5 Strategi Efektif untuk Email Pengingat Acara

Perencanaan acara bukan untuk orang yang lemah hati. Bagian yang paling menegangkan juga yang paling penting: membuat orang ingin muncul (secara langsung atau digital). Untuk mendapatkan RSVP tersebut, Anda harus memiliki kampanye email yang indah dan menarik.

Bagian penting dari kampanye itu adalah email pengingat acara , yang membuat pendaftar tetap tertarik, memberikan informasi acara penting, dan membantu membawa putaran final RSVP.

Posting hari ini adalah tentang 5 tip desain email teratas kami untuk membuat email pengingat acara Anda bernyanyi !

Apa yang harus disertakan dalam email pengingat acara apa pun

Sebagai tindak lanjut dari undangan awal Anda, email pengingat tidak perlu sedetail undangan asli Anda, namun berikut adalah beberapa detail penting yang ingin Anda sertakan:

• APA : Mengingatkan pendaftar atau calon pendaftar apa acaranya. Sertakan info ini: judul acara, tagline, dan nama penyaji, jika relevan.
• KAPAN : Selalu sertakan tanggal dan waktu—dan zona waktu, terutama untuk acara web!
• DI MANA : Berikan alamat untuk acara tatap muka, bersama dengan informasi transit yang relevan.
• CARA DAFTAR ATAU BAGIKAN : Jika email pengingat Anda menyenggol audiens yang belum berkomitmen, pastikan masih mudah untuk mendaftar. (Petunjuk: pikirkan tombol CTA yang dioptimalkan). Jika Anda menghubungi mereka yang sudah RSVP, permudah mereka untuk berbagi dengan teman.
• CARA MENDAPATKAN INFORMASI LEBIH LANJUT : Email pengingat pendek, jadi pastikan Anda menautkan ke halaman arahan dengan lebih detail.
• BAGAIMANA MENJAWAB PERTANYAAN : Bagaimana jika seseorang ingin mengubah RSVP, mengundang teman, atau memiliki pertanyaan tentang tempat? Pastikan untuk menyertakan informasi kontak atau tautan ke halaman FAQ.

1. Jaga agar pesan tetap singkat

Email pengingat ramah dari Majelis Umum ini adalah contoh sempurna bagaimana kesederhanaan dapat meningkatkan komunikasi. Pesannya sangat sederhana, tetapi mencakup semua informasi yang dibutuhkan pendaftar.

Hal yang hebat tentang email ini adalah kemungkinan itu adalah template yang dibuat sebelumnya. Teks header ekstra besar, ilustrasi, dan informasi footer semuanya dapat didaur ulang dari satu pengingat ke pengingat berikutnya .

Cukup perbarui waktu dan lokasi acara , dan email siap dikirim. Memiliki template seperti ini yang tersedia jelas merupakan cara cerdas untuk merampingkan alur kerja Anda.

Punchbowl, situs undangan digital, juga telah membuat template sistem email pengingatnya. Seperti General Assembly, keterbacaan email dibantu oleh tata letak putih yang sederhana , teks langsung yang jarang digunakan, dan penyertaan hanya informasi yang paling penting.

Untuk peserta yang sudah mendaftar dan siap untuk pergi, anggap email pengingat Anda sebagai dorongan ramah. Anda tidak perlu menyertakan deskripsi acara yang panjang dalam email; hanya memudahkan pembaca untuk mengklik untuk info lebih lanjut.

2. Masih ada tempat terbuka? Insentif undangan teman menit terakhir

CourseHorse mengkurasi acara lokal dan membuatnya mudah ditemukan untuk mendaftar. Selain email pengingat yang dikirim beberapa hari sebelum kursus dimulai, CourseHorse juga mengirimkan email insentif untuk membantu mengisi kursi kosong . Berikut ini contohnya:

Sebuah konsep yang cerdas, bukan? Dan desain email membantu menariknya: tajuk memperjelas tentang apa pesannya, informasi utama tercantum pada baris terpisah, dan tombol CTA yang tebal membuat tindakan berdasarkan insentif menjadi mudah.

Kami akan merekomendasikan hanya beberapa perbaikan desain : mengoreksi gambar buram di header (perbaikan mudah) dan memberikan gambar stok sedikit cinta melalui penyesuaian sederhana. Namun, secara konseptual, ini adalah taktik yang sangat baik untuk dicoba ketika Anda perlu mengisi kursi kosong di menit-menit terakhir!

3. Simpan info penting di atas, di atas gambar

Pengingat acara yang efektif tidak memungkinkan untuk mengabaikan informasi penting, jadi detail seperti nama acara, tanggal, dan lokasi harus selalu dicantumkan dalam teks HTML (sehingga selalu muncul) dan ditampilkan pada baris terpisah (tidak hilang di badan paragraf ).

Social Media Week melakukan hal itu dalam contoh di bawah ini. Tapi apa yang membuat email pengingat istimewa adalah bahwa detailnya disajikan di atas gambar latar belakang. Taktik tersebut memungkinkan SMW untuk menampilkan detail utama "di atas flip" alih-alih di bawah gambar.

Merek menggunakan hamparan teks sepanjang waktu dengan gambar, tetapi yang penting di sini adalah bahwa desain SMW menyertakan teks langsung di atas gambar, bersama dengan tombol CTA antipeluru. Dengan cara ini, detail akan tetap muncul , meskipun pembaca telah menonaktifkan tampilan gambar, atau jika gambar tidak dimuat. Kami tidak melihat teknik ini sering digunakan dalam email, tetapi ini adalah cara yang ampuh untuk mengoptimalkan pesan Anda.

4. Sertakan peta untuk acara tatap muka

Hal terakhir yang Anda inginkan di acara tatap muka adalah kebingungan di antara peserta tentang bagaimana menuju ke sana . Jika ada sesuatu yang unik tentang lokasi Anda—seperti menghabiskan waktu melewati keamanan, menunggu lift, atau parkir di sekitar blok—sertakan dalam email pengingat acara Anda. Satu cara dasar namun penting untuk membuat perjalanan ke acara lebih mudah bagi peserta? Cukup sertakan peta. Pakar acara Eventbrite menyertakan peta di semua email pengingatnya, seperti ini:

Eventbrite juga menyertakan fitur add-to-calendar, yang merupakan cara cerdas untuk membantu pendaftar memasukkan acara ke kalender mereka —dan meningkatkan kemungkinan mereka mengingat untuk hadir.

5. Optimalkan baris subjek Anda

Ah, baris subjek lama yang bagus. Pemasar email menderita karena menulis dan memilih yang sempurna. Dan tidak heran: sekitar 35% pelanggan memutuskan apakah akan membuka email Anda atau tidak berdasarkan baris subjek saja .

Kabar baiknya: pendaftar untuk suatu acara mungkin lebih cenderung membuka email pengingat acara Anda karena mereka sudah terlibat dalam pendaftaran. Namun, memastikan email Anda menonjol dengan baris subjek yang solid adalah kunci untuk memastikan email pengingat Anda melakukan tugasnya. Berikut ini contoh baris subjek email pengingat:

• Anda memiliki kelas yang akan datang!
• Pengingat untuk Pengenalan Lokakarya Manajemen Proyek
• Pengingat untuk Pawai Wanita di NYC
• Pengingat Acara: Suatu Malam dengan Ray LaMontagne
• Pengingat: Safari Ulang Tahun Seth!
• Pengingat — Anda Diundang! Pesan Pesta dengan Lori Weitzner
• [HARI INI] Podcast Langsung: Penghargaan UnSpammy 2016
• [Kesempatan terakhir!] Simpan tempat Anda di Launch a Design Career Summit
• Pengingat: Batas Waktu Pengiriman Event adalah 2 Desember untuk #SMWNYC tahun 2017

Perhatikan trennya? Berikut adalah takeaways kami:

• Sertakan kata REMINDER di baris subjek. Ini transparan dan jelas.
• Beri nama acara—dan nama tamu unggulan—jika ada.
• Buat baris subjek muncul dengan tanda kurung teks dan/atau menggunakan huruf besar semua.

Kesimpulan

Merancang email pengingat acara yang bagus tidak harus rumit! Semakin jelas dan ringkas Anda bisa, semakin baik. Dan, jika Anda membuat template, mengirim email pengingat acara bisa sangat mudah.

Rancang dalam editor BEE drag-n-drop MailUp dalam hitungan menit. Tidak diperlukan pengetahuan HTML, plus email Anda akan responsif seluler. Daftar untuk uji coba gratis!