Tren & Tantangan yang Muncul dalam Teknologi Informasi

Teknologi informasi (TI) adalah tulang punggung perusahaan modern. Tanpa sistem TI yang berfungsi, perusahaan dari semua ukuran tidak akan dapat berfungsi secara efektif dan kemajuan akan berjalan lambat.

Mari kita periksa tren dan tantangan teknologi informasi yang muncul serta solusi manajemen proyek TI modern yang dirancang untuk mengatasinya.

Apa Peran Teknologi Informasi?

Departemen TI pada umumnya bertanggung jawab atas tiga bidang: tata kelola TI, operasi TI, serta perangkat keras dan infrastruktur. Tim TI terbaik sering kali beroperasi secara efisien di latar belakang saat mereka membuat dan mengotomatiskan tugas untuk kelancaran operasi bisnis.

Secara umum, tim TI memainkan peran integral dalam transformasi digital bisnis mereka—selain perbaikan komputer dan instalasi perangkat lunak, tim TI juga memfasilitasi komunikasi internal yang efektif, mengotomatiskan proses manual, dan membangun infrastruktur untuk mendukung fungsionalitas lintas departemen.

Tren yang muncul di ruang teknologi informasi berkisar pada transisi ke lingkungan kerja hibrida dan potensi perjuangan yang menyertainya. Dengan menyadari tren penting ini, tim proyek TI dapat menemukan kesuksesan terlepas dari lokasi, gaya kerja, atau peran mereka.

Gambaran Umum Industri TI Saat Ini

Tidak mengherankan bahwa perusahaan di seluruh dunia sangat bergantung pada departemen TI mereka. Biro Tenaga Kerja dan Statistik mencatat bahwa pekerjaan pekerjaan TI akan tumbuh 13 persen antara tahun 2020 dan 2030. Terlebih lagi, International Data Corporation (IDC) memperkirakan bahwa industri teknologi secara keseluruhan akan melampaui >$5,3 triliun pada tahun 2022.

Untuk informasi lebih lanjut tentang industri TI dan tren yang muncul, pastikan untuk mengunduh buku putih gratis ProjectManager, Bagaimana Manajemen Kerja Hibrida Meningkatkan Visibilitas, Tata Kelola Proyek, Kolaborasi & Manajemen Sumber Daya untuk Tim TI.

Tren dan Tantangan yang Muncul dalam Teknologi Informasi

Terlepas dari pertumbuhan yang mengesankan, tim TI saat ini mengalami gangguan yang dapat menyebabkan beberapa frustrasi umum, seperti yang diuraikan di bawah ini.

5. Pengurangan Visibilitas dalam Proyek TI

Banyak tim IT hybrid saat ini melacak proyek mereka melalui spreadsheet yang berantakan, rantai email yang membingungkan, dan catatan tulisan tangan yang berantakan. Detail proyek yang penting mungkin hilang dalam pengocokan antar platform. Masalah ini sangat berbahaya ketika anggota tim tersebar di berbagai zona waktu, preferensi kerja, dan peran.

Ini berbahaya bagi tim TI, karena mereka sering mengelola risiko atas nama perusahaan mereka. Tanpa visibilitas lengkap ke detail proyek seperti anggaran, sumber daya, garis waktu, dan beban kerja individu, tim TI hybrid tidak dapat memahami dampak yang mereka alami.

Visibilitas yang berkurang menyebabkan tim TI kesulitan untuk memprioritaskan proyek. Direktur dan manajer tidak dapat menentukan proyek apa yang memerlukan tindakan segera dan proyek apa yang dapat menunggu.

4. Tata Kelola Proyek yang Buruk di Departemen TI

Tata kelola proyek yang buruk dibangun di atas masalah seputar berkurangnya visibilitas di lingkungan hibrida. Tanpa manajemen kerja hibrida, cara proyek TI diminta dan dijalankan sangat berantakan dan tidak dapat diprediksi. Dengan 53% bisnis mengharapkan anggaran TI mereka tumbuh pada tahun 2022, bisnis perlu menetapkan proses yang tepat untuk menyiapkan tim TI agar sukses.

Ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, ada implikasi hukum dan kepatuhan tertentu di sekitar data pelanggan. Sangat penting bahwa proyek diminta dan dijalankan dengan cara tertentu untuk menjaga kualitas.

Namun dengan cara kerja baru ini, proyek ad-hoc dikelola dengan proses ad-hoc. Dengan beberapa anggota tim yang masih bepergian ke kantor dan yang lainnya benar-benar bekerja dari rumah, membuat alur kerja yang produktif dan intuitif merupakan hal yang menantang. Menyelesaikan pekerjaan mereka tidak lagi minimum untuk tim TI. Mereka juga perlu menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang benar untuk menghindari kesalahan langkah yang mahal.

3. Kolaborasi Terputus di Seluruh Organisasi

Selain tata kelola proyek yang buruk, tren teknologi informasi lainnya adalah kolaborasi yang terputus. Peran yang berbeda dalam tim TI membuat sulit untuk berkolaborasi menggunakan alat komunikasi yang sudah ketinggalan zaman dan tidak efektif. Seperti yang dapat Anda bayangkan, kolaborasi yang efektif dalam model kerja hibrida sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek.

Peran TI termasuk manajer proyek, analis bisnis, analis meja bantuan, teknisi perangkat keras, direktur, dan manajer teknik sistem. Peran ini harus menemukan cara untuk bekerja sama dalam proyek dan berkolaborasi dengan anggota tim eksternal.

Variasi inilah yang mengancam kolaborasi dan produktivitas setiap proyek. Terlebih lagi, kolaborasi yang lambat melalui Slack, rantai email, lembar Excel, dan alat terputus lainnya dapat membuang banyak waktu sambil meningkatkan frustrasi.

2. Kesulitan Mengelola Sumber Daya Dalam Tim TI

Kolaborasi yang buruk menyebabkan kesulitan dalam mengelola sumber daya. Tim TI hanya memiliki sumber daya yang terbatas, dan sudah sulit bagi mereka untuk menentukan beban kerja mereka. Ketika proyek datang melalui pipa, bagaimana mereka bisa dengan percaya diri menjalankannya? Dalam skenario terburuk, manajemen sumber daya yang buruk dapat menarik proyek ke zona merah.

Akibatnya, proyek mungkin menyimpang dari jalur dan Anda dapat terus memberikan karyawan yang sama jenis pekerjaan yang sama, tidak pernah sepenuhnya memahami apakah Anda memiliki keahlian yang tepat di tim yang ada atau tidak.

1. Lebih Banyak Tim TI Menjadi Hibrida

Seperti yang telah kami tunjukkan, semakin banyak tim TI yang merangkul lingkungan kerja hibrida. Karena 76 persen profesional TI menunjukkan bahwa mereka lebih suka bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk beberapa waktu. Tanaman pekerja baru ini merupakan bagian dari lanskap kerja hibrida yang berkembang.

Tapi apa arti lingkungan kerja hybrid? Dalam lingkungan kerja hibrid, tim TI hibrid dapat dipisahkan berdasarkan lokasi fisik, preferensi gaya kerja, dan peran unik mereka di dalam departemen. Sementara tim TI selalu berjuang dengan poin nyeri, mereka menyadari bahwa poin nyeri meningkat secara signifikan dalam cara kerja hibrida baru ini.

Pergeseran drastis di mana dan bagaimana tim TI internal bekerja datang dengan sejumlah tantangan yang harus diselesaikan untuk masa depan yang lebih produktif.

Kemunculan & Manfaat Manajemen Pekerjaan Hibrida

Titik nyeri di atas dan tren teknologi informasi selalu terlihat jelas di tim TI. Tetapi lingkungan kerja hibrida baru ini membuat titik nyeri menjadi jauh lebih buruk. Karena tim tidak lagi memiliki akses langsung seperti yang mereka lakukan saat berada di kantor, mereka harus menetapkan prinsip inti lingkungan kerja hibrid yang sukses dengan cara berikut:

• Ikat Kolaborasi dengan Pekerjaan: Dengan menetapkan satu tempat di mana kolaborasi terjadi, tim TI tetap dapat produktif meskipun ada perbedaan lokasi, gaya kerja, dan peran. Mengambil langkah-langkah menuju komunikasi asinkron (selama itu tidak terjadi melalui metode terputus) menghilangkan kebutuhan untuk mengejar pesan dan informasi sekali pakai.
• Rangkullah Gaya Kerja yang Berbeda: Prinsip lain dari manajemen kerja hibrida adalah merangkul gaya kerja yang berbeda. Akui bahwa aspek yang berbeda dari tim Anda akan tertarik pada gaya yang berbeda. Daripada memaksa karyawan untuk bekerja dengan cara tertentu, membiarkan mereka bekerja dengan metode yang paling masuk akal bagi mereka. Mereka yang lebih suka mengelola pekerjaan mereka dalam sprint dapat melakukannya, sementara yang lain mungkin tertarik pada daftar tugas atau spreadsheet harian.
• Menetapkan Kerangka Pelaporan Pusat: Dengan cara yang sama seperti tim TI harus ketat dalam berkolaborasi, mereka juga harus ketat dalam berbagi data secara terbuka dengan anggota tim lainnya. Dengan menetapkan satu kerangka pelaporan, lebih mudah untuk berbicara dengan pemangku kepentingan proyek tentang data utama. Tim dapat memeriksa setiap peran untuk memastikan mereka memiliki akses ke data yang mereka butuhkan. Setiap orang harus dapat melihat dan memahami data untuk memaksimalkan produktivitas.

Untuk informasi lebih lanjut tentang solusi manajemen kerja hibrid untuk tim TI, pastikan untuk mengunduh whitepaper gratis ini.

Mengapa ProjectManager Adalah Solusi Manajemen Kerja Hibrida yang Ideal

Meskipun Anda dapat menerapkan tip di atas melalui alat yang berbeda dan solusi berteknologi rendah, Anda bisa mendapatkan solusi lengkap melalui perangkat lunak manajemen kerja hybrid. ProjectManager adalah solusi kerja gabungan untuk tim TI yang membantu Anda mengatasi tantangan seputar visibilitas, tata kelola proyek, kolaborasi, dan manajemen sumber daya. ProjectManager bersifat kolaboratif pada intinya, kuat namun hemat biaya, dan intuitif serta mudah digunakan.

Secara khusus, ProjectManager menawarkan:

• Satu tujuan, cara tak terbatas untuk bekerja
• Fitur kolaborasi yang disempurnakan yang terkait langsung dengan pekerjaan
• Platform hemat biaya dan intuitif

Panduan ProjectManager tidak berhenti di sini. Tim TI dapat memanfaatkan kertas putih kami untuk informasi tambahan tentang cara memudahkan transisi ke lingkungan kerja hibrida. Unduh kertas putih gratis hari ini!

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menyederhanakan manajemen kerja hybrid untuk tim TI di seluruh dunia. Atur pekerjaan Anda, hubungkan tim, dan ciptakan satu sumber kebenaran untuk memastikan produktivitas maksimum. Coba ProjectManager hari ini gratis!