Bagaimana Mendefinisikan Proses Alur Kerja

Ingin tahu bagaimana Anda akan menyelesaikan proyek itu? Pertama, Anda perlu mendefinisikan proses alur kerja. Baca di bawah untuk mempelajari caranya.

Apa itu Proses Alur Kerja?

Alur kerja adalah proses mendefinisikan, mengeksekusi, dan mengotomatisasi proses bisnis di mana tugas, informasi, dan dokumen diteruskan dari satu orang ke orang lain untuk tindakan sesuai dengan seperangkat aturan manajemen proses bisnis. Ini melibatkan pekerjaan oleh satu orang atau lebih dan mengubah materi, informasi, atau layanan.

Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan otomatisasi alur kerja yang mulus. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek dengan alur kerja khusus dan persetujuan tugas untuk menambah efisiensi sambil mempertahankan kualitas. Tetapkan sebanyak mungkin pemicu yang Anda butuhkan untuk setiap proses dan koordinasikan tindakan untuk mengubah status, prioritas, penerima tugas, dan lainnya. Dengan menggunakan persetujuan tugas, Anda memilih siapa yang memiliki wewenang untuk membuat perubahan tersebut untuk mengontrol proses. Mulai gratis hari ini.

Proses Alur Kerja vs. Proses Bisnis

Proses alur kerja dan proses bisnis terkait tetapi tidak satu dan sama. Proses alur kerja adalah otomatisasi proses bisnis yang dapat sepenuhnya otomatis atau hanya bagian dari proses otomatis. Proses dapat mencakup dokumen, informasi atau tugas yang bergerak melalui proses menurut seperangkat aturan prosedural.

Proses bisnis, bagaimanapun, adalah seperangkat satu atau lebih prosedur atau aktivitas terkait yang bersama-sama membantu Anda mewujudkan tujuan bisnis atau sasaran kebijakan. Ini biasanya dalam konteks struktur organisasi yang mendefinisikan peran dan hubungan. Anda dapat menganggapnya sebagai proses yang berlaku untuk proses lain.

Singkatnya, proses bisnis terkait dengan aktivitas yang dapat dilakukan secara manual atau otomatis dan mewujudkan tujuan bisnis. Proses alur kerja adalah proses bisnis yang sepenuhnya atau sebagian otomatis. Ini mewakili pendekatan dan teknologi untuk mengotomatisasi tugas dalam konteks bisnis. Proses bisnis lebih umum dan biasanya melibatkan aliran tugas otomatis dan manual yang rumit.

Terkait: Cara Membuat Diagram Alur Kerja

Mulailah dengan Akhir dalam Pikiran

Saat pertama kali memikirkan alur kerja, Anda ingin memulai dengan tujuan akhir. Ini berarti Anda harus melihat ke arah tujuan akhir dan kemudian bekerja mundur sehingga Anda dapat menemukan jalan yang benar untuk sampai ke sana. Ini akan membantu Anda menentukan proses alur kerja Anda.

Dari perspektif ini, Anda ingin mengajukan beberapa pertanyaan kepada diri sendiri, seperti: proses, alur kerja, dan sistem apa yang diperlukan untuk mencapai titik akhir dalam proyek, dan praktik terbaik apa yang harus diterapkan? Anda akan ingin membuat daftar periksa dan mengajukan pertanyaan. Catat dengan siapa Anda akan bermitra dan putuskan tim kepemimpinan apa yang akan mendorong seluruh upaya.

Bagaimana Mendefinisikan Alur Kerja Anda

Mendefinisikan alur kerja untuk proyek Anda adalah landasan manajemen kerja. Berikut adalah tiga tips untuk melakukannya dengan benar:

1. Buat diagram alur kerja yang realistis, dan libatkan orang yang melakukan pekerjaan.
2. Dapatkan dukungan dari tim, minta mereka menandatangani, dan kemudian mengadopsi rencana untuk proyek tersebut.
3. Cocokkan proses alur kerja dengan fungsionalitas alat sehingga proses mendorong pemilihan alat, dan bukan sebaliknya.

Ada banyak manfaat mengikuti kursus ini. Ini akan meningkatkan produktivitas Anda, mengurangi kesalahan saat Anda mengerjakan proyek, membantu menghilangkan stres dan membuat Anda tetap konsisten.

Otomatisasi Proses Alur Kerja

Setelah Anda menentukan alur kerja Anda, Anda pasti ingin membuatnya lebih efisien. Salah satu cara untuk melakukannya adalah melalui otomatisasi alur kerja. Ini membantu untuk merampingkan alur kerja internal dengan menyingkirkan banyak entri data manual dan penanganan permintaan.

Otomatisasi juga akan memungkinkan Anda untuk melacak status tugas, seperti apakah tugas tersebut telah selesai, tertunda, atau sedang berlangsung. Jika perangkat lunak Anda berbasis cloud seperti ProjectManager, maka pembaruan status tersebut dicatat secara real-time, menambah efisiensi lebih lanjut.

Perangkat lunak dengan fitur otomatisasi juga dapat membantu tim tetap pada tugas. Saat status terlambat atau tenggat waktu semakin dekat, pemberitahuan otomatis dapat dikirim melalui email ke anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas tersebut. Sama pentingnya, ketika tugas selesai, tim diberi tahu, membantu memperlancar transisi dari satu tugas ke tugas lainnya.

Template Gratis untuk Membantu Proses Alur Kerja

Proses alur kerja melibatkan otomatisasi dan untuk itu Anda memerlukan perangkat lunak. Tetapi tidak semua orang siap untuk peningkatan itu. Jika Anda masih ragu, kami memiliki template manajemen proyek gratis yang dapat membantu proses alur kerja Anda. Berikut adalah beberapa dari lusinan yang ditawarkan ProjectManager secara gratis di situs kami.

Template Matriks RACI

Sebelum Anda dapat membuat proses alur kerja, Anda perlu memahami siapa yang melakukan apa di tim Anda. Organisasi tim itu selesai dengan bantuan template matriks RACI gratis kami untuk Excel. Anda dapat menggunakan template gratis untuk mengumpulkan anggota tim di bawah kategori yang sesuai dengan akronim: bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan.

Templat Perintah Kerja

Jika proses alur kerja Anda melibatkan orang-orang di luar organisasi Anda, Anda memerlukan templat perintah kerja gratis kami untuk Excel. Ini mencakup tenaga kerja, alat dan bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan instruksi tentang apa yang harus dilakukan, berapa biayanya, tenggat waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan siapa yang ditugaskan tugas apa.

Templat Rencana Sprint Agile

Tim mungkin tidak bekerja dengan cara yang sama seperti yang direncanakan manajer, itulah sebabnya Anda perlu berbicara dalam bahasa mereka. Jika Anda bekerja di lingkungan yang gesit, gunakan templat rencana sprint gesit gratis kami. Ini memberikan fleksibilitas yang melekat pada tim Anda dengan sprint pendek dan berulang yang hanya berlangsung beberapa minggu.

Bagaimana ProjectManager Meningkatkan Proses Alur Kerja

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang mengotomatiskan banyak pekerjaan manual untuk membuat alur kerja Anda lebih produktif. Perangkat lunak kami memperingatkan anggota tim yang ditugaskan ketika tenggat waktu mendekat, memastikan bahwa setiap orang mengetahui jadwal dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Buat Alur Kerja di Papan Kanban

Kami memiliki fitur yang menambah efisiensi alur kerja seperti papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja. Seperti papan kanban tradisional, Anda dapat memiliki tiga kolom: melakukan, melakukan, dan selesai. Di bawah masing-masing kartu adalah tugas individu yang dapat diberikan kepada anggota tim. Kartu-kartu ini dapat ditandai untuk memudahkan penyaringan dan komentar serta dokumen dapat ditambahkan untuk kolaborasi yang lebih baik.

Kartu dapat diperluas untuk menunjukkan lebih banyak detail tentang tugas. Tampilan yang diperluas menunjukkan jam kerja, Anda dapat membuat daftar tugas dan banyak lagi. Jika Anda ingin menarik anggota tim lain yang tidak ditugaskan untuk tugas tersebut, cukup tandai mereka dan mereka akan diberi tahu melalui email.

Lacak Kemajuan di Dasbor

Alur kerja harus dianalisis untuk mengoptimalkannya, area lain di mana ProjectManager dapat membantu. Anda dapat melihat kemajuan proyek Anda secara real-time dengan dasbor proyek kami. Ini melacak semua tugas Anda dalam satu tampilan, menunjukkan persentase selesai. Anda juga dapat melihat alur kerja tim Anda dan memantau kemajuan mereka.

ProjectManager memiliki alat untuk melakukan ini dan lebih banyak lagi saat merencanakan, melacak, dan melaporkan proyek Anda. Lihat bagaimana ini dapat membantu alur kerja Anda dan lainnya dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.

Tonton Video ini untuk Mempelajari Lebih Lanjut Tentang Proses Alur Kerja

ProjectManager memiliki video tutorial untuk memperluas perpustakaan besar posting blog kami pada setiap aspek manajemen proyek. Dalam video pelatihan singkat ini Jennifer Bridges, PMP, mendefinisikan apa itu proses alur kerja.

Berikut tangkapan layar untuk referensi Anda!

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi:

Hari ini kita berbicara tentang bagaimana mendefinisikan proses alur kerja. Nah, sering kali ketika Anda mengelola inisiatif baru atau proyek baru, Anda harus menentukan proses baru untuk menyelesaikan pekerjaan.

Yah, terkadang itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Jika Anda melihat inisiatif baru atau proyek baru, ada banyak pemain yang terlibat sehingga Anda mungkin memiliki manajer proyek atau beberapa manajer proyek, Anda memiliki anggota tim yang berbeda, sering kali Anda memiliki desainer, mitra, pelanggan, kontraktor, dan bahkan pemasok.

Dan dengan itu, beberapa tantangan yang terjadi adalah Anda berurusan dengan proses warisan, mungkin hal-hal yang dilakukan di masa lalu, jadi terkadang orang-orang bertahan seperti dulu. Dan kemudian Anda memiliki proses yang berbeda, jadi terutama jika ini adalah pihak ketiga atau mungkin vendor, mereka memiliki prosesnya sendiri.

Jadi mencoba membuat semua orang berbicara dalam bahasa yang sama atau melakukan sesuatu dengan cara yang sama itu sulit. Dan terkadang beberapa pemain ini tidak memiliki proses sama sekali, dan kemudian beberapa orang memiliki proses yang dirancang sesuai dengan alat yang terkadang membuat sulit untuk mendapatkan hasil.

Jadi, ketika kami merancang proses alur kerja, kami ingin memulai dengan tujuan akhir. Jadi apa artinya itu? Kami melihat bagaimana kami beroperasi sekarang versus bagaimana kami ingin beroperasi di masa depan. Jadi kita perlu melihat, apa yang perlu kita lakukan baru atau berbeda?

Jadi beberapa hal yang ingin kami lihat adalah mendefinisikan seperti apa proses, alur kerja, dan sistem, praktik terbaik, daftar periksa, pertanyaan apa yang perlu kami ajukan, mitra apa yang perlu kami miliki, dan apa yang kami tim kepemimpinan perlu terlihat seperti. Tapi hari ini, di sesi papan tulis hari ini, saya ingin fokus pada alur kerja.

Jadi mari kita mulai dengan melihat apa sebenarnya alur kerja itu. Ini adalah definisi, eksekusi, dan otomatisasi proses bisnis di mana tugas, informasi, dan dokumen diteruskan dari satu orang ke orang lain sesuai dengan seperangkat aturan prosedural. Dan pekerjaan dapat dilakukan oleh satu orang atau lebih dan itu mengubah materi, informasi, atau layanan. Pada dasarnya, kita sedang melihat bagaimana alur kerjanya?

Jadi mari kita bicara tentang bagaimana kita mendefinisikannya. Jadi ini pada tingkat yang sangat tinggi, tetapi tiga langkah utama adalah, pertama-tama, membuat diagram alur kerja. Jadi ini secara harfiah adalah diagram tentang bagaimana pekerjaan itu berpindah dari satu orang ke orang lain, atau dari satu kelompok ke kelompok lain. Dan, tentu saja, Anda dapat membayangkan bahwa itu dapat mencapai tingkat yang sangat detail. Tapi yang penting diingat adalah melibatkan orang-orang yang mengerjakannya jadi realistis.

Dan kedua, setelah Anda menyelesaikan diagram, Anda ingin mensosialisasikannya dengan seluruh tim dan memastikan ada persetujuan, pastikan tidak ada celah, dan pastikan, sekali lagi, itu realistis. Anda ingin semua orang menandatangani proses dan mengadopsinya serta menerapkannya di seluruh proyek atau inisiatif.

Dan kemudian yang ketiga, cocokkan proses alur kerja dengan fungsionalitas alat. Di sini, kami ingin membiarkan proses menggerakkan alat. Tapi sekali lagi, terkadang orang berkata, “Itu tidak ada di dunia nyata,” karena seringkali alat itu dipilih atau sudah digunakan oleh sebuah perusahaan. Tapi dengan itu, kami ingin menggunakan akal sehat.

Kami juga ingin…Anda dapat melihat betapa pentingnya alat manajemen proyek. Dan dengan itu dengan menggunakan alat kami ingin mengotomatisasi sebanyak mungkin. Jadi, oleh karena itu, orang yang melakukan pekerjaan dapat melakukan yang terbaik dan itulah pekerjaannya. Dan kemudian ... jadi apa manfaat dari semua ini? Ini benar-benar meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, menghilangkan stres dan menjaga hal-hal tetap konsisten di antara inisiatif atau proyek.

Jadi, jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu proses alur kerja Anda, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.