6 langkah menuju sistem desain email yang kuat yang akan disukai tim Anda

Pemasar email—dan terutama desainer yang membuat kampanye—terus mencari cara untuk meningkatkan proses produksi. Baik itu menggunakan pratinjau otomatis dan alat jaminan kualitas (QA) atau mencari cara yang lebih cepat untuk membuat kode email, efisiensi adalah nama permainannya.

Dikombinasikan dengan kebutuhan akan kecepatan adalah kebutuhan untuk skala. Terutama dengan timbulnya COVID-19 dan orang-orang yang bekerja dan membeli dari rumah, perusahaan mengirim lebih banyak email daripada sebelumnya. 54% telah meningkatkan volume email sejak sebelum pandemi, menurut Status Email 2020, Edisi Musim Gugur kami. Dan tim berjuang untuk mengikuti peningkatan permintaan sambil tetap inovatif dan mempertahankan standar kualitas tinggi.

Salah satu alat yang kami temukan semakin membantu—dan telah diadopsi oleh orang lain hingga sukses besar—adalah sistem desain email. Sistem desain pada umumnya dibangun karena dua alasan: efisiensi dan konsistensi. Tapi apa itu sistem desain email, dan bagaimana cara menggunakannya untuk meningkatkan kinerja tim Anda?

Apa itu sistem desain email?

Sistem desain email adalah kumpulan komponen dan standar yang dapat digunakan kembali yang digunakan tim untuk memandu pekerjaan mereka dan membuat email sesuai merek dan bebas kesalahan dengan lebih cepat dan lebih konsisten.

Komponen-komponen dalam sistem desain email biasanya terdiri dari:

• Warna dan aset merek seperti logo, ikon, dan citra
• Modul email (seperti cuplikan dan sebagian) digunakan untuk membuat email
• Template email lengkap yang dapat digunakan kembali di seluruh kampanye

Standar sering menentukan penggunaan komponen tersebut, dan dapat mencakup:

• Pertemuan awal dan pelatihan berkelanjutan seputar penggunaan sistem desain
• Komentar HTML tentang penggunaan termasuk dalam modul dan template
• Dokumentasi seperti logika di balik keputusan desain dan implementasi

Jika digabungkan, kedua elemen tersebut membentuk sistem yang dapat memberdayakan tim untuk meningkatkan produksi pemasaran email mereka bahkan dalam menghadapi tantangan seperti pandemi global yang sedang berlangsung.

Dalam webinar kami, Bagaimana Sistem Desain Memberdayakan Tim Email Di Mana Saja, pakar email berbagi pengalaman dan wawasan pribadi mereka.

“Sistem desain di Stack Overflow memungkinkan siapa pun di antara kita untuk berkontribusi dan menggunakannya, meskipun itu bukan pekerjaan penuh waktu kita.” Ted Goas, Desainer Produk Utama (sebelumnya di Stack Overflow)

Cara membuat sistem desain email Anda sendiri

Ada banyak hal yang bisa masuk ke dalam sistem desain email, mulai dari grafik dan aset merek hingga kode aktual dan salinan yang disertakan dalam email. Tetapi sebagian besar sistem desain yang sukses dibuat menggunakan serangkaian langkah yang telah teruji dengan baik. Inilah cara Anda dapat membuat sistem desain email Anda sendiri.

1. Berkomitmen untuk membangun sistem desain

Langkah pertama adalah menentukan apakah Anda memerlukan sistem desain email dan kemudian berkomitmen sebagai tim untuk membangunnya. Tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan:

• Apakah butuh waktu lama untuk membangun kampanye email?
• Apakah kita sering mengalami kesalahan selama proses QA atau setelah menekan kirim?
• Apakah ada banyak orang yang membantu pemasaran, desain, dan pengembangan email?
• Apakah kami merasa terhambat dengan proses produksi email kami saat ini?

Jika Anda menjawab ya, maka membuat sistem desain email Anda sendiri masuk akal. Diskusikan tantangan yang dihadapi tim Anda dengan pemangku kepentingan, uraikan banyak manfaat dari sistem desain untuk mendapatkan dukungan, lalu sisihkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan.

“Sistem desain menjaga perusahaan tetap pada merek dan memberdayakan tim kecil dan besar untuk membangun dengan mulus.” Crystal Ledesma, Manajer Teknik, Sistem Desain di Zillow

2. Audit program pemasaran email Anda yang ada

Langkah selanjutnya adalah mengaudit email Anda yang sudah ada—baik pemasaran maupun transaksional—dan mengidentifikasi apa yang perlu disertakan dalam sistem desain email Anda.

Mirip dengan cara Anda memecah email menjadi template modular, tujuan audit Anda adalah untuk mengetahui komponen mana yang umum di seluruh email (atau unik dan perlu diperhitungkan) sehingga Anda tahu apa yang sebenarnya harus Anda buat dan standar yang perlu Anda tulis untuk menggunakan komponen tersebut.

Spreadsheet sangat berguna untuk melakukan audit. Buka satu, dan mulailah mendokumentasikan setiap email yang Anda kirim, berbagai jenis konten, gambar, tombol, header, footer, penafian, dll.

Dan pastikan untuk menyertakan contoh tangkapan layar atau tautan ke email langsung jika memungkinkan. Ini akan bertindak sebagai titik referensi yang baik ketika benar-benar membangun komponen Anda.

3. Diskusikan dan dokumentasikan keputusan desain

Berikutnya adalah bagian yang menyenangkan: Berbicara satu sama lain tentang bagaimana menerapkan sistem desain Anda.

Adakan rapat, bekerja sama dalam alat desain kolaboratif seperti Figma, atau mulai mengetik di dokumen bersama untuk membuat keputusan penting tentang apa yang harus disertakan dalam sistem desain dan bagaimana penerapannya.

Bagian penting di sini adalah untuk mendokumentasikan proses dan alasan di balik keputusan sehingga semua orang jelas tentang apa, mengapa, dan bagaimana di balik sistem desain Anda.

4. Bangun sistem dan panduan desain Anda

Setelah ada konsensus umum, Anda perlu membangun dan mengatur komponen sebenarnya dari sistem desain email Anda. Bagian organisasi sangat penting karena membantu tim Anda dengan mudah menemukan modul yang tepat untuk digunakan—membuat adopsi menjadi lebih mudah.

Ini adalah sesuatu yang telah kami lakukan dengan menggunakan Perpustakaan Desain kami di Litmus, yang memungkinkan Anda menyimpan warna merek, modul, dan template lengkap untuk digunakan tim Anda saat membuat kampanye baru. Anda juga dapat mengkategorikan modul Anda dengan menandainya berdasarkan jenis modul (misalnya header atau tombol), jenis email (misalnya newsletter atau acara), atau apa pun yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dan dengan sistem desain email Anda di Litmus, Anda dapat mengotomatiskan pengujian QA untuk memastikan semuanya sempurna dan kemudian memberdayakan siapa saja—bahkan bukan pembuat kode—untuk membuat email dengan cepat menggunakan Editor Visual drag-and-drop.

Di atas tempat komponen disimpan, Anda perlu mendokumentasikan bagian lain dari sistem desain Anda—standar seputar penggunaan. Bagi kami, itu sebagian besar terjadi di Confluence, tetapi semua jenis dokumen yang dibagikan, mudah diperbarui, dan referensi cepat akan berhasil. Kami telah melihat tim menggunakan segalanya mulai dari PDF dan slide deck hingga situs web lengkap untuk mendokumentasikan sistem desain mereka. Kami penggemar berat panduan desain email Mutual of Omaha jika Anda menginginkan inspirasi.

5. Ajak orang lain bergabung

Setelah dibuat dan didokumentasikan, Anda perlu melibatkan orang dan benar-benar menggunakan sistem desain email. Pertemuan awal dan sesi pelatihan tim adalah cara yang bagus untuk membuat orang-orang mengetahui tentang sistem desain dan bagaimana itu harus digunakan ke depan. Namun, terlalu sering, tim berhenti setelah pelatihan awal, dan penggunaan sistem desain email gagal.

“Jika Anda ingin orang-orang menggunakan sistem desain Anda, beri mereka waktu untuk membuat kaki mereka basah, buat itu dapat diakses, dan dorong orang untuk mengajukan pertanyaan.” Ted Goas, Desainer Produk Utama

Berkomitmen pada pelatihan dan pembaruan berkelanjutan untuk sistem desain Anda—baik melalui pertemuan tatap muka (atau virtual), dokumen yang diperbarui secara rutin, rilis triwulanan, atau bahkan buletin internal—sehingga tim Anda tahu mengapa dan bagaimana tetap menggunakan desain sistem.

“Andalkan orientasi langsung, bangun hubungan antar tim, dan terus perbarui sumber daya.” Crystal Ledesma, Manajer Teknik, Sistem Desain di Zillow

6. Bilas dan ulangi

Langkah terakhir dalam menerapkan sistem desain email Anda sendiri adalah langkah yang tidak pernah berakhir!

Sistem desain tidak dimaksudkan untuk statis.

Yang terbaik tumbuh dan berkembang seiring waktu, sama seperti bisnis dan orang yang mereka layani. Siapkan blok waktu berkala untuk secara kolektif meninjau komponen dan standar sistem desain Anda. Dan jangan lupa meninjau tujuan bisnis Anda secara keseluruhan, inisiatif pemasaran, dan pembaruan produk atau layanan untuk memastikan sistem desain Anda melakukan apa yang seharusnya dilakukan: membantu tim Anda berkembang di tengah lanskap yang terus berubah.

Bangun sistem desain dan email Anda di satu tempat

Butuh tempat untuk memulai sistem desain email Anda sendiri? Kami parsial (pun intended) untuk Perpustakaan Desain di Litmus. Perpustakaan Desain adalah satu tempat terpusat untuk menyimpan, mengatur, dan menguji QA aset merek Anda, modul, dan template untuk pembaruan yang lebih mudah. Kemudian akses komponen Anda dengan cepat dan buat email dengannya di Visual Editor. Cobalah Litmus hari ini!

Coba gratis selama 7 hari →