Otomatisasi email untuk menyelamatkan: Cara memulai

Siapa yang merasa seperti ada banyak di piring Anda sekarang? Kamu tidak sendiri. Lebih dari 40% perusahaan mengatakan bahwa pemasaran email kekurangan sumber daya, namun hanya 12% yang berencana untuk menambah staf email penuh waktu menurut Laporan Status Email terbaru kami. Tidak heran.

Jadi, jika menambahkan anggota tim tambahan bukanlah pilihan—dan bahkan jika memang demikian—pertimbangkan otomatisasi pemasaran email.

Mengotomatiskan email Anda memaksimalkan produktivitas tim sekaligus mendorong hasil pemasaran email yang signifikan. Dan dalam banyak hal, ini seperti menambahkan satu set tangan (atau dua) ke tim Anda. Apa yang lega. Jadi ide-ide inovatif yang selama ini Anda singkirkan? Anda akhirnya bisa mengerjakannya!

Tetapi otomatisasi email hanya berfungsi dengan strategi dan alat yang tepat. Jadi, kami berkumpul dengan teman-teman kami di Benchmark Email untuk berbagi:

• Lima cara otomatisasi email menciptakan efisiensi
• Mengapa pengujian email otomatis adalah suatu keharusan
• Cara menemukan alat otomatisasi email yang tepat
• Cara memulai otomatisasi email

Lima cara otomatisasi email menciptakan efisiensi

Kita semua memiliki jadwal yang padat dan banyak tugas dalam daftar tugas kita. Otomatisasi email memberikan waktu kembali kepada Anda dan tim Anda tanpa menggagalkan strategi Anda. Mari selami cara otomatisasi email membuat hidup Anda lebih mudah.

1. Membuat penjangkauan menjadi mudah

Anda dapat dengan mudah membuat dan menjadwalkan email, buletin, kampanye pemeliharaan, dan penjangkauan penjualan. Setelah Anda membuat pemicu, menyatukan email, mengujinya, dan menjadwalkan iramanya, Anda sudah siap. Lupakan mengirim email secara manual ke seluruh daftar Anda, yang dapat memakan banyak waktu dan memakan strategi penting lainnya. Otomatisasi email memastikan aliran pengasuhan Anda tetap konsisten sehingga Anda dapat fokus pada semua hal lain yang harus Anda selesaikan.

2. Meruntuhkan kinerja

Anda tidak perlu menggali banyak data untuk menemukan seberapa baik email Anda beresonansi dengan audiens Anda. Alat otomatisasi email Anda mengumpulkan bagaimana kinerja email Anda untuk Anda sehingga Anda dapat fokus pada apa yang (atau tidak) mendorong kesuksesan. Anda dapat mengakses metrik seperti rasio terbuka, rasio klik-tayang, konversi, dan rasio berhenti berlangganan—memberi Anda pemahaman yang jelas tentang kinerja kampanye dan apa yang mungkin perlu Anda sesuaikan.

3. Atur dan segmentasikan audiens Anda

Tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata. Otomatisasi email memberi Anda wawasan waktu nyata tentang perilaku pelanggan Anda dan bagaimana mereka dapat berubah. Atur kontak Anda dan buat daftar berbeda berdasarkan berbagai faktor kualifikasi dan demografi. Ini membuat Anda lebih memahami kebutuhan mereka dan lebih taktis dalam strategi penjualan Anda.

4. Menghilangkan tebakan dari personalisasi

Sembilan puluh satu persen konsumen mengatakan bahwa mereka lebih cenderung berbelanja dengan merek yang menawarkan rekomendasi yang relevan. Saat Anda dapat mengelompokkan pelanggan Anda berdasarkan data niat, Anda dapat dengan mudah mengetahui email mana yang harus Anda kirim ke setiap segmen.

Membuat konten yang dipersonalisasi yang memupuk audiens Anda dari kesadaran dan minat hingga keputusan dan tindakan sangat mudah. Dengan otomatisasi email, Anda tidak lagi harus memotong data secara manual dan khawatir tentang kesalahan manusia.

5. Memberikan sambungan langsung ke audiens Anda

Sebagian besar konsumen melakukan penelitian mereka sendiri sebelum membuat keputusan pembelian. Ini berarti Anda memiliki banyak orang yang mengunjungi situs Anda setiap hari—memberikan Anda berbagai peluang untuk terlibat dengan mereka.

Untuk memaksimalkan kunjungan tersebut, Anda memerlukan cara untuk menjangkau mereka. Otomatisasi email adalah salah satu bagian dari teka-teki itu, tetapi ini penting. Setelah Anda menyiapkan cara untuk menangkap informasi pengunjung situs, alat otomatisasi email Anda memberdayakan Anda untuk secara langsung menjangkau mereka untuk lebih memperdalam hubungan mereka dengan merek Anda.

Mengapa pengujian email otomatis adalah suatu keharusan

Seperti yang Anda tahu, otomatisasi email melakukan keajaiban untuk mempercepat pembuatan email, analisis, dan personalisasi. Anda bekerja sangat keras untuk membuat email yang sempurna dalam waktu singkat. Tetapi bergerak secepat itu membuat Anda lebih rentan terhadap kesalahan. Di situlah pengujian jaminan kualitas (QA) yang menyeluruh masuk.

Pengujian email adalah proses QA yang memastikan email Anda terlihat dan berfungsi sebagaimana mestinya. Dan ya, ini juga bisa otomatis! Inilah mengapa penting untuk tidak melewatkan pengujian email—bahkan saat Anda sedang terburu-buru.

Cegah kesalahan dan email rusak

Alasan paling jelas mengapa pengujian email penting adalah untuk mencegah email rusak. Ketika email rusak, itu berfungsi sebagai penghalang jalan untuk tindakan yang Anda ingin pelanggan Anda ambil. Dengan kata lain: Konversi dan pendapatan Anda terpukul.

Kesalahan email yang harus diwaspadai meliputi:

• String personalisasi rusak atau tag gabungan (%%first_name%%, siapa saja?)
• Rendering yang tidak konsisten di seluruh klien dan perangkat email
• Gambar yang tidak ditampilkan sama sekali
• Kesalahan ejaan dan kesalahan ketik
• Tautan rusak

Apa yang menyebabkan email rusak? Gali kesalahan email yang paling umum, mengapa hal itu merusak, dan bagaimana Anda dapat mencegahnya sejak awal. Pelajari cara mengirim email merek yang bebas kesalahan di ebook kami, The Anatomy of a Broken Email. Mencegah kesalahan email →

Lindungi reputasi merek Anda

Konsistensi merek telah terbukti meningkatkan pendapatan sebesar 33%. Mengapa? Tidak hanya memudahkan audiens untuk mengingat Anda, tetapi juga membangun kepercayaan dan kredibilitas.

Kesalahan membuang email Anda dari merek.

Email yang rusak membuat pelanggan Anda mempertanyakan bisnis Anda. Atau lebih buruk, memberi kesan bahwa Anda atau mereka telah diretas. Hal ini sangat penting jika menyangkut industri dengan informasi sensitif seperti e-niaga, layanan keuangan, atau perawatan kesehatan.

Pengujian email melindungi reputasi merek Anda—dan loyalitas pelanggan Anda.

Pastikan pengalaman pelanggan yang luar biasa

Kesalahan memberi pelanggan Anda pengalaman email yang buruk, membuat mereka cenderung menghapus email Anda tanpa membacanya atau langsung menandai Anda sebagai spam.

Keterlibatan negatif semacam ini memengaruhi kemampuan Anda untuk mendarat di kotak masuk.

Kotak surat dan penyedia layanan internet (ISP) menjadi lebih canggih dan menggunakan perilaku pelanggan dalam algoritme penyaringan spam mereka. Jadi ketika mereka melihat email Anda tidak diklik dan malah dihapus atau ditandai sebagai spam, mereka menganggapnya sebagai tanda bahwa email Anda termasuk dalam folder sampah.

Hemat waktu dan sumber daya

Meluangkan waktu untuk menguji email Anda sebenarnya menghemat waktu Anda.

Ketika kesalahan ditemukan setelah email dikirim, Anda akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk melakukan pengendalian kerusakan daripada jika Anda hanya menguji QA email di tempat pertama. Dan ketika Anda mengotomatiskan proses pengujian? Hampir tidak memakan waktu sama sekali.

Jadi tidak perlu dipikirkan lagi bahwa pengujian email otomatis berjalan seiring dengan otomatisasi email. Mungkin bahkan lebih. Sangat mudah untuk menganggap otomatisasi email sebagai "atur dan lupakan," terutama ketika Anda bergerak sangat cepat, tetapi itu adalah jebakan yang berbahaya. Pengujian email otomatis adalah suatu keharusan.

Secara otomatis menangkap masalah sebelum Anda menekan kirim Dapatkan pemeriksaan terpandu dari elemen penting yang memengaruhi kinerja email—dengan Daftar Periksa Litmus. Pratinjau email Anda di klien dan perangkat email populer; memvalidasi bahwa tautan, gambar, dan pelacakan berfungsi; dan lindungi reputasi merek Anda setiap saat. Pelajari caranya →

Cara menemukan alat otomatisasi email yang tepat

Siap menyelami otomatisasi email? Menemukan alat yang tepat yang sesuai untuk bisnis Anda tidak boleh dianggap enteng. Anda ingin memastikan apa pun yang Anda gunakan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang lebih cepat dan sederhana (bagaimanapun juga, ini tentang bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras). Sangat penting untuk memiliki platform yang mudah digunakan, sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu menggunakannya dan lebih sedikit waktu untuk mencari tahu.

Secara keseluruhan, Anda ingin meningkatkan konversi sehingga bisnis Anda akan berkembang—tanpa membuang banyak waktu dalam prosesnya.

Mari kita telusuri langkah-langkah utama untuk menemukan dan menggunakan alat yang sesuai untuk Anda.

Tetapkan kebutuhan Anda

Pertama dan terpenting, Anda perlu menetapkan kebutuhan Anda. Jelas, kebutuhan di sini adalah mengeluarkan email, tetapi mari kita lebih spesifik dengan menggali opsi lain yang mungkin penting untuk kebutuhan pemasaran Anda.

Beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda pertimbangkan adalah:

• Apakah Anda hanya ingin mengirim buletin, atau Anda ingin mengirim kampanye tetes yang lebih canggih dan dipersonalisasi?
• Seberapa pentingkah akses ke template email responsif?
• Apakah Anda perlu membuat formulir pendaftaran untuk mengembangkan daftar email dan menghasilkan prospek baru di situs Anda?
• Apa jenis fitur manajemen daftar dan segmentasi yang Anda cari?
• Apakah Anda memerlukan fitur manajemen hubungan pelanggan (CRM)? Dan jika demikian, apakah Anda lebih suka alat yang memiliki CRM bawaan atau yang terintegrasi dengan CRM yang sudah Anda miliki?
• Metrik email mana yang Anda perlukan untuk mengukur keberhasilan dan mengoptimalkan strategi Anda?

Kemudian, Anda mungkin perlu menyelam lebih dalam ke kebutuhan tertentu.

Misalnya: Jika Anda lebih suka alat yang memiliki CRM bawaan, Anda pasti ingin menggali manfaat yang diberikan CRM. Apakah ada cara untuk menilai prospek Anda untuk menentukan mana yang paling memenuhi syarat? Bagaimana Anda dapat mengelompokkan daftar Anda? Apakah itu merinci bagaimana pelanggan berinteraksi dengan konten di situs Anda?

Terakhir, ingatlah berapa banyak orang dari tim Anda yang memerlukan akses ke perangkat lunak ini. Banyak penyedia memiliki batasan pengguna untuk opsi paket mereka, batasan jumlah email yang boleh Anda kirim, dan jumlah kontak yang dapat Anda kelola.

Tinjau dan solusi dokter hewan

Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda, saatnya untuk mulai meneliti solusi otomatisasi email yang layak.

Internet sangat luas, dan mungkin sulit untuk mengetahui dari mana Anda harus memulai. Pencarian Google yang sederhana akan menghasilkan banyak hasil, tetapi yang terbaik adalah melakukannya dengan lebih hati-hati.

Lihat situs ulasan produk. Situs ulasan produk seperti G2 atau TrustRadius sangat bagus untuk menemukan perangkat lunak yang tepat, serta pendapat pengguna saat ini dan sebelumnya. Tidak ada yang seperti akun tangan pertama untuk memberi Anda ide terbaik tentang apa yang mungkin tersedia untuk Anda, jika Anda menggunakan produk tertentu.

Baca kumpulan alat perangkat lunak. Setiap hari, para pemimpin pemikiran dan pembuat konten menulis artikel yang mengumpulkan alat terbaik untuk dicoba tahun ini atau perangkat lunak yang paling mudah digunakan untuk strategi tertentu. Buka publikasi pemasaran online favorit Anda seperti EmailToolTester untuk mencari ringkasan tentang perangkat lunak pemasaran email, dan lihat apa yang direkomendasikan oleh influencer ini (atau tidak direkomendasikan).

Tanyakan kepada mitra Anda apa yang mereka gunakan. Tanyakan sekitar dan lihat apa yang digunakan mitra Anda dan merek lain. Apakah mereka menyukai alat email mereka dan apakah itu membantu mereka mencapai tujuan mereka?

Anggaran adalah salah satu kekuatan pendorong terbesar di balik mengapa suatu alat dipilih di atas yang lain. Pastikan Anda mengetahui sebelumnya kendala keuangan apa pun yang Anda miliki sehingga Anda dapat memilih alat yang memberi Anda fitur sebanyak yang Anda butuhkan—tanpa menghabiskan banyak uang. Jika Anda perlu menjaga anggaran Anda tetap ramping, lihat daftar alat perangkat lunak pemasaran email gratis terbaik kami, banyak di antaranya termasuk otomatisasi!

Cara memulai otomatisasi email

Dalam hal otomatisasi email, memulai adalah bagian tersulit. Menyelam ke dalam perangkat lunak pilihan Anda dan menerapkan rencana tindakan membutuhkan banyak bagian yang bergerak. Tapi jangan khawatir; kami di sini untuk mempermudah memulai dengan menguraikan setiap langkah yang perlu Anda ambil untuk menjadi ahli otomatisasi.

1. Buat strategi pemasaran email

Memiliki strategi pemasaran email yang terdokumentasi adalah cara yang bagus untuk menjaga tim Anda tetap selaras, dan ini memberikan titik referensi jika Anda memerlukan penyegaran pada tujuan Anda.

Misalkan Anda sudah memiliki strategi pemasaran konten atau semacam dokumen strategi pemasaran. Dalam hal ini, bisa sesederhana mengubah atau menambahkannya untuk menyertakan pemasaran email . Either way, Anda ingin memastikan bahwa berikut ini diuraikan:

Tentukan persona audiens Anda

Siapa audiens inti Anda? Menentukan secara spesifik siapa yang ingin Anda jangkau sangat penting untuk mengarahkan pesan Anda. Identifikasi karakteristik seperti industri, jabatan, wilayah, anggaran, dan kepada siapa mereka melapor. Tanyakan pada diri sendiri apa poin nyeri utama mereka. Apa masalah yang mereka coba selesaikan? Menjawab jenis pertanyaan ini akan membantu Anda mengungkap mengapa mereka membutuhkan solusi dan apa yang mereka cari.

Tetapkan tujuan Anda

Apa yang ingin Anda capai dengan strategi pemasaran email Anda? Apakah Anda hanya ingin cara mudah untuk tetap diingat oleh pelanggan? Atau, apakah Anda menginginkan konversi? Anda tidak harus mendarat hanya pada satu tujuan. Keindahan pemasaran email adalah dapat membantu Anda mencapai berbagai tujuan sekaligus. Beberapa tujuan dapat mencakup:

• Peningkatan lalu lintas situs web
• Lebih banyak pendapatan
• Pemimpin yang lebih terdidik
• Membangun daftar yang lebih kuat
• Proses penjualan lebih singkat

Buat garis besar metrik Anda

Bagaimana Anda mengukur keberhasilan kampanye email Anda? Mengidentifikasi tujuan Anda terlebih dahulu akan sangat membantu dalam mengetahui metrik mana yang masuk akal untuk diperhatikan. Dan seperti halnya sasaran, ada beberapa yang akan membantu Anda mengetahui seberapa baik kinerja email Anda. Sebagai contoh:

• Open rate: Dari email yang Anda kirim, berapa banyak yang dibuka? Anda ingin ini menjadi tinggi karena jika orang bahkan tidak membuka email Anda, maka mereka tidak akan terlibat lebih jauh.
• Rasio klik-tayang (RKT): Ini melacak berapa banyak orang yang mengklik tautan di dalam email. Jika Anda memiliki banyak tautan, perangkat lunak otomatisasi Anda dapat membantu Anda menentukan tautan mana yang menerima klik paling banyak.
• Rasio pentalan: Anda ingin rasio pentalan rendah karena menghitung persentase penerima yang tidak menerima email Anda. Tingkat bouncing yang tinggi dapat membuat Anda masuk ke folder sampah, jadi pastikan untuk menjaga strategi daftar email Anda.
• Berhenti berlangganan: Meskipun tidak ada yang suka ditolak, berhenti berlangganan berarti Anda tidak membuang waktu dan usaha untuk orang-orang yang tidak akan mengonversi dari email Anda. Dan kemungkinan mereka menandai Anda sebagai spam atau secara negatif memengaruhi kemampuan pengiriman Anda dengan cara lain berkurang.
• Lamanya proses penjualan: Jika Anda dapat mempersingkat proses penjualan untuk banyak orang, itu banyak sekali pendapatan tetap. Otomatisasi email dapat membantu Anda menjual ke pelanggan saat Anda sibuk melakukan hal lain, yang mengarah ke proses penjualan yang dipersingkat dari waktu ke waktu.
• Tingkat konversi: Tingkat konversi email mengukur berapa banyak penerima email yang melakukan tindakan yang diinginkan setelah menerima email Anda. Setiap email yang Anda kirim harus memiliki ajakan bertindak (CTA), dan tingkat konversi Anda memberi tahu Anda seberapa baik kinerja CTA itu.

2. Identifikasi jenis email yang ingin Anda kirim

Otomatisasi email memberi Anda kemampuan untuk mengirim perjalanan atau irama email berdasarkan jadwal atau tindakan tertentu yang dipicu oleh audiens Anda (seperti mengunduh whitepaper atau meninggalkan kereta online). Susun pengalaman ini berdasarkan motivasi dan tingkat pengetahuan audiens Anda tentang produk atau layanan Anda.

Uraikan berbagai jenis email yang harus Anda kirim dan masing-masing akan membantu Anda mencapainya. Berikut adalah beberapa untuk dipertimbangkan:

• Email selamat datang: Email selamat datang memiliki tingkat keterbukaan yang tinggi dan merupakan cara yang bagus untuk memulai hubungan baru. Gandakan peningkatan keterlibatan ini dengan menyertakan informasi penting atau promo atau diskon.
• Nawala: Bila Anda ingin membuat pelanggan Anda mengetahui apa yang terjadi dengan perusahaan Anda, menawarkan kiat dan konten yang bermanfaat, dan tetap terhubung, buletin adalah cara yang harus dilakukan.
• Kampanye tetes: Kampanye tetes adalah serangkaian email yang bagus untuk memelihara pelanggan Anda dari waktu ke waktu, menjaga merek Anda di puncak pikiran mereka, dan mendekatkan mereka ke penjualan.
• Promosi: Ini adalah segala jenis email yang ditujukan untuk mempromosikan peluncuran, diskon, atau fitur khusus. Email promosi dapat menggairahkan audiens Anda dan menawarkan mereka insentif untuk lebih terlibat dengan merek Anda. Dan sekarang.
• Email transaksional: Jika bisnis Anda online, email Anda harus disiapkan untuk transaksi yang aman seperti informasi kata sandi akun, konfirmasi pembelian, dan pemberitahuan pengiriman.
• Email keranjang terbengkalai: Email ini dikirim ke orang-orang yang baru saja akan melakukan pembelian, tetapi karena alasan apa pun, keluar sebelum menyegel kesepakatan. Mereka hebat dalam meningkatkan pendapatan dengan melibatkan kembali dan mengingatkan orang-orang untuk menindaklanjutinya.
• Kampanye pelibatan ulang atau kampanye menang-balik: Ini adalah kampanye yang dikirim ke pelanggan Anda yang tidak terlibat atau tidak aktif. Mereka berhenti membuka, mengklik, atau membeli. Pikirkan cara untuk mengembalikannya sebelum Anda berhenti mengirim email kepada mereka untuk selamanya.
• Email berita atau pembaruan: Apakah sesuatu yang menarik terjadi dengan perusahaan Anda, dan Anda ingin menyampaikannya? Buat email khusus untuk mengirimkan berita kepada pelanggan, yang dapat membantu membangun advokasi dan keterlibatan.

3. Percepat proses pembuatan email Anda

Sekarang setelah Anda memiliki perangkat, strategi otomatisasi email, dan email otomatis, saatnya untuk memikirkan kembali alur kerja email Anda. Tidak ada gunanya otomatisasi email jika masih akan terhambat oleh proses yang lambat dan terbebani.

Saran kami? Pemasaran email yang gesit.

Mengadopsi alur kerja pemasaran email yang gesit menciptakan efisiensi untuk menghemat waktu Anda. Intinya adalah untuk dapat berputar dengan cepat saat kebutuhan pelanggan Anda berubah. Dengan otomatisasi, pikirkan bagian mana dari alur kerja email Anda yang dapat diotomatisasi. Untuk yang lainnya, bagaimana bisa disederhanakan?

Berikut adalah beberapa tips untuk menjadi gesit:

Buat konten dan strategi desain Anda—dan bagikan. Berbagi adalah kunci untuk menjaga semua orang terlibat di halaman yang sama. Penyelarasan ini menghilangkan miskomunikasi dan kebingungan yang biasanya menghasilkan lebih banyak pekerjaan dan waktu yang terbuang.

Standarisasi pengembangan email. Manfaatkan modul kode yang dapat digunakan kembali seperti cuplikan, sebagian, dan template email untuk membuat email dengan cepat dalam alat otomatisasi email Anda. Pengembang email kami sendiri dapat membuat email dalam 10 menit!

Tulis, rancang, dan bangun secara bersamaan. Dengan strategi dan standarisasi, tidak perlu lagi menunggu salinan selesai sebelum beralih ke desain. Ini semua dapat dilakukan pada saat yang sama dan kemudian muncul di template email Anda. Atau Anda dapat menggunakan skrip untuk secara otomatis memasukkan konten Anda ke dalam template email Anda.

Mengotomatiskan pengujian QA. Dengan alat otomatisasi email yang tepat, Anda dapat melihat pratinjau email saat Anda membuat email dan memindainya untuk kemungkinan pemicu spam. Dan alat seperti Daftar Periksa Litmus memandu Anda melalui pemeriksaan otomatis elemen penting seperti validasi tautan dan gambar, waktu muat, dan aksesibilitas sebelum Anda menekan tombol kirim.

Otomatiskan pelaporan email. Gunakan alat otomatisasi email Anda untuk mengirim data email secara otomatis setelah jangka waktu tertentu. Anda bahkan dapat menghubungkan data ini dan metrik konversi lainnya di satu dasbor seperti Google Data Studio untuk melacak keterlibatan secara real time.

Ingin mengirim email yang lebih efektif lebih cepat? Pelajari bagaimana pemasaran email yang gesit dapat membantu tim Anda menjadi lebih efisien. Dan dapatkan semua tips & trik untuk menjadi gesit, bahkan dengan cara terkecil untuk memenangkan pemangku kepentingan Anda yang paling keras kepala. Percepat →

Pikiran terakhir

Otomatisasi email dan pengujian email otomatis adalah cara yang bagus untuk menjadi lebih efisien, terutama jika Anda kekurangan sumber daya atau memiliki tim kecil. Sekarang, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Dan dengan waktu yang Anda hemat, fokuslah pada inovasi dan strategi baru untuk mendorong hasil yang lebih banyak lagi.