Cara Menulis Email Tindak Lanjut Acara yang Mendorong Hasil

Selamat! Acara Anda sukses besar, dengan lebih banyak orang yang membeli tiket dari perkiraan. Meja undian berdengung, dan semua orang pergi dengan senyum lebar.

Itu semua patut mendapat tepukan yang baik - tetapi Anda belum selesai! Beberapa penyelenggara acara akan berpendapat bahwa tindak lanjut email terima kasih yang dikirim setelah acara besar bahkan lebih penting daripada acara itu sendiri.

Ketika saya bekerja di organisasi nirlaba, saya tahu untuk menambahkan email tindak lanjut acara ke rencana pemasaran pasca acara. Dan ini berlaku untuk acara apa pun, mulai dari reuni kelas hingga mencicipi anggur pribadi. Segala jenis industri mendapat manfaat dari mengadakan acara untuk calon pelanggan dan pelanggan saat ini, dan email yang dikirim setelah hari besar dapat menjaga momentum tetap berjalan.​

Sebagai bagian dari tindak lanjut, Anda harus mengumpulkan email dari semua orang yang menghadiri acara tersebut. Jika Anda menjual tiket secara online, Anda mungkin secara otomatis mengintegrasikannya ke dalam proses Anda. Namun jika Anda tidak melakukannya — atau jika beberapa orang membeli lebih dari satu tiket dan membawa teman, atau acara tersebut tidak memerlukan tiket — Anda dapat membuat proses untuk mengumpulkan email selama acara itu sendiri.

Anda dapat mengumpulkan alamat email dengan cara apa pun yang wajar untuk acara tersebut, namun saya selalu memilih untuk mengurus tugas penting ini saat check-in. Saat Anda menyapa peserta di meja informasi, tidak akan memakan waktu lama untuk menuliskan alamat email dan meminta mereka mencari pesan tindak lanjut yang berisi hal-hal yang ingin mereka ketahui. Jika itu acara virtual atau hybrid, tidak apa-apa juga. Anda dapat meminta email untuk mendapatkan link atau RSVP ke acara tersebut.

Setelah Anda menerima alamat email, tambahkan kontak ke akun pemasaran email Anda. Coba buat spreadsheet dan tambahkan secara otomatis dari sana. Menguasai ini adalah salah satu hal yang ingin Anda lakukan pertama kali ketika mempelajari cara melakukan pemasaran email. Pertimbangkan untuk mengelompokkan kumpulan email ini ke dalam grupnya sendiri sehingga Anda dapat mengirim email yang dipersonalisasi kepada peserta acara nanti.

Sangat penting untuk mengumpulkan alamat email di acara-acara untuk membuat email dengan hasil terukur yang dapat memperpanjang kesuksesan acara Anda selama berbulan-bulan — atau bahkan lebih lama lagi.

Pentingnya email tindak lanjut

Pentingnya email tindak lanjut acara tidak dapat dilebih-lebihkan. Itu karena:

• Pesan-pesan ini memulai hubungan dengan orang-orang baru yang baru mulai belajar tentang organisasi, industri, atau bisnis Anda.
• Anda dapat mendidik mereka tentang kerja baik yang dilakukan tim Anda setiap hari.
• Anda dapat berterima kasih kepada peserta karena telah meluangkan sebagian waktunya bersama Anda.
• Anda dapat membagikan berapa banyak uang yang terkumpul, berapa banyak orang yang hadir, dan gambaran terukur lainnya tentang kesuksesan Anda.
• Ini adalah kesempatan untuk membuat mereka mencatat tanggal acara mendatang lainnya yang mungkin serupa.
• Anda dapat memasukkan cara lain bagi mereka untuk terlibat, termasuk kebutuhan sukarelawan atau komite.

Jika dilakukan dengan benar, email terima kasih adalah cara alami dan nyaman untuk mendekatkan orang yang menghadiri acara dengan pekerjaan yang Anda lakukan. Anda akan membangun hubungan dengan orang-orang yang Anda kenal benar-benar ingin tahu lebih banyak, dan mereka akan dengan senang hati menerima pesan tersebut.

Sepanjang kampanye email acara apa pun, pesan tindak lanjut ini berfungsi untuk meningkatkan laba atas investasi acara dan mengedukasi pembaca tentang nilai, program, grup, produk, atau tujuan yang didukung acara tersebut. Dan jika Anda tidak mengirimkannya, Anda mungkin tidak mendapatkan kesempatan lagi untuk memperkuat hubungan baru ini.

Elemen kunci dari email tindak lanjut acara yang efektif

Saat membuat email tindak lanjut acara, pastikan penerima memahami alasan Anda mengirimkannya dan dengan senang hati menemukannya di kotak masuk mereka. Untuk mencapai hal ini, sertakan elemen-elemen penting ini.

Personalisasikan salam

Saat Anda menulis email ini, ingatlah bahwa email ini telah dikirim ke ratusan atau bahkan ribuan orang. Namun, penerima hanya melihat pesan yang dikirimkan kepada mereka. Menambahkan salam yang dipersonalisasi menggarisbawahi perasaan bahwa email ini dikirim hanya untuk mereka.

Personalisasi adalah salah satu hal terpenting dalam panduan apa pun yang mengajarkan Anda cara membuat email pemasaran acara yang efektif. Itu karena strategi ini menawarkan kesempatan langka untuk terhubung langsung dengan orang yang menerima email.

Saat Anda menggunakan platform pemasaran email seperti Kontak Konstan, sentuhan pribadi ini dapat diotomatisasi dengan menambahkan perintah dinamis yang memasukkan nama depan kontak langsung ke email yang dikirim. Anda bahkan dapat mencoba teknik ini di baris subjek email yang berpotensi meningkatkan tingkat keterbukaan Anda.

Ekspresikan rasa terima kasih

Sebelumnya, Anda perlu mengucapkan terima kasih kepada peserta acara yang menerima email karena telah datang ke acara Anda. Lagi pula, acara tersebut tidak akan sukses jika bukan karena semua orang yang membuatnya!

Proses ini harus terpisah dari pengiriman surat “terima kasih atas donasi Anda”, yang biasanya dikirim melalui pos dan menyertakan informasi pengurangan pajak jika berlaku. Email pasca-acara ini harus menyampaikan ungkapan terima kasih secara umum atas dukungan penerima.

Rekap kejadian tersebut

Selanjutnya, beri tahu pembaca bagaimana acara tersebut berlangsung secara keseluruhan. Bagikan berapa banyak orang yang hadir, berapa banyak yang terkumpul jika itu adalah sebuah tujuan, penjelasan umum tentang kesenangan yang didapat, dan informasi gambaran besar lainnya yang membuat mereka tahu bahwa mereka adalah bagian dari upaya yang lebih besar.

Jika Anda memiliki galeri foto di halaman media sosial, Anda mungkin ingin menyertakan tautan dan permintaan agar mereka mengikuti Anda di platform sosial Anda. Dorong peserta untuk menandai diri mereka sendiri di dalam gambar, sehingga teman-teman mereka dapat melihat kegembiraan mereka dalam mendukung tujuan Anda.

Berikan konten yang berharga

Pikirkan tentang apa yang ingin diketahui oleh penerima email tindak lanjut acara. Jika acara tersebut mendukung proyek atau kampanye tertentu, bagikan informasi tentang manfaatnya bagi masyarakat. Jika Anda menawarkan kursus mencicipi atau mixologi pribadi, bagikan resepnya. Jika itu adalah acara networking, sediakan tempat untuk berbagi informasi kontak. Sertakan sumber daya yang bermanfaat atau bahkan postingan blog menarik yang akan dihargai oleh pembaca.

Selalu pertimbangkan apakah Anda mengirimkan konten yang relevan. Biarkan pembaca menerima pesan Anda dengan sesuatu yang berharga yang membuat mereka tahu bahwa Anda peduli terhadap mereka dan ingin menciptakan hubungan yang lebih kuat. Kunci dari konten email yang bagus tidak selalu meminta dukungan tetapi memberikan dukungan.

Kiat untuk menulis email tindak lanjut yang menarik

Saya telah melihat pemasar acara dan anggota tim penjualan organisasi saya yang bukan penulis berjuang berjam-jam untuk membuat satu email. Anda tidak perlu membuang waktu sebanyak itu! Ikuti tips berikut dan dapatkan inspirasi dari contoh email tindak lanjut ini untuk tidak terlalu memikirkan — atau terburu-buru — dalam proses penting ini.

Jaga agar tetap ringkas dan jelas

Pertama, email tindak lanjut acara ini tidak perlu terlalu panjang. Faktanya, lebih baik membuatnya sederhana daripada mencoba menambahkan semuanya sekaligus. Ingat, setelah Anda mendapatkan alamat email mereka dan memulai hubungan ini, Anda dapat mengirimi mereka buletin elektronik, postingan blog baru, dan undangan ke acara berikutnya. Tetap pada intinya. Akan lebih mudah untuk menulis — dan lebih dihargai.

Suntikkan personalisasi

Sama seperti Anda harus menambahkan salam yang dipersonalisasi, Anda juga dapat memasukkan personalisasi lain di seluruh email. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan melakukan segmentasi lebih lanjut pada daftar alamat email asli.

Misalnya, Anda ingin mengirimkan email tindak lanjut acara kepada sukarelawan Anda dan mengucapkan terima kasih khusus atas kerja keras mereka — hal ini tidak berlaku bagi seseorang yang hanya hadir. Jika Anda menyimpan daftar sukarelawan untuk acara tersebut di segmen email terpisah di platform pemasaran email Anda, akan mudah untuk mengedit email dengan catatan pribadi yang khusus untuk mereka.

Gunakan baris subjek email tindak lanjut acara yang menarik

Tanpa beralih ke wilayah clickbait dengan banyak tanda seru dan huruf kapital semua, Anda sebaiknya menyertakan baris subjek email menarik yang menarik perhatian pembaca. Ingat, beberapa kata tersebut terkadang merupakan satu-satunya hal yang akan dilihat penerima saat email muncul di kotak masuk mereka.

Pilih baris subjek Anda dengan hati-hati. Baris subjek email yang bagus menginspirasi rasa ingin tahu, mendorong tindakan, dan menciptakan rasa eksklusivitas. Buat mereka merasa begitu penting sehingga Anda harus membagikan berita ini kepada mereka.

Gabungkan elemen visual

Templat email memudahkan untuk memasukkan elemen visual ke dalam email pasca-acara Anda. Anda dapat menambahkan foto peserta atau aktivitas acara atau memasang widget atau link ke video pendek dari hari besar. Dan jangan lupa sertakan logo organisasi Anda!

Contoh pesan email tindak lanjut acara

Sebelum menulis email tindak lanjut acara Anda, putuskan pesan apa yang ingin Anda sampaikan kepada pembaca Anda. Anda mungkin hanya ingin berterima kasih kepada mereka, atau Anda mungkin ingin memberi tahu mereka bahwa Anda peduli dengan saran mereka mengenai cara-cara untuk meningkatkan diri di tahun depan. Brainstorming ini akan mempermudah pengambilan keputusan contoh mana yang ingin Anda ikuti.

Email terima kasih dengan sorotan acara

Beberapa email pasca-acara hanya mengungkapkan rasa terima kasih dan berbagi hal-hal penting dari hari besar tersebut — itu sudah cukup! Jika ini adalah acara virtual, ini adalah cara yang bagus untuk memberikan peserta pandangan yang lebih luas mengenai ruang lingkup kegiatan.

Penawaran konten eksklusif

Beri mereka lagniappe (lan-ˈyap), kata Cajun yang mengacu pada kejutan ekstra kecil yang diberikan sebagai ucapan terima kasih di akhir transaksi. Peserta acara mungkin mengira kesenangan yang mereka alami sudah berakhir, namun Anda dapat memperluasnya dengan menawarkan konten eksklusif dalam email tindak lanjut acara. Misalnya, Anda dapat memberi mereka kesempatan pertama dalam memesan meja atau membeli tiket di acara mendatang.

Permintaan survei dan umpan balik

Jika Anda berencana mengadakan acara yang sama tahun depan, cara terbaik untuk meningkatkan laba atas investasi Anda adalah dengan mensurvei peserta, relawan, dan pemangku kepentingan tentang peningkatan acara apa yang ingin mereka lihat. Anda mungkin terkejut dengan beberapa saran yang mereka tawarkan — ditambah lagi, Anda mungkin mendapatkan beberapa sukarelawan baru.

Penawaran yang dipersonalisasi berdasarkan minat peserta

Saat Anda mengumpulkan alamat email, Anda mungkin ingin membuat survei singkat yang menanyakan minat mereka kepada peserta acara. Anda kemudian dapat mengelompokkan daftar email Anda ke dalam minat yang berbeda-beda ini dan mengirim email yang dipersonalisasi dengan penawaran atau sumber daya tambahan yang mereka pedulikan.

Misalnya, mungkin mereka tertarik untuk mengikuti acara networking, dan Anda bisa memberi mereka tiket minuman gratis hanya untuk menghadiri acara sebelumnya.

Praktik terbaik untuk email tindak lanjut acara yang sukses

Ada banyak praktik terbaik pemasaran email, seperti memastikan orang yang menerima email Anda mengetahui tujuan mereka mendaftar. Anda sudah membahasnya dengan diskusi Anda di meja check-in. Berikut beberapa tip lain yang digunakan pemasar untuk mendapatkan hasil dari email tindak lanjut acara.

Gunakan ketepatan waktu

Jangan menunggu terlalu lama! Jadwalkan email Anda tidak lebih dari tiga hari setelah acara. Pastikan itu masih segar dalam ingatan mereka.

Segmentasikan audiens target Anda

Pekerjaan yang Anda lakukan dengan memisahkan berbagai segmen peserta acara di daftar email Anda akan membuahkan hasil dengan kemampuan Anda mengirim pesan yang tepat kepada orang yang tepat. Luangkan waktu untuk melakukan ini, bahkan di tengah kesibukan setelah acara besar.

Otomatiskan proses tindak lanjut Anda

Salah satu cara untuk menghemat waktu adalah dengan mengotomatiskan seluruh proses. Spreadsheet yang tersegmentasi dapat segera diunggah ke perangkat lunak pemasaran email. Salam yang dipersonalisasi dapat ditambahkan secara otomatis. Anda bahkan dapat menjadwalkan serangkaian email beberapa hari sebelumnya.

Ukur dan lacak hasilnya

Baik itu acara penggalangan dana secara langsung atau virtual, Anda pasti ingin mengetahui laba atas investasi Anda. Hal ini berlaku untuk kampanye email pasca-acara Anda. Lacak metriknya, seperti kecepatan orang mengeklik tautan dalam pesan. Ini akan membantu Anda melihat bagaimana Anda dapat meningkatkannya di lain waktu.

Tawarkan keterlibatan terus-menerus

Terakhir, jangan berhenti hanya pada satu email. Rencanakan komunikasi email rutin dengan peserta acara ini agar mereka selalu mengetahui berita terbaru dari organisasi dan tanggal acara baru. Ingat, hubungan – yang menghasilkan donasi, dukungan, dan relawan baru – membutuhkan waktu dan upaya untuk berkembang.

Dorong hasil melalui email tindak lanjut yang efektif

Sekarang Anda telah memiliki dasar-dasar untuk membuat email tindak lanjut yang menarik dan efektif untuk acara Anda berikutnya. Anda akan siap mengumpulkan alamat email, mengelompokkannya ke dalam daftar yang ditargetkan, dan menyertakan informasi relevan yang akan dihargai semua orang.

Sebagai langkah selanjutnya, telusuri template email di perangkat lunak pemasaran email Anda untuk desain yang Anda sukai. Jika Anda dapat mendesain email terlebih dahulu dan mengetahui di mana Anda ingin menambahkan foto atau video acara, Anda dapat mulai menulis draf pesan. Itu akan memungkinkan Anda untuk menjadi yang terdepan setelah acara berakhir dan tiba waktunya untuk menekan kirim.