Memahami Laporan Pengecualian dalam Manajemen Proyek

Klise untuk mengatakan bahwa proyek jarang berjalan sesuai rencana, tapi itu hanya klise karena itu benar. Saat masalah proyek muncul, penting untuk mengambil tindakan. Tapi bagaimana Anda tahu tindakan apa yang harus diambil? Di situlah laporan pengecualian masuk, alat untuk membantu Anda mengetahui cara kembali ke jalur semula.

Apa yang dimaksud dengan laporan pengecualian dalam manajemen proyek dan bagaimana Anda menggunakannya? Mari kita definisikan istilah tersebut dan jelaskan penggunaannya dalam mengelola proyek yang menyimpang dari jalurnya. Kami akan menunjukkan kepada Anda beberapa contoh laporan pengecualian dan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membuat Anda tetap pada jadwal dan sesuai anggaran.

Apa itu Laporan Pengecualian?

Laporan pengecualian digunakan untuk mengumpulkan data tentang apa yang salah dalam suatu proyek. Artinya, apakah ada pengecualian untuk proyek yang menyebabkannya tergelincir? Seperti semua laporan, laporan pengecualian adalah alat penting untuk mengumpulkan data proyek. Apa yang membuatnya sangat penting adalah bahwa dengan mengumpulkan informasi tentang apa yang tidak benar dalam suatu proyek, Anda dapat menyusun rencana untuk mengembalikan proyek ke jalurnya.

Apa yang salah dalam sebuah proyek dapat berupa beberapa hal. Mungkin pekerjaan Anda menyimpang dari harapan Anda, Anda belum mencapai tonggak pencapaian yang ditetapkan dalam rencana proyek Anda atau ada masalah yang membuat Anda keluar dari jadwal dan memaksa Anda untuk menghabiskan lebih dari yang Anda alokasikan dalam anggaran Anda.

Laporan pengecualian tidak harus mencakup masalah yang akan menggagalkan proyek Anda — masalah ini bisa besar atau kecil dan berdampak besar atau kecil pada proyek atau bisnis. Terlepas dari ukurannya, risiko berpotensi berdampak pada proyek, bisnis, atau bahkan masalah peraturan. Bahkan, terkadang laporan pengecualian hanya mengungkap masalah kinerja, penyimpangan dalam akuntansi dan keuangan atau masalah pengendalian persediaan.

Tanpa alat manajemen proyek yang tepat, Anda mengambil risiko yang sangat besar. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek dengan dasbor waktu nyata untuk tampilan tingkat tinggi proyek Anda. Tidak diperlukan penyiapan dan alat kami menangkap data langsung, menghitungnya, dan menampilkannya di bagan warna-warni. Anda akan melihat data pada enam metrik proyek untuk membantu Anda menangkap anomali sebelum mengancam keberhasilan proyek Anda. Mulai gratis hari ini.

Mengapa Menggunakan Laporan Pengecualian?

Dokumentasi sangat penting dalam setiap proyek, tentu saja. Dokumen dan laporan proyek merinci siapa yang menyelesaikan tugas apa dengan cara apa. Dengan mendokumentasikan biaya, Anda membuat tim Anda tetap akuntabel dan tetap pada jadwal dan anggaran Anda sambil mengulang pemangku kepentingan.

Dengan memiliki laporan pengecualian yang mendokumentasikan kesalahan dalam proyek Anda, Anda memberikan kontribusi yang berharga. Laporan pengecualian menangkap apa yang salah secara rinci, memungkinkan Anda untuk belajar dari kesalahan Anda dan tidak mengulanginya nanti di proyek atau di proyek mendatang.

Penggunaan laporan pengecualian adalah bagaimana proyek dan bisnis dapat dengan cepat mengidentifikasi dan mengatasi masalah dalam proses mereka sebelum menjadi terlalu besar sehingga menyebabkan kerusakan. Ini dilakukan dengan memantau proses dalam proyek atau bisnis dan tetap waspada terhadap setiap anomali yang menunjukkan bahwa segala sesuatunya bergerak ke arah yang salah.

Laporan pengecualian juga dapat membantu kualitas data. Memiliki data yang baik sangat penting untuk merespons kemungkinan apa pun yang ditemukan oleh laporan pengecualian. Tidak boleh ada kesenjangan dalam data, data duplikat, atau data yang diambil dari laporan lama. Laporan pengecualian membantu manajemen belajar bahwa ada sesuatu yang salah dengan proyek atau bisnis dan harus disampaikan secara akurat dan tepat waktu untuk mengatasi masalah dengan cepat.

Terkait: Template Analisis Akar Penyebab Gratis

Apa yang Harus Ada dalam Laporan Pengecualian?

Semua laporan pengecualian harus jelas dan mudah dimengerti. Data harus merinci apa yang terjadi dan di mana anomali terjadi, seperti pada tahap proses apa. Ini juga harus dicatat bagaimana pengecualian akan berdampak pada proyek atau bisnis.

Laporan pengecualian harus fokus pada proses atau tujuan yang tidak mencapai tujuan atau harapannya. Ini membantu memastikan bahwa itu tidak terjadi lagi dengan mencoba menunjukkan dengan tepat apa yang menyebabkan kesalahan sejak awal.

Frekuensi laporan pengecualian bervariasi tergantung pada bisnis dan proyek. Mereka dapat diselesaikan harian, mingguan atau bulanan. Bahkan, jika situasinya kritis, Anda mungkin ingin menjalankan laporan pengecualian secara real time.

Laporan pengecualian sebagian besar dihasilkan selama tahap pengendalian proyek. Ini berasal dari rencana saat ini dan data terkini tentang proyek untuk mencatat masalah, risiko, dan kualitas. Laporan pengecualian sering dikirimkan sebagai dokumen Word atau PDF, meskipun dapat dilakukan secara tatap muka atau sebagai email. Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, itu dapat dikirimkan melalui alat itu juga.

Contoh Industri Yang Menggunakan Laporan Pengecualian dan Dalam Skenario Apa

Kami telah berbicara tentang manajemen proyek, tetapi itu hanya satu industri yang menggunakan laporan pengecualian. Semua bisnis dapat memperoleh manfaat dari laporan pengecualian karena data dari laporan tersebut memberi tahu perusahaan tentang apa yang tidak berjalan dengan baik.

Laporan pengecualian adalah bagian besar dari akuntansi dan keuangan dan dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Menggunakan laporan pengecualian untuk kredit dan penagihan memperlihatkan faktur terutang Setiap bisnis yang memiliki departemen hutang dapat menggunakan pelaporan pengecualian untuk mengidentifikasi diskon pembayaran yang akan kedaluwarsa. Faktur ini dapat didekati terlebih dahulu untuk pembayaran, memanfaatkan diskon, dan menghemat uang.

Hal ini juga berlaku untuk pembelian, di mana pelaporan pengecualian dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktur yang tidak memiliki pesanan pembelian. Ini mungkin berarti akun dengan pengeluaran yang tidak disetujui, yang akan memengaruhi kemampuan Anda untuk memperkirakan arus kas dan mengekspos masalah dengan kontrol internal Anda.

Faktanya, laporan pengecualian dapat membantu perusahaan mana pun dengan alur kerjanya. Ini dapat digunakan untuk menemukan pesanan pembelian yang tidak disetujui yang dapat memperlambat produksi. Penundaan pengiriman pemasok hanya akan menjadi bola salju dan berdampak negatif pada pelanggan Anda.

Contoh Laporan Pengecualian

Kami telah berbicara banyak tentang laporan pengecualian tanpa melihatnya. Ada banyak templat laporan pengecualian online yang dapat membantu Anda membuatnya. Mari kita lihat satu dari ProjectManagement.com.

Seperti yang Anda lihat, ada tempat untuk menangkap informasi proyek seperti nama, siapa manajer proyek, perusahaan dan periode yang diperiksa. Di bawahnya ada spreadsheet yang memberi nomor pada setiap bagian untuk membedakannya.

Data yang diambil mencakup tanggal pelaporan, nama masalah, dan deskripsi. Ada ruang untuk mencantumkan siapa di tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya dan ruang untuk mencatat apakah itu telah diselesaikan dan bagaimana hal itu diselesaikan.

Ada juga ruang untuk dampaknya terhadap proyek, pemangku kepentingan, dan biaya. Kolom terakhir menambahkan tempat bagi Anda untuk menambahkan praktik terbaik agar masalah ini tidak terjadi di kemudian hari.

Template Laporan Pengecualian Gratis

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa laporan pengecualian sangat mirip dengan laporan masalah. Itu karena, setidaknya dalam manajemen proyek, mereka memiliki banyak kesamaan. Faktanya, ProjectManager memiliki banyak sekali template gratis untuk semua tahapan proyek Anda, termasuk template pelacakan masalah gratis yang dapat digunakan seperti halnya laporan pengecualian.

Pelacak masalah memiliki format yang mirip dengan template pengecualian di atas. Unduh dan Anda dapat menggunakannya untuk menangkap pengecualian dalam proyek Anda dan berupaya menghilangkan masalah tersebut di masa mendatang. Anda akan melihat bahwa template pelacakan masalah gratis untuk Excel dapat diunduh tetapi ada opsi lain.

Anda juga dapat membuka pelacak masalah di perangkat lunak kami. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola masalah proyek Anda tanpa spreadsheet Excel statis. Sebagai gantinya, Anda akan dapat memilih dari lima tampilan proyek, yang semuanya diperbarui secara bersamaan. Jika Anda menggunakan bagan Gantt dan tim Anda menggunakan papan kanban, Anda selalu mengerjakan data terbaru.

Siapa yang Menyiapkan Laporan Pengecualian untuk Proyek?

Seperti yang kami sebutkan di atas, laporan pengecualian biasanya merupakan bagian dari tahap pengendalian dalam manajemen proyek. Ini adalah titik dalam proyek ketika manajer proyek meninjau masalah yang terkait dengan proyek.

Jika salah satu masalah ini mengancam proyek, maka manajer proyek perlu membuat laporan pengecualian. Ini memungkinkan manajer proyek untuk mendapatkan lebih banyak konteks tentang masalah ini dan mengelola resolusinya. Ini juga membantu mencegah masalah seperti itu mengancam proyek di masa depan.

Sementara tim proyek akan terlibat dalam menanggapi hasil laporan pengecualian, manajer proyek bertanggung jawab untuk itu karena merekalah yang mempresentasikan masalah tersebut ke dewan proyek. Mereka juga akan mempelopori inisiatif untuk menanggapinya, menawarkan opsi dan rekomendasi.

Bagaimana ProjectManager Membantu Pelaporan Pengecualian

Kami telah menyebutkan bagaimana ProjectManager dapat membantu pelaporan pengecualian dengan dasbor waktu nyata yang menangkap data proyek langsung dan memberi pengguna beberapa tampilan proyek untuk mengatasi masalah dengan alat yang mereka rasa nyaman. Tapi itu hanya permulaan.

Buat dan Lacak Pengecualian di Papan Kanban

Salah satu dari beberapa tampilan proyek kami adalah papan kanban, alat tangkas yang memvisualisasikan alur kerja proyek. Tim dapat mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint bersama di platform kolaboratif kami, memungkinkan mereka untuk berkomentar dan berbagi file. Manajer mendapatkan transparansi ke dalam proses dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk menghindari kemacetan dan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas.

Dapatkan Data Lebih Dalam Dengan Laporan Sekali Klik

Dasbor waktu nyata memberi Anda gambaran umum yang bagus, tetapi bila Anda ingin fokus pada hal yang lebih spesifik, gunakan laporan kami yang dapat dibuat dengan penekanan tombol. Anda bisa mendapatkan laporan status, laporan tugas, biaya, dan banyak lagi. Semua laporan dapat disaring untuk membidik apa yang Anda cari dan mudah dibagikan sebagai PDF atau cetakan untuk menginformasikan papan proyek Anda.

ProjectManager memiliki satu sumber kebenaran yang memungkinkan setiap orang untuk selalu berada di halaman yang sama. Sebagai alat online, alat ini menghubungkan tim baik yang bekerja di kantor yang sama, dari jarak jauh, atau bahkan di departemen yang berbeda dengan metodologi yang berbeda—semuanya secara real time. Itu berarti laporan pengecualian yang lebih akurat dan proyek yang lebih sukses.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hybrid dan meningkatkan produktivitas. Atur tugas, pantau kinerja, dan laporkan kemajuan semua dengan satu alat. Bergabunglah dengan tim di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.