Cara Menulis Email Faktur [Template Gratis]

Mengetahui cara menulis email faktur adalah faktor penting untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu. Tujuan utama Anda adalah memberi tahu penerima apa yang Anda inginkan dengan cara yang jelas, ringkas, dan sopan. Biasanya dikirim sebagai lampiran, Anda memerlukan template faktur email standar untuk dijadikan sebagai surat lamaran singkat dan merampingkan efisiensi Anda.

Di Twilio SendGrid, kami memiliki praktik terbaik Penulisan Email 101 dan template gratis untuk menghemat waktu dan sakit kepala dengan tugas penting Anda sehari-hari. Lanjutkan membaca untuk tip tentang email faktur, khususnya, serta template email faktur gratis yang dapat Anda gunakan segera. Kami juga memasukkan template email bonus untuk pengingat faktur dan faktur yang telah lewat jatuh tempo.

Kiat untuk menulis email faktur

Dengan template email kami untuk faktur, Anda tidak perlu lagi menulis tip. Cukup isi bagian yang kosong untuk mempersonalisasi dan membuat email siap kirim yang sempurna! Namun, demi ketelitian, kami akan menyertakan beberapa poin di sini untuk menjelaskan mengapa kami memilih templat faktur dan tanda terima khusus ini.

Cegah kejutan dengan harga transparan dan korespondensi reguler

Bahkan dengan template yang sempurna, reaksi terhadap email faktur Anda bisa negatif. Anda dapat menghindari penundaan dan ketidakpuasan dari klien Anda dengan berkomitmen pada transparansi dalam struktur harga Anda dan mengomunikasikan perbedaan ekspektasi sebelumnya. Jika ada perubahan besar pada total yang diantisipasi, Anda harus mengirim email awal yang menjelaskan mengapa faktur yang akan datang menyimpang dari jumlah yang telah disepakati sebelumnya.

Lebih baik lagi, jika Anda melihat hambatan untuk memenuhi akhir kontrak Anda seperti yang direncanakan, jeda aktivitas Anda dan diskusikan opsi dengan klien untuk menghilangkan kejutan anggaran yang berlebihan.

Jaga agar email Anda tetap sederhana namun ramah

Meskipun tujuan email Anda adalah untuk mendapatkan bayaran, semua jenis korespondensi reguler dengan klien adalah peluang untuk mempererat hubungan. Anda tidak perlu membicarakan rencana akhir pekan Anda atau bertanya kepada klien Anda makan malam apa malam ini. Namun, Anda ingin mempersonalisasi email dengan nama klien, mengungkapkan rasa terima kasih atas bisnis tersebut, dan memberikan informasi yang cukup agar klien Anda merasa nyaman dengan transaksi tersebut. Anda akan melihat template kami menggunakan bahasa yang sederhana dan mengungkapkan poin-poin ini dalam kalimat sesedikit mungkin.

Rencana untuk kemungkinan

Mengejar pembayaran adalah kenyataan yang tidak menguntungkan bagi banyak orang yang mengirim email faktur. Bahkan orang-orang jujur ​​pun sibuk, pelupa, dan mungkin menyulap banyak kewajiban keuangan. Belum lagi, email dapat masuk ke folder spam atau masuk ke kotak masuk yang salah. Anda dapat mempertimbangkan untuk mengirim faktur sebulan sebelum tanggal jatuh tempo, dengan pengingat ramah yang dikirim 1 atau 2 minggu sebelumnya jika Anda belum segera menerima pembayaran untuk faktur tersebut.

Selain itu, Anda mungkin perlu membuat satu atau dua templat faktur lewat jatuh tempo untuk mempersiapkan waktu ketika klien tidak segera membayar. Email faktur lewat jatuh tempo cenderung sedikit lebih formal dan tegas dengan tetap menjaga kesopanan.

Mengapa menggunakan template email faktur?

Email bisnis tidak boleh lebih dari 5 menit untuk dikirim. Jika dibutuhkan lebih lama dari itu, atau jika Anda mengirimkan banyak faktur, tidak ada pengganti untuk templat tanda terima faktur yang cepat dan mudah yang mengurangi waktu ini hingga 30 detik atau kurang.

Pekerja lepas dan pemilik usaha kecil sering kali berjuang untuk mendapatkan bayaran tepat waktu. Meskipun ada banyak penyebab penundaan, templat faktur email yang mudah dipahami umumnya membutuhkan perhatian lebih, memperjelas persyaratan pembayaran, dan mengurangi banyak kerumitan ini.

Template email untuk faktur

Idealnya, Anda akan membuat faktur aktual sebagai PDF yang dapat diunduh yang memudahkan klien untuk mencetak, menyimpan, dan mengunggah ke perangkat lunak akuntansi mereka. Template email kirim faktur berikut dapat disesuaikan untuk bisnis Anda dan dimasukkan ke dalam baris subjek dan isi email.

Template email standar untuk faktur

Baris subjek: Faktur #[NUMBER] untuk [PRODUCT/SERVICE] jatuh tempo pada [DATE]

Hai [NAMA KLIEN],

Aku harap kamu baik baik saja. Harap lihat faktur terlampir #[NUMBER] untuk [PRODUCT/SERVICE] yang jatuh tempo pada [DATE]. Jangan ragu untuk menghubungi jika Anda memiliki pertanyaan.

Salam Hormat,

[NAMA & TANDA TANGAN EMAIL ANDA]

BONUS – Template pengingat email faktur tindak lanjut

Baris subjek: Faktur #[NUMBER] untuk [PRODUCT/SERVICE] akan segera jatuh tempo pada [DATE]

Hai [NAMA KLIEN],

Aku harap kamu baik baik saja. Ini adalah pengingat ramah bahwa faktur terlampir #[NUMBER] untuk [PRODUK/LAYANAN] jatuh tempo dalam [FRAME WAKTU] pada [TANGGAL]. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.

Terima kasih atas bisnis Anda,

[NAMA & TANDA TANGAN EMAIL ANDA]

BONUS – Template email faktur lewat jatuh tempo #1

Baris subjek: Faktur jatuh tempo #[NUMBER] untuk [PRODUCT/SERVICE] jatuh tempo pada [DATE]

Yang terhormat [NAMA KLIEN],

Aku harap kamu baik baik saja. Kami belum menerima pembayaran untuk faktur #[NUMBER] untuk [PRODUCT/SERVICE], yang telah jatuh tempo [NUMBER] hari yang lalu pada [DATE]. Harap beri tahu kami kapan kami dapat menerima pembayaran, dan jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah.

Salam Hormat,

[NAMA & TANDA TANGAN EMAIL ANDA, TERMASUK NOMOR TELEPON]

BONUS – Template email faktur lewat jatuh tempo #2

Baris subjek: Faktur #[NUMBER] untuk [PRODUK/LAYANAN] **TETANG WAKTU**

Yang terhormat [NAMA KLIEN],

Terlampir adalah faktur untuk [PRODUK/LAYANAN] yang diberikan pada [TANGGAL LAYANAN/PENERIMAAN], yang jatuh tempo pada [TANGGAL TANGGAL].

Harap dicatat bahwa biaya keterlambatan sebesar [AMOUNT] akan berlaku, dan jumlah total yang harus dibayar sekarang adalah [TOTAL].

Pembayaran dapat diterima melalui PayPal, Venmo, Apple Pay, atau di [WEB PORTAL LINK].

Jika Anda mau, Anda dapat mengirimkan cek yang dibuat ke [NAMA ATAU BISNIS ANDA] ke:

[ALAMAT BISNIS].

Tolong beri tahu saya kapan harus menunggu pembayaran dan jika ada pertanyaan atau masalah tambahan.

Terima kasih,

[NAMA & TANDA TANGAN EMAIL ANDA, TERMASUK NOMOR TELEPON]

Cara mengirim faktur melalui email

Setelah Anda memiliki template, mudah untuk mengirim faktur melalui email dengan:

• Menambahkan baris subjek standar sehingga klien dapat dengan mudah melihat dan menemukannya
• Memasukkan template ke badan email
• Menyesuaikan bidang terbuka dari template
• Melampirkan faktur tertunda dengan mengklik simbol klip kertas dan mencari file
• Mengoreksi email untuk memastikan Anda tidak melewatkan kolom apa pun
• Mengirim sekarang atau menjadwalkan waktu melalui antarmuka pemrograman aplikasi (API) Anda

Kami sangat menyarankan untuk menggunakan API seperti Twilio SendGrid sebagai bagian dari proses Anda, karena Anda dapat mendesain template, menguji variasi, menjadwalkan email secara otomatis, dan melacak respons. Jika Anda menjalankan bisnis untuk diri sendiri, Anda akan menemukan berbagai macam sumber daya di situs kami, termasuk template email tanda terima pembelian eceran gratis yang menghemat waktu dan kerumitan bagi pekerja lepas dan pemilik bisnis yang sibuk.

Kirim email faktur bisnis Anda dengan Twilio SendGrid

Twilio SendGrid menawarkan platform intuitif yang mudah untuk membuat template dan mengirim email faktur. Kami menyediakan dasar bagi Anda untuk membangun kampanye email yang sukses dalam skala besar, termasuk membuat, menguji, dan melacak faktur untuk banyak klien.

Dengan mengotomatiskan lebih banyak proses Anda, Anda akan memastikan email faktur bisnis Anda memenuhi standar yang sesuai dan terkirim tanpa kesalahan, memungkinkan Anda untuk memfokuskan perhatian dan upaya Anda untuk menambah nilai pada bisnis Anda. Kunjungi halaman API Email kami untuk mempelajari lebih lanjut!