Cara Meningkatkan Waktu Respons Email Anda

Tidak ada yang lebih berharga daripada mengirimkan tanggapan cepat kepada pelanggan yang bermasalah. Mengirim balasan cepat memiliki banyak keuntungan.

Pelanggan yang menerima respons instan merasa puas dengan layanan Anda. Jika mereka harus membuat keputusan terkait pemilihan produk atau layanan, mereka dapat memutuskan lebih cepat. Jika mereka menghadapi masalah dan dukungan diberikan kepada mereka dengan cepat, mereka akan memuji layanan pelanggan purna jual perusahaan. Selain itu, tingkat respons yang cepat pada email berarti nama perusahaan Anda tetap segar di benak pengguna.

Mari kita bahas cara meningkatkan tingkat respons email Anda.

Siapkan Respons Email Otomatis untuk Pertanyaan Umum

Jadi, misalnya jika calon pelanggan bertanya berapa lama waktu pengiriman produk, mereka dapat dikirimi balasan standar terkait waktu pengiriman. Saat membuat respons otomatis, sesuaikan pesan email dengan detail pelanggan.

Dalam hal ini, nomor pelacakan pesanan harus disertakan dalam email. Demikian pula, menambahkan alamat pelanggan di email akan meningkatkan kepuasan pengguna.

Gunakan Alat Email Yang Berfungsi Menggunakan Kecerdasan Buatan

Alat kecerdasan artifisial memanfaatkan pemrosesan bahasa alami untuk melakukan analisis sentimen.Dengan membaca isi email, alat tersebut dapat mengklasifikasikan nada pelanggan.Jika pengirim tidak puas, mereka dapat dikirimi tanggapan yang relevan. Misalnya, jika pelanggan mengirim email yang mengatakan layanan buruk maka mereka dapat dikirimi tanggapan permintaan maaf atau mungkin hadiah gratis.

Perwakilan layanan pelanggan biasanya membutuhkan banyak waktu untuk memikirkan tanggapan yang tepat terutama jika suasana hati pelanggan sedang buruk. Di sisi lain, alat AI dapat mengirimkan respons langsung dengan mencari respons yang paling sesuai dari database.

Selain menganalisismaksud pesan, email dapat dikategorikan berdasarkan konten dan baris subjeknya. Dengan mengelola email dengan AI , penandaan otomatis dapat dilakukan. Dengan cara ini akan lebih mudah untuk menyortirnya dan dapat diteruskan ke departemen terkait.

Alat membantu dalam membuat alur kerja. Misalnya, alur kerja dapat merutekan email menurut jenis subjek. Setiap perwakilan layanan pelanggan dapat ditugaskan pada subjek email tertentu. Namun, hal ini menimbulkan ancaman pekerjaan yang monoton bagi karyawan.

Perjelas Tanggung Jawab Setiap Anggota Tim

Tetapkan email ke anggota tim yang ditunjuk. Seharusnya tidak ada kebingungan siapa yang menjawab email. Email dibiarkan tidak terjawab saat anggota tim berpikir bahwa orang lain mungkin membalas email pelanggan.

Untuk dukungan pelanggan yang berkelanjutan, pekerjakan orang di zona waktu yang berbeda. Perwakilan harus ditugaskan untuk menjawab pertanyaan Anda setiap saat. Untuk merespons lebih cepat, perwakilan harus menggunakan template bawaan dan memodifikasinya sesuai kebutuhan.

Pekerjakan orang yang berdedikasi untuk memberikan dukungan melalui email. Jika perwakilan bertanggung jawab untuk memberikan dukungan melalui telepon dan email, maka perhatian mereka akan dialihkan. Jika Anda tidak menggunakan alat otomatis,tingkat respons yang cepat dimungkinkan jika anggota tim berfokus pada email.

Gunakan Alat Pemeriksa Ejaan

Saat mengirimkan email profesional, penting untuk menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar. Sekalipun keterampilan bahasa perwakilan luar biasa, manusia membuat kesalahan. Memiliki ekstensi alat tata bahasa akan memastikan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa. Email siap dikirim dalam waktu yang lebih singkat dengan bantuan alat.

Anda tidak ingin membuat kesalahan seperti menulis "shiping" bukan "shipping" atau "order" bukan "order". Dengan kata lain,alat ini membantu mengirimkan tanggapan email yang cepat sambil memastikan nada dan bahasanya konsisten dan profesional.

Rekrut Orang Dengan Keterampilan Analitik Hebat

Pelanggan mengirim email dari semua ukuran. Perwakilan dukungan pelanggan mungkin tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang. Membaca cepat atau membaca sekilas adalah keterampilan yang berharga.

Tingkat respons yang cepat bergantung pada seberapa efisien perwakilan dukungan pelanggan menganalisis masalah dan mengirim balasan .Tentu saja, kecepatan membalas juga bergantung pada seberapa cepat perwakilan dapat mengetik. Perwakilan akan menjadi ahli karena mereka mendapatkan lebih banyak pengalaman dalam pekerjaan itu.

Aturan praktisnya adalah jangan menyerahkan seluruh pekerjaan menanggapi email ke karyawan baru. Pemula cenderung memiliki banyak pertanyaan. Mengonfirmasi jawaban dari manajer atau anggota tim lainnya akan memakan waktu, yang pada gilirannya akan memperlambat tingkat respons. Seorang pemula harus selalu bekerja sama dengan perwakilan pelanggan senior.

Buat Basis Pengetahuan yang Luas

Tidak mungkin perwakilan layanan pelanggan mengingat solusi untuk semua pertanyaan dengan hati – terutama, jika dia adalah bagian dari perusahaan teknis. Artikel basis pengetahuan harus mudah diakses.

Tim yang membuat artikel dan dokumentasi perlu memberikan nama yang mendetail. Contoh dari konvensi penamaan seperti itu adalah, "kebijakan pengiriman - klien lokal - versi terbaru".

Idealnya, harus ada bilah pencarian tempat kata kunci dapat dicari. Perwakilan pelanggan dapat langsung mencari artikel paling relevan yang berisi solusi untuk pertanyaan pelanggan.

Response Rate Time Pentingnya SEO Link Building

Untuk tim pengoptimalan mesin telusur (SEO) yang menjangkau situs web posting tamu, tanggapan cepat dapat sangat meningkatkan upaya membangun tautan mereka. Tingkat respons yang cepat berarti:

• Proses mendapatkan tautan lebih cepat – menghasilkan kolaborasi yang lebih cepat dengan tim konten untuk membuat draf artikel dan menerbitkannya.
• Jika webmaster tidak tertarik untuk berkolaborasi, lebih baik ditolak daripada di-ghosting.

Tingkat respons cepat membuat pembuat tautan termotivasi untuk menjangkau lebih banyak orang.

Bayangkan betapa mengecewakannya jika Anda menghabiskan waktu membuat daftar prospek, menyusun email khusus untuk masing-masing prospek dan masih belum mendapatkan tanggapan dari mereka.

Mengirim konten yang ditargetkan membantu meningkatkan upaya SEO dengan cara berikut:

1. Pelanggan mengirimi Anda email yang menanyakan tentang produk atau layanan tertentu.
2. Anda menanggapi mereka dengan mengirimkan artikel blog atau help desk yang relevan dari situs web.
3. Situs web Anda mengalami peningkatan lalu lintas (karena konten ditargetkan, pengguna cenderung tetap berada di halaman web untuk waktu yang lebih lama dan rasio pentalan rendah).
4. Google menganggap halaman web cocok dengan maksud pengguna dan memindahkan halaman web lebih tinggi di halaman hasil pencarian.

Bagaimana Email Membantu Dengan SEO

Artikel ini membahas cara mengirim respons cepat melalui email. Pertanyaannya adalah, apakah itu memengaruhi SEO? Mari kita bagi jawabannya menjadi dua kategori.

Mengirim Email ke Pelanggan Potensial

Pemasaran email adalah saluran akuisisi pelanggan yang sangat penting. Jika seseorang belum pernah mendengar tentang perusahaan Anda atau jika mereka lupa nama perusahaan Anda, mereka dapat langsung mencari Anda di mesin pencari.

Baca: Bagaimana pemasaran email dapat membantu meningkatkan hasil SEO Anda menggunakan video

Jika situs web atau aplikasi Anda berkinerja baik dalam hal SEO, maka merek Anda akan muncul di hasil teratas. Dengan cara ini lalu lintas di situs web atau aplikasi Anda akan meningkat dan secara langsung menghasilkan tingkat konversi yang meningkat. Penting untuk diingat bahwa SEO bukanlah layanan mandiri tetapi juga membantu mengarahkan lalu lintas melalui saluran lain.

Mengirim Email ke Pelanggan yang Ada

Sebagai perusahaan, Anda memiliki alamat email pelanggan yang sudah ada. Jika seseorang telah mendaftar untuk buletin Anda, mereka dapat dikirimi pembaruan rutin tentang diskon, promosi khusus, konten informatif, produk atau layanan baru.

Lalu lintas yang ditargetkan memiliki kemungkinan konversi yang lebih besar juga.

Jika pelanggan lama mengirimkan masalah tertentu kepada Anda, mereka dapat dikirimi tautan ke konten di situs web yang terkait dengan masalah mereka.

Untuk perusahaan besar, buletin juga dapat dikategorikan ke dalam topik yang berbeda. Pelanggan potensial dan yang sudah ada dapat mendaftar untuk topik khusus yang mereka minati. Dengan cara ini, situs web merek Anda akan mulai mendapatkan lalu lintas berguna yang akan membantu upaya SEO .

Tujuan dari SEO adalah untuk menciptakan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan.Meskipun kepuasan pengguna tidak terkait langsung dengan SEO, layanan pelanggan terbaik akan menghasilkan pemasaran dari mulut ke mulut. Orang-orang akan mencari nama merek Anda dan tinggal lebih lama di halaman web, yang merupakan kemenangan tersendiri.