Segmentasi Email untuk Lembaga Nonprofit

Saya bekerja dengan organisasi nirlaba selama hampir satu dekade sebagai bagian dari karir di bidang pemasaran, komunikasi, dan jurnalisme. Dan direktur dan pemimpin pengembangan yang sukses di hampir setiap badan amal yang saya tahu memprioritaskan hubungan.

Itu karena hubungan adalah hubungan antara orang-orang yang membantu lembaga nirlaba mengumpulkan sumbangan penting dan dukungan tak tergoyahkan untuk misi mereka. Itu sebabnya kami pergi makan siang dengan prospek, mengadakan acara khusus untuk anggota dewan, dan berhenti sejenak dari apa yang kami lakukan ketika donor besar mampir ke kantor.

Anda ingin orang tahu bahwa Anda peduli dan berbagi nilai dan misi yang sama seperti mereka.

Tapi hanya ada begitu banyak makan siang dalam seminggu. Anda juga perlu mengintegrasikan pemasaran digital untuk menjangkau pendukung Anda. Email langsung adalah salah satu metode yang paling efektif, jika dilakukan dengan benar.

"Dear NAMA ANDA DI SINI" tidak cukup baik. Anda tidak dapat membangun hubungan tanpa personalisasi yang penuh perhatian.

Untuk membuat pendukung Anda merasa seperti anggota khusus komunitas amal Anda, Anda perlu mengintegrasikan praktik pemasaran yang dikenal sebagai segmentasi email. Penyempurnaan dalam kampanye email langsung Anda ini dapat melipatgandakan keterlibatan penerima email Anda, dan ini tidak serumit yang Anda bayangkan.

Dengan segmentasi email untuk lembaga nonprofit, daftar Anda dapat dibagi menjadi grup atau segmen yang berbeda. Anda dapat menyesuaikan pesan Anda agar sesuai dengan setiap grup, memberi setiap orang alasan yang jelas untuk membuka email Anda dan merespons dengan satu klik.

Siap untuk mempelajari lebih lanjut? Panduan ini akan membantu Anda memahami praktik terbaik segmentasi daftar lembaga nonprofit dengan cepat — sehingga Anda dapat kembali membuat perbedaan di komunitas Anda.

Apa itu "segmen" email?

Di dunia real estat, orang selalu berbicara tentang "lokasi, lokasi, lokasi". Dalam pemasaran dan pembangunan hubungan pelanggan, ini adalah "pemirsa, pemirsa, pemirsa". Dengan kata lain, Anda perlu membuat pesan yang tepat dan menggunakan gambar yang paling relevan untuk terhubung dengan demografi tertentu.

Segmen email, kemudian, pada dasarnya adalah audiens target kecil yang dipisahkan dari seluruh daftar email Anda untuk menyesuaikan konten Anda hanya untuk mereka. Misalnya, sekelompok warga lanjut usia yang tinggal di komunitas pensiunan akan merespons secara dramatis secara berbeda terhadap permintaan tertentu daripada segelintir Milenial lajang yang tinggal di pusat kota.

Namun, segmen email tidak hanya dipisahkan berdasarkan usia atau lokasi. Anda dapat memilih untuk membagi daftar email Anda ke dalam grup yang berbeda dengan cara yang dirancang khusus yang paling sesuai untuk organisasi Anda.

Mengapa lembaga nonprofit harus menggunakan segmentasi daftar email?

Dalam hal efektivitas segmentasi daftar email, tidak masalah apakah organisasi Anda nirlaba atau nirlaba — setiap bisnis harus mengelompokkan daftar email mereka. Berikut adalah dua alasan utama:

1. Lebih banyak orang akan membuka email Anda.

Jika Anda belum pernah menganalisis backend dari penyedia layanan email langsung Anda, Anda mungkin akan terkejut. Jika Anda mendapatkan atau di atas rata-rata rasio terbuka 20,57% untuk organisasi nirlaba, Anda berhasil! Tapi itu berarti 80% mungkin kehilangan apa yang ingin Anda bagikan. Segmentasi email membantu meningkatkan statistik ini untuk Anda.

2. Lebih banyak orang akan terlibat dengan pesan Anda.

Hubungan adalah jalan dua arah. Anda ingin orang mengklik, mengirim email, membaca, mengunduh, menelepon, atau — yang paling penting — menyumbang. Saat Anda membagi daftar email Anda ke dalam grup yang berbeda, orang-orang tahu Anda berbicara langsung dengan mereka dan kemungkinan besar akan merespons.

Cara berkomunikasi dengan segmen Anda

Sekarang, Anda mungkin sudah menemukan cara untuk mengelompokkan daftar email Anda. Berikut adalah beberapa dari tahun-tahun saya di organisasi nirlaba, dengan saran tentang cara terbaik untuk berkomunikasi dengan masing-masing:

Anggota dewan

Ini adalah penghubung pengembangan terbaik Anda dengan teman-teman berkantong tebal yang siap mendukung misi Anda. Batasi komunikasi hanya pada artikel dan foto yang menyenangkan, undangan ke acara khusus, buletin elektronik, dan informasi penting yang perlu diketahui yang diperlukan bagi mereka untuk membuat keputusan. Ingat: mereka memiliki waktu terbatas, jadi penting untuk langsung ke intinya dengan cepat.

Donatur

Jika seseorang menghadiri acara khusus "pembuat teman" beberapa tahun yang lalu — apakah mereka menawar di lelang diam-diam atau tidak — mereka adalah donor. Periksa laporan tahunan organisasi untuk daftar donor, dan pastikan mereka memiliki segmen sendiri.

Relawan

Orang-orang yang murah hati dan peduli ini adalah jantung dari organisasi nirlaba mana pun. Tunjukkan bahwa Anda menghargai minat dan dedikasi mereka dengan memberi mereka informasi terbaru tentang apa yang terjadi di organisasi Anda.

Anda tidak hanya dapat mengirimi mereka semua pembaruan yang diperoleh anggota dewan, tetapi Anda juga dapat menyertakan survei atau memperbaruinya tentang kebutuhan administratif yang dapat membantu agensi Anda tumbuh lebih kuat. Mereka siap membantu, jadi beri mereka kesempatan untuk melakukannya.

Penerima Layanan

Penting untuk diingat bahwa setiap orang yang mendapat manfaat dari lembaga nonprofit Anda berada pada level yang sama dalam hal mewakili misi Anda di seluruh komunitas. Apakah itu orang tua dalam program sepulang sekolah atau pemilik tanah terdekat untuk inisiatif lingkungan, orang-orang yang mendapat manfaat dari pekerjaan baik Anda bisa menjadi beberapa pendukung paling berharga yang Anda miliki.

Staf

Jangan mengabaikan karyawan yang menghabiskan setiap hari bekerja di organisasi Anda. Beberapa organisasi nirlaba cukup besar atau cukup jauh sehingga komunikasi antar-lembaga dapat terbukti menantang. Mereka yang terlibat dalam pekerjaan internal perlu merasa terinspirasi dan termotivasi untuk melanjutkan pekerjaan, dan Anda ingin berbicara jauh berbeda dengan mereka daripada orang lain.

Bagaimana memulai segmentasi daftar

Terkadang jelas berdasarkan struktur organisasi nirlaba Anda. Misalnya, saya pernah bekerja sebagai direktur komunikasi untuk program sepulang sekolah. Kami memiliki lima lokasi, dengan dewan penasihat untuk setiap lokasi. Sangat mudah untuk membuat segmen email berdasarkan geografi. Cara lain untuk mengelompokkan daftar meliputi:

Menggunakan pengetahuan Anda yang ada

Anda dapat memeriksa silang daftar anggota dewan atau sukarelawan dengan daftar email Anda. Anda dapat mengumpulkan daftar bisnis lokal di kota tertentu melalui keanggotaan Kamar Dagang. Anda juga harus memiliki akses ke direktori staf. Anda mungkin terkejut dengan seberapa jauh pengetahuan institusional dapat membawa Anda.

Teliti perilaku masa lalu

Saat Anda kosong, Anda mungkin dapat menggunakan perangkat lunak donasi atau bahkan spreadsheet pelacakan donasi internal untuk mengenali anggota dari segmen yang berbeda. Jika seseorang menyumbang atau menjadi sukarelawan di masa lalu, Anda dapat menggunakan informasi itu untuk menempatkan mereka di segmen yang tepat.

Lakukan survei

Saya bekerja, menjadi sukarelawan, dan menyumbang untuk banyak organisasi nirlaba selama bertahun-tahun, jadi saya tahu bahwa organisasi dan pencatatan tidak selalu menjadi prioritas. Jika Anda bingung bagaimana memecah daftar kontak Anda, Anda dapat bertanya langsung kepada mereka!

Tidak perlu meminta maaf: Survei email sederhana yang memperingatkan mereka tentang upaya Anda untuk memberikan berita paling penting dan menyenangkan kepada mereka sudah cukup.

Dapatkan pelajaran teknologi

Jika Anda masih sedikit khawatir dengan kemampuan teknis Anda di balik layar, Kontak Konstan telah membantu Anda. Lihat panduan kami tentang cara mengelompokkan daftar email.

Segmentasi email menghemat waktu

Setelah Anda mengetahui backend, Anda akan menemukan bahwa proses ini akan membantu Anda memperbaiki pesan Anda dalam jangka panjang. Anda dapat meningkatkan upaya penggalangan dana dan membuat pendukung Anda tetap terlibat, sambil menghemat waktu yang Anda habiskan untuk membuat pesan umum yang tidak ditargetkan.