Mengapa Email Memantul Kembali, dan Bagaimana Cara Menurunkan Rasio Pentalan?

Email bouncing terjadi pada semua orang. Penting untuk memahami apa itu dan mengapa itu terjadi, karena keberhasilan pemasaran email Anda bergantung pada apakah pesan Anda sampai di kotak masuk penerima.

Dalam artikel ini, Anda akan belajar:

• Apa itu email bouncing back?
• Apa yang menyebabkan email terpental kembali?
• Bagaimana Anda bisa mengurangi tingkat bouncing Anda kembali?

Apa itu bouncing email?

Email bouncing (atau "bounce") adalah pesan kesalahan yang Anda dapatkan saat email yang Anda kirim tidak terkirim. Server email Anda atau server email tujuan mengirimkan Non-Delivery Report (NDR) ini. Pesan bouncing email juga memberi tahu Anda apa yang menyebabkan kegagalan pengiriman email Anda.

Anda mungkin berpikir memantul itu menyenangkan, tetapi email Anda tentu tidak.

Untuk memahami email bouncing back, ada baiknya menjawab terlebih dahulu: apa langkah-langkah untuk mengirim email?

1. Anda mengalamatkan email dengan mengisi kolom “Dari” dan “Ke” dan klik tombol “Kirim”
2. Email Anda diberikan ke server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) untuk dikirim. Pikirkan SMTP Anda seperti kantor pos lokal.
3. Server SMTP memeriksa email Anda dengan DNS (Domain Name Server). DNS adalah buku alamat untuk nama domain dan alamat IP server.
4. Setelah server penerima Anda ditemukan, server SMTP memberikan pesan Anda ke MTA (Mail Transfer Agent) mereka untuk menyelesaikan pengiriman email. MTA adalah tukang pos dalam skenario ini.
5. Email Anda berhasil dikirim ke kotak masuk penerima Anda

Namun terkadang, langkah terakhir tidak berjalan sesuai rencana. Sebaliknya, yang terjadi adalah:

5. Seekor anjing meme internet memotong dan memakan email Anda sebelum berhasil dikirim

Oke, bukan itu yang terjadi sama sekali , meskipun pesan email terpental mungkin terasa seperti itu. Untungnya, bouncing back memiliki penyebab yang jelas…dan seringkali merupakan perbaikan yang mudah.

Apa yang menyebabkan email terpental kembali?

Alasan email bouncing back termasuk kotak masuk penuh, server yang tidak merespons, mengirim ke alamat email yang sudah tidak ada lagi, dan mengirim ke alamat email palsu.

Ada banyak alasan Anda menerima pemberitahuan status pengiriman bahwa email terpental (bahkan lebih dari daftar di atas).

Alasan-alasan itu bisa bersifat sementara — tetapi yang lain bersifat permanen. Anda akan tahu cara memecahkan masalah bouncing back email jika Anda terlebih dahulu memahami jenis kategori bouncing email Anda.

Tiga jenis bouncing back yang mengganggu pengiriman email Anda adalah:

1. Email bouncing lembut
2. Email terpental keras
3. Email yang diblokir

Tip: jangan hapus email bouncing back Anda! Simpan email pentalan Anda untuk memahami mengapa pesan terpental. Email yang terpental kembali menyertakan nomor kode kesalahan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Penyedia kotak surat dapat menyertakan pesan untuk menjelaskan kode… atau tidak memberikan pesan sama sekali. Anda perlu membacanya dengan cermat untuk memahami alasan pantulan khusus Anda. Kami memiliki daftar kode pentalan umum di sini.

1. Email bouncing lembut

Email terpental lunak saat server menolak email sementara . Sebagian besar layanan email mencoba mengirim ulang pesan email setelah terpental lunak.

Alasan soft bounce meliputi:

• Kotak surat penuh: Jika penerima memiliki terlalu banyak email dan mencapai kapasitasnya, email Anda akan dipantulkan kembali hingga ada ruang kosong
• Ukuran email: Jika Anda mengemas email dengan gambar berukuran megabita atau menyertakan lampiran besar, email tersebut mungkin akan dipantulkan kembali jika ada filternya
• Server sedang down: Server yang tidak dapat dijangkau mungkin mengalami crash, kelebihan beban, atau sedang dalam pemeliharaan. Artinya Anda harus menunggu untuk mengirim email ke alamat tersebut lagi.
• Balasan Otomatis: Jika seseorang pergi berlibur dan menyetel balasan otomatis, email Anda akan sering terpental kembali

2. Email terpental keras

Pentalan keras terjadi ketika email Anda tidak terkirim secara permanen ke alamat email.

Alasan email terpental keras meliputi:

• Alamat email palsu: Beberapa orang memberikan alamat email palsu. Kemungkinannya meningkat ketika Anda meminta alamat dengan imbalan sesuatu secara online, seperti konten atau diskon. Menggunakan keikutsertaan ganda dapat membantu menghindari pantulan ini.
• Alamat email salah: Tidak ada pemeriksaan ejaan di bidang alamat email — salah ketik terjadi!
• Email diblokir: Beberapa domain (seperti pemerintah atau institusional) memiliki setelan filter spam yang lebih ketat. Atau (sedih tapi benar) penerima mungkin sengaja memblokir alamat email Anda. Jika itu yang pertama, minta mereka untuk menambahkan Anda ke kontak mereka.

Anda tidak dapat memperbaiki masalah email hard bounce. Yang dapat Anda lakukan adalah menghapus alamat email yang terpental keras dari milis Anda. Jika Anda tidak melakukannya dan mereka mulai menumpuk, Anda berisiko email Anda diblokir.

3. Email yang diblokir

Hampir 85% email yang dikirim setiap hari dianggap spam.

Daftar blokir email dibuat oleh ESP (penyedia layanan email) untuk memfilter konten berbahaya atau eksploitatif, seperti spam atau malware. Mereka tidak ada untuk mempersulit Anda mengirim email — mereka ada untuk melindungi penerima dari hampir 300 miliar email yang dikirim setiap hari.

Statistik email dan spam bulan Juni 2019 (Sumber: Cisco Talos)

Mengapa email diblokir? Biasanya terjadi karena:

• Keluhan spam: Keluhan langka tidak diinginkan tetapi diharapkan. Tetapi jika keluhan mencapai tingkat tertentu, ISP dapat mengirim email Anda ke folder spam atau daftar blokir.
• Rasio pentalan tinggi: Jika Anda tidak memiliki kebersihan daftar email yang baik, rasio pentalan Anda mungkin mulai menumpuk
• Lonjakan ukuran daftar atau volume email: Jika daftar Anda tumbuh terlalu cepat, itu pertanda bahwa Anda mungkin telah membeli daftar. Jika Anda mulai mengirim email dalam jumlah besar, itu mungkin menandakan spam.
• Konten buruk: Jika Anda menggunakan kata-kata spam di baris subjek Anda seperti "GRATIS" dalam huruf besar semua diikuti dengan 17 tanda seru, berhentilah sekarang. Berikut jenis email yang harus Anda kirim.

Ditempatkan di daftar blokir dapat berkisar dari gangguan kecil — atau itu mungkin berarti kampanye email Anda tidak terkirim ke pelanggan Anda.

ISP besar mungkin memiliki daftar blokir sendiri. Namun, daftar paling populer tersedia untuk umum, digunakan oleh penyedia email dan bisnis di seluruh dunia.

Bagaimana Anda keluar dari daftar blokir?

• Dengan waktu: Anda dapat dihapus dari daftar blokir secara otomatis setelah jangka waktu yang telah ditentukan
• Hubungi daftar blokir: Kirim permintaan ke situs web pemegang daftar blokir untuk dihapus
• Pertahankan kebersihan daftar: Hapus alamat buntu yang sulit terpental — dan jangan pernah membeli daftar email
• Memberikan nilai: Kirim email dengan konten yang relevan untuk melibatkan pelanggan dan menghindari keluhan spam
• Ubah ISP Anda: Jika IP yang diberikan kepada Anda terganggu, ubah penyedia agar tidak masuk daftar blokir

Tip: Jangan pernah membeli daftar alamat email. Membeli daftar alamat email mungkin tampak seperti jalan pintas yang bagus untuk melihat pesan pemasaran Anda — tetapi dapat menyebabkan tidak ada yang melihat email Anda. Sebagian besar ESP tidak mengizinkan Anda mengirim email ke daftar yang dibeli Ini benar-benar mengikis kemampuan pengiriman dan reputasi IP Anda Itu ilegal, karena melanggar BISA SPAM Dan ini cara yang bagus untuk masuk daftar blokir Anda tidak dapat membeli daftar yang bagus. Tapi Anda bisa menumbuhkannya.

Jika Anda menemukan diri Anda dalam daftar blokir, itu mungkin berarti ada yang salah dalam pemasaran email Anda. Kemungkinan Anda akan dikira sebagai spam dan dimasukkan ke daftar blokir meningkat jika Anda menggunakan ledakan email. Anda mungkin salah menggunakan email blast, tetapi Anda tidak harus melakukannya.

Daftar blokir memang menakutkan, tetapi tidak selamanya . Jika Anda mengikuti langkah-langkah yang tepat untuk keluar dari daftar blokir, Anda dapat menghindarinya di masa mendatang.

Baca posting blog kami di daftar blokir email untuk menyelesaikan lebih banyak masalah daftar blokir seperti:

• Bagaimana Anda tahu jika Anda berada di daftar blokir email?
• Bagaimana Anda menghindari daftar blokir email?
• Jika Anda pernah masuk daftar blokir, apa artinya itu bagi Anda?

Bagaimana cara mengurangi rasio pentalan Anda?

Tingkat bouncing email adalah persentase email Anda yang terpental kembali sebagai tidak terkirim.

Tidak seperti metrik pemasaran email lainnya seperti klik dan pembukaan, di mana rasio tinggi = bagus , rasio pentalan pesan yang tinggi buruk. Anda ingin menjaga rasio pentalan serendah mungkin.

Menghitung rasio pentalan email Anda adalah penting. Rasio pentalan menunjukkan kesehatan penerapan email Anda.

Bounce back (terutama hard bounce) merusak reputasi Anda. Jika tingkat email tidak terkirim Anda tinggi (di atas 5%), kemampuan pengiriman negatif akan berdampak pada keberhasilan kampanye email Anda.

Bahkan kampanye masa depan.

Itu karena jaringan email memantau tren rasio pentalan untuk semua kampanye Anda saat ini untuk memutuskan apakah mereka akan menerima email Anda nanti.

Cara untuk menjaga rasio pentalan Anda tetap rendah meliputi:

• Bersihkan daftar Anda: Identifikasi dan hapus alamat email yang tidak digunakan atau ditinggalkan secara teratur. Periksa untuk melihat apakah platform Anda menghapus email keras yang terpental secara otomatis.
• Daftar berbasis izin: Hanya kirim email ke orang yang memberikan persetujuan untuk menerima kampanye Anda. Putuskan apakah Anda ingin menggunakan proses email double opt-in.
• Kirim email secara teratur: Kirim email ke daftar Anda sesering mungkin (tetapi tidak berlebihan). Hal ini menyebabkan lebih sedikit keluhan spam, keterlibatan yang lebih tinggi… dan rasio pentalan yang lebih rendah.
• Pusat preferensi pengguna: Beri pelanggan kendali atas jenis email apa yang mereka terima dan seberapa sering mereka mendapatkannya
• Otentikasi email: Otentikasi semakin memperkuat reputasi Anda. ActiveCampaign melakukan ini secara otomatis.
• Gunakan segmentasi daftar: Segmentasi meningkatkan pemasaran Anda. Email pelanggan Anda yang paling terlibat terlebih dahulu. Ini menunjukkan filter spam ESP bahwa Anda memiliki konten yang bagus dengan hasil interaksi yang positif.

Tujuan Anda adalah mengurangi jumlah bouncing dalam daftar Anda.

Eliminasi lengkap tidak mungkin. Pentalan akan tetap terjadi — alamat email salah ketik dan server mati untuk pemeliharaan.

Kontrol hanya hal-hal yang dapat Anda kendalikan. Atasi masalah server email saat muncul. Memelihara daftar berbasis izin Anda. Kirimkan konten yang ingin mereka dapatkan dari Anda kepada orang-orang.

Hasilnya adalah kampanye email pemasaran berkualitas tinggi yang menjamin daftar Anda tidak akan terpental di luar kendali Anda.