9 FAQ Keterkiriman Email: Bantu Email Anda Menjangkau Lebih Banyak Orang

Diterbitkan: 2020-02-08

Keterkiriman email mengacu pada kemampuan pesan email untuk tiba di kotak masuk penerima. Keterkiriman juga melibatkan penempatan kotak masuk — baik email muncul di kotak masuk utama, tab promosi, kotak masuk lain, atau folder spam yang ditakuti .

Keterkiriman bisa tampak seperti topik yang membingungkan, tetapi tidak harus demikian. Dalam posting ini, kami akan menjawab 9 FAQ tentang keterkiriman email — sehingga Anda bisa menampilkan email Anda kepada lebih banyak orang.

9 FAQ keterkiriman email adalah:

  1. Apa perbedaan antara pengiriman email dan kemampuan pengiriman email?
  2. Saya beralih penyedia layanan email (ESP). Mengapa open rate saya turun?
  3. Mengapa email saya masuk ke spam?
  4. Kapan waktu terbaik untuk mengirim email?
  5. Bagaimana cara memastikan email pertama saya ke kontak baru terkirim?
  6. Haruskah saya mengatur DKIM?
  7. Seberapa sering saya harus membersihkan daftar email saya?
  8. Apakah mengubah alamat IP saya akan memperbaiki masalah keterkiriman saya?
  9. Mengapa saya tidak mengirim email ke seluruh daftar kontak saya sekaligus?

Mari selami!

1. Apa perbedaan antara pengiriman email dan kemampuan pengiriman email?

Pengiriman email adalah saat email dikirimkan ke server email penerima.

Keterkiriman email adalah saat email dikirimkan ke kotak masuk penerima.

Pengiriman adalah bagian pertama dari perjalanan ke kotak masuk penerima. Pengiriman email yang gagal disebut email bouncing. Ketika sebuah email terpental, itu berarti email tersebut tidak pernah berhasil melewati server penerima.

Apa yang menyebabkan email terpental?

  • Kesalahan pengiriman sementara (alias soft bounce)
  • Ketidaktersediaan server
  • Kesalahan pengiriman permanen (alias hard bounce)

Keterkiriman adalah jalur yang diambil email setelah diterima oleh server penerima. Sebuah email mungkin masuk ke:

  • Kotak masuk utama
  • Folder spam
  • tab promosi
  • tab sosial

Setelah melewati server dan masuk ke kotak masuk, keterlibatan penerima dengan email membantu menentukan kemampuan pengiriman email Anda di masa mendatang. Keterlibatan email adalah cawan suci keterkiriman email karena itu berarti penerima membuka dan mengambil tindakan atas email yang Anda kirim.

Pikirkan seperti ini: Jika Anda pergi ke konferensi, pengiriman email membawa Anda melewati pintu dan masuk ke tempat tersebut. Keterkiriman email membawa Anda ke tempat duduk Anda .

2. Saya mengganti penyedia layanan email (ESP). Mengapa open rate saya turun?

Setiap kali Anda mengganti ESP, Anda perlu membangun kembali reputasi pengirim Anda. Perubahan dalam pertunangan tidak selalu merupakan tanda bahwa Anda melakukan sesuatu yang salah!

Pemanasan alamat IP Anda memungkinkan Anda secara bertahap mengirim lebih banyak email untuk membangun reputasi pengirim yang baik. Ketika Anda secara bertahap meningkatkan jumlah email yang Anda kirim dengan alamat IP khusus, Anda dapat membangun reputasi dengan Penyedia Layanan Internet (ISP) sebagai pengirim email yang sah dengan lebih cepat.

Saat Anda mengganti ESP, jangan kirim ke semua orang di daftar Anda sekaligus. Saat Anda mengirim pesan ke kontak paling aktif terlebih dahulu, Anda akan melihat tingkat keterlibatan yang lebih tinggi. Semakin banyak kontak yang terlibat dengan email awal Anda, semakin cepat Anda membangun reputasi pengirim Anda. Tambahkan kontak Anda yang kurang terlibat secara bertahap.

Pelajari lebih lanjut tentang keterkiriman dalam 30 hari pertama Anda di ESP baru di sini.

3. Mengapa email saya masuk ke spam?

Sering kali, email Anda masuk ke filter spam berdasarkan perilaku penerima di masa lalu. (Penyedia kotak masuk semakin pintar, jadi sulit untuk menentukan satu alasan mengapa email Anda masuk ke spam.)

Penyedia kotak masuk kontak Anda memberi tahu saat mereka tidak membuka jenis email tertentu atau email dari pengirim tertentu. Penyedia kotak masuk menggunakan informasi tersebut untuk mengetahui apakah mereka harus meletakkan email Anda di depan kontak (seperti di tab Kotak masuk utama Gmail) atau tidak (di folder spam).

Gmail berada di garis depan pemfilteran keterlibatan email. Berikut cara Gmail mengetahui apakah email Anda masuk ke folder spam:

  1. Gmail memeriksa untuk melihat apakah penerima terlibat dengan kotak masuk mereka sama sekali. Apakah mereka masuk, membuka email, atau mengirim email secara teratur?
  2. Jika penerima terlibat, apakah mereka secara aktif terlibat dengan pengirim ini dibandingkan dengan yang lain? Jika seseorang terlibat dengan email dari Amazon tetapi tidak terlibat dengan konten ramalan bintang harian, Gmail akan mengarahkan konten ramalan bintang ke folder sampah atau spam.
  3. Jika penerima melihat pesan di folder spam dan menyeretnya ke kotak masuk utama, itu membantu melatih ulang kotak masuk agar tidak menandai email tersebut sebagai spam. Gmail lebih menekankan pada penandaan email sebagai "Bukan spam" di folder spam daripada menandainya sebagai fitur spam di kotak masuk.

Sementara keterlibatan masa lalu dan reputasi pengirim adalah dua faktor filter spam yang besar, pastikan juga untuk mengingat kata-kata spam ini untuk dihindari saat menyusun email Anda.

4. Kapan waktu terbaik untuk mengirim email?

Waktu terbaik untuk mengirim email tergantung pada merek, bisnis, dan kontak Anda.

Dengan kata lain, waktu terbaik untuk mengirim email adalah saat kontak Anda ingin menerimanya. Beberapa kontak menginginkan email harian, mingguan, atau bulanan. Kontak lain hanya ingin mendengar kabar dari Anda jika Anda memiliki diskon untuk ditawarkan.

Untuk setiap email, tanyakan pada diri Anda:

  • Bagaimana kontak yang terlibat dengan email serupa yang dikirim pada waktu yang sama di masa lalu? Apakah ada ruang untuk perbaikan?
  • Di mana dalam perjalanan pelanggan, email ini paling masuk akal?
  • Kapan saya ingin menerima email ini?

Tempatkan diri Anda pada posisi kontak Anda: jika Anda baru saja membeli mobil, apakah Anda ingin menerima banyak email terkait pembelian mobil setelahnya?

Setiap kontak berbeda, jadi menentukan waktu terbaik untuk mengirim email bukanlah ilmu pasti. Pengiriman Prediktif menggunakan pembelajaran mesin untuk menganalisis setiap pembukaan, klik, dan konversi kontak untuk mengetahui waktu pengiriman terbaik untuk orang tersebut. Pelajari lebih lanjut tentang Pengiriman Prediktif di sini.

5. Bagaimana cara memastikan email pertama saya ke kontak baru terkirim?

Email pertama Anda ke kontak seperti penjaga di klub. ESP Anda ingin memastikan bahwa Anda hanya mengirim ke kontak yang valid, sehingga Anda mungkin melihat rasio pentalan pengguna tidak valid yang lebih tinggi pada pesan pertama ini.

Untuk mengurangi rasio pentalan email, pastikan Anda menggunakan metode akuisisi organik, seperti mengumpulkan prospek dari situs web Anda daripada membeli daftar email. Anda juga harus memeriksa untuk memastikan bahwa formulir penangkapan prospek Anda tidak diserang oleh robot spam.

Email pertama ke kontak baru dapat memiliki tingkat keluhan spam yang lebih tinggi dari rata-rata karena kontak Anda tidak selalu mengharapkan email Anda. Saat kontak memilih untuk masuk ke daftar Anda melalui kotak yang telah dicentang sebelumnya di halaman checkout, mereka mungkin tidak menginginkan konten email Anda — mereka hanya menginginkan pembelian mereka.

Jika Anda memiliki masalah keterkiriman dengan email konfirmasi Anda, lihat permintaan bouncing dan berhenti berlangganan Anda untuk melihat apakah Anda dapat mengidentifikasi tren dan kemungkinan penyebabnya.

6. Haruskah saya mengatur DKIM?

Anda harus menyiapkan DomainKeys Identified Mail (DKIM) jika:

  • Anda memiliki kebijakan DMARC yang mewajibkan DKIM
  • Anda sering mengirim pesan internal ke domain Anda
  • Anda memiliki reputasi domain yang sangat baik

Apa itu DKIM?

DKIM adalah metode autentikasi email yang digunakan untuk mendeteksi alamat email pengirim palsu (email spoofing) untuk mencegah phishing dan spam.

Kebijakan DMARC (alias Kebijakan Otentikasi, Pelaporan, dan Kesesuaian Pesan Berbasis Domain) adalah catatan web khusus yang membantu mengontrol penggunaan domain situs web Anda di bidang pengirim pesan. Bergantung pada kebijakan DMARC Anda, email Anda akan masuk ke folder spam (atau bahkan gagal terkirim) jika pesan tidak ditandatangani dengan tanda tangan DKIM. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan DKIM dan DMARC dengan ActiveCampaign, klik di sini.

Jika Anda menggunakan ESP untuk mengirim banyak email ke kontak lain di perusahaan Anda, DKIM membantu sistem email internal Anda mengenali pesan ini sebagai pesan yang sah — meskipun mereka berasal dari sumber luar (ESP Anda, seperti ActiveCampaign) sebagai lawan dari internal sumber (sistem email perusahaan Anda, seperti Gmail atau Outlook).

Terakhir, jika Anda memiliki reputasi domain yang baik, menyiapkan DKIM membantu Anda memanfaatkan reputasi positif tersebut sebaik mungkin. Semua domain situs web memiliki reputasi domain yang mengukur seberapa "baik" atau "buruk" pengirim Anda. Reputasi domain Anda didasarkan pada riwayat pengiriman email Anda dengan domain Anda di bidang pengirim.

Anda tidak boleh menyiapkan DKIM jika:

  • Anda memiliki reputasi domain yang netral atau buruk

Jika Anda memiliki reputasi domain yang buruk karena praktik pengiriman yang buruk di masa lalu, atau jika Anda baru memulai dan belum membangun reputasi apa pun, Anda harus menggunakan reputasi yang ditetapkan ActiveCampaign untuk mengirim pesan daripada menyiapkan DKIM.

Reputasi domain individual Anda masih memengaruhi cara penyedia kotak masuk memahami pesan Anda, tetapi menjaga praktik pengiriman yang positif dan menggunakan ActiveCampaign untuk autentikasi dapat membantu Anda membangun reputasi positif (atau merehabilitasi reputasi yang buruk). Untuk info selengkapnya tentang cara meninjau reputasi domain Anda, klik di sini.

7. Seberapa sering saya harus membersihkan daftar email saya?

Anda harus sering meninjau dan membersihkan daftar email Anda. Salah satu penyebab utama masalah keterkiriman adalah kebersihan daftar yang buruk. Jika Anda tidak cukup sering meninjau daftar email Anda, daftar Anda mungkin memiliki alamat email yang:

  • Tua
  • Salah format
  • Ditutup atau tidak aktif
  • Tidak terlibat

Mengirim ke alamat email ini adalah cara yang pasti untuk merusak reputasi pengiriman Anda. Email yang belum dibuka menurunkan keterlibatan Anda — dan Anda berisiko penerima menandai pesan Anda sebagai spam.

Perputaran daftar adalah bagian alami dan sehat dari pemasaran email. Menghapus alamat email lama, tidak aktif, dan tidak aktif seperti membersihkan sikat mati untuk memungkinkan tanaman sehat tumbuh.

Kami menyarankan untuk melakukan tinjauan lengkap terhadap seluruh daftar kontak Anda setidaknya setahun sekali.

8. Apakah mengubah alamat IP saya akan memperbaiki masalah keterkiriman saya?

Mengubah alamat IP Anda tidak akan memperbaiki semua masalah keterkiriman Anda. Saat lanskap pemasaran email terus berkembang, kotak masuk melihat lebih dari sekadar alamat IP saat merutekan pesan Anda ke kotak masuk atau spam utama.

Perubahan alamat IP dapat sedikit membantu meningkatkan reputasi domain Anda, tetapi tidak cukup untuk mengatasi kebiasaan pengiriman negatif lainnya, seperti:

  • Konten buruk
  • Tingkat keterlibatan rendah
  • Kebersihan daftar yang buruk
  • Reputasi domain negatif

9. Mengapa saya tidak mengirim email ke seluruh daftar kontak saya sekaligus?

Ketika Anda mengirim ke seluruh daftar kontak Anda sekaligus, Anda kehilangan salah satu strategi pemasaran email yang paling efektif: segmentasi !

Segmentasi berarti mengirimkan konten tertentu ke kontak tertentu. Tidak ada yang salah dengan mengirim ke semua kontak Anda sekaligus, tetapi segmentasi membantu Anda mendapatkan pesan yang paling relevan di depan orang yang tepat.

Terkadang masuk akal untuk mengirim ledakan email ke seluruh daftar Anda, tetapi menyiarkan konten yang tidak relevan ke kontak Anda meningkatkan jumlah pengiriman Anda dan menurunkan tarif terbuka Anda, yang merusak keterlibatan email Anda.

Mengirim setiap email ke seluruh daftar Anda juga membuat pesan Anda tampak kurang penting, sehingga kontak menjadi lebih kecil kemungkinannya untuk membuka atau berinteraksi dengan email Anda.

Alih-alih, rancang setiap pesan dengan mempertimbangkan audiens target, dan kirimkan hanya kepada audiens itu.

Seperti banyak praktik penyampaian, kualitas daripada kuantitas! Mengirim lebih sedikit email ke grup kontak yang lebih bertarget membantu meningkatkan keterlibatan dan menciptakan pengalaman yang lebih baik untuk kontak Anda.