Inventaris Peralatan: Panduan Cepat

Semua bisnis memiliki aset, dan jika Anda ingin bertahan dalam bisnis, Anda perlu mengetahui apa saja aset tersebut. Untuk memulai, Anda harus melakukan inventarisasi peralatan dan membuat daftar inventaris peralatan. Itu tidak semudah kedengarannya.

Ada banyak item untuk dilacak dalam inventaris peralatan Anda. Tentunya harus dimulai dengan membuat daftar inventaris equipment. Namun, kita akan mulai dengan mendefinisikan apa itu inventaris peralatan dan menunjukkan kepada Anda cara membuat daftar inventaris peralatan, termasuk template inventaris peralatan gratis.

Apa itu Inventaris Peralatan?

Persediaan peralatan adalah segala sesuatu yang dimiliki perusahaan. Ini dapat bervariasi antar perusahaan dan bahkan lintas departemen. Misalnya, tim TI akan memiliki inventaris peralatan yang mencakup aset seperti komputer desktop, laptop, printer, pemindai, sistem POS, aksesori komputer, aplikasi perangkat lunak, dll.

Produsen akan memiliki daftar peralatan yang mencakup barang dan bahan serta mesin. Perusahaan konstruksi kemungkinan akan memiliki alat berat kecuali disewa, serta peralatan dan barang dagangan lainnya. Terlepas dari terdiri dari apa aset tersebut, aset tersebut harus dicantumkan secara rinci dan diperinci.

Memiliki inventaris peralatan adalah kunci untuk memiliki kendali lebih atas aset bisnis kita. Pada gilirannya, memiliki inventaris peralatan yang lengkap menjadi aset bagi perusahaan. Ini menyediakan penyangga antara persyaratan departemen dan pemenuhan pesanan. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda melacak inventaris peralatan Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberi Anda hub pusat untuk inventaris peralatan Anda dan kemampuan untuk melacaknya secara waktu nyata. Kumpulkan inventaris peralatan Anda pada tampilan daftar kami dan hasilkan laporan inventaris peralatan Anda untuk mengetahui kapan Anda perlu memasok. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu Daftar Inventaris Peralatan?

Daftar inventaris peralatan adalah ikhtisar lengkap aset organisasi. Ini penting untuk audit dan polis asuransi dan berguna saat memutuskan apakah Anda perlu memasok atau membeli peralatan baru.

Memiliki daftar inventaris peralatan adalah kunci manajemen yang tepat. Itu dapat dibuat di sejumlah spreadsheet, dari Excel hingga Google Sheets atau Numbers, tetapi ada solusi perangkat lunak yang memberi Anda lebih banyak fungsi daripada penawaran spreadsheet statis.

Jika Anda tidak memiliki alat untuk membuat daftar inventaris peralatan, pertimbangkan untuk segera membuatnya. Ini bukan prosedur yang sulit, tetapi harus menyeluruh.

Cara Membuat Daftar Inventaris Peralatan

Untuk memiliki daftar inventaris peralatan yang menyeluruh dan bermanfaat, Anda perlu menyiapkan sistem untuk menginventarisir aset Anda secara konsisten. Itu banyak pekerjaan di muka tetapi terbayar jika daftar inventaris peralatan diperbarui dan akurat.

Anda akan ingin memulai dengan mengetahui dengan tepat apa yang Anda miliki, termasuk pembuatan dan model, dll., bagaimana dan di mana aset digunakan dan cara terbaik menggunakan inventaris peralatan. Itu termasuk apa yang Anda butuhkan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan lebih banyak masa pakai dari inventaris peralatan Anda.

Sekali lagi, daftar inventaris peralatan ini harus memiliki semua aset Anda. Gunakan anggota tim Anda sebagai sumber daya untuk memastikan Anda mencakup semuanya. Daftarnya, seperti yang Anda lihat, harus dirinci. Tapi jangan menganggap ini sebagai satu-dan-selesai; Anda harus meninjau dan merevisi karena peralatan rusak, diperbaiki, dan diganti.

1. Kumpulkan Informasi Umum Tentang Peralatan Anda

Untuk memulai, mulailah mengumpulkan informasi umum tentang peralatan Anda. Proses ini dipimpin oleh manajer kantor atau peralatan dan staf lain akan membantu memperbaruinya. Proses ini harus disusun untuk memastikan bahwa peralatan baru ditambahkan dan setiap perubahan peralatan dicatat.

Merupakan ide bagus untuk memulai daftar inventaris peralatan dengan membaginya ke dalam beberapa kategori. Setiap kategori memiliki subtab untuk mengumpulkan detail tentang peralatan. Rincian berikut adalah bagian dari daftar inventaris peralatan menyeluruh.

• Nomor seri barang: Ini adalah nomor peralatan unik, nomor pelacakan, atau PIN tergantung pada jenis peralatan yang terdaftar. Angka-angka ini penting untuk melacak pembaruan atau penarikan kembali atau untuk mengidentifikasi peralatan jika ditemukan setelah pencurian.
• Deskripsi item: Di sinilah Anda mencatat pembuatan atau model peralatan. Anda juga harus menjelaskan warnanya, tanda apa pun, dan detail lainnya. Semua ini membantu jika peralatan dicuri dan Anda harus mengisi klaim asuransi.
• Condition: Perhatikan status peralatan, seperti apakah masih baru, dalam kondisi baik, perlu perbaikan dan lain sebagainya. Informasi penting ini membantu Anda mengetahui kapan harus memesan ulang item tertentu atau memperbaiki peralatan.

2. Tunjukkan Lokasi Peralatan Anda

Aspek lain dari daftar inventaris peralatan adalah lokasi aset tersebut. Bisnis yang lebih kecil mungkin menganggap ini tidak berguna seperti perusahaan global, tetapi terlepas dari ukuran perusahaan Anda, lokasi itu penting. Anda perlu menemukan aset jika Anda ingin menggunakannya, memperbaikinya, menonaktifkannya, dll. Itu berarti di laci mana atau kantor satelit mana.

• Cabang: Untuk perusahaan yang memiliki lokasi cabang, Anda harus merinci di cabang mana aset tersebut berada. Hal ini sangat membantu, sekali lagi, jika bidak tersebut dicuri karena bidak tersebut berada pada radius target di mana bidak tersebut kemungkinan besar akan ditemukan.
• Departemen: Sebagaimana disebutkan, meskipun bisnis Anda berada di bawah satu atap, Anda tetap ingin merinci lokasi aset agar lebih mudah melacak kondisinya.

3. Cantumkan Detail Akuisisi Peralatan

Informasi manajemen pembelian yang terkait dengan setiap peralatan juga penting saat menyusun daftar inventaris peralatan. Detail ini akan membantu melacak pinjaman jika pembelian ini dilakukan secara kredit, tetapi juga umur panjang item tersebut dan kapan Anda perlu memperbaiki atau menggantinya. Berikut ini adalah beberapa item yang dapat Anda identifikasi dan tambahkan ke daftar perolehan peralatan Anda.

• Vendor: Ini adalah tempat Anda membeli barang, apakah itu vendor, perusahaan, toko, dll. Ini penting agar Anda tahu ke mana harus pergi jika peralatan itu harus diganti.
• Tanggal pembelian: Mengetahui kapan Anda membeli aset berguna untuk memperkirakan berapa lama lagi Anda dapat mengharapkannya berguna. Itu adalah siklus hidup peralatan. Tentu saja, ini juga diperlukan jika mengajukan laporan polisi atau klaim asuransi.
• Nilai awal: Biaya peralatan menentukan cara Anda merawatnya. Semua peralatan itu berharga dan tidak boleh diabaikan, tetapi jika peralatan itu mahal mungkin memerlukan keamanan ekstra.
• Uang muka: Berapa jumlah yang Anda berikan saat membeli peralatan secara kredit? Ini penting karena Anda akan melunasi peralatan selama periode waktu tertentu dan nilai barang menunjukkan bagaimana dan kapan Anda memperbaiki atau menggantinya.
• Sisa tahun layanan: Ini mencatat berapa banyak waktu peralatan berharga untuk bisnis Anda dan anggota tim Anda dapat menggunakannya dengan aman.
• Jangka waktu pinjaman dalam tahun: Jika Anda tidak menyewa peralatan tetapi mengambil pinjaman untuk membelinya, ini mencatat jumlah tahun yang telah Anda tetapkan dengan bank Anda untuk membayar kembali pinjaman peralatan tersebut.
• Suku bunga pinjaman: Di sinilah Anda menuliskan suku bunga seperti yang diterapkan pada pinjaman bank Anda.
• Nilai yang diharapkan pada akhir jangka waktu pinjaman: Setelah Anda melunasi pinjaman Anda, jika peralatan masih dapat digunakan, Anda pasti ingin mengetahui berapa lama lagi peralatan tersebut dapat bertahan. Sebagian besar peralatan kehilangan nilainya dari waktu ke waktu, jadi Anda pasti ingin menghitung nilai yang diharapkan (EV) untuk setiap peralatan saat terbayar.

4. Mengukur Biaya Bulanan

Di sinilah Anda menghitung jumlah uang yang harus Anda bayarkan setiap bulan untuk peralatan tersebut. Pengetahuan ini penting untuk membuat keputusan seperti apakah perbaikan sepadan dengan upaya pada peralatan yang sudah dalam tahap terakhirnya. Anda dapat melakukan analisis biaya-manfaat dengan cepat untuk menilai situasi dengan lebih baik.

• Biaya operasional bulanan: Menentukan biaya operasional berarti mengetahui biaya kepemilikan atau sewa peralatan ditambah biaya pemeliharaan ditambah biaya pengoperasiannya, seperti bahan bakar, listrik, dll.
• Pembayaran bulanan: Inilah yang harus Anda bayar setiap bulan untuk satu peralatan, baik itu sewa atau pinjaman.

5. Kumpulkan Informasi Depecriation

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penyusutan. Dengan kata lain, penurunan nilai peralatan dari waktu ke waktu yang disebabkan oleh keausan penggunaan. Berikut ini memungkinkan Anda untuk memetakan ini.

• Nilai saat ini: Sederhananya, itulah nilai peralatan saat ini. Dengan kata lain, itu adalah harga asli barang dengan nilai terdepresiasi dari usia, keausan dikurangi darinya.
• Penyusutan garis lurus tahunan: Ini adalah metode untuk mengetahui berapa banyak peralatan yang akan terdepresiasi selama siklus hidupnya. Gagasan di balik ini adalah bahwa peralatan terdepresiasi secara seragam selama periode waktu tertentu hingga tidak lagi bernilai dan akan diselamatkan.
• Depresiasi garis lurus bulanan: Sama seperti depresiasi garis lurus tahunan, tetapi dalam periode yang lebih pendek hanya sebulan.

Templat Inventaris Peralatan Gratis

Itu banyak data yang harus dikumpulkan untuk setiap peralatan. Anda kemudian mengalikannya dengan aset dalam bisnis untuk mengetahui betapa memakan waktu proses ini. Menggunakan templat daftar inventaris peralatan adalah salah satu cara untuk merampingkan upaya. Dokumen tersebut memiliki berbagai aspek dari daftar peralatan yang digariskan, dan yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi bagian yang kosong. Unduh template inventaris peralatan gratis kami untuk memulai.

Manfaat Daftar Inventaris Peralatan

Setelah membaca sejauh ini, Anda mungkin angkat tangan dan berkata, proses ini memakan waktu terlalu lama, tidak sepadan. Meskipun banyak pekerjaan, manfaatnya jauh lebih besar daripada upayanya. Pertama, Anda akan membuat keputusan bisnis yang lebih baik setelah mengumpulkan pengetahuan penting tentang aset Anda. Ini membantu menginformasikan manajemen sumber daya Anda.

Peralatan itu mahal. Memiliki daftar inventaris peralatan adalah salah satu cara untuk memahami biaya tersebut. Ini memberi tahu Anda tentang rutinitas pembelian dan pemeliharaan. Daftar inventaris peralatan sangat membantu untuk pemeliharaan preventif. Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari aset Anda dan pemeliharaan trek yang lebih baik.

Bukan hanya manajemen sumber daya tetapi juga membuat anggaran yang didukung oleh daftar inventaris peralatan. Anda dapat menganggarkan pembelian dan pemeliharaan mendatang dengan lebih akurat, yang berarti menjaga agar mesin tetap online dan menghindari gangguan dalam produksi Anda. Itu meningkatkan efisiensi dan sambil meminta pertanggungjawaban anggota tim Anda dengan mengetahui siapa yang memiliki peralatan apa.

Manajer Proyek & Persediaan Peralatan

Kami telah mendorong templat daftar inventaris peralatan gratis kami sebagai titik masuk untuk memiliki kontrol lebih besar atas aset Anda, tetapi templat adalah dokumen statis dan inventaris peralatan sama sekali tidak statis. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang membantu Anda melacak sumber daya secara waktu nyata. Sekarang Anda memiliki alat yang perlu Anda ketahui kapan saatnya untuk pemeliharaan atau mengganti peralatan lama tanpa menyebabkan keterlambatan dalam produksi Anda.

Kelola Sumber Daya di Bagan Gantt Interaktif

Ada banyak sekali data yang terkait dengan inventaris peralatan. Dengan bagan Gantt kami, Anda dapat melacak biaya dan sumber daya yang terkait dengan produksi Anda baik pada satu proyek atau beberapa proyek dengan fitur peta jalan. Alihkan saja dari tampilan daftar tempat Anda membuat daftar inventaris peralatan ke bagan Gantt. Sekarang Anda dapat melacak keuangan, tanggal jatuh tempo, dan lainnya. Setelah rencana Anda selesai, tetapkan garis dasar untuk menangkap data itu. Sekarang Anda dapat melacak upaya yang direncanakan versus upaya aktual secara real time dan selalu mengetahui kondisi sumber daya Anda saat ini.

Lacak Sumber Daya dengan Dasbor Waktu Nyata

Setelah menetapkan garis dasar, Anda dapat melacak sumber daya Anda di semua fitur perangkat lunak kami. Kapan pun Anda menginginkan tampilan inventaris tingkat tinggi, gunakan dasbor waktu nyata untuk melacak enam metrik, termasuk biaya. Tidak diperlukan penyiapan seperti alat ringan lainnya yang membuat Anda mengonfigurasi dasbor. Dasbor kami siap saat Anda siap.

Saat Anda membutuhkan lebih banyak data, gunakan fitur pelaporan sekali klik kami. Anda dapat membuat laporan tentang beban kerja, biaya, status, dan status portofolio tim Anda, serta lebih banyak lagi. Setiap laporan dapat disesuaikan untuk hanya menampilkan informasi yang Anda minati dan kemudian dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan. Sekarang Anda memiliki kendali atas inventaris Anda, itu tidak memiliki kendali atas Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda mengelola dan melacak inventaris peralatan secara real time. Platform kolaboratif kami memudahkan setiap departemen untuk memperbarui daftar inventaris peralatan mereka secara real time, berbagi file, dan berkomentar. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.