Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Menyelenggarakan Konferensi Virtual Besar

Setelah bisnis Anda cukup berkembang, Anda mungkin tertarik untuk menyelenggarakan konferensi virtual. Meskipun demikian, itu bisa menjadi tantangan. Ketika Anda ditugasi dengan usaha seperti itu, ada banyak masalah yang harus Anda hadapi.

Pertama-tama, Anda harus mengubah kuliah sehari penuh menjadi aktivitas yang menarik. Kedua, Anda perlu menentukan pada tanggal mana konferensi Anda dapat menerima perhatian paling besar. Terakhir, Anda perlu memperhatikan semua aspek teknis untuk memberikan pengalaman terbaik kepada peserta Anda. Di bawah ini, Anda akan menemukan banyak tip berharga untuk menangani ini dan beberapa masalah lainnya.

Sebentar lagi, Anda akan belajar tentang perangkat lunak terbaik yang dapat Anda gunakan, mengapa Anda mungkin memerlukan layanan terjemahan (Anda mungkin ingin membaca lebih lanjut tentang terjemahan teknis), atau bagaimana memfasilitasi interaksi peserta. Baca terus dan pastikan konferensi Anda berjalan lancar.

Membuat Konferensi Anda Menonjol

Jika konferensi Anda tidak menawarkan nilai unik apa pun, tidak banyak orang yang akan menghadirinya. Lebih buruk lagi, orang-orang yang akan muncul di acara Anda tidak akan memberikan perhatian khusus, dan jumlah interaksi peserta akan sedikit.

Untuk menghindari nasib ini, Anda harus membuat acara Anda menonjol dari keramaian. Bagaimana cara melakukannya? Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan.

Atur Konferensi Anda

Mengkurasi konferensi Anda berarti memilih tema khusus untuk itu dan berpegang teguh pada itu. Jangan mengundang setiap presenter yang minatnya berhubungan dengan topik yang sedang dibahas. Alih-alih, fokuslah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin spesialis di bidang tertentu. Dengan cara ini, konferensi Anda akan mendapatkan lebih banyak prestise dan memiliki tujuan yang jelas dari awal hingga akhir.

Jadikan Lingkungan Konferensi Inklusif

Poin ini mungkin tampak sebagai argumen tandingan yang sempurna untuk pendekatan yang kami sebutkan di atas. Namun, justru sebaliknya.

Seni membuat konferensi Anda menonjol juga melibatkan penciptaan lingkungan yang inklusif di mana setiap orang dapat dengan bebas mengutarakan pendapat mereka. Jika Anda ingin lebih banyak orang berpartisipasi dalam acara online Anda, hindari kesalahan dengan mengundang perwakilan hanya dari satu organisasi.

Ketika Anda mengumpulkan peserta dari budaya dan latar belakang yang berbeda, tetapi juga dengan pendapat yang berbeda, interaksi mereka akan lebih menarik. Selain itu, perusahaan Anda akan mendapatkan reputasi sebagai platform yang adil, di mana setiap orang bisa mendapatkan kesempatan untuk terlibat dalam diskusi yang bermakna dengan pihak lain.

Jauhkan Diskusi Konstruktif

Poin ini dengan rapi mengikat dua poin sebelumnya. Ketika Anda mendapatkan ahli dari latar belakang yang berbeda, suasana terkadang bisa menjadi sedikit tegang. Untuk mencegah terjadinya insiden yang tidak menyenangkan, selalu minta seseorang untuk memoderasi diskusi.

Dengan menjaga semua sesi Anda konstruktif, Anda akan menunjukkan profesionalisme Anda dan membuktikan bahwa Anda peduli dengan materi pelajaran. Selain itu, ini dapat membantu Anda membangun hubungan positif dan tahan lama dengan bisnis lain dan meningkatkan reputasi Anda.

Merencanakan Konferensi Virtual Anda

Ada banyak perencanaan yang terlibat dalam menyelenggarakan konferensi virtual besar. Anda harus mengurus banyak hal penting dan memastikan Anda tidak kehilangan jejak apa pun.

Untuk memulai, Anda perlu memutuskan konferensi seperti apa yang ingin Anda selenggarakan. Apakah itu akan menjadi kumpulan webinar atau lebih tepatnya sesuatu yang menyerupai lokakarya virtual? Keputusan yang Anda buat di sini akan memengaruhi pilihan Anda yang lain. Karena itu, pastikan Anda mempertimbangkan semua opsi dengan cermat.

Setelah Anda mengetahui jenis konferensi yang ingin Anda selenggarakan, Anda harus melihat kalender dan memilih tanggal yang cocok untuk itu. Ingatlah untuk tidak merencanakan acara Anda terlalu dini, atau peserta Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk mempersiapkannya. Selain itu, Anda harus memeriksa apakah ada beberapa konferensi lain yang dijadwalkan sekitar waktu yang sama. Jika demikian, Anda mungkin ingin memindahkan konferensi Anda ke tanggal lain yang kurang kompetitif.

Mengurus Penerjemahan dan Dukungan Teknis

Jika Anda berencana untuk menyelenggarakan konferensi virtual besar, Anda perlu mendapatkan perangkat lunak yang tepat untuk menyediakan interaksi audio dan video, yang memungkinkan Anda memberikan presentasi waktu nyata selama acara. Selain itu, mengizinkan komentar dan pertanyaan peserta adalah aspek penting lainnya yang tidak dapat Anda abaikan.

Pertama, pastikan Anda memiliki peralatan yang cukup, seperti proyektor, mikrofon, speaker, dan laptop dengan perangkat lunak konferensi web yang diinstal. Anda juga harus memastikan bahwa Anda memiliki beberapa opsi pencadangan jika salah satu gagal. Pilihan terbaik Anda di sini adalah menemukan solusi yang mudah diatur dan dikelola.

Anda mungkin juga ingin menyewa profesional AV yang tahu cara menggunakan semua peralatan dengan benar. Terakhir, pastikan bahwa semua lokasi memiliki koneksi Internet yang cepat dan Anda memiliki setidaknya satu orang teknis untuk setiap 10 peserta.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk melihat ke dalam layanan terjemahan dan menemukan penerjemah yang mengerti bahasa Inggris dan bahasa ibu Anda. Idealnya, mereka harus penutur asli bahasa Inggris yang tahu bahasa lokal juga. Mereka akan menerjemahkan presentasi dan sesi tanya jawab ke dalam bahasa ibu Anda dan membantu memfasilitasi komunikasi antara peserta dari berbagai negara.

Tentu saja, jagalah denyut nadi Anda bahkan selama sesi berlangsung. Pastikan semua orang dapat mendengar penyaji dan semua peserta dapat melihat presentasi. Jika ada yang salah, orang yang ditunjuk dari tim dukungan teknis Anda harus mencoba menyelesaikan masalah secepat mungkin.

Memilih Perangkat Lunak Acara Online

Saat memilih perangkat lunak acara online untuk acara virtual Anda, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan:

Jumlah Peserta

Jangan memilih perangkat lunak acara online yang dapat menangani maksimal 100 peserta karena akan terlalu kecil untuk acara Anda. Jumlah pastinya akan bervariasi tergantung pada niche dan jumlah pemasaran yang terlibat, tetapi setidaknya 1000 orang harus dapat menghadiri acara Anda pada waktu yang sama. Ini memberi Anda cukup ruang untuk menumbuhkan audiens Anda dari waktu ke waktu dan meningkatkan ukuran acara Anda berikutnya.

Integrasi Media Sosial

Anda ingin peserta Anda dapat berbagi pemikiran dan pendapat mereka tentang acara Anda dengan teman dan pengikut mereka di platform media sosial. Perangkat lunak acara online yang sangat baik harus memudahkan mereka dengan menyediakan semua alat yang diperlukan. Ini termasuk lencana, ruang obrolan, dan tombol berbagi sosial.

Harga

Tentu saja, harga selalu penting saat mencari alat atau layanan baru. Pastikan Anda memilih opsi yang terjangkau yang memenuhi semua kebutuhan Anda tetapi juga tidak menghabiskan terlalu banyak uang. Banyak penyedia perangkat lunak acara online menawarkan uji coba gratis sehingga Anda dapat menguji alat baru sebelum memutuskan mana yang terbaik untuk Anda.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, menyelenggarakan konferensi virtual besar bukanlah tugas yang paling mudah, terutama jika Anda memiliki sedikit pengalaman mengorganisir acara online. Namun, setelah membaca artikel ini, tidak ada yang menghalangi Anda untuk mengadakan acara online yang sukses.

Ingatlah bahwa Anda harus membuat konferensi Anda menonjol, memperhatikan aspek teknis, dan memilih perangkat lunak acara online terbaik. Jadi, ingatlah hal-hal itu dan pastikan semuanya sudah ditangani sebelum Anda ditayangkan.

Bio

Przemyslaw adalah penulis konten yang fokus utamanya adalah memberikan artikel berkualitas tinggi tentang teknologi baru. Bidang minat utama lainnya adalah filsafat dan filologi.