Apa itu Manajemen Konten Perusahaan? Panduan ECM

Manajemen konten perusahaan (ECM) adalah strategi untuk membuat dan mengatur berbagai jenis konten yang semakin populer selama bertahun-tahun. Faktanya, pasar manajemen konten perusahaan meningkat lebih dari dua kali lipat sejak 2017—dari $31,66 miliar menjadi $67,14 miliar.

Jika perusahaan Anda secara teratur membuat konten untuk dibagikan dengan karyawan, pemangku kepentingan, pimpinan tim, C-suite, pelanggan, dan lainnya, manajemen konten perusahaan dapat menjadi solusi yang bagus.

Sepanjang panduan ini, kita akan berbicara lebih banyak tentang apa itu ECM, manfaat utama penggunaannya, lima komponen teratas, dan banyak lagi.

Apa itu Manajemen Konten Perusahaan? Panduan untuk ECM:

Apa itu Manajemen Konten Perusahaan (ECM)?

Manajemen konten perusahaan, atau singkatnya ECM, adalah strategi yang digunakan banyak organisasi besar untuk mengelola kelima komponen: menangkap, mengelola, menyimpan, melestarikan, dan mengirimkan konten penting ke pihak yang diperlukan. (Lebih lanjut tentang komponen ini segera.)

ECM melibatkan berbagai proses dan alat yang diperlukan untuk komponen tersebut, dan memastikan bahwa organisasi Anda dapat mengikuti aliran konten di seluruh bisnis—dan tidak ada hal penting yang hilang.

Solusi ECM Anda biasanya berfokus pada konten internal, seperti laporan, dokumen pelatihan, dan jenis spreadsheet lainnya, PDF, Dokumen Word, dll.

Itu juga dapat menyimpan informasi terstruktur dan informasi tidak terstruktur. Informasi terstruktur mengacu pada dokumentasi, data, dan informasi lain dalam format yang lebih standar, seperti file Excel atau database SQL. Informasi tidak terstruktur, di sisi lain, tidak memiliki format standar atau terstruktur, dan dapat hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran.

Mengapa Manajemen Konten Perusahaan Penting?

ECM telah menjadi jauh lebih umum dan penting selama bertahun-tahun karena pelanggaran data telah meningkat dan pemerintah telah mengambil langkah untuk membantu menjaga sebanyak mungkin informasi pribadi bagi warga negara.

Namun lebih dari itu, ECM penting karena membantu menyimpan dan mengelola ribuan dokumen yang mungkin dimiliki bisnis. Jangan mengandalkan email dan penyimpanan tidak aman untuk menyimpan kontrak klien dan file karyawan tersebut.

Alih-alih, berinvestasilah dalam perangkat lunak ECM yang dapat membantu Anda menyimpan file penting, mengaturnya ke dalam folder fleksibel untuk akses mudah, dan menjaga keamanan informasi sensitif.

Manfaat Utama Manajemen Konten Perusahaan

Mengapa lagi organisasi Anda harus mempertimbangkan untuk menginvestasikan waktu dan uang ke dalam manajemen konten perusahaan? Ada sejumlah manfaat yang perlu dipertimbangkan.

Mengatur Dokumentasi Penting

Sistem ECM Anda kemungkinan besar akan menampung sejumlah dokumen internal, membantu menyimpan semua konten yang paling penting di satu tempat. Ini memberi perusahaan Anda apa yang disebut "sumber kebenaran tunggal", memastikan tidak ada duplikat, kesalahan, dan dokumen lepas (terutama yang berisi informasi sensitif) yang beterbangan di sekitar perusahaan kecuali di penyimpanan ECM.

Mengurangi Risiko Keamanan dan Kepatuhan

Alat ECM dapat memastikan bahwa konten Anda disimpan dalam repositori yang aman, hanya mengizinkan mereka yang memiliki akses untuk menelusuri dan menemukan dokumentasi yang mereka perlukan. Hal ini dapat membantu mengurangi potensi masalah keamanan dan kepatuhan, memastikan bahwa hanya mereka yang memerlukan dokumentasi tersebut yang dapat mengaksesnya.

Mempermudah Menemukan Konten

Dengan alat pencarian yang mudah dan semua orang di tim Anda mengetahui bahwa konten yang mereka butuhkan akan disimpan di satu tempat yang aman, akan jauh lebih mudah untuk mencari dan menemukan dokumen, spreadsheet, file, kontrak, dll., yang dibutuhkan orang untuk hari mereka- tugas hari ini.

Meningkatkan Efisiensi

Sistem ECM dapat mengurangi tugas manual, mengotomatiskan manajemen konten Anda. Ini juga mempermudah karyawan Anda untuk menemukan apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka sambil juga menghindari pekerjaan yang berlebihan seperti harus membuat ulang dokumen yang hilang, meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.

Elemen Manajemen Konten Perusahaan

Manajemen konten perusahaan yang tepat dapat dipecah menjadi lima komponen utama. Strategi ECM Anda harus memiliki masing-masing bagian ini untuk memastikan tidak ada yang jatuh di antara celah.

Menangkap

Komponen pertama ini, capture , adalah tentang menangkap atau mengumpulkan dokumentasi yang ada untuk membawanya ke sistem ECM baru Anda.Anda harus mengonversi dokumen kertas apa pun menjadi format elektronik, mengimpor file elektronik yang ada, dan menyusun daftar semua dokumentasi yang ada yang perlu disimpan dalam penyimpanan ECM Anda.

Ini dapat mencakup dokumentasi seperti:

• Kontrak
• Faktur dan pesanan pembelian
• Resume dan aplikasi
• File karyawan
• Laporan penelitian
• Proposal

Mendigitalkan semua dokumen ini ke dalam satu tempat penyimpanan terpusat dapat membantu meningkatkan proses organisasi dan membuat konten bisnis lebih mudah ditemukan.

Mengelola

Komponen selanjutnya adalahmanage , dan di sinilah sistem perangkat lunak manajemen konten perusahaan yang komprehensif akan masuk. Antarmuka alat ECM mana pun yang Anda pilih harus memungkinkan anggota tim yang perlu mengakses berbagai dokumen untuk mencari dan mencari dengan mudah Temukan mereka.

Fitur komponen manajemen harus mencakup manajemen dokumen, sistem kolaboratif, manajemen konten web, dan manajemen catatan transaksional.

Toko

Komponen ketiga adalah store .Alat ECM Anda harus memiliki opsi penyimpanan yang menyimpan file digital Anda untuk Anda. Namun lebih dari itu, Anda harus dapat:

• Tetapkan parameter siapa yang dapat mengakses file
• Gunakan struktur folder yang fleksibel untuk mengatur file Anda
• Cadangkan informasi yang sering berubah
• Izinkan pengguna mengedit dokumen dan spreadsheet

Melestarikan

Komponen keempat,preserve , mengacu pada menyimpan informasi yang jarang berubah melalui manajemen catatan.Ini juga dapat disebut sebagai manajemen arsip—pada dasarnya sistem ECM Anda mengarsipkan dokumen yang jarang Anda akses untuk menghemat ruang bagi file yang Anda akses dan perbarui secara berkala.

File yang diawetkan ini masih dapat digunakan, tetapi ini adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda tetap mematuhi dokumentasi yang jarang diubah.

Kirim

Komponen terakhir adalahdeliver .Komponen ini memastikan bahwa siapa pun yang membutuhkan akses ke dokumen di sistem ECM Anda akan mendapatkannya. Ini mungkin anggota tim atau klien—tetapi aspek pengiriman memastikan mereka selalu jatuh ke tangan yang tepat.

Cara Menerapkan Sistem Manajemen Konten Perusahaan

Siap menerapkan sistem ECM Anda sendiri? Mari telusuri enam langkah utama ini untuk membantu Anda memulai.

Memulai Pengelolaan Konten Perusahaan

Menjaga perusahaan perusahaan Anda terorganisir melalui manajemen konten perusahaan. Temukan alat ECM yang tepat untuk bisnis Anda dan pelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak perusahaan lain yang dapat meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi Anda.