Komunikasi Email Selama COVID-19: Tips dan Contoh

Diperbarui 1/6/2021

COVID-19 telah memengaruhi semua orang dalam beberapa bentuk, tetapi industri dan bisnis lokal tertentu telah menanggung beban yang lebih berat dalam hal komunikasi pelanggan. Selain industri penerbangan dan perjalanan, banyak bisnis lokal telah mengirimkan pembaruan email COVID-19 mereka sendiri ketika penduduk menebak-nebak apakah kedai kopi favorit mereka telah dibuka kembali atau apakah mereka perlu melakukan reservasi sebelum pergi ke Gym.

Beberapa perusahaan memiliki tim dan vendor khusus yang mempersiapkan komunikasi krisis sepanjang tahun dalam situasi seperti ini. Tetapi banyak bisnis dan merek kecil tidak melakukannya. Studi Tolok Ukur dan Keterlibatan Email kami baru-baru ini mengungkapkan bahwa, rata-rata, orang berlangganan dan menerima email dari sekitar 50 merek dan bisnis . Saat bisnis mulai dibuka kembali, menyesuaikan jam buka, dan menetapkan protokol baru, banyak bisnis mengirim email tentang langkah-langkah yang mereka ambil untuk mengurangi risiko COVID-19 dan menjaga pelanggan tetap aman sambil mengambil langkah kembali ke keadaan normal.

Posting ini memberikan beberapa kiat praktik terbaik jika Anda ingin mengirim pembaruan email COVID-19 Anda sendiri dan mencari beberapa panduan.

Pertama, apakah Anda perlu mengirim email COVID-19?

Hanya karena Anda melihat semua email COVID-19 ini muncul di kotak masuk Anda, bukan berarti Anda harus mengirim email Anda sendiri. Anda tidak boleh mengirim email tentang COVID-19 hanya untuk "memanfaatkan" hiruk-pikuk. Kirimkan email ini hanya jika Anda memiliki kebutuhan bisnis yang sah untuk melakukannya.

Beberapa kasus penggunaan yang memerlukan komunikasi krisis ekstra meliputi:

• Pembaruan atau pembatalan acara perusahaan
• Pembaruan jam toko, penutupan, atau pembukaan kembali
• Informasi tentang cara mengakses layanan perusahaan dari jarak jauh
• Pembaruan dari bisnis dengan lalu lintas pejalan kaki yang tinggi di mana individu dapat melakukan kontak dekat satu sama lain

Harap diperhatikan: Ini bukan daftar lengkap kapan Anda perlu mengirim email COVID-19, tetapi semoga ini membantu Anda memutuskan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk bisnis Anda. Jika Anda ingin berbicara dengan pakar email, hubungi kami di sini.

Pengirim dan baris subjek: jelaskan apa yang ada di dalamnya

Sekarang bukan waktunya untuk bermain-main dengan mengubah nama pengirim Anda. Sebaiknya pengirim menghindari penggunaan nama pribadi karena dapat membingungkan penerima. Mereka mungkin tidak mengenali pengirim dan melihat email tersebut. Dalam situasi seperti ini, kejelasan adalah prioritas nomor satu dan konsisten akan membantu Anda mencapai pesan yang jelas.

Sebaiknya berikan baris subjek yang jelas dan ringkas. Dalam email promosi, memberikan putaran yang menarik bisa menjadi cara yang efektif untuk menarik penerima agar membuka email Anda. Namun, untuk email COVID-19, tetap gunakan baris subjek sederhana seperti “Respons Kami terhadap COVID-19.” Jika penerima Anda menggunakan atau mengunjungi bisnis Anda, mereka mungkin ingin tahu lebih banyak dan membuka email ini.

Sesuaikan suara dan nada merek Anda

Mungkin suara merek Anda biasanya sangat nakal dan berjiwa bebas. Sekarang adalah saat yang tepat untuk menyesuaikan nada dan fokus pada fakta dan perkembangan dalam kendali Anda. Tapi jangan terlalu banyak mengoreksi dan menulis dengan nada serius atau mengerikan sehingga Anda meningkatkan stres penerima.

Saat menulis salinan isi email COVID-19 Anda, terhubung dengan penerima Anda dengan mengakui kecemasan mereka, tetapi tetap tenang, nada objektif di seluruh email.

Pembaca Anda akan memahami perubahan yang diberikan situasinya, dan merek Anda sebenarnya akan tampak jauh lebih manusiawi.

Fokus pada tindakan

Penerima Anda akan paling tertarik dengan tindakan yang Anda ambil untuk mengurangi risiko dan penyebaran COVID-19. Pertimbangkan untuk memberikan tindakan tersebut dalam daftar berpoin sehingga pembaca dapat membaca secara efisien tindakan Anda. Sudahkah Anda menyewa pembersih tambahan untuk membersihkan gym Anda setiap minggu? Inilah yang ingin diketahui oleh penerima Anda.

Chase Bank baru-baru ini mengirimkan email COVID-19 dengan sumber daya dan tip yang berguna tentang cara mengakses bank dari jarak jauh:

Pertimbangkan untuk membagi email Anda menjadi apa yang Anda lakukan sebagai bisnis dan apa yang dapat dilakukan pelanggan Anda untuk membantu. A Precious Child adalah organisasi nirlaba di Denver Metro yang menyediakan pakaian dan perlengkapan bekas pakai untuk keluarga yang memenuhi syarat. Mereka menguraikan langkah-langkah pencegahan mereka, serta apa yang mereka minta dari sukarelawan, dalam poin-poin yang mudah dibaca:

Selama krisis apa pun, biasanya ada lautan opini dan suara di luar sana di outlet berita, akun Twitter, dan banyak lagi. Jangan gunakan email COVID-19 Anda sebagai peluang untuk menambah kebisingan itu.

Hindari mengambil sikap editorial pada krisis kecuali Anda bekerja untuk agensi yang berdedikasi untuk melakukannya.

Penerima Anda akan mengendusnya, dan ada kemungkinan besar mereka tidak setuju dengan pandangan Anda. Akibatnya, Anda hanya mempertaruhkan reputasi merek Anda setelah krisis berakhir.

Fokus pada fakta yang Anda miliki, dan tindakan apa yang Anda ambil karena fakta tersebut.

Pembaruan perusahaan COVID dan contoh pembukaan kembali

Karena semakin banyak persyaratan COVID dicabut, bisnis harus memberikan komunikasi yang jelas kepada pelanggan mereka tentang bagaimana mereka mengikuti protokol COVID dan penyesuaian apa pun yang mereka buat untuk kapasitas, jam, atau penawaran.

Kiat-kiat di atas dengan fokus pada kejelasan dan tindakan tetap berlaku. Berikut adalah beberapa contoh bisnis yang telah dengan jelas mengomunikasikan bagaimana pembatasan yang dicabut akan memengaruhi pelanggan mereka.

Mulai ulang keanggotaan Anda

ClassPass memungkinkan pelanggan untuk menjeda paket mereka sepanjang tahun 2020 saat COVID berkuasa penuh. Tetapi ketika pembatasan di seluruh negeri mulai dicabut, ClassPass mengirimkan email yang merinci langkah-langkah untuk membantu kembali ke kebugaran. Email tersebut mencantumkan bisnis kebugaran di area yang telah dibuka kembali, dengan jelas merinci kapan keanggotaan pelanggan akan dihentikan sementara, dan memberikan daftar pembaruan penting mengenai kredit, keamanan dan kebersihan, dan bagaimana Anda dapat menyesuaikan paket Anda.

Jika Anda berencana untuk memulai kembali layanan Anda, jelaskan dengan jelas kepada pelanggan bagaimana mereka dapat memulai bisnis Anda atau menghentikan keanggotaan mereka jika mereka tidak lagi tertarik. Gunakan teks tebal seperti email ClassPass untuk menyorot bagian informasi yang paling penting.

Perawatan kesehatan: Email dan SMS vaksinasi COVID

Kami akan lalai jika kami tidak menyertakan email pembaruan vaksin, komunikasi yang telah dibagikan oleh penyedia layanan kesehatan di seluruh dunia dengan pasien mereka untuk memastikan mereka diberi tahu dan mengetahui cara mendaftar untuk menerima vaksin COVID mereka.

Email dari Kaiser Permanente ini tidak berbelit-belit—ini langsung ke pokok permasalahan yang dimulai dengan baris subjek “Pedoman topeng CDC baru.” Ini kemudian merinci bagaimana Anda dapat mendaftar untuk janji vaksin Anda dan bagaimana Kaiser berencana untuk mengatasi pedoman masker, menyoroti CTA untuk setiap bagian. Emailnya sederhana tapi efektif.

Banyak penyedia layanan kesehatan dan bisnis juga bersandar pada SMS (lebih dikenal sebagai pesan teks) untuk berkomunikasi dengan pasien dengan cepat tentang janji yang akan datang dan vaksin yang tersedia.

Misalnya, Dr. B mengandalkan SMS untuk memperingatkan pasien saat vaksin tersedia. SMS memungkinkan Dr. B untuk menjangkau pasien dan mendapatkan tanggapan dari mereka secepat mungkin.

Meskipun email sangat baik untuk mengkomunikasikan pembaruan perusahaan dan prosedur pembukaan kembali, jika Anda perlu segera menghubungi pelanggan Anda, maka SMS adalah alat yang sangat baik untuk dimiliki dalam gudang komunikasi Anda.

Toko membuka kembali email COVID

Seperti banyak bisnis di 2020-21, Jalan Facial Spa harus tutup sementara. Setelah bisnis siap untuk dibuka kembali, mereka mengirim email yang sangat bagus yang menguraikan prosedur pembersihan, protokol COVID, dan pembatasan kapasitas mereka. Coba gunakan CTA tebal, seperti email Jalan, untuk memandu pembaca mempelajari lebih lanjut tentang pembukaan kembali dan kebijakan keselamatan COVID-19 Anda.

Siap beradaptasi

Seperti halnya situasi yang berubah dengan cepat, perkembangan saat ini dapat dengan cepat menjadi usang. Bersiaplah untuk menanggapi perkembangan atau pembaruan COVID-19 lainnya sehingga Anda dapat menjaga karyawan dan pelanggan Anda tetap aman dan sehat.

Semoga kiat-kiat ini akan membantu Anda saat Anda menavigasi perkembangan COVID-19 dan memberikan komunikasi email yang efektif selama ini. Untuk informasi paling akurat dan terkini tentang penyebaran COVID-19, lihat Pusat Pengendalian Penyakit (CDC) dan Dasbor COVID-19 Organisasi Kesehatan Dunia (WHO).