Panduan Akuntansi & Pembukuan E-niaga Untuk Praktik Terbaik

Saat Anda memulai bisnis online dan mencari cara untuk merampingkan perusahaan Anda, Anda akan menemukan bahwa akuntansi dan pembukuan e -niaga sangat penting.

Dari melacak penjualan harian Anda hingga memiliki catatan yang tepat untuk waktu pajak, mengelola pembukuan Anda tidak boleh dikesampingkan. Menjaga catatan Anda tetap lurus dan akurat memastikan bisnis Anda beroperasi secara efisien dan legal juga.

Perangkat lunak akuntansi e-niaga hanya dapat banyak membantu Anda.

Baik Anda menjual di Amazon, atau menjalankan situs Shopify Anda sendiri, Anda perlu mempelajari dasar-dasar akuntansi.

Akuntansi E-niaga Dan Dasar-dasar Bisnis

Akuntansi dan pembukuan adalah konsep yang berbeda, tetapi keduanya sama pentingnya untuk melacak bisnis Anda. Tugas-tugas yang membosankan ini mungkin bukan hal yang paling menarik untuk ditangani oleh pemilik usaha kecil. Inilah sebabnya mengapa banyak penjual e-niaga mengalihdayakan tugas-tugas ini untuk dilakukan orang lain untuk mereka.

Baik Anda menangani sendiri tugas akuntansi dan pembukuan, atau mengalihdayakan pekerjaan ini kepada orang lain, ketahuilah bahwa tugas-tugas ini sangat penting untuk bisnis apa pun karena mereka membuat catatan bisnis tetap mutakhir dan akurat.

Apa Perbedaan Antara Akuntansi dan Pembukuan?

Ada perbedaan yang jelas antara pembukuan dan akuntansi. Namun, kedua konsep ini berjalan seiring saat menjalankan bisnis e-niaga Anda. Pembukuan adalah pencatatan transaksi keuangan bisnis. Akuntansi, di sisi lain, adalah interpretasi dari transaksi bisnis tersebut.

Dengan pembukuan e-niaga, pemilik bisnis atau pembukuan yang disewa melacak penjualan, pembelian, dan pembayaran. Pembukuan adalah cara perusahaan Anda mencatat semua biaya dan pendapatan. Ini juga merupakan cara bagi Anda untuk mengawasi pengeluaran dan keuntungan bisnis dan memiliki catatan transaksi ini.

Akuntansi adalah proses pencatatan pembukuan dan pengorganisasian data. Prosedur ini berlaku baik Anda menjual di WooCommerce, atau di pasar seperti Amazon atau Etsy.

Pada dasarnya pelacakan dan pengorganisasiannya:

• Pesanan penjualan
• Faktur
• kwitansi penjualan
• laporan bank
• Laporan kartu kredit

Akuntansi adalah tindakan menafsirkan, menganalisis, mengklasifikasikan, melaporkan, dan meringkas angka-angka. Itu tidak cukup untuk mendokumentasikan pengeluaran dan pendapatan. Anda harus menganalisis angka untuk melihat apakah Anda mendapat untung atau rugi. Dengan jawaban ini, pemilik e-niaga dapat menemukan cara terbaik untuk melanjutkan bisnis mereka.

Saat Anda menggunakan akuntansi dan pembukuan bersama, Anda dapat melacak angka keuangan Anda. Anda juga akan memiliki gambaran yang jelas tentang keadaan keuangan bisnis Anda.

Cara Menyimpan Data Keuangan Paling Akurat

Untuk mengetahui bagaimana bisnis Anda berjalan secara finansial, Anda harus menyimpan catatan yang akurat. Ketika Anda melakukannya, Anda dapat dengan mudah menarik angka dan data saat dibutuhkan. Mempertahankan laporan keuangan yang akurat membuat bisnis Anda tetap legal. Ini memungkinkan Anda untuk melaporkan angka aktual dan tepat saat waktu pajak bergulir.

Saat Anda berusaha untuk mendapatkan data keuangan yang paling akurat dan menyelesaikan tugas akuntansi dan pembukuan Anda, lakukan hal berikut:

1. Buat peta jalan keuangan
2. Pilih metode akuntansi
3. Lacak pembelian dan inventaris
4. Melacak gaji dan pajak gaji
5. Siapkan laporan keuangan
6. Ajukan pajak menggunakan dokumen Anda
7. Dapatkan bantuan saat dibutuhkan

Membuat Peta Jalan Keuangan Dengan Bagan Akun

Saat pertama kali mulai menangani tugas akuntansi dan pembukuan untuk bisnis e-niaga Anda, kemungkinan besar Anda akan kewalahan. Lagi pula, ada banyak tokoh yang harus Anda hadapi dalam peran pekerjaan ini. Cara terbaik untuk mengatur item akuntansi dan pembukuan adalah dengan memasukkannya ke dalam bentuk yang dapat Anda pahami. Ini dimungkinkan dengan membuat peta jalan keuangan dengan bagan akun, atau buku besar.

Bagan akun ini mengkategorikan angka ke dalam area tertentu dan mengaturnya dalam bentuk daftar. Strategi ini memudahkan Anda untuk mengidentifikasi setiap pengeluaran atau keuntungan dan memasukkannya ke dalam kategori bisnis tertentu. Bagan akun Anda dapat mencakup:

• Nomor barang
• Nama transaksi
• Jenis transaksi
• Keterangan
• Saldo transaksi bank

Cara Anda mengatur bagan akun akan bergantung pada bisnis dan bagian yang Anda sertakan. Selain itu, perangkat lunak akuntansi dan pembukuan Anda mungkin menyertakan kategori yang diperlukan untuk Anda.

Tidak peduli bagaimana Anda mengatur bagan akun Anda, Anda ingin memastikan itu adalah bagan yang diperbarui secara real-time. Dengan kata lain, setiap kali Anda menjual produk dan mendapatkan bayaran, Anda ingin angka-angka tersebut segera muncul. Juga, biaya yang dibayarkan harus segera ditambahkan juga.

Jika Anda memiliki bisnis kecil atau menengah dan menginginkan beberapa perangkat lunak untuk membantu tugas ini, Quickbooks Online adalah salah satu opsi untuk dipertimbangkan. Opsi akuntansi cloud lainnya meliputi:

• buku segar
• Xero
• Dan banyak lagi

Program perangkat lunak ini akan mengatur bagan akun Anda dan membantu Anda meningkatkan arus kas Anda. Program ini sangat ideal untuk individu yang paham teknologi yang membutuhkan keterampilan organisasi dan matematika dari program perangkat lunak untuk membantu tugas ini. Menggunakan program perangkat lunak bagan akun juga akan membuat kesalahan kesalahan manusia lebih kecil kemungkinannya terjadi.

Setelah Anda tahu bagaimana mengatur catatan Anda, saatnya untuk melanjutkan ke langkah berikutnya, memilih metode akuntansi.

Memilih Metode Akuntansi

Sebelum Anda mulai memasukkan angka pada bagan akun, Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan melacak pendapatan dan pengeluaran.

Dua metode akuntansi utama termasuk basis kas dan basis akrual.

Dasar Tunai

Sistem akuntansi berbasis kas adalah ketika Anda mencatat penjualan dan pengeluaran ketika uang masuk ke rekening bank bisnis Anda atau meninggalkannya. Saat Anda menerima uang tunai atau mengirimkannya untuk pembayaran, Anda mencatat angka ini.

Dasar Akrual

Sistem akuntansi berbasis akrual diterapkan ketika angka-angka dimasukkan ke dalam bagan akun Anda pada saat transaksi terjadi. Bukan saat uang diterima di tangan atau dikirim untuk pembayaran.

Metode akuntansi yang Anda pilih adalah metode yang akan terus Anda gunakan saat Anda mencatat transaksi keuangan di kemudian hari.

Melacak Arus Kas: Pembelian Dan Inventaris

Tugas akuntansi dan pembukuan melibatkan pelacakan pembelian dan inventaris di setiap langkah. Anda perlu tahu berapa banyak persediaan yang Anda jual dan apa yang tersisa di saham. Dengan cara ini, Anda tahu penjualan Anda diperhitungkan dan juga tahu kapan waktunya untuk memesan lebih banyak produk.

Saat Anda mencatat berapa banyak inventaris Anda yang telah terjual, Anda harus menghitung harga setiap item yang dijual untuk menjaga penghitungan yang tepat. Misalnya, Anda perlu mencatat bahwa Anda menjual sejumlah “x” kaus dengan harga “y” per kaus.

Langkah lain yang diperlukan dalam pembelian dan pelacakan inventaris adalah analisis titik impas. Analisis titik impas adalah perhitungan keuangan yang menentukan jumlah produk dan layanan yang harus Anda jual untuk menutupi biaya Anda. Sebagai contoh, Anda mungkin harus menjual 200 unit inventaris Anda untuk membayar biaya pergudangan untuk bulan tersebut.

Menggunakan kalkulator titik impas dapat membantu Anda menentukan apakah penjualan Anda akan cukup untuk menutupi biaya Anda dan sejauh mana. Dengan kalkulator ini, Anda dapat mengetahui berapa banyak produk yang harus Anda jual untuk mencapai titik impas. Anda juga akan tahu berapa banyak produk yang harus Anda jual untuk mencapai target laba kotor Anda.

Memahami Harga Pokok Penjualan

Ada empat faktor yang perlu dipertimbangkan saat melacak pembelian dan nilai inventaris Anda. Ini termasuk:

• Penjualan: Lacak arus kas Anda dalam bentuk penjualan. Anda ingin tahu seberapa baik kinerja perusahaan Anda dan apakah Anda menghasilkan uang atau merugi. Data penjualan akan membantu Anda melakukan semua ini.
• Diskon: Pertimbangkan diskon apa pun yang Anda tawarkan untuk produk yang Anda jual. Perbedaan harga ini akan mempengaruhi bottom line.
• Pengembalian: Melacak pengembalian, baik untuk alasan moneter dan alasan persediaan.
• Aset: Aset dapat mencakup uang tunai, inventaris, dan apa pun dalam bisnis Anda yang bernilai uang.

Mengawasi item-item ini dan melacaknya secara memadai akan membuat catatan Anda tetap akurat. Ini juga akan memberi Anda representasi yang tepat dari bisnis Anda. Anda perlu tahu produk apa yang datang dan pergi dalam bisnis e-niaga Anda. Anda juga perlu tahu berapa nilai yang melekat pada itu semua.

Piutang usaha merupakan konsep penting di bawah bagian ini. Ini adalah proses pengiriman faktur dan pelacakan apakah faktur dibayar atau tidak. Piutang usaha, seperti pembayaran kartu kredit, adalah pendapatan pada saat penjualan.

Tugas piutang adalah tugas yang dilakukan dengan tangan di masa lalu. Ini adalah tugas yang sangat tepat waktu. Saat ini, banyak program perangkat lunak akuntansi e-niaga menyertakan fungsi piutang yang bermanfaat.

Integrasi Platform

Dengan integrasi platform yang tepat, Anda dapat dengan mudah melacak penjualan, pengembalian, dan angka lainnya. Semua perangkat lunak Anda harus terintegrasi sehingga perusahaan Anda beroperasi seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

Saat Anda memilih perangkat lunak e-niaga akuntansi, pertimbangkan cara kerjanya dengan e-niaga dan platform pemenuhan online Anda. Anda membutuhkan semua platform e-niaga Anda untuk berfungsi bersama untuk menghasilkan hasil yang paling efektif.

Gaji dan Pajak Gaji

Sebagai pengusaha e-niaga, Anda akan berhadapan langsung dengan bea gaji dan pajak gaji. Tidak dapat dihindari jika Anda memiliki karyawan yang bekerja untuk Anda. Untungnya, teknologi membuat tugas yang menantang ini sedikit lebih mudah.

Jika Anda memiliki karyawan, Anda perlu melacak pemrosesan penggajian dan pajak penggajian. Namun, jika Anda ingin mengambil pendekatan lepas tangan, Anda dapat menyewa seorang akuntan atau pemegang buku untuk melakukannya untuk Anda.

Jika Anda ingin melakukannya sendiri, ada banyak program perangkat lunak untuk memandu Anda. Hanya perlu diingat faktor-faktor berikut:

• Lacak karyawan jarak jauh Anda melalui perangkat lunak akuntansi dan pembukuan.
• Pastikan program yang Anda pilih berhubungan dengan gaji dan pajak gaji.
• Periksa untuk memastikan perangkat lunak penggajian ini terintegrasi dengan platform Anda yang lain.

Ketika Anda memiliki sistem yang tepat untuk melacak gaji dan pajak gaji, Anda dapat menjaga dokumen tetap mutakhir. Ini memastikan anggota tim pekerja keras Anda dibayar tepat waktu dan pajak mereka diambil. Anda juga akan memiliki catatan yang berguna untuk dirujuk ketika waktu pajak bergulir dan Anda menyiapkan dokumen pajak tahunan Anda.

Menyiapkan Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah bagian berikutnya dari teka-teki akuntansi dan pembukuan. Persyaratan ini terdiri dari tiga bidang utama, termasuk prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP)/standar akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca.

Ketiga alat ini akan membantu Anda mengatur pendapatan dan pengeluaran Anda. Item ini mengidentifikasi apa yang masuk ke perusahaan Anda dan apa yang keluar, ditambah lagi menempatkan semuanya dalam format yang teratur.

Perangkat lunak akuntansi dan pembukuan e-niaga dapat membantu tugas akuntansi ini dan membuat hidup Anda lebih mudah dan lebih teratur secara keseluruhan.

GAAP/Standar Akuntansi

GAAP adalah seperangkat prinsip akuntansi yang umum. Standar dan prosedur ini ditetapkan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB).

Dengan GAAP, pemilik bisnis e-niaga harus mencocokkan setiap pengeluaran dengan pendapatan terkait. Juga, nilai persediaan harus dilacak dari titik produksi hingga titik penjualan.

Sistem manajemen inventaris yang baik akan membantu melacak inventaris mulai dari produksi hingga penjualan.

Laporan laba rugi

Laporan laba rugi, juga disebut laporan laba rugi, menunjukkan bagaimana bisnis Anda berjalan secara finansial selama periode tertentu, seperti beberapa bulan atau satu tahun. Dokumen ini melacak penjualan dan pengeluaran dan menunjukkan perbedaan antara dua item, pendapatan bersih Anda.

Laporan laba rugi berguna untuk mengetahui tren penjualan, memprediksi kinerja masa depan, dan memantau indikator kinerja utama (KPI). Mereka akan memasukkan harga pokok penjualan Anda, atau biaya penjualan, sehingga Anda dapat melihat pendapatan apa yang Anda miliki karena penjualan.

Kiat Pro: Sebagai CEO/CFO, pastikan Anda memahami biaya akuisisi pelanggan Anda. Anda tidak dapat menyerahkannya kepada layanan pembukuan.

Margin antara harga pokok penjualan dan laba bersih Anda harus stabil dan dapat diprediksi. Dan selalu ingat untuk mencatat harga pokok penjualan Anda saat Anda menjual setiap bagian dari persediaan. Melakukannya memastikan bahwa laporan laba rugi Anda tepat sasaran.

Neraca keuangan

Neraca adalah apa yang melacak kekayaan bisnis Anda selama masa hidup perusahaan. Dokumen akuntansi ini adalah gambaran yang lebih besar jika dibandingkan dengan laporan laba rugi.

Neraca menyoroti kesehatan keuangan jangka panjang perusahaan Anda sehingga Anda dapat melihat seberapa baik kinerja perusahaan Anda saat ini dan bagaimana hal ini dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya dalam bisnis.

Dokumen ini mencakup aset, kewajiban, dan ekuitas. Aset adalah item nilai yang Anda miliki, kewajiban adalah hutang Anda, dan ekuitas adalah perbedaan antara kedua item ini.

Aset datang dalam berbagai bentuk, termasuk:

• Tunai
• Piutang
• Saham
• Bangunan
• Peralatan
• Asuransi berbayar

Kewajiban juga mencakup beberapa item, seperti:

• Akun hutang
• Pajak harus dibayar
• Hutang gaji
• Hutang pinjaman
• Bunga pinjaman
• Biaya yang harus dibayar
• Perjanjian sewa peralatan

Anda harus meninjau semua item ini untuk menentukan kesehatan keuangan perusahaan Anda secara keseluruhan.

Laporan arus kas

Laporan arus kas sangat penting jika Anda terlibat dengan aktivitas pembiayaan apa pun, seperti investasi atau pinjaman.

Dokumen yang sangat membantu ini melacak kas dan setara kas yang masuk ke toko online Anda dan juga keluar.

Laporan arus kas Anda membantu Anda memahami berapa banyak arus kas bebas yang dimiliki perusahaan Anda.

Pengajuan Pajak

Membayar pajak adalah sesuatu yang harus Anda lakukan secara terus-menerus sebagai bisnis e-niaga. Anda dapat menangani tugas ini sendiri atau mempekerjakan seseorang untuk melakukan pajak untuk Anda.

Mari kita hadapi itu. Membayar pajak adalah tugas yang membosankan, tetapi Anda harus melakukannya. Dan ketika musim pajak tiba, dan Anda mengajukan pengembalian pajak Anda, pastikan itu benar dan lengkap.

Bergantung pada lokasi Anda, kemungkinan besar Anda akan membayar pajak federal, negara bagian, dan pajak lainnya. Plus, Anda harus membayar pajak penjualan yang Anda kumpulkan dari pelanggan ke entitas pemerintah yang tepat. Biasanya, platform e-niaga menyertakan porsi pajak penjualan dan memungut pajak ini dari pelanggan saat mereka membeli produk Anda.

Dengan itu, Anda mungkin akan meminta pemegang buku Anda menangani bagian pajak penjualan di ujung yang lain ketika tiba saatnya untuk membayarnya kepada pemerintah untuk kepatuhan pajak penjualan. Pembukuan Anda juga akan memberi tahu Anda jika ada hubungan pajak penjualan dan siapa yang menerima pajak yang dikumpulkan dari penjualan. Anda harus mengikuti undang-undang pajak penjualan, jadi pastikan Anda tahu siapa yang harus Anda bayar dan berapa banyak utang Anda. Ini juga berlaku saat menjual di Amazon.

Untuk memastikan Anda membayar semua pajak yang diperlukan kepada entitas pemerintah yang tepat, sebaiknya konsultasikan dengan profesional pajak atau gunakan perangkat lunak pengarsipan pajak. Salah satu dari metode ini akan membantu Anda mengatasi tugas yang memusingkan ini dan memastikan Anda melakukannya dengan cara yang benar.

Mendapatkan bantuan

Sebelum Anda online dan mulai mencari perusahaan e-niaga untuk membantu Anda dengan setiap langkah dari daftar akuntansi dan pembukuan, cobalah untuk memahami apa yang diperlukan oleh setiap konsep.

Semoga panduan 101 ini mengaktifkan otak akuntansi Anda. Jika Anda seorang penjual Amazon, lihat panduan ini.

Setelah meninjau topik di atas, Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat dengan mudah mencapai satu atau lebih dari tujuan ini sendiri. Ketika Anda melakukannya, Anda akan mengendalikan berbagai bidang bisnis Anda dan dapat menghemat uang dalam jangka panjang. Anda bahkan dapat menggunakan template model keuangan untuk membantu Anda.

Dengan itu, penting untuk mengetahui kapan Anda tidak dapat melakukannya sendiri. Jika sesuatu yang tercantum di atas jauh dari zona nyaman Anda atau Anda tidak punya waktu untuk melakukan tugas akuntansi ini dengan baik, mintalah bantuan. Anda harus fokus pada tugas yang Anda lakukan dengan baik dan melakukan outsourcing pekerjaan yang benar-benar tidak dapat Anda lakukan atau tidak ingin Anda lakukan.

Saat Anda menyewa firma akuntansi atau pemegang buku, Anda dapat memfokuskan upaya Anda pada aspek lain dari bisnis Anda. Anda dapat menghabiskan waktu untuk memasarkan situs web e-niaga Anda untuk menarik pelanggan baru dan menangani keputusan bisnis penting lainnya sementara para profesional keuangan menangani tugas-tugas ini untuk Anda.

Jika Anda memutuskan untuk menyewa perusahaan akuntansi untuk membantu Anda, pertimbangkan pilihan Anda. Anda dapat mempekerjakan individu yang sebenarnya untuk melakukan pekerjaan untuk Anda atau membeli perangkat lunak untuk membantu Anda dalam pencarian Anda untuk menyelesaikan pekerjaan ini sendiri.

Ketika saatnya tiba untuk mendapatkan bantuan, berikut beberapa informasi yang perlu diketahui:

Penasihat dan Solusi Akuntansi

Bantuan akuntansi dan pembukuan datang dalam berbagai bentuk, termasuk perangkat lunak, profesional CPA, dan pemegang pembukuan.

Ecom CPA adalah salah satu penyedia layanan yang mungkin ingin Anda gunakan. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam layanan akuntansi dan pembukuan untuk bisnis e-niaga seperti akuntansi akrual, persiapan laporan bulanan, dan analisis profitabilitas.

Anda mungkin juga ingin menggunakan layanan CFO dari Lyfe Accounting untuk membantu kebutuhan bisnis Anda.

Dan, karena memiliki banyak pilihan adalah ideal, pastikan untuk memeriksa layanan akuntansi perangkat lunak Webgility juga.

Perlu bantuan lebih lanjut dan ingin perangkat lunak akuntansi memandu Anda? Lihat posting perangkat lunak akuntansi di EcommerceCEO.com dan temukan program perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda!

Percaya Diri Dengan Akuntansi Perusahaan Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar pembukuan dan akuntansi untuk toko e-niaga Anda, Anda dapat merasa yakin mengetahui dengan tepat harus mulai dari mana. Setelah Anda meninjau panduan prosedur akuntansi dan pembukuan dan praktik terbaik ini, Anda dapat memutuskan apakah Anda dapat menangani tugas Anda sendiri atau memerlukan bantuan dari luar.

Jika Anda tahu Anda akan membutuhkan seorang profesional untuk membantu Anda dengan tugas-tugas ini, outsourcing pekerjaan ini ke perusahaan pihak ketiga. Bagaimanapun, orang-orang ini berpengalaman dalam bidang ini dan terlatih untuk menyelesaikan tugas akuntansi dan pembukuan e-niaga untuk Anda.

Rute mana pun yang Anda putuskan, pastikan untuk meninjau dokumen keuangan Anda secara terus-menerus. Tugas ini membantu memastikan informasinya benar dan Anda benar-benar memahami kesejahteraan finansial perusahaan e-niaga Anda.