9 Cara Umum Karyawan Menghabiskan Waktu dan Uang Dengan Email (Dan Cara Memperbaikinya)

Rata-rata profesional menghabiskan 6 jam sehari untuk memeriksa dan menulis email.

Namun, sebagian besar bisnis tidak tahu apa yang terjadi di kotak masuk tersebut selama waktu itu.

Ini adalah titik buta yang lengkap.

Bagaimana Anda tahu jika karyawan Anda menghabiskan waktu itu secara produktif?

Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan cara menerangi lubang hitam aktivitas email di organisasi Anda, memvisualisasikan aktivitas email organisasi Anda, mengidentifikasi masalah, dan memperbaiki masalah tersebut.

Siap? Mari selami.

Bagaimana Karyawan Membuang Waktu Dengan Email

Sekarang mari kita lihat beberapa cara khusus karyawan membuang waktu di email.

Item ini secara selektif menargetkan kebiasaan, taktik, dan pendekatan tertentu yang paling mungkin merugikan organisasi Anda:

1. Gagal merespons secara tepat waktu.

Profesional mengharapkan waktu respons email yang cepat, dan untuk alasan yang baik:

• Respons yang lambat dapat menghambat tim yang berkolaborasi dalam sebuah proyek dalam utas email, karena setiap orang harus menunggu informasi yang cukup untuk melanjutkan tugas spesifik mereka.
• Perwakilan penjualan secara besar-besaran meningkatkan tingkat konversi semakin cepat mereka merespons prospek masuk baru. Setiap menit yang berlalu tanpa tanggapan menurunkan tingkat konversi secara signifikan. 35-50% penjualan masuk ke vendor yang merespons terlebih dahulu, dan tingkat konversi prospek naik 700% jika Anda merespons dalam waktu satu jam.
• Perwakilan layanan pelanggan dapat membuat pelanggan merasa jauh lebih puas ketika permintaan dukungan mereka ditanggapi dengan cepat, yang meningkatkan loyalitas pelanggan, rujukan, dan tingkat konversi.

Intinya: Anda perlu tahu seberapa cepat rata-rata karyawan Anda menanggapi email yang mereka terima. Untuk perwakilan penjualan dan layanan pelanggan, sangat penting untuk mengetahui seberapa cepat mereka menanggapi setiap utas baru, karena "tanggapan pertama" ini sering kali menunjukkan kesan pertama penerima dalam berurusan dengan perwakilan manusia dari bisnis Anda.

2. Respon malas.

Karyawan Anda juga bisa membuang-buang waktu dan uang jika mereka malas menanggapi email yang mereka terima. Bahkan jika mereka bukan pencetus utas email, mereka tetap harus bertanggung jawab untuk memastikannya dijalankan dan dikelola seefisien mungkin.

Ada beberapa cara respons yang tidak tepat dapat mengganggu produktivitas dan/atau profitabilitas Anda:

• Tanggapan yang tidak memadai. Email yang panjang menimbulkan masalah, tetapi tanggapan singkat juga dapat menyebabkan masalah. Kita semua pernah berurusan dengan orang di kantor yang sepertinya hanya bisa menjawab satu pertanyaan per email, bahkan jika email itu berisi banyak pertanyaan, bukan? Melakukannya akan menghasilkan lebih banyak email daripada yang diperlukan, karena tindak lanjut yang tak terhindarkan untuk mengekstrak informasi yang diperlukan, belum lagi frustrasi di pihak pengirim. Ini tidak produktif bagi siapa pun yang terlibat.
• Perubahan arah. Karyawan juga dapat menyebabkan gangguan jika mereka merespons dengan pesan yang tidak terkait dengan topik utas asli. Jika mereka mengajukan pertanyaan yang tidak relevan, memunculkan informasi dari proyek lain, atau mengubah arah, itu membuat semua orang di thread off.

Intinya: Anda perlu mengetahui waktu respons karyawan Anda untuk mengidentifikasi penanggap yang terus-menerus lambat. Pasangkan informasi ini dengan karyawan yang memiliki rasio email yang diterima sangat tinggi dan waktu respons yang lambat, dan Anda mungkin telah mengidentifikasi pengirim email yang malas.

3. Mengirim email yang tidak perlu.

Kami tidak terlalu memikirkan bagaimana email kami memengaruhi orang lain, sering kali mengirim mereka tanpa pandang bulu, tetapi jika email Anda tidak memiliki tujuan tertentu, atau menawarkan informasi yang berlebihan, itu bisa membuang-buang waktu.

Butuh waktu untuk menulis dan mengirim email, dan di atas semua itu, penerima Anda butuh waktu untuk membaca, menyortir, dan menanggapinya.

Jika bahkan 10 persen email yang dikirim tidak diperlukan, tim Anda akan menghabiskan 10 persen tambahan waktu komunikasi dan uangnya untuk apa-apa.

Jadi apa yang membuat email “perlu?” Pada akhirnya, email harus memenuhi 3 kondisi:

1. Memajukan percakapan. Email perusahaan harus menambahkan sesuatu yang baru ke dalam percakapan, memperkenalkan ide-ide baru, informasi baru, atau perspektif baru.
2. Menjadi profesional penting. Tidak perlu dikatakan lagi bahwa semua email yang dikirim juga harus memiliki kepentingan profesional. Misalnya, mereka harus terkait dengan proyek, tugas, karyawan, klien, atau hal lain yang melibatkan kesuksesan perusahaan. Jelas, ada ruang gerak di sini; melakukan percakapan yang bersahabat atau mengumumkan bahwa ada kue mangkuk di ruang istirahat tidak akan mengurangi produktivitas secara signifikan. Tetapi jika email non-profesional menjadi pola, itu bisa.
3. Mengubah atau memperkuat tindakan orang lain. Email harus melibatkan dua atau lebih pihak; oleh karena itu, informasi dalam email tersebut harus, dengan cara tertentu, mengubah atau memperkuat tindakan orang lain. Misalnya, instruksi, pengingat, atau verifikasi baru semuanya penting untuk diketahui orang lain.

Jika karyawan Anda mengirim email yang tidak memenuhi ketiga persyaratan ini, mereka membuang-buang waktu.

Intinya: Anda perlu tahu siapa yang mengirim email, siapa penerimanya, dan apakah mereka memajukan suatu inisiatif atau menghambatnya.

4. Gagal mengirim email penting.

Dalam beberapa hal yang berlawanan, tetapi sama buruknya, adalah kecenderungan seorang karyawan untuk tidak mengirim email yang diperlukan. Misalnya, mereka mungkin diminta untuk mengirimkan spesifikasi proyek baru kepada anggota lain dari tim mereka, atau mereka mungkin diharapkan untuk menanggapi pertanyaan tentang kemajuan mereka dalam sebuah proyek.

Sekilas, ini tampak berlawanan dengan intuisi; jika seorang karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu membaca dan menyusun email, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan mereka sendiri. Namun, Anda harus memasukkan waktu yang mereka buang dengan cara lain.

Misalnya, jika tim tidak diperbarui dengan spesifikasi terbaru pada suatu proyek, mereka dapat terus bekerja tanpa menyadari perubahan penting pada arah. Jika seorang karyawan tidak mengonfirmasi bahwa mereka telah menerima pesan, hal itu dapat mengakibatkan miskomunikasi atau meminta pengirim asli untuk mengirim check-in, pengingat, atau tindak lanjut.

Tangkapannya di sini adalah bahwa email yang tidak terkirim lebih sulit untuk disaksikan dan dikenali. Saat Anda mendapatkan email frustasi yang mengulang informasi, Anda akan segera menyadarinya. Ketika Anda tidak mendapatkan email yang mungkin seharusnya Anda miliki, Anda tidak akan tahu sampai lama setelah Anda seharusnya menerimanya.

Untungnya, Anda dapat menggunakan indikator sekunder untuk mengetahui karyawan mana yang paling mungkin terlibat dalam kebiasaan buruk ini; jika Anda melihat seorang karyawan mengirim email jauh lebih sedikit daripada rekan dekat mereka, mereka mungkin menghambat komunikasi seluruh tim.

Intinya: Anda perlu mengetahui volume email yang dikirim dan diterima oleh setiap karyawan Anda. Karyawan yang mengirimkan volume yang jauh lebih rendah daripada yang lain dapat menghambat tim Anda.

5. Mengirim email ke terlalu banyak (atau salah) penerima.

Masalah potensial lainnya adalah masalah yang dapat berdiri sendiri atau memperumit masalah lain yang diketahui: mengirim email ke terlalu banyak penerima.

Ada beberapa masalah di sini:

• Pembaca yang salah atau tidak perlu. Masalah utama di sini adalah siapa pun yang menerima email dan tidak perlu membacanya akan membuang waktu untuk membacanya. Mereka mungkin mengarungi paragraf sebelum menyadari bahwa email tersebut tidak memiliki item tindakan untuk mereka lakukan. Lebih buruk lagi, mereka mungkin secara keliru percaya bahwa mereka perlu mengambil tindakan padahal sebenarnya tidak, dan menghabiskan waktu melakukan pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu mereka lakukan.
• Multiplikasi perhatian. Selanjutnya, ingatlah bahwa total waktu (dan karena itu uang) yang dibutuhkan sebuah email akan dikalikan dengan jumlah orang yang membacanya. Setiap orang dalam rantai tersebut memperbesar biaya email, jadi Anda sebaiknya menjaga semuanya tetap bersih.
• Peningkatan kompleksitas benang. Membuka pintu untuk lebih banyak penerima juga membuka pintu untuk lebih banyak balasan. Dalam banyak kasus, ini berarti utas akan menjadi jauh lebih panjang, tidak teratur, dan lebih kompleks, terutama jika itu adalah topik yang memerlukan diskusi. Jika Anda benar-benar perlu melibatkan beberapa orang dalam diskusi, rapat lebih disukai daripada rangkaian email, di mana tanggapan dapat dengan mudah hilang atau rusak.

Secara umum, Anda hanya ingin mengirim email ke orang yang perlu membacanya.

Anda tergoda untuk menggunakan CC lebih sebagai ukuran kehati-hatian—lagi pula, hanya perlu satu klik, dan Anda dapat melindungi diri dari siapa pun yang Anda lupakan.

Tetapi jika karyawan Anda biasanya menyertakan lebih banyak orang daripada yang seharusnya, mereka akan membuang waktu semua orang di utas itu.

Intinya: Anda perlu mengetahui utas email apa yang terjadi dalam organisasi Anda, siapa peserta di utas tersebut, dan seperti apa tingkat partisipasi utas tersebut. Orang yang terlibat dalam utas yang tidak berpartisipasi dalam percakapan kemungkinan telah ditambahkan secara tidak perlu, dan membuang-buang waktu mereka untuk mengikuti utas.

6. Mengirim email pribadi dengan akun email kantor mereka.

Karyawan biasanya mengirim email pribadi dari akun email bisnis mereka, dan ini menimbulkan masalah besar – dan risiko – untuk bisnis.

Karyawan pada jam tersebut bertindak sebagai perwakilan resmi dari bisnis mereka, sehingga komunikasi yang dikirim dari alamat email yang salah dapat dianggap sebagai komunikasi resmi, jika tidak dimaksudkan.

Selain itu, ini juga merupakan cara umum jaringan komputer perusahaan terinfeksi malware atau virus; karyawan menjadi ceroboh tentang dengan siapa mereka melakukan email, dan dari komputer atau akun email apa.

Intinya: Anda perlu mengetahui dari mana sumber email yang diterima dan dikirim oleh karyawan Anda, sehingga Anda dapat mengidentifikasi kontak yang tidak terkait dengan pekerjaan.

7. Menulis email yang sulit dimengerti.

Ada format dan struktur email tertentu yang diharapkan oleh para profesional. Ada juga etiket email yang diterima secara umum.

Jika karyawan Anda biasanya melanggar format dan struktur itu, atau jika mereka tidak menulis dengan cara yang dapat dimengerti, semua orang yang membaca email akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari tahu.

Ada beberapa potensi masalah utama yang harus diperhatikan di sini:

• Kemenduaan. Segala jenis ambiguitas dapat mengganggu pemahaman email. Misalnya, jika daftar tugas dikirim ke grup tanpa penerima tugas khusus untuk setiap item, orang tidak akan tahu apa yang harus dilakukan. Jika tidak jelas apa yang perlu dilakukan selanjutnya, dan oleh siapa, seringkali tidak ada yang akan menanggapi atau bertanggung jawab. Pendelegasian tanggung jawab sangat penting.
• Semantik. Kata-kata dan struktur kalimat karyawan Anda juga dapat menyebabkan kebingungan. Jika sebuah kata ditinggalkan, atau jika kata-kata tidak digunakan dengan benar, pembaca akan membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami inti pesannya.
• Tujuan. Terkadang, sebuah email jelas untuk dibaca di permukaan, tetapi sulit untuk dipahami dalam hal tujuannya. Jika audiens Anda tidak segera memahami item tindakan atau takeaways, email telah gagal, sehingga membuang waktu.

Anda dapat menggunakan alat seperti Grammarly dan Essay Writer untuk membantu mengoreksi email guna memastikannya jelas sebelum dikirim.

Intinya: Karena "dapat dipahami" adalah variabel subjektif, Anda harus memperhatikan dengan cermat agar variabel ini berkembang dalam kebiasaan karyawan Anda. Salah satu indikatornya bisa jadi jumlah email yang diterima sangat tinggi, ditambah dengan jumlah kata per email yang sangat rendah.

8. Gagal menggunakan pemformatan teks saat dibutuhkan.

Jika email karyawan Anda tidak dapat dipindai—dengan kata lain, jika artinya tidak dapat dipahami setelah dilihat sekilas—efisiensi itu akan terganggu.

Semakin penting email untuk aplikasi jangka panjang, semakin penting kemampuan pemindaiannya.

Email yang dapat dipindai penting untuk:

• Kesan pertama, sehingga pembaca bisa mendapatkan konsep tingkat tinggi dari email Anda sebelum menggali lebih dalam.
• Sorotan, sehingga Anda dapat menekankan poin terpenting dari email Anda dengan cara yang intuitif.
• Refleksi masa depan, sehingga pembaca dapat merangkum percakapan atau utas dengan investasi waktu yang minimal.

Sekali lagi, investasi waktu minimal di sini sangat membantu. Karyawan Anda dapat membuat email lebih mudah dipindai dengan fitur seperti:

• Judul dan sub-judul, yang memperkenalkan bagian atau titik kontak tertentu.
• Baris subjek yang efektif, yang secara ringkas menjelaskan inti dari email.
• Poin dan daftar peluru, yang membuat informasi lebih mudah dicerna dan menarik secara visual.
• Tebal dan miring, yang dapat menekankan poin-poin tertentu.

Intinya: Ini adalah kualitas subjektif lain yang perlu Anda pantau dari waktu ke waktu, jadi jangan lupakan itu.

9. Menerima terlalu banyak email dari kontak tertentu.

Ini adalah salah satu masalah yang tidak selalu muncul dari kebiasaan karyawan Anda. Jika posisi mereka mengharuskan mereka untuk mengirim email ke kontak di luar perusahaan, seperti klien, vendor, atau mitra, ada kemungkinan kontak tertentu akan menghabiskan waktu mereka secara tidak proporsional.

Misalnya, jika Anda memiliki klien yang sangat membutuhkan, yang mengajukan pertanyaan dan menuntut tindak lanjut hampir terus-menerus, itu dapat mengalihkan perhatian karyawan Anda dari pekerjaan mereka yang lain.

Jika Anda menggunakan EmailAnalytics untuk melacak kinerja karyawan Anda, ini adalah metrik utama yang harus diperhatikan; jika tampaknya mereka mengirim atau menerima terlalu banyak email dari kontak tertentu, itu bisa menjadi titik awal untuk percakapan.

Intinya: Anda perlu mengetahui dari sumber mana karyawan Anda menerima email, dan berapa banyak email yang diterima dari setiap sumber, sehingga Anda dapat mengidentifikasi email yang tidak perlu yang memakan waktu karyawan.

Bagaimana memperbaikinya

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa akar penyebab masalah email, mari kita bahas cara memperbaiki masalah ini.

Ini benar-benar bermuara pada satu aturan sederhana yang mungkin sering Anda dengar:

Apa yang diukur akan ditingkatkan.

EmailAnalytics dirancang untuk membantu Anda melakukan hal itu. Ini memvisualisasikan aktivitas email tim Anda.

Dan kami tahu Anda sibuk, jadi kami tidak memaksa Anda melakukan pekerjaan apa pun untuk mendapatkan wawasan yang Anda butuhkan. Kami mengirimkan ringkasan laporan email harian, mingguan, dan bulanan dari metrik tim Anda sehingga Anda dapat menjelaskan titik buta yang merupakan aktivitas email tim Anda saat ini.

Laporan email tim saya untuk minggu lalu, dikirim melalui email langsung ke kotak masuk saya.

Di dalam dasbor, Anda dapat melihat perincian aktivitas email karyawan mana pun:

Anda juga dapat melihat aktivitas email menurut label untuk menentukan seberapa efektif karyawan Anda menyortir email dan mengaturnya:

Ingin tahu hari apa dalam seminggu karyawan Anda paling sibuk? Ada grafik untuk itu juga:

Perlu tahu jam berapa dalam sehari seorang karyawan bekerja paling keras, dan kapan produktivitas mulai menurun? Berikut tampilan grafik tersebut:

Ingin mengukur produktivitas selama beberapa minggu terakhir untuk melihat gambaran besar dari beban kerja mereka? Berikut grafik itu:

Jika Anda memiliki banyak karyawan untuk dipantau, dan Anda ingin memisahkan mereka ke dalam kelompok berdasarkan kinerja, atau peran, atau apa pun yang dapat Anda pikirkan, Anda juga dapat melakukannya, dengan membuat "tim" di dalam dasbor:

Anda juga dapat dengan mudah memantau waktu yang dibutuhkan, rata-rata, bagi karyawan untuk menanggapi email yang mereka terima.

Hampir setiap organisasi secara alami akan kehilangan waktu dan uang karena kebiasaan email yang buruk. Pertanyaannya adalah: apa yang Anda, sebagai manajer, akan lakukan?

Bagaimana menambahkan beberapa akuntabilitas untuk tim Anda?

Jika Anda siap untuk mulai mengukur aktivitas email tim Anda sehingga Anda dapat bersama-sama mulai meningkatkannya, daftar untuk uji coba 14 hari gratis di sini!