Manajemen Pentalan Email: Panduan Cara

Manajemen bouncing email adalah topik dalam pemasaran email yang terkadang diabaikan oleh beberapa pengirim. Sebagai pengirim, Anda harus tahu bahwa email terpental (yaitu kesalahan pengiriman) dapat dikelola melalui ESP Anda, tetapi jangan lupa untuk menentukan prosedur di perusahaan Anda tentang cara menangani bouncing email dengan benar. Ini membawa kita ke dua pertanyaan dasar: “mengapa saya harus mengelola email yang terpental?” dan “siapa yang akan melakukan ini di perusahaan saya?”

Mengapa dan siapa yang harus mengelola bouncing email?

Mari kita jawab pertanyaan pertama dengan pertanyaan lain. Mengapa Anda harus terus mengirim email ke kotak masuk yang sudah tidak ada lagi? Bergantung pada jenis dan jumlah pantulan, penyedia kotak masuk (ISP), seperti Gmail, memantau email yang terpental dan dapat menurunkan tingkat keterkiriman Anda. ISP bahkan dapat memblokir sama sekali email Anda agar tidak mencapai kotak masuk pelanggan Anda. Tidak mengherankan bahwa keterlibatan kotak masuk adalah metrik penting bagi ISP. Ini adalah salah satu alasan mengapa sebagian besar pengirim bervolume tinggi memiliki taktik manajemen pentalan dan berkomunikasi secara teratur dengan staf ESP.

Ketika kampanye email Anda menunjukkan sejumlah besar email yang terpental dan alamat email yang salah/tidak valid, ISP melihat ini sebagai tanda peringatan potensial dan ini adalah salah satu dari banyak parameter yang digunakan ISP untuk membangun reputasi pengirim Anda. Jumlah bouncing yang tinggi juga dapat menjadi indikasi bahwa Anda mungkin telah mengumpulkan (atau membeli) alamat email tanpa mengikuti praktik terbaik keikutsertaan pemasaran email.

Seperti yang Anda lihat, pantulan memengaruhi pemasar, ESP, dan ISP dengan cara yang berbeda. Masing-masing dapat dan memang mengelola email yang terpental! Ini menjelaskan "siapa" dari pertanyaan di atas. Mari kita lihat caranya:

• Pemasar mengelola bouncing untuk dapat menjangkau semua kontak milis mereka.
• Penyedia layanan email (ESP) mengirim jutaan email setiap bulan dan menjaga tingkat pengiriman tetap tinggi adalah penting. ESP mencoba bersikap konservatif, karena kesalahan kecil pun dapat berdampak besar pada semua email pelanggan mereka.
• Penyedia layanan Internet (ISP) menggunakan statistik bouncing email untuk menetapkan kualitas email masuk dari pengirim. ISP juga memiliki pilihan untuk mengizinkan atau menolak email Anda ke dalam kotak masuk mereka. Jika Anda tertarik, IETF memiliki beberapa panduan teknis.

Kapan bouncing email terjadi?

Pengirim pertanyaan lain mungkin bertanya pada “jam berapa pantulan terjadi?” Jawabannya tergantung pada jenis pantulan. Beberapa pantulan terjadi langsung pada saat pengiriman, pada tahap perantara yang berbeda, atau pada tahap selanjutnya, seperti dengan pantulan asinkron. ESP diberi tahu tentang bouncing dan mencoba mengumpulkan semua informasi bouncing, seperti penguraian pesan email dan kode kesalahan bouncing.

Namun, informasi bouncing ini tidak terlalu intuitif bagi pemasar, yang menyebabkan beberapa kebingungan dan ambiguitas tentang apa yang harus dilakukan. Artikel bagus tentang masalah ini adalah dari Port25 di mana mereka mengusulkan sistem kode bouncing baru.

Apa penanganan bouncing yang tepat?

Selama hari-hari awal internet di Email Deliverability Summit pada tahun 2000, baik ISP dan ESP berkumpul dan menentukan kapan seseorang harus menghapus alamat email dari milis:

1. Tiga (3) penolakan pengiriman berturut-turut telah terjadi; DAN
2. Waktu antara penolakan pengiriman berturut-turut terbaru dan penolakan pengiriman berturut-turut awal lebih dari lima belas (15) hari.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat standar kebijakan email ISIPP.

Sampai saat ini, aturan ini tetap menjadi titik awal yang baik tentang cara menilai kapan harus menghapus alamat email dari milis. Baru-baru ini, Messaging, Malware, dan Mobile Anti-Abuse Working Group (M3AAWG) menegaskan kembali pentingnya manajemen pentalan yang tepat dalam versi 3.0 dari publikasi Praktik Terbaik untuk Pengirim.

Bagaimana MailUp menangani bouncing?

Selama bertahun-tahun, tim keterkiriman di MailUp selalu mengawasi manajemen bouncing, memberi tahu pelanggan tentang taktik pemasaran email terbaik untuk menangani bouncing dan lebih umum lagi tentang cara mengembangkan milis mereka mengikuti praktik terbaik pemasaran email, termasuk pilihan ganda. dalam berlangganan untuk membatasi alamat email yang salah atau tidak valid yang ditambahkan ke milis mereka.

Dan itu tidak semua. Di balik layar, platform MailUp memiliki sejumlah algoritme dan sistem otomatis canggih yang menjadi dasar proses pemeriksaan kami. Sistem ini memungkinkan kami untuk memantau jutaan email yang dikirim pelanggan kami setiap bulan melalui infrastruktur pengiriman kami. Misalnya, kami memantau jumlah hard bouncing dari pengirim kami, tersegmentasi oleh industri dan data historis, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk memberikan saran jika kampanye email tertentu mendapatkan bouncing yang lebih tinggi dari yang diharapkan kepada pengirim kami. Selain itu, jika kampanye email tertentu mendapatkan banyak keluhan spam, sistem otomatis kami mungkin melihatnya sebagai spam dan untuk mencegah masalah pengiriman lebih lanjut dengan menangguhkan sementara akun MailUp.

Tim pengiriman sangat transparan dengan pelanggan MailUp dan pengembang kami terus-menerus memperkenalkan fitur baru ke platform MailUp untuk mengelola bouncing dan berhenti berlangganan dengan lebih baik. Contoh terbaru adalah dengan fitur berhenti berlangganan khusus , yang menambahkan alamat email terpental ke status khusus setelah sejumlah bouncing berturut-turut terjadi.

Bergantung pada jenis pantulan dan interval waktu, alamat email terpental ini dapat dimasukkan kembali ke milis Anda (seperti setelah kotak surat terpental penuh) atau berhenti berlangganan dari milis Anda. Secara rinci ini tergantung pada:

• Jenis pantulan . Pemantulan keras atau pemantulan lunak kesalahan DNS sangat berbeda dengan pemantulan lunak sementara dan pemantulan penuh kotak surat.
• Metode keikutsertaan . Keikutsertaan yang dikonfirmasi adalah metode yang jauh lebih andal dari metode penyertaan tunggal atau impor massal. Kecil kemungkinannya bahwa pelanggan keikutsertaan yang dikonfirmasi akan terpental. Baca lebih lanjut tentang metode keikutsertaan yang dikonfirmasi.
• Tingkat keterlibatan pelanggan . Pelanggan aktif yang telah membuka dan mengklik email di masa lalu merupakan indikasi yang baik dari keterlibatan mereka. Jauh lebih kecil kemungkinannya bahwa pelanggan aktif baru-baru ini akan terpental dibandingkan dengan pelanggan tidak aktif yang tidak memiliki data buka atau klik sebelumnya.

Ketiga parameter ini harus dilihat sebagai pedoman saat membuat keputusan tentang berhenti berlangganan atau tidak alamat email terpental. Tidak selalu ada pendekatan yang cocok untuk semua dan Anda harus menggunakan penilaian terbaik Anda saat mengelola pantulan, terutama dengan pantulan keras versus lembut.

Beberapa tip praktis: Menjaga milis Anda tetap up-to-date

Kiat pertama adalah menggunakan metode keikutsertaan yang dikonfirmasi untuk mengumpulkan alamat email di situs web Anda dan properti web & sosial lainnya. Tapi jangan berhenti di sini, pastikan untuk mengirim email kepada pelanggan Anda sesekali. Jangan biarkan milis Anda menjadi tidak aktif.

Jika milis Anda berusia lebih dari beberapa bulan dan Anda belum pernah mengirim email sejak itu, menyiapkan kampanye pelibatan ulang bisa menjadi pendekatan yang baik. Mengapa? Karena beberapa dari alamat email tersebut mungkin tidak lagi digunakan, maka kemungkinan jumlah bouncing yang tinggi, yang ingin kami hindari!

Kampanye pelibatan ulang sederhana harus dengan jelas menyatakan dan menetapkan:

• Siapa pengirimnya. Beri tahu pelanggan Anda bahwa ini adalah perusahaan Anda.
• Nyatakan mengapa Anda menghubungi pelanggan Anda dan bagaimana Anda mengumpulkan alamat email mereka.
• Tekankan proposisi nilai Anda dan mengapa email Anda relevan dengan pelanggan Anda.

Untuk mendapatkan ide, lihat contoh kampanye re-engagement ini dan pelajari cara menyiapkan kampanye re-engagement di MailUp dalam artikel bantuan ini.

Bagaimana Anda mengelola bouncing email?

Apakah menurut Anda postingan blog ini bermanfaat? Beri tahu kami di komentar di bawah! Dan, beri tahu kami cara Anda mengelola email yang terpental.