Manajemen Acara: Panduan Singkat

Memiliki sebuah acara adalah seperti menjalankan sebuah proyek. Ini memiliki rencana yang dieksekusi oleh tim dengan tenggat waktu dengan hasil akhir menjadi acara. Sama seperti sebuah proyek, manajemen acara adalah cara Anda memastikan semuanya berjalan lancar untuk pemangku kepentingan Anda.

Manajemen acara dapat berupa apa saja, mulai dari pesta ulang tahun untuk anak Anda hingga konvensi bisnis dan segala sesuatu di antaranya. Anda dapat melakukannya secara langsung, secara virtual atau gabungan keduanya. Bagaimanapun Anda memilih untuk menggelar acara Anda, manajemen acara akan membantu membuatnya berhasil.

Apa itu Manajemen Acara?

Manajemen acara adalah proses membuat acara. Ini melibatkan setiap aspek acara, mulai dari ide hingga perencanaan, pelaksanaan, dan pemeliharaan acara. Bahkan bisa berlanjut setelah acara selesai jika ada strategi pasca acara yang terlibat.

Manajemen acara dimulai dengan manajer acara, topik yang akan kita jelajahi sedikit. Mereka memulai rencana, memutuskan hal-hal penting seperti kapan dan di mana acara akan berlangsung. Mereka juga akan mengembangkan tema, jika sesuai, dan mengawasi acara untuk memastikannya berjalan sesuai rencana.

Rencana acara dapat melibatkan berbagai disiplin ilmu seperti perancangan sumber, pemeriksaan regulasi dan manajemen di tempat, serta detail lebih lanjut. Semuanya akan diuraikan dalam rencana. Itu harus menyeluruh dan mengkoordinasikan kegiatan agar semuanya terjadi dengan benar.

Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk mengatur manajemen acara Anda, tetapi perangkat lunak manajemen proyek membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang dapat dibagikan dengan mudah. Ini adalah platform kolaboratif yang hebat untuk menghubungkan semua orang yang terlibat mulai dari perencana acara hingga vendor. Bagan Gantt online kami membantu Anda mengatur tugas, menautkan tugas yang bergantung untuk menghindari penundaan, dan bahkan menetapkan garis dasar. Itu berarti Anda dapat melacak upaya yang direncanakan versus upaya aktual secara real time. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Manajemen Acara vs. Perencanaan Acara

Sebelum kita menyelam lebih dalam, penting untuk dipahami bahwa, meskipun serupa, manajemen acara dan perencanaan acara tidak sama. Perbedaan umum adalah bahwa perencana acara adalah orang-orang yang memiliki visi untuk acara tersebut. Mereka juga mengerjakan rencana awal.

Manajer acara, di sisi lain, adalah orang-orang yang mengawasi pelaksanaannya. Mereka menambahkan detail ke rencana dan memastikan itu dilakukan dengan benar.

Seperti yang Anda lihat, ada tumpang tindih. Manajer acara dan perencana acara akan sering bekerja sama atau terkadang satu orang akan mengisi kedua peran tersebut tergantung pada ukuran dan jenis acara yang direncanakan.

Misalnya, manajer acara adalah orang yang biasanya membuat reservasi, berkoordinasi dengan vendor, mempekerjakan dan mengelola staf dan berada di tempat selama acara. Perencana acara memilih tema dan konsep, memilih tempat, merencanakan menu dan mengatur hiburan atau pembicara.

Jenis Acara

Seperti yang kami sebutkan, manajemen acara dapat diterapkan pada acara apa pun. Anda harus merencanakan pesta ulang tahun anak atau menghadapi potensi kehancuran. Taruhannya sama tingginya untuk acara profesional.

Orang-orang yang menghadiri acara tidak memikirkan perencanaan dan upaya yang dilakukan untuk menciptakan pengalaman yang luar biasa. Namun, mereka menyuarakan keberatan mereka ketika terjadi kesalahan. Anda tidak ingin itu.

Mari luangkan waktu sejenak untuk mendefinisikan berbagai acara profesional karena ini dapat berdampak finansial pada bisnis Anda, apakah Anda memproduksi acara atau menjalankannya. Pengalaman positif membangun merek, membantu jaringan, dan dapat mendorong penjualan. Yang buruk dapat mengakibatkan kehilangan pelanggan dan reputasi merek yang ternoda.

1. Acara Perusahaan

Acara perusahaan dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dan diadakan untuk karyawan atau pelanggan. Ada juga acara perdagangan yang melibatkan banyak perusahaan, karyawan, dan pelanggan. Acara perusahaan menjalankan keseluruhan dari formal hingga informal dan dapat dirancang untuk membangun tim, konferensi, perekrutan, peluncuran produk, dll.

2. Acara Pribadi

Acara pribadi bisa berarti pesta ulang tahun atau acara untuk orang dewasa. Dalam hal acara profesional, acara pribadi juga bisa bersifat korporat. Perbedaan antara acara ini dan acara perusahaan adalah bahwa hanya mereka yang diundang ke acara pribadi yang dapat hadir, tidak seperti acara publik, seperti kelas atau lokakarya, yang terbuka untuk siapa saja.

3. Secara Pribadi

Acara tatap muka berlangsung di ruang fisik dan orang-orang yang hadir di sana secara fisik. Sebagian besar peristiwa sepanjang sejarah dilakukan secara langsung, tetapi, tentu saja, dengan munculnya internet dan perkembangan streaming, sekarang ada lebih banyak opsi, seperti yang akan kita bahas di bawah.

4. Daring

Acara virtual menjadi lebih populer karena teknologi membuat acara ini mulus bagi peserta. Mereka juga dapat membantu menghindari biaya perjalanan, hotel, dan makanan yang mahal. Dalam hal manajemen acara, prosesnya pada dasarnya sama. Namun, kebanyakan orang lebih suka bertemu langsung, terutama saat melakukan bisnis. Ada juga model hybrid yang tersedia, yang memberi setiap orang pilihan apakah mereka hadir secara langsung atau online.

Terkait: Template Rencana Acara Gratis untuk Excel

Peran Manajemen Acara

Sama seperti dalam proyek apa pun, manajemen acara terdiri dari orang dan keahlian yang berbeda untuk memastikan acara berlangsung tanpa hambatan. Kami berbicara secara singkat tentang seorang manajer acara, tetapi itu adalah peran penting yang layak mendapat lebih banyak detail.

Selain manajer acara, kita akan melihat bagaimana seorang direktur acara cocok dengan struktur manajemen acara secara keseluruhan. Kita akan melihat peran dan tanggung jawab untuk keduanya dan menjelaskan beberapa keterampilan yang dibutuhkan masing-masing agar berhasil dalam pekerjaan mereka.

Pengelola acara

Manajer acara melakukan pekerjaan berat dalam manajemen acara. Seperti namanya, merekalah yang mengelola acara tersebut. Ini berarti mereka menjalankan rencana dan mengelola acara saat itu terjadi untuk memastikan semuanya berjalan seperti yang diharapkan. Seperti yang kami jelaskan, pengelola acara dan perencana acara dapat sedikit berbeda atau berbagi tanggung jawab. Kami memutuskan untuk melihat peran manajer acara yang akan menjembatani kedua posisi tersebut.

Peran & Tanggung Jawab

Manajer acara membantu melakukan brainstorming konsep acara dan mengimplementasikan rencana acara. Dalam kapasitas itu, mereka menangani penganggaran acara dan semua faktur terkait. Itu berarti mereka juga bekerja dengan vendor dan menegosiasikan kontrak dan kesepakatan sponsor. Mereka menangani logistik, terus memperbarui pemangku kepentingan, menarik izin yang diperlukan, dan menangani pelaporan pasca-acara apa pun.

Keterampilan

Manajer acara harus memiliki gelar baik dalam hubungan masyarakat, komunikasi, atau perhotelan, meskipun manajemen proyek juga terbukti bermanfaat (dan pengalaman PM harus). Mereka membutuhkan keterampilan komunikasi dan pemasaran yang unggul. Manajer acara harus menjadi pemimpin yang kuat, terorganisir, dan mampu melakukan banyak tugas. Memiliki keterampilan manajemen waktu dan memahami manajemen risiko adalah penting serta mengetahui cara menggunakan berbagai perangkat lunak. Keterampilan interpersonal dan resolusi konflik juga merupakan nilai tambah.

Direktur Acara

Seorang direktur acara bertanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan suatu acara, tetapi pada tingkat yang lebih tinggi daripada manajer acara, yang lebih banyak berurusan dengan operasi sehari-hari. Sementara manajer acara dapat terlibat dalam brainstorming dan perencanaan, direktur acara memiliki keputusan akhir. Mereka dapat bekerja untuk individu hingga perusahaan, organisasi nirlaba, dan lembaga pemerintah.

Peran & Tanggung Jawab

Direktur acara bertanggung jawab untuk memastikan bahwa staf acara dilatih dan memahami tanggung jawab mereka. Mereka akan berkomunikasi dengan tim acara selama proses perencanaan untuk memberikan acara yang sukses. Itu termasuk memastikan bahwa vendor, katering, dan penyedia layanan lainnya telah dipekerjakan dan dijadwalkan dengan tepat. Mereka mengawasi inisiatif pemasaran dan promosi acara apa pun untuk memastikan mereka menargetkan audiens yang tepat.

Keterampilan

Seorang direktur acara harus memiliki gelar di bidang perhotelan, manajemen acara atau bidang terkait, seperti manajemen proyek. Kelas dalam manajemen perhotelan, perencanaan acara, manajemen bisnis, pemasaran dan penjualan juga sangat membantu. Sertifikasi bagus untuk menunjukkan bahwa mereka berpengetahuan dan berkualitas. Di luar itu, mereka perlu menunjukkan kepemimpinan, memiliki keterampilan komunikasi yang jelas, terorganisir dengan baik dan memahami pemasaran dan penganggaran.

ProjectManager Membantu Dengan Manajemen Acara

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memiliki fitur yang Anda butuhkan untuk membantu Anda mengelola acara Anda. Seperti yang kami sebutkan, bagan Gantt dapat mengatur aktivitas Anda, apakah itu acara kecil atau besar. Tetapi bagan Gantt hanyalah salah satu dari pandangan multi-proyek kami.

Rencanakan Acara Anda di Kalender Online

Bahkan jika Anda mengatur acara Anda di Gantt, yang harus Anda lakukan hanyalah beralih ke tampilan kalender untuk melihat aktivitas Anda dalam format kalender. Itu berarti Anda dapat melihat tanggal mulai dan tanggal akhir untuk pekerjaan Anda secara sekilas. Gabung tim Anda dan bagikan rencananya. Mereka dapat menggunakan tampilan daftar atau papan kanban jika mereka mau. Bagikan pass hanya lihat dengan vendor dan mereka mendapatkan transparansi tanpa dapat mengubah apa pun yang penting.

Melacak Jam Kerja dengan Timesheets

Setelah tim Anda bergabung, Anda dapat mengatur ketersediaan mereka dengan fitur manajemen sumber daya kami. Ini memudahkan untuk melihat saat mereka memiliki PTO atau hari libur saat memberikan tugas. Anda kemudian dapat menggunakan lembar waktu kami yang aman untuk merampingkan pembayaran dan melacak jumlah waktu yang mereka ambil untuk menyelesaikan pekerjaan mereka secara real time. Dengan cara ini, jika mereka tertinggal, Anda dapat mengalokasikan kembali sumber daya dan kembali ke jalur dengan cepat.

Data waktu nyata tidak hanya membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik, tetapi juga memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi dan bekerja sama dengan lebih baik. Mereka dapat berbagi file, berkomentar, dan menandai orang lain yang tidak ditugaskan untuk tugas tersebut sehingga mereka dapat membantu jika diperlukan. Tambahkan ke dasbor real-time kami yang memberi Anda tampilan proyek tingkat tinggi dan laporan yang dapat disesuaikan yang masuk lebih dalam ke data dan membantu pelaporan pasca-acara dan Anda memiliki sekutu yang kuat dalam manajemen acara.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak pekerjaan Anda secara real time. Platform kolaboratif kami menghubungkan tim, vendor, dan pemangku kepentingan sehingga mereka semua dapat terus diperbarui dengan satu sumber kebenaran. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.