15 Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik (Gratis & Berbayar)

Ketika dunia terus bergeser ke arah digital, alat-alat baru bermunculan untuk memfasilitasi setiap aspek bisnis, mulai dari akuntansi hingga periklanan hingga penjadwalan karyawan.

Jika Anda seorang majikan, Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada cara yang lebih mudah untuk menjadwalkan karyawan Anda. Meskipun menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet pasti berhasil, saat ini ada banyak cara yang lebih efisien untuk dipertimbangkan.

Di sini, kami akan menjelaskan beberapa opsi Anda untuk perangkat lunak penjadwalan karyawan. Kami akan membahas 15 alat terbaik di pasar dan apa yang membuatnya unik. Pada akhir panduan ini, Anda harus memiliki gagasan yang bagus tentang alat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Karakteristik Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik

Sebelum kita menyelami detail masing-masing alat, mari dapatkan gambaran umum yang lebih luas tentang apa yang harus Anda cari di alat penjadwalan karyawan. Ini akan membantu Anda memahami bagaimana setiap alat cocok dengan lanskap pasar yang lebih besar.

• Antarmuka pengguna: Tidak ada yang ingin menatap UI yang jelek – ini menurunkan moral pekerja dan membuat segalanya menjadi kurang menyenangkan. Selain itu, beberapa UI sangat sulit dinavigasi sehingga dapat menurunkan produktivitas. Pastikan perangkat lunak apa pun yang Anda pilih, UI-nya menyenangkan dan intuitif.
• Harga: Sayangnya, uang tidak terbatas, dan bisnis selalu harus bekerja sesuai anggaran mereka. Meskipun beberapa opsi kelas atas mungkin tampak menarik, pastikan Anda tidak berlebihan dan menghabiskan uang di tempat yang tidak perlu.
• Fitur penjadwalan: Alat penjadwalan saat ini menawarkan berbagai macam fitur yang berbeda, seperti permintaan pertukaran shift, penjadwal drag-and-drop, dan penjadwalan otomatis. Lihat dengan cermat setiap penawaran dan catat fitur apa yang paling penting bagi Anda.
• Alat analisis: Beberapa alat penjadwalan menyediakan fitur analisis biaya tenaga kerja mendalam yang dapat membantu Anda memaksimalkan ROI dan meningkatkan efisiensi pekerja. Tidak semua alat menyertakan ini.
• Alat SDM dan penggajian: Beberapa alat yang kami cakup adalah suite SDM dan penggajian yang menyertakan fitur penjadwalan. Bagi banyak bisnis, ini bisa berlebihan, jadi ingatlah kebutuhan Anda saat membaca panduan ini.

15 Alat Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Teratas

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman dasar tentang apa yang dapat ditawarkan oleh alat penjadwalan karyawan, mari kita lihat beberapa opsi terbaik yang tersedia di pasar saat ini.

1. Pergeseran Zoom

Situs web: zoomshift.com

Harga: Mulai dari $2 per anggota tim aktif/bulan

ZoomShift adalah alat canggih yang memfasilitasi komunikasi tim, pelacakan waktu, dan penjadwalan. Pengusaha dapat menambahkan shift ke kalender, yang diperbarui secara real-time untuk memastikan bahwa anggota tim selalu berada di halaman yang sama.

Plus, aplikasi seluler ZoomShift memungkinkan pengusaha dan karyawan untuk menggunakan semua kemampuan perangkat lunak saat bepergian dan membuat perubahan dari mana saja. Menggunakan ZoomShift, pemberi kerja dapat secara otomatis mengirimkan pengingat shift melalui SMS, email, dan pemberitahuan push untuk meningkatkan akuntabilitas karyawan dan mengurangi kesalahan.

ZoomShift juga memudahkan karyawan untuk meminta shift baru, meminta cuti, dan bertukar shift dengan karyawan lain. Fitur Shift Swap membantu karyawan berkomunikasi dengan rekan kerja mereka untuk mengisi shift ketika anggota tim memiliki kewajiban lain. Manajer dapat meminta persetujuan untuk pertukaran shift, atau membiarkan karyawan mengerjakannya sepenuhnya secara mandiri.

Selain itu, fitur Jam Waktu GPS membantu memastikan bahwa karyawan masuk dari lokasi yang tepat, pada waktu yang tepat. Manajer dapat memilih untuk diberi tahu tentang jam masuk yang tidak valid sehingga mereka dapat tetap berada di puncak tim mereka setiap saat.

2. Wakil

Situs web: deputi.com

Harga: Mulai dari $2,50 per pengguna/bulan

Kombinasi Deputi dari analisis mendalam dan fitur penjadwalan yang unik menjadikannya pemain top di bidangnya. Salah satu fitur utama Deputy adalah kemampuan untuk mengimpor jadwal dari spreadsheet dan informasi personalia dari alat lain seperti Gusto, Oracle NetSuite OneWorld, dan Quickbooks.

Selain itu, Deputi menyediakan alat analisis biaya yang berguna yang membantu pemberi kerja memutuskan anggota staf mana yang akan menjadi pilihan paling hemat biaya untuk shift tertentu. Ini juga mencakup profil stres, yang membantu manajer tetap memperhatikan karyawan yang terlalu banyak bekerja saat membuat jadwal. Hal ini dapat mengurangi kejadian "clopening" yang ditakuti (ketika seorang karyawan dijadwalkan untuk tutup suatu malam dan kemudian buka keesokan paginya), yang dapat berdampak negatif pada moral karyawan.

3. Saat Saya Bekerja

Situs web: wheniwork.com

Harga: Mulai dari $0 per pengguna/bulan

When I Work adalah platform ramah seluler dengan antarmuka pengguna intuitif yang membantu meningkatkan proses penjadwalan karyawan. Meskipun tidak dapat mengimpor data karyawan seperti yang dapat dilakukan oleh Deputi, ini memungkinkan karyawan untuk mengisi informasi mereka sendiri, yang dapat mempercepat waktu penyiapan.

When I Work menempatkan banyak proses penjadwalan ke tangan karyawan. Misalnya, karyawan dapat memilih waktu mereka tersedia untuk bekerja dan bertukar shift dengan rekan kerja lain dengan atau tanpa persetujuan manajer, tergantung pada pengaturannya.

Seperti Deputi, ia menyediakan analitik biaya tenaga kerja untuk membantu memaksimalkan efisiensi dari perspektif ROI. Anda juga dapat menggunakan API When I Work untuk terhubung dengan POS (point of sale) atau perangkat lunak penggajian.

4. Google Spreadsheet

Situs web: google.com/sheets/about

Harga: Gratis

Google Spreadsheet tidak dirancang khusus untuk penjadwalan karyawan, tetapi layak mendapat tempat dalam daftar ini karena sepenuhnya gratis, sangat fleksibel, dan sebagian besar manajer dan karyawan sudah memiliki pengalaman dengannya.

Google Sheets hanyalah sebuah program spreadsheet. Namun, tidak seperti Excel, ini berbasis cloud, sehingga mengubah pembaruan secara real-time. Itu berarti Anda tidak akan mengalami masalah dengan karyawan yang melihat versi jadwal yang lebih lama dan shift yang hilang atau muncul di jadwal yang salah.

Secara keseluruhan, Google Spreadsheet mungkin merupakan solusi yang memadai untuk tim dengan hanya beberapa karyawan yang tidak mampu mengeluarkan uang ekstra untuk alat penjadwalan. Ini tidak dirancang untuk penjadwalan, tetapi akan menyelesaikan pekerjaan dalam keadaan darurat.

5. Google Dokumen

Situs web: google.com/docs/about

Harga: Gratis

Seperti Google Spreadsheet, Documents menyediakan cara gratis berbasis cloud untuk menjadwalkan karyawan. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa Documents adalah pengolah kata, bukan spreadsheet. Akibatnya, Anda tidak akan memiliki fleksibilitas tambahan dalam menulis kode untuk memperluas fungsinya.

Google Documents juga memperbarui secara real-time sehingga semua orang dapat tetap berada di halaman yang sama. Ini pada dasarnya hanya satu langkah dari penjadwalan kertas dan pensil, dan tidak memberikan terlalu banyak manfaat.

6. Google Kalender

Situs web: calendar.google.com/calendar

Harga: Gratis

Sumber

Seperti Dokumen dan Spreadsheet, Kalender adalah program gratis yang memungkinkan Anda menjadwalkan karyawan menggunakan kalender. Namun, dibandingkan dengan dua produk Google lainnya, Kalender juga dapat mengirim pemberitahuan email untuk memperingatkan karyawan tentang shift.

Secara keseluruhan, ini sedikit lebih cocok untuk penjadwalan (bagaimanapun juga, ini adalah kalender), tetapi tidak menyediakan semua fitur berguna yang dapat disediakan oleh alat penjadwalan khusus. Namun, dengan harga gratis yang sangat rendah, ini adalah opsi yang layak dipertimbangkan jika Anda memiliki anggaran terbatas.

7. Rencana

Situs web: planday.com

Harga: Mulai dari $2 per pengguna/bulan

Planday adalah alat penjadwalan berbasis cloud yang menawarkan jam waktu, perencana shift, kalender kerja shift, dan jadwal kerja. Salah satu fitur Planday yang paling berguna adalah pelaporan keuangan terjadwalnya.

Hal ini memungkinkan pemberi kerja untuk melihat biaya penggajian, jam kerja, dan persentase pendapatan yang dibayarkan dalam gaji langsung dari tampilan jadwal. Planday juga memungkinkan pemberi kerja untuk membuat pengaturan kepatuhan, yang akan mengirimkan peringatan ketika jadwal melanggar aturan kepatuhan.

8. Papan geser

Situs web: shiftboard.com

Harga: Tidak diketahui

Salah satu fitur terbaik Shiftboard adalah antarmuka penggunanya – sebagian besar sangat bersih dan terorganisir dengan baik, yang membuat penggunaan alat ini menjadi pengalaman yang menyenangkan. Namun, tampilan kalender agak sempit dan berantakan, sehingga administrator mungkin tidak memiliki pengalaman yang baik dengan Shiftboard seperti yang dilakukan karyawan.

Seperti Deputy, Shiftboard dapat mengimpor data karyawan dari Excel, yang mempercepat orientasi. Ini juga memiliki subbagian untuk aplikasi yang tertunda, yang dapat mempermudah perekrutan karyawan baru.

9. Aplikasi Obrolan (WhatsApp, Messenger)

Situs web: Berbagai

Harga: Gratis

Aplikasi obrolan, seperti WhatsApp, Messenger, dan Telegram, tidak dirancang untuk penjadwalan, tetapi banyak bisnis yang berhasil menggunakannya untuk tujuan itu. Mereka bukan alat terbaik untuk pekerjaan itu, tetapi mereka dapat digunakan untuk menjadwalkan karyawan secara gratis.

Namun, sementara label harga yang tidak ada pasti menarik, Anda mungkin akhirnya kehilangan uang karena kesalahan manusia. Aplikasi Obrolan tidak dapat memperbarui jadwal secara real-time seperti alat lainnya, jadi Anda mengandalkan karyawan dan manajer untuk melacak jadwal secara manual dan memperbarui karyawan yang sesuai. Jika Anda memiliki tim kecil, ini dapat bekerja dengan baik, tetapi ini bisa menjadi mimpi buruk logistik bagi perusahaan besar.

10. Asana

Situs web: asana.com

Harga: Mulai dari $0/bulan

Asana adalah alat lain yang, meskipun tidak dirancang untuk penjadwalan karyawan, dapat dicurangi untuk melakukannya dengan cukup baik.

Pada intinya, Asana adalah alat manajemen proyek. Untuk menggunakannya untuk penjadwalan karyawan, Anda dapat mengatur tugas yang sesuai dengan shift dan menetapkan karyawan yang berbeda untuk mereka. Asana kemudian dapat mengirim email untuk memberi tahu anggota staf tentang giliran kerja yang akan datang, dan karyawan dapat mengomentari tugas untuk berkomunikasi satu sama lain.

Tim yang sudah menggunakan Asana atau perangkat lunak serupa mungkin ingin mempertimbangkan opsi ini. Namun, Asana tidak menyediakan fitur tambahan apa pun untuk pertukaran shift, analisis biaya tenaga kerja, atau apa pun yang terkait langsung dengan penjadwalan karyawan.

11. Kemanusiaan

Situs web: kemanusiaan.com

Harga: Mulai dari $3 per pengguna/bulan dengan minimum $80/bulan

Kemanusiaan adalah salah satu pilihan terbaik untuk bisnis yang sudah menggunakan alat HR atau POS dalam operasi sehari-hari mereka. Ini terintegrasi dengan banyak alat standar industri dan juga menawarkan API sehingga pengguna ahli dapat membuat integrasi mereka sendiri.

Alat ini memungkinkan pengusaha untuk menjadwalkan, bergabung, dan memperbarui karyawan. Dua fitur unik dari platform ini adalah prakiraan penjualan dan penjadwalan otomatisnya. Humanity mengambil data dari perangkat lunak POS untuk menganalisis berapa banyak karyawan yang harus bekerja untuk memaksimalkan penjualan.

Untuk mengotomatiskan jadwal, pemberi kerja memasukkan data dan persyaratan shift, dan Humanity mencocokkannya dengan perkiraan penjualan untuk membuat jadwal yang dioptimalkan. Namun, pemberi kerja yang tertarik menggunakan fitur ini harus membayar biaya tambahan.

12. Selempang

Situs web: getling.com

Harga: Gratis

Sling adalah alat penjadwalan karyawan terkemuka yang dipercaya oleh perusahaan seperti Amazon, Subway, dan The UPS Store. Mungkin hal yang paling mengesankan tentang Sling adalah bahwa fitur utama dari alat ini tersedia secara gratis.

Memang, dengan harga rendah $0 per bulan, pemberi kerja memiliki akses ke penjadwalan shift, permintaan shift, penawaran shift, alarm shift, permintaan waktu istirahat, dan banyak fitur lainnya untuk jumlah pengguna yang tidak terbatas.

Namun, fitur yang lebih canggih, seperti geofencing, pelacakan lembur, sinkronisasi Google Kalender, dan pertukaran shift, hanya tersedia pada paket berbayar. Secara keseluruhan, Sling adalah cara yang baik untuk menguji air sebelum melakukan investasi moneter yang cukup besar dalam alat penjadwalan.

13. Kronos Tenaga Kerja Siap

Situs web: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Harga: Mulai dari $6 per karyawan/bulan

Kronos Workforce Ready adalah solusi SDM. Sementara Kronos menyatakan bahwa itu dirancang untuk UKM, rangkaian fiturnya berbicara dengan fokus pada bisnis dan perusahaan yang lebih besar. Memang, banyak pemilik usaha kecil akan merasa tersesat mengarungi fitur yang luas.

Sementara Kronos menyediakan platform HR yang mencakup semua, ia juga menawarkan alat penjadwalan sebagai bagian dari suite atau sebagai alat mandiri. Salah satu fitur terbaiknya adalah Pengaturan Jadwal, yang memungkinkan Anda menjalankan beberapa jadwal dengan aturan berbeda (istirahat makan siang, jumlah shift maksimum, dll.), semuanya tanpa mengganggu satu sama lain.

Sayangnya, Kronos tidak menyertakan fitur chat untuk memudahkan komunikasi karyawan.

14. APS Online

Situs web: apspayroll.com

Harga: $3 per karyawan/bulan hanya untuk penjadwalan

APS OnLine adalah perangkat lunak SDM, penggajian, dan penjadwalan yang ditujukan untuk bisnis dengan antara 100 dan 3.000 karyawan. Banyak bisnis kecil akan menganggapnya berlebihan (terutama mengingat tingginya harga $5 per pengguna per bulan), tetapi jika Anda memerlukan solusi yang menangani ketiga tugas ini, ini adalah opsi yang layak dipertimbangkan.

Jika Anda ingin terus mengawasi karyawan Anda, fitur Pengaturan Kehadiran APS memungkinkan Anda mengonfigurasi pengaturan lanjutan untuk masuk dan keluar. Misalnya, Anda dapat memilih untuk menerima peringatan jika seorang karyawan terlambat lima menit. Namun, estetika platform agak suram dan abu-abu, yang tidak akan membuatnya populer di kalangan karyawan.

15. Jadwal Panas

Situs web: four.com

Harga: Mulai dari $49/bulan untuk satu lokasi dan hingga 30 pengguna

Tidak seperti beberapa alat lain yang telah kami periksa, HotSchedules sepenuhnya berfokus pada penjadwalan karyawan, yang menjadikannya pilihan tepat untuk bisnis yang membutuhkan alat penjadwalan tanpa banyak fitur penggajian dan SDM juga.

Ini sangat cocok untuk tim yang mengandalkan ponsel mereka daripada desktop. Ini menjadikannya pilihan yang sempurna untuk restoran, toko ritel, dan bisnis lain di mana karyawan berada di kaki mereka. Faktanya, ada serangkaian perangkat lunak tambahan yang tersedia yang secara khusus disesuaikan untuk bisnis restoran dan perhotelan.

Plus, HotSchedules adalah salah satu dari sedikit platform yang menyediakan pembaruan real-time tentang biaya dan metrik lainnya. Namun, UI desktop agak kurang bersemangat.

Garis bawah

Dengan begitu banyak alat penjadwalan karyawan yang dapat dipilih, perusahaan tidak memiliki alasan untuk terus menggunakan metode penjadwalan yang tidak efisien dan ketinggalan zaman. Paling-paling, mereka merepotkan, dan paling buruk, mereka kehilangan uang.

Daftar ini akan memberi Anda titik awal yang kuat untuk memulai pencarian Anda. Meskipun meneliti begitu banyak pilihan bisa tampak menakutkan, hasil dari upaya Anda akan sangat berharga.