besar yang dapat mereka pelajari. Pemangku kepentingan diinvestasikan dalam proyek, dan hasil yang didorong oleh tim hanya dapat membuat mereka lebih bahagia karena proyek memberikan kesuksesan.

Terkait: Template Bagan RACI Gratis untuk Excel

Tantangan Kolaborasi Lintas Tim

Ya, ada banyak manfaat dari kolaborasi lintas tim. Tapi itu tidak berarti semuanya akan datang dengan mudah. Ada beberapa rintangan di jalan yang harus Anda selesaikan sebelum Anda bisa menuai hasil dari kolaborasi tim.

Hal pertama yang harus Anda bangun adalah kepercayaan. Kurangnya kepercayaan adalah pembunuh kolaborasi. Tetapi bahkan jika Anda memiliki bisnis di mana setiap departemen sepenuhnya saling percaya, mungkin ada masalah komunikasi. Departemen dapat beroperasi sebagai silo, dan itu berarti tidak ada komunikasi yang keluar atau masuk. Manajer proyek harus bekerja untuk menciptakan saluran komunikasi yang mengalir bolak-balik dengan bebas.

Telah ditekankan sebelumnya bahwa memiliki visi bersama adalah kunci untuk membangun kolaborasi tim lintas fungsi. Oleh karena itu, manajer proyek harus yakin bahwa tujuan dan prioritas tersebut selaras di semua departemen. Tujuan dan sasaran harus dinyatakan dengan jelas, dikomunikasikan dan dibagikan ke seluruh perusahaan.

Lalu, ada tim itu sendiri. Insinyur cenderung menggunakan bahasa yang berbeda dari tenaga penjualan. Dan setiap orang memiliki kepribadian yang berbeda, beberapa yang tidak mudah menyatu dengan orang lain. Bahkan tim jarak jauh dapat menderita karena komunikasi online mudah salah dibaca. Alat kolaborasi dapat membantu, tetapi sebagian besar ini adalah keterampilan lunak yang harus dikuasai oleh manajer proyek untuk membuat individu bertindak sebagai sebuah kelompok.

Praktik Terbaik Kolaborasi Lintas Tim

Ada praktik terbaik untuk diterapkan saat bekerja dengan tim lintas fungsi pada proyek lintas fungsi:

• Meskipun ada manajer proyek yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan pekerjaan di antara semua departemen, akan sangat membantu jika pemimpin tim bertanggung jawab untuk memimpin departemen masing-masing.
• Piagam tim akan membantu kolaborasi tim dan komunikasi tim. Kami telah menyebutkan agar semua orang berada di halaman yang sama, berbagi tujuan dan sasaran proyek, tetapi bagaimana tepatnya hal itu dilakukan? Banyak jalan. Salah satu yang terbaik adalah memiliki piagam tim yang dapat dirujuk setiap orang untuk memahami apa indikator kinerja utama proyek.
• Piagam tim akan mencakup pernyataan misi dan tujuan proyek dan tujuan proyek. Ini akan menentukan peran tim, siapa tim mana dan apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Harapan akan diuraikan pada piagam tim juga. Yang terbaik adalah menyampaikan piagam tim ini pada pertemuan dengan kehadiran dari semua departemen di mana Anda dapat menjelaskan piagam tim dan membagikannya.
• Berbicara tentang pertemuan, harus ada yang teratur di seluruh proyek. Akan ada pertemuan departemen, tentu saja, tetapi juga harus ada pertemuan antar departemen yang memungkinkan seluruh tim proyek untuk berkumpul, menyampaikan pembaruan dan pertanyaan lapangan serta mendapatkan umpan balik. Transparansi membantu dengan kolaborasi. Rapat bisa menjadi hal yang mematikan bagi banyak orang, jadi pertahankan agar tetap ditargetkan dengan agenda yang ketat.
• Mendapatkan anggota departemen untuk melatih atau membimbing orang lain adalah cara lain untuk menghubungkan tim dengan cara yang ampuh yang bertukar keterampilan, membangun moral, dan kepercayaan. Manajer proyek dapat menentukan tujuan dari kegiatan pembinaan atau pendampingan ini. Tujuan tim bersama ini akan menghubungkan departemen yang berbeda dan memfasilitasi kolaborasi mereka bersama.

Kiat untuk Meningkatkan Kolaborasi Lintas Tim

Salah satu hal terpenting yang harus dilakukan saat bekerja dengan kolaborasi lintas fungsi adalah mendapatkan dukungan. Anda tidak dapat memunculkan ide pada bisnis dan mengharapkan mereka untuk mengambil bola dan menjalankannya. Dukungan itu tidak hanya untuk tim, tetapi seluruh perusahaan. Jika tidak ada dukungan eksekutif untuk kolaborasi lintas tim, maka itu tidak akan berhasil.

Tip lain untuk kolaborasi lintas tim yang lebih baik adalah memiliki satu sumber kebenaran utama. Itu adalah saluran pusat di mana semua tim dapat berkomunikasi dan berbagi file di mana pun mereka berada atau di departemen mana mereka berada. Komunikasi lintas fungsi sangat penting untuk proyek lintas fungsi guna memenuhi tujuan perusahaan. Informasi ini harus diperbarui di semua departemen secara real time sehingga tidak ada yang bekerja dengan data lama.

Terakhir, gunakan alat manajemen proyek, terutama yang berbasis cloud dan memberi Anda data waktu nyata untuk kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi yang lebih baik. Jenis perangkat lunak kolaborasi yang Anda inginkan akan mendorong komunikasi, di mana pun atau kapan anggota tim bekerja, dan memberikan transparansi kepada manajer proyek untuk memantau dan melacak tanpa mengganggu tim mereka.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Kolaborasi Lintas Fungsi

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja untuk tim terdistribusi. Data real-time membuat tim lintas fungsi tetap berkolaborasi di mana pun mereka bekerja atau bagaimana mereka bekerja. Beberapa tampilan proyek memungkinkan setiap departemen bekerja sesuai keinginan mereka, sementara manajer proyek dapat memperoleh laporan terperinci tentang kemajuan dan kinerja mereka.

Bekerja di Beberapa Tampilan Proyek

Beberapa tampilan proyek berarti bahwa manajer yang bekerja dengan cara yang lebih terencana dapat menggunakan bagan Gantt, yang mengatur tugas secara terstruktur dan berurutan, menghubungkan dependensi, memprioritaskan, dan menambahkan pencapaian. Mereka kemudian dapat menetapkan garis dasar untuk menangkap rencana proyek, sehingga ketika dijalankan, mereka dapat memantau varians proyek dan tetap pada jalurnya.

Kelola Produksi di Papan Kanban

Tampilan kanban lebih untuk pekerja gesit dalam proyek Anda. Alat visual ini memiliki data yang sama dengan apa yang direncanakan pada Gantt tetapi kartu rusak yang merupakan tugas yang ditempatkan di kolom yang menentukan di mana siklus produksinya. Anggota tim dapat mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint. Manajer proyek mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan mereka dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas.

Lacak Kemajuan Tim dalam Tugas

Mengetahui siapa yang mengerjakan apa yang memberi manajer wawasan yang lebih baik tentang tugas. Mereka dapat melihat bagian tim ProjectManager untuk mendapatkan detail tentang tugas setiap orang dan kemudian menggunakan alat manajemen sumber daya, seperti bagan beban kerja berkode warna untuk menyeimbangkan pekerjaan dan membuat semua orang senang dan produktif. Ada juga dasbor waktu nyata yang melacak kemajuan saat itu terjadi.

Tim dapat berkomentar dan melampirkan file ke tugas, yang secara otomatis memicu email dan pemberitahuan dalam aplikasi agar semua orang tetap waspada terhadap perubahan dan pembaruan. Tidak peduli di mana Anda berada atau ketika Anda bekerja, semua orang berada di halaman yang sama.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang dibuat untuk tim hybrid. Alat kami dirancang untuk membantu semua orang bekerja sama dengan lebih baik, di mana pun mereka bekerja, bagaimana mereka bekerja, atau apa pun keahlian mereka. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 pengguna yang telah memberikan kesuksesan dengan alat kami di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestles. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis!