Penulisan Email 101: Cara Menulis Email yang Lebih Baik di tahun 2021 (14+ Cara)

Menulis email terbaik lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tidak seperti posting blog atau kanvas kosong, Anda hanya memiliki beberapa bidang dan begitu banyak karakter untuk dimainkan untuk membuat karya agung yang menarik.

Lakukan dengan benar, dan email Anda akan diperhatikan, dibuka, dan diklik. Lakukan kesalahan, dan email Anda pada akhirnya akan diabaikan.

Menulis email adalah seni dan ilmu. Ini adalah seni karena membutuhkan kreativitas, teknik, dan keseluruhan cerita yang bagus. Dan ini adalah sains karena ada formula dan praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan keterlibatan.

Itu juga keterampilan—bukan bakat bawaan. Belajar menulis email yang luar biasa membutuhkan waktu, latihan, dan sedikit pengetahuan.

Baik Anda menulis email profesional kepada atasan, kolega, atau pelanggan Anda, atau email bisnis ke daftar 100.000+ penerima, ada praktik terbaik universal untuk membuat pengiriman pesan Anda lebih efektif—dan ini berfungsi untuk bentuk komunikasi bisnis lainnya juga.

Pertama, mari kita pelajari poin bahwa penulisan email itu penting (seperti, banyak)—lalu, kita akan masuk ke praktik terbaik untuk menulis email yang lebih baik.

Mengapa penulisan email penting (dan data untuk mencadangkannya)

Penulisan email yang berkualitas penting, tetapi jangan hanya mengambil kata kami untuk itu—lihat apa yang dikatakan data:

• Email yang berlebihan itu nyata
• Konten yang menarik mengarah pada tindakan
• Pembaca selalu menonton
• Pengguna membentuk opini kuat dengan cepat

Kelebihan email itu nyata

Pengguna mengirim rata- rata 306 miliar email per hari pada tahun 2020—itu berarti 4 miliar pengguna email di dunia menerima rata-rata 77 email setiap hari.

Setiap kali Anda mengirim email, pesan tersebut bersaing dengan lebih dari 70 email lainnya. Pengguna tidak membuka dan membaca 70+ email setiap hari—mereka memilih dan memilih yang paling menarik, dan sisanya dihapus atau tetap belum dibuka.

Baris subjek dan teks preheader yang ditulis dengan baik akan menghasilkan tingkat pembukaan yang lebih tinggi. Kemudian, terserah pada konten email Anda untuk mendapatkan klik dan mendorong konversi.

Konten yang menarik mengarah pada tindakan

Responden dalam Laporan Keterlibatan Pesan Global 2020 kami menyatakan bahwa konten yang menarik/menyenangkan adalah elemen email yang paling berkesan dan memengaruhi klik kedua (setelah diskon/penawaran).

Personalisasi itu penting, begitu juga tata letak dan branding, tetapi konten yang ditulis dengan baik mengalahkan yang lainnya dalam hal memengaruhi tindakan.

Pembaca selalu menonton

Pembaca web memiliki kemampuan luar biasa untuk menemukan kesalahan tata bahasa dan kesalahan ketik. Dengan serius. Mereka terkadang lebih baik daripada tim editorial penuh waktu.

Faktanya, 74% pembaca web memperhatikan kualitas tata bahasa dan ejaan di situs web Anda, dan 59% menyatakan mereka tidak akan berurusan dengan perusahaan yang membuat kesalahan ketik dan kesalahan yang jelas secara online.

“Fakta bahwa persentase yang tinggi tidak akan mempercayai perusahaan dengan ejaan atau tata bahasa yang buruk menunjukkan betapa pentingnya bisnis memanfaatkan setiap peluang,” kata Richard Michie, Direktur Pemasaran dan Teknologi di Global Lingo.

“Anda hanya memiliki sedikit waktu untuk membuat kesan pada calon pelanggan, dan jika situs web atau iklan [atau email] Anda penuh dengan kesalahan tata bahasa, itu tidak akan menempatkan Anda dalam posisi yang menguntungkan,” lanjut Michie.

Pengguna membentuk opini yang kuat dengan cepat

Pengguna hanya menghabiskan rata-rata 5,59 detik untuk melihat konten tertulis situs web sebelum membentuk opini dan mengambil tindakan. Harapkan email Anda untuk mendapatkan lebih sedikit waktu.

Jika penerima Anda memindai konten, dan itu tidak berhasil, mereka akan beralih ke sesuatu yang akan. Setiap paragraf, kalimat, dan kata harus disengaja. Dengan waktu kurang dari 6 detik, Anda tidak dapat memberikan apa pun selain yang terbaik.

Cara menulis email yang lebih baik: 14+ praktik terbaik

1. Pelajari cara menulis baris subjek email seperti bos

Semuanya dimulai dengan baris subjek email Anda. Tidak peduli seberapa hebat konten, diskon, atau materi iklan Anda—jika baris subjek tidak cukup menarik untuk memaksa pembaca mengklik, tidak akan ada yang melihatnya.

Tetap singkat: Sekitar 4 kata.

Data email kami sebelumnya mengungkapkan bahwa penerima lebih memilih baris subjek yang pendek dan manis. Jangan ragu untuk bereksperimen dengan yang lebih panjang, tetapi sekitar 4 kata adalah tempat yang baik untuk memulai.

Tambahkan intrik atau ajakan bertindak (CTA) ke baris subjek Anda. Buat penerima Anda harus membuka pesan Anda untuk melihat apa yang ada di dalamnya.

Pergi mudah pada tanda seru, meskipun. Secara keseluruhan, kami melihat keterlibatan yang lebih rendah saat merek menggunakan tanda seru di baris subjek (20% rasio buka unik vs. 25% tanpa).

Dan jangan nyatakan yang sudah jelas. Anda hanya memiliki begitu banyak karakter untuk dimainkan di baris subjek Anda, jadi jangan sia-siakan real estat yang berharga untuk mengingatkan seseorang bahwa itu adalah obral Black Friday, Cyber ​​Monday, atau Memorial Day—mereka tahu mengapa ada obral. Data kami menunjukkan bahwa baris subjek yang menyebutkan liburan belanja cenderung berkinerja lebih buruk daripada yang tidak.

Butuh inspirasi? Lihat 39 Baris Subjek Email yang Mengguncang Kotak Masuk Kami !

2. Jangan lupa teks pratinjau Anda

Teks pratinjau (juga dikenal sebagai teks preheader) adalah salinan langsung di sebelah kanan baris subjek Anda. Jika Anda membiarkannya kosong, penyedia layanan email (ESP) biasanya akan mengisinya secara otomatis dengan teks atau HTML dari bagian atas email Anda, yang sering kali berupa: “Untuk melihat email ini sebagai halaman web, klik di sini.”

Ini adalah real estat utama (kedua setelah baris subjek Anda), jadi jangan sia-siakan! Jika penerima Anda membuat keputusan sepersekian detik untuk membuka email Anda atau melompat ke yang berikutnya, ini adalah teks yang mungkin mendorong mereka ke ranah "dibuka."

Jauhkan teks ini pendek dan terikat ke baris subjek Anda. Misalnya, lihat teks pratinjau ini dari Ladders: “Apa yang akan Anda lakukan jika Anda menemukan penguin di dalam freezer?” Itu benar-benar cukup menarik untuk membuat saya mengklik dan mencari tahu jawabannya.

3. Pilih pengirim email yang tepat

Dari siapa email itu berasal sangat penting. Penelitian kami menemukan bahwa konsumen di seluruh dunia setuju bahwa pengirim adalah faktor yang paling berpengaruh ketika memutuskan untuk membuka email.

Pastikan Anda memilih alamat email dan nama yang akan dikenali oleh penerima Anda. Jika mereka tidak mengenali Anda, kemungkinan besar pesan tersebut akan masuk ke folder spam.

4. Tulis intro yang menarik

Pikat pembaca Anda sejak awal dengan kalimat pertama yang kuat! Kemudian ikuti baris subjek yang kuat dengan salinan email yang solid yang mengarahkan penerima melalui sisa email.

Kirimkan pada baris subjek Anda dan pratinjau janji teks sesegera mungkin. Misalnya, jika Anda mempromosikan diskon 50% di baris subjek, jangan membuat pembaca Anda menelusuri email untuk menemukan kesepakatan itu—buat jelas dan jelas.

5. Fokus pada paruh atas

Anda memiliki 8 detik atau kurang untuk memikat dan mempertahankan audiens Anda—setiap scroll penting. Rancang email Anda sehingga konten paruh atas Anda memberikan cukup (tanpa memberikan semuanya) untuk menarik pembaca Anda untuk terus menggulir.

Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan—itulah sebabnya kami menulis panduan langkah demi langkah tentang Cara Mendesain Konten Di Atas Lipat untuk Keterlibatan yang Baik .

6. Ini semua tentang diskon

Meskipun kami ingin menganggap penerima membuka email karena strategi konten, loyalitas merek, dan desain email yang elegan, biasanya tidak demikian. Penerima email menginginkan penawaran.

Penelitian kami menemukan bahwa penawaran dan diskon adalah aspek email yang paling memengaruhi klik (dan mudah diingat). Diskon besar (40% atau lebih), khususnya, lebih sah dan layak diklik.

Pemasaran adalah tentang memberi dan menerima—dan Anda harus mengambil diskon besar-besaran agar pelanggan Anda memberi Anda uang mereka.

7. Kirim hanya jika Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan

Kata-kata dan email Anda harus memberikan nilai kepada pelanggan Anda.

“Sebagian besar, keterkiriman email terpenuhi dengan sendirinya,” kata Dale Langley, Pemimpin Konsultasi Pengiriman Twilio SendGrid. “Jika Anda mengirim konten yang ingin diterima audiens Anda dan menurut mereka menarik, algoritme akan mempelajari bahwa email Anda harus dikirim ke kotak masuk.”

“Jika Anda mengirim email yang tidak diminta dan tidak memberikan nilai, penerima Anda akan bertindak pasif atau negatif, dan algoritme yang mengontrol pemfilteran akan belajar mengirimkan email Anda ke folder sampah. Tentu saja, ada faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan email, tetapi pada akhirnya, jika Anda mengirim email yang disukai orang, itu akan berhasil,” lanjut Langley.

Pelajari lebih lanjut tentang mengirimkan email penting Anda ke kotak masuk pelanggan Anda di Panduan Keterkiriman terbaru kami .

8. Pangkas lindung nilai

Hedging adalah saat Anda menggunakan kualifikasi untuk melemahkan apa yang Anda katakan agar lebih sopan atau tidak terlalu mendadak. Misalnya, ketika Anda memulai email dengan, “Saya pikir kita harus …” atau “Alangkah baiknya jika kita …,” itu adalah contoh lindung nilai.

Ungkapan sederhana ini mungkin tampak seperti cara yang aman untuk mengekspresikan pikiran Anda, tetapi sebenarnya membuat Anda terlihat tidak pasti dan tidak percaya diri. Hapus mereka dari penulisan email Anda untuk membantu email Anda melompat langsung ke poin utama.

9. Kerjakan tanda tangan email Anda

Tanda tangan email Anda adalah bagian penting dari real estat, terutama pada email formal atau email bisnis profesional. Luangkan waktu untuk menyempurnakan milik Anda untuk memberikan nada elevator yang sempurna.

Tanda tangan email Anda bisa lebih dari sekadar salam pembuka atau tanda tangan sederhana—ini juga dapat memberi lebih banyak informasi kepada penerima dan menginspirasi mereka untuk mengambil tindakan.

Pikirkan tentang waktu yang Anda habiskan untuk mendesain kartu nama Anda. Anda ingin memastikan Anda menemukan gambar yang sempurna, informasi kontak, dan CTA—lakukan hal yang sama dengan tanda tangan email Anda.

Misalnya, inilah tanda tangan email profesional saya:

Jika Anda mau, jangan ragu untuk menyertakan tautan media sosial ke profil LinkedIn, Twitter, atau Facebook Anda.

10. Tetap sederhana

Jangan terlalu memperumit email Anda dengan beberapa CTA atau kata-kata besar.

Tulis email Anda pada tingkat membaca kelas tiga.

Data dari Boomerang menemukan bahwa email tingkat membaca kelas tiga menerima tingkat respons 36% lebih tinggi daripada email tingkat membaca perguruan tinggi dan tingkat 17% lebih tinggi daripada email tingkat membaca sekolah menengah.

Jika memungkinkan, sederhanakan email Anda, hapus jargon, gunakan poin-poin, dan kurangi kesalahan—ini akan meningkatkan tingkat respons Anda.

11. Jangan takut emosi

Terkadang kami mencoba menulis email kami secara profesional, hampir seperti robot. Namun, ini tampaknya tidak membantu dengan tingkat respons. Data dari Boomerang menemukan email yang memiliki emosi (baik positif atau negatif) memiliki tanggapan 10-15% lebih banyak daripada email bernada netral.

12. Bereksperimenlah dengan emoji

Emoji bisa sedikit mempolarisasi, tetapi itu tidak berarti Anda tidak boleh menggunakannya. Penelitian kami menemukan bahwa generasi yang lebih muda umumnya dapat menerima emoji sesekali dengan baik, sementara generasi yang lebih tua sedikit lebih ragu-ragu.

Bereksperimenlah dan lihat bagaimana reaksi audiens Anda. Jika Anda menemukan baris subjek dengan emoji cenderung mendapatkan tarif terbuka yang lebih tinggi, coba gunakan lebih sering.

13. Tulis CTA yang kuat

Dengan semua itu masuk ke email, CTA sering menjadi renungan. Namun, ini adalah elemen paling penting dari email Anda—inilah saat Anda memaksa audiens Anda untuk benar-benar melakukan sesuatu dengan pesan email Anda.

Baik Anda ingin penerima melakukan panggilan telepon, berlangganan daftar, memasukkan nomor telepon, atau mendaftar ke acara—jelaskan apa yang Anda ingin pembaca lakukan dengan email.

Poles CTA Anda dengan sempurna untuk menginspirasi tindakan. Butuh bantuan untuk menulis CTA email yang lebih efektif? Intip Panduan kami untuk Pengujian A/B Email dan Mengoptimalkan Ajakan Bertindak Anda .

14. Mengoreksi lagi dan lagi

Setelah Anda selesai menulis email, jalankan melalui pemeriksa ejaan dan pemeriksa tata bahasa untuk menemukan kesalahan umum. Kemudian, berikan bacaan lagi. Selanjutnya, serahkan ke kolega atau teman.

Setelah Anda memiliki beberapa set bola mata di email Anda, jalankan melalui tes email yang tepat. Alat pengujian email Twilio SendGrid melampaui pemeriksaan tata bahasa Inggris untuk menemukan rendering gambar dan format, pengujian spam URL, dan validasi tautan. Ini memastikan penerima Anda menerima email Anda seperti yang Anda rancang.

Mulailah menulis email terbaik

Praktikkan kiat-kiat ini, dan Anda akan siap untuk menulis email yang luar biasa untuk pertama kalinya, setiap saat.

Butuh bantuan dengan semua hal pemasaran email dan email? Kami membantu Anda.

Lihat Panduan Memulai Pemasaran Email kami untuk mempelajari semuanya, mulai dari memelihara prospek hingga kampanye yang menguntungkan hingga membangun daftar email Anda.

Dan jika Anda ingin contoh email atau template email, lihat galeri template email gratis kami .