10 Template Perencanaan Acara Gratis untuk Excel dan Word

Merencanakan acara dapat berkisar dari rapat di tempat kerja hingga konvensi dan segala sesuatu di antaranya. Ini adalah proyek lain di mana Anda harus mengatur waktu, biaya, dan ruang lingkup (dan jangan lupa kualitas) untuk memenuhi tenggat waktu. Menggunakan template perencanaan dapat membantu Anda tetap teratur dan menjaga anggaran Anda dan memungkinkan Anda untuk menjadwalkan dan membuat jenis acara yang sesuai dengan tujuannya, baik itu membangun jaringan di pameran dagang atau meluncurkan lokakarya pembangunan tim.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang dapat membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak acara Anda. Kami juga pusat online untuk segala hal yang berhubungan dengan manajemen proyek. Anda dapat membaca blog mingguan, panduan, dan mengunduh template perencanaan acara gratis untuk Excel dan Word. Kami memiliki template gratis untuk setiap fase proyek. Di bawah ini, kami mengumpulkan 10 template perencanaan acara gratis yang dapat Anda gunakan untuk mengusulkan, merencanakan, dan mengelola acara Anda berikutnya.

1. Templat Proposal Acara

Setiap peristiwa dimulai sebagai sebuah ide. Seseorang atau beberapa organisasi ingin mengadakan acara dan mengajukan permintaan proposal (RFP). Sama seperti Anda akan menawar proyek apa pun, Anda harus mengusulkan mengapa Anda adalah kontraktor terbaik untuk melakukan pekerjaan itu. Meyakinkan calon klien adalah tempat templat proposal acara gratis kami untuk Word masuk. Ini memberi Anda ruang untuk membuktikan kepada pemangku kepentingan bahwa Anda dapat melakukan apa yang mereka butuhkan untuk menyampaikan acara yang sukses.

Templat acara gratis ini dipecah menjadi beberapa bagian yang dapat disesuaikan. Anda dapat menambah atau menghapus bagian yang tidak berkaitan dengan proposal Anda, tetapi kami meringkas proposal acara menjadi hal yang esensial. Anda akan menemukan bidang untuk diisi dengan tujuan acara, mirip dengan pernyataan misi. Ada juga tempat untuk menentukan tujuan dan sasaran acara untuk menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang ingin dicapai klien dengan acara tersebut. Semakin memperkuat keahlian Anda adalah bidang untuk audiens target yang akan Anda tarik ke acara, pemasaran dan promosi, proposisi nilai, dan biaya. Templat proposal acara gratis ini akan menyegel kesepakatan untuk Anda.

2. Templat Rencana Acara

Setelah Anda mendapatkan pekerjaan, Anda memerlukan template rencana acara untuk menunjukkan bagaimana acara akan berjalan dari awal hingga selesai. Templat rencana acara gratis kami untuk Excel membantu memastikan bahwa Anda memenuhi tenggat waktu dan melakukannya sesuai anggaran yang disetujui oleh klien Anda. Tidak berbeda dengan jenis rencana proyek lainnya, templat perencanaan acara gratis mengidentifikasi sumber daya dan menyertakan fase untuk memudahkan pengelolaan.

Yang terbaik dari semuanya, ada opsi untuk melewati spreadsheet Excel dan mendapatkan uji coba gratis ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang dapat melakukan lebih dari sekadar template statis. Buka perangkat lunak di bagan Gantt untuk mengatur tugas acara Anda dan menambahkan sumber daya serta biaya terkait. Anda bahkan dapat membuat tugas, melampirkan file, dan menambahkan deskripsi, tag, prioritas, dan lainnya. Semua yang Anda tambahkan ke spreadsheet terisi pada garis waktu visual sehingga Anda dapat melihat acara di satu tempat, menambahkan pencapaian, dan menautkan tugas yang bergantung untuk menghindari penundaan. Kemudian tetapkan garis dasar untuk melacak usaha yang direncanakan terhadap usaha aktual Anda secara real time, sesuatu yang tidak dapat Anda lakukan di spreadsheet. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

3. Templat Anggaran Acara

Anda mendapatkan pekerjaan dan membuat rencana, tetapi Anda harus memiliki anggaran acara untuk mengetahui apa yang harus ditagihkan kepada klien Anda. Jika perkiraan keuangan Anda tidak aktif, maka Anda mungkin akan kehabisan uang dalam jumlah besar. Itu bisa cukup untuk membuat seluruh acara menjadi kerugian bagi Anda. Untuk menghindari bencana itu, Anda perlu menggunakan templat anggaran acara gratis kami untuk Excel. Hal ini memungkinkan Anda memperkirakan biaya acara dengan lebih akurat sebelum berkomitmen sehingga Anda dapat memperoleh keuntungan dan tidak kehilangan uang.

Sulit untuk mengetahui berapa biaya acara. Ada banyak variabel dan Anda harus mempertimbangkan risiko, yang mungkin berdampak pada biaya acara. Templat anggaran gratis kami memungkinkan Anda mengumpulkan biaya, seperti yang terkait dengan tenaga kerja, biaya konsultan apa pun yang mungkin Anda miliki, bahan baku, dan lainnya. Tentu saja, tidak ada dua peristiwa yang persis sama. Itu sebabnya template gratis kami dapat disesuaikan. Anda dapat menambahkan hal-hal seperti pemasaran dan promosi atau hal lain yang mungkin hilang dari template untuk memastikan Anda mendapatkan angka yang akurat. Bahkan ada kolom untuk melacak anggaran aktual Anda terhadap anggaran yang direncanakan agar tetap pada jalurnya.

4. Templat Kalender Acara Pemasaran

Berbicara tentang pemasaran, tidak ada acara yang berhasil tanpa kampanye pemasaran untuk menarik audiens target acara tersebut. Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Sama seperti rencana acara, ada tenggat waktu, sumber daya, dan biaya yang terlibat. Tidak masalah jika Anda mengerjakan email blitz, surat langsung, atau bahkan papan reklame; banyak yang harus dikoordinasikan. Templat kalender pemasaran acara gratis kami untuk Excel membantu Anda menempatkan semua bebek itu dalam satu baris. Alat serbaguna ini menunjukkan kepada Anda kampanye pemasaran pada kalender bulanan, triwulanan, atau tahunan. Anda dapat melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan pekerjaan itu jatuh tempo.

Desain sederhana yang tampak sangat kuat untuk manajemen pemasaran. Ini adalah kisi, sama seperti yang Anda lihat di kalender mana pun, tetapi ini memungkinkan Anda untuk melihat gambaran besarnya dan melihat kampanye pemasaran yang ditata selama sebulan, kuartal, atau tahun. Template dipecah menjadi beberapa tab, masing-masing dengan tanggal di sebelah kiri dan nama kampanye. Berikut adalah tugas yang terkait dengan kampanye tersebut, termasuk deskripsi, tanggal jatuh tempo, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian Anda dapat menambahkan biaya untuk tugas tersebut, yang merupakan item baris dari total anggaran. Bahkan ada ruang untuk menambahkan tujuan kampanye dan durasi seluruh kampanye pemasaran.

5. Templat Pelacak Tugas Acara

Kami telah berbicara tentang mendapatkan pekerjaan, merencanakan acara, memperkirakan anggaran, dan bahkan kampanye pemasaran dan promosi yang akan memastikan acara dihadiri dengan baik. Apa yang belum kita bicarakan adalah bagaimana memastikan Anda tetap di jalur. Untuk melakukan itu, Anda perlu membandingkan upaya yang direncanakan dengan yang sebenarnya. Dengan cara itu Anda dapat melihat apakah Anda mengikuti jadwal acara atau tertinggal. Anda tidak ingin mengetahui bahwa Anda terlambat dari jadwal ketika sudah terlambat untuk mengambil tindakan. Anda tidak perlu khawatir jika menggunakan templat pelacak tugas acara gratis kami untuk Excel.

Anda akan menemukan semua yang Anda butuhkan untuk melacak tugas Anda. Ada tempat untuk mencantumkan nama tugas Anda dan menambahkan deskripsi pekerjaan. Jika ada ketergantungan, Anda juga dapat mencantumkannya untuk menghindari penundaan yang merugikan. Kemudian tambahkan siapa di tim Anda yang ditugaskan untuk tugas itu. Ada tempat untuk menambahkan prioritas tugas untuk mengetahui mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu dan tanggal jatuh tempo, termasuk tanggal mulai, akhir yang direncanakan, dan akhir yang sebenarnya. Kemudian tambahkan status tugas untuk mengetahui apakah itu tertunda, dijeda, terbuka, atau selesai.

6. Templat Garis Waktu Acara

Tentu saja, semua ini harus dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Acara berlangsung selama waktu, hari, atau hari tertentu. Tidak ada ruang gerak. Materi pemasaran telah dikirim bersamaan dengan waktu acara dan tidak ada yang akan mengubahnya. Memproduksi acara itu tepat waktu berarti Anda harus menjadwalkan dengan bijak. Menggunakan templat garis waktu acara gratis kami untuk Excel dapat membantu Anda memastikan bahwa semuanya dilakukan saat perlu dilakukan.

Dengan garis waktu acara kami, Anda memiliki dua bagian. Di sebelah kiri adalah spreadsheet, sekali lagi dapat disesuaikan sepenuhnya, di mana kami memiliki empat kolom. Di sana Anda dapat membuat daftar tugas, tanggal mulai, tanggal akhir, dan durasi. Di sebelah kanan adalah garis waktu visual, seperti bagan Gantt, yang secara otomatis mengisi garis waktu acara Anda. Anda dapat membuat fase dengan warna berbeda agar mudah dilihat saat Anda mendapatkan ikhtisar rencana acara di satu tempat.

7. Templat Analisis Biaya-Manfaat

Sebelum Anda mengusulkan untuk membuat suatu acara, Anda perlu tahu bahwa proyek tersebut akan menghasilkan laba atas investasi Anda. Jika tidak, Anda adalah badan amal, bukan bisnis (walaupun badan amal pun harus tetap mampu membayar untuk melanjutkan pekerjaan baiknya). Untuk menentukan apakah acara tersebut layak untuk ditawar, gunakan templat analisis biaya-manfaat gratis kami untuk Excel dan lihat apakah pengeluaran yang harus Anda keluarkan akan diperoleh kembali.

Templat perencanaan acara gratis kami melakukan ini dengan menangkap biaya kuantitatif, seperti biaya tidak langsung, tidak berwujud, dan peluang, dan mendorongnya ke luar berapa pun panjang rencana acara Anda. Kemudian Anda membuat daftar manfaat kuantitatif, seperti langsung, tidak langsung, tidak berwujud, dan kompetitif, sekali lagi diramalkan selama siklus hidup acara tersebut. Dari situ, template menghitung total biaya dan membandingkannya dengan total manfaat untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

8. Templat Matriks RACI

Jika Anda telah menawar dan memenangkan acara tersebut, maka Anda telah melakukan analisis biaya-manfaat, rencana, dan jadwal. Sekarang Anda harus membuat tim Anda bekerja dan terus memperbarui klien Anda. Bagaimanapun, mereka memiliki kepentingan dalam kesuksesan Anda. Ini membutuhkan identifikasi pemangku kepentingan dan menentukan peran dan tanggung jawab mereka, termasuk tim Anda, dan bagaimana mereka berhubungan dengan proyek dan tugas-tugasnya. Ini dilakukan dengan template matriks RACI gratis kami untuk Excel.

RACI adalah akronim untuk bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi dan diinformasikan. Templat perencanaan acara gratis kami adalah spreadsheet tempat Anda dapat mencantumkan tugas proyek sebagai baris dan di bagian atas mencantumkan semua anggota tim Anda, masing-masing sebagai kolom individual. Kemudian di sebelah kotak di mana nama mereka sesuai dengan tugas, Anda dapat mencatat apakah mereka adalah R, A, C atau I. Ini sangat meningkatkan manajemen proyek, tim, dan klien Anda.

9. Templat Peta Pemangku Kepentingan

Alat lain untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam proyek acara Anda adalah templat peta pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel. Ingat, pemangku kepentingan bisa siapa saja dari tim Anda dan audiens target untuk acara tersebut, dan, tentu saja, klien. Menggunakan alat visual ini memudahkan Anda untuk melihat dampak setiap pemangku kepentingan dan bagaimana pengaruhnya terhadap pekerjaan Anda.

Template perencanaan acara gratis mudah digunakan. Itu dipecah menjadi kotak empat kotak. Pertama, daftarkan pemangku kepentingan Anda dan beri kode warna hijau untuk menunjukkan bahwa mereka adalah advokat, kuning jika netral dan merah jika kritis dan berpotensi dapat menghalangi pekerjaan. Kemudian tambahkan masing-masing ke pegangan, yang dipecah menjadi cara mengelolanya, tetap puas, kelola dengan cermat, dan tingkat pengaruhnya, dari rendah ke tinggi. Ini membantu Anda membuat rencana manajemen dan komunikasi pemangku kepentingan.

10. Templat Lembar Waktu

Terakhir, Anda harus melacak tim Anda saat mereka melakukan pekerjaan mereka. Lembar waktu adalah alat yang berharga tidak hanya untuk penggajian tetapi juga untuk melacak biaya per jam, liburan, dan lembur tim Anda. Menggunakan templat lembar waktu gratis kami untuk Excel dapat membantu Anda mengatur waktu tim Anda sambil melacak jam kerja mereka.

Templat lembar waktu membantu Anda melacak karyawan Anda. Mulailah dengan mengambil data pribadi, seperti nama, departemen, tarif per jam, dll. Kemudian tentukan kerangka waktu untuk lembar waktu dan kumpulkan jam kerjanya. Tambahkan total jam kerja dan Anda dapat melacak di mana mereka berada dalam hal menyelesaikan tugas mereka dan memastikan mereka dibayar dengan cepat dan akurat.

Gunakan ProjectManager untuk Menyampaikan Acara yang Sukses

Template perencanaan acara gratis memang bagus, tetapi hanya sampai titik tertentu. Misalnya, template lembar waktu kami harus dimasukkan secara manual dan tidak ada keamanan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memiliki fitur lembar waktu yang secara otomatis mengisi dan memberi manajer tampilan real-time seberapa jauh mereka dalam menyelesaikan tugas mereka. Tapi itu hanya salah satu dari banyak fitur untuk membantu Anda mengelola dan memberikan acara yang berkualitas untuk klien Anda.

Rencanakan Acara Anda di Bagan Gantt

Daripada menggunakan template perencanaan acara, template garis waktu, anggaran acara, pelacak, dll., bagan Gantt kami mengatur tugas, sumber daya, dan biaya Anda serta melacak kemajuan Anda secara waktu nyata. Anda dapat menautkan keempat dependensi tugas dan menetapkan garis dasar jadwal, yang memungkinkan perangkat lunak kami menampilkan data waktu nyata tentang kemajuan dan kinerja Anda. Begitulah cara Anda tetap di jalur dan tidak melebihi anggaran.

Lacak Kemajuan Anda di Dasbor Waktu Nyata

Sangat mudah untuk mengedit Gantt; cukup seret dan lepas saat semuanya berubah. Semua detail rencana acara Anda menyesuaikannya. Kemudian Anda dapat beralih ke dasbor waktu nyata kami dan mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari segala hal mulai dari waktu, biaya hingga beban kerja, dan keseluruhan kesehatan proyek Anda. Anda tidak perlu membuang waktu untuk mengonfigurasinya seperti yang Anda lakukan dengan alat ringan. Sudah siap saat Anda siap.

Perangkat lunak kami memiliki lebih dari bagan Gantt, yang lebih cocok untuk manajer. Ada papan kanban untuk memvisualisasikan alur kerja, daftar tugas, dan kalender untuk dorongan pemasaran dan promosi Anda. Beberapa tampilan proyek semuanya bekerja secara bersamaan sehingga apa pun alat yang Anda gunakan, ia memiliki data paling mutakhir. Setiap orang selalu berada di halaman yang sama.

Konten Acara Terkait

Apakah Anda baru dalam mengelola acara atau pernah mengerjakan lusinan acara di masa lalu, selalu ada lebih banyak hal untuk dipelajari. Situs kami adalah hub online untuk semua hal manajemen proyek, yang mencakup perencanaan acara. Berikut adalah contoh blog mingguan, panduan, dan video tutorial kami.

• Bagaimana Merencanakan Acara: Langkah-Langkah Perencanaan Acara, Tips & Daftar Periksa
• Cara Merencanakan Acara Virtual: Daftar Periksa Perencanaan Acara Virtual
• Manajemen Acara: Panduan Cepat
• Perangkat Lunak Manajemen Proyek Acara
• Cara Membuat Anggaran Acara

ProjectManager adalah perangkat lunak online yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak acara secara waktu nyata. Gunakan fitur manajemen tugas, manajemen risiko, dan manajemen sumber daya kami untuk tetap produktif dan sesuai rencana. Platform kolaboratif kami memudahkan untuk berkomentar dan berbagi file di mana pun Anda berada. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.