Cara Menulis Ringkasan Eksekutif Persuasif + 5 Contoh Dunia Nyata

Ringkasan eksekutif adalah versi singkat dari dokumen yang lebih panjang—tl;dr dunia bisnis. Ringkasan eksekutif sering menyertai dokumen pelaporan, meskipun ada konteks lain di mana Anda mungkin memerlukannya (misalnya, siaran pers).

Meskipun semua ringkasan eksekutif memberikan sorotan dari ide, presentasi, atau pemikiran yang berhasil, dibutuhkan kebijaksanaan dan sedikit strategi untuk menulis ringkasan eksekutif yang persuasif — ringkasan yang menarik minat dan dukungan dari baris pertama.

Di bawah ini, kami akan merinci cara menulis ringkasan eksekutif, termasuk cara menentukan bagian mana yang harus dipotong dan bagian mana yang harus disimpan.

Kapan harus menggunakan ringkasan eksekutif

Tempatkan diri Anda pada posisi audiens Anda dan pertimbangkan informasi mana yang paling penting bagi mereka. Jika Anda menulis ringkasan eksekutif untuk menyertai siaran pers, informasinya harus difokuskan pada merek Anda dan beberapa pembeda yang membuktikan bahwa orang harus peduli dengan apa yang dilakukan merek Anda. Jika Anda menulis laporan pemegang saham tahunan, Anda sebaiknya tidak terlalu fokus mendeskripsikan perusahaan Anda dan lebih fokus pada seberapa menguntungkan perusahaan Anda dan diproyeksikan.

Hal terpenting untuk diingat di sini adalah fokus pada audiens Anda—jangan terpaku pada apa yang disebut laporan atau ringkasan eksekutif Anda. Pikirkan tentang siapa yang sebenarnya membacanya.

Dengan demikian, Anda mungkin ingin mempertimbangkan format yang berbeda untuk menulis ringkasan eksekutif. Meskipun Anda pasti dapat memasukkannya ke dalam file pdf, Anda juga dapat membuatnya lebih mudah dipindai dan dicerna dengan format lain. Mungkin Anda akan membuat grafik yang menyertainya atau Anda akan menggunakan slide jika Anda mempresentasikannya kepada audiens secara langsung. Untuk distribusi yang mudah, Anda mungkin juga ingin mempublikasikan ringkasan eksekutif Anda di situs web Anda di suatu tempat.

Bagaimana menulis ringkasan eksekutif yang efektif?

Tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua untuk menulis ringkasan eksekutif yang efektif, karena selalu tergantung pada konteks dan untuk siapa Anda menulisnya. Perubahan informasi yang paling penting dan menarik tergantung pada skenario.

Ringkasan eksekutif untuk sebuah proposal akan terbaca sangat berbeda dari laporan yang melihat ke belakang.

Yang pertama mungkin lebih persuasif dan berwawasan ke depan, sedangkan yang kedua akan menyoroti beberapa keberhasilan dan kemenangan yang diharapkan dapat dilihat oleh audiens dalam laporan berikutnya. Saat menulis ringkasan eksekutif Anda, pastikan untuk menjawab pertanyaan berikut (berapa banyak kalimat atau paragraf yang Anda dedikasikan untuk masing-masing akan bervariasi berdasarkan audiens Anda):

• Siapa merek Anda?
• Tentang apa teks berikut ini?
• Mengapa audiens Anda harus peduli?
• Sorotan apa yang harus membuat pembaca bersemangat?

Dalam hal panjangnya, pertahankan ringkasan eksekutif Anda dalam satu hingga empat paragraf. Sekali lagi, ini kontekstual. Ringkasan eksekutif untuk rencana bisnis akan lebih rinci daripada ringkasan yang menyertai siaran pers, misalnya.

Mengedit adalah langkah penting untuk menyusun ringkasan eksekutif. Anda bahkan mungkin mempertimbangkan untuk menyewa seorang penulis profesional untuk menanganinya untuk Anda. Jika Anda tidak memiliki waktu atau anggaran untuk itu, pertimbangkan untuk mengirimkan draf ringkasan eksekutif Anda ke anggota tim tepercaya. Pastikan untuk memberi tahu mereka tentang tujuan ringkasan eksekutif dan siapa yang akan membacanya.

Anda juga dapat menggunakan kembali dan menggunakan kembali ringkasan eksekutif atau template Anda berdasarkan konteksnya. Tulis ringkasan eksekutif boilerplate generik untuk digunakan pada hal-hal seperti laporan tahunan, siaran pers, dan dokumen orientasi. Anda kemudian dapat mengerjakan ulang ringkasan eksekutif ini untuk tujuan yang lebih spesifik, seperti laporan keuangan atau proposal produk baru.

Ingat, ringkasan eksekutif Anda harus mengatur panggung untuk apa pun yang akan datang selanjutnya. Ringkasan eksekutif adalah kesan pertama bagi audiens Anda, jadi pikirkan tentang apa yang Anda inginkan dari kesan itu dan kemudian buat ringkasan Anda di sekitar itu.

Contoh ringkasan eksekutif

Halaman hubungan investor FIGS

Pakaian perawatan kesehatan dan merek gaya hidup FIGS memiliki apa yang disebutnya sebagai "ikhtisar perusahaan" sebagai ringkasan eksekutif di halaman hubungan investornya. Tinjauan perusahaan menjelaskan merek FIGS dan menyoroti beberapa nilai jual terbesarnya: platform pakaian perawatan kesehatan DTC terbesar; bentuk dan fungsi; dan keterjangkauan.

FIGS menggunakan pembeda ini untuk menggambarkan kekuatan komunitasnya, yang merupakan tanda positif untuk profitabilitas dan pertumbuhan jangka panjang—dua hal utama yang dicari investor.

Laporan keberlanjutan semua burung

Allbirds juga menggunakan ringkasan eksekutif untuk menggambarkan perusahaan yang digerakkan oleh misi. Keberlanjutan adalah ciri utama merek Allbirds, dan laporan keberlanjutan akan dibaca oleh konsumen dan investor yang tertarik dengan dampak lingkungan perusahaan. Dengan demikian, ia menggunakan ringkasan eksekutif untuk laporan keberlanjutan 2020 untuk menyoroti inisiatif sadar lingkungan perusahaan.

Tidak hanya itu, Allbirds melakukan penggalian halus pada pesaingnya, mencatat bagaimana industri alas kaki berkontribusi terhadap kerusakan lingkungan. Allbirds berhati-hati untuk mencatat bahwa ia menjalankan Perusahaan B bersertifikatnya secara berkelanjutan, mengetahui bahwa audiens kemungkinan besar diinvestasikan dalam topik ini.

Siaran pers Love Your Melon

Love Your Melon memiliki ringkasan eksekutif generik dan boilerplate yang digunakannya dalam siaran pers seperti ini. Ringkasan eksekutif ini dimaksudkan untuk audiens yang lebih luas dan kemungkinan telah digunakan kembali untuk berbagai tujuan.

Di sini, ringkasan eksekutif berjudul "Tentang Cinta Melon Anda" dan menjelaskan misi merek untuk memerangi kanker anak. Love Your Melon juga menyertakan metrik spesifik—selalu ideal untuk tujuan persuasif, terutama karena angka tidak bisa berbohong—menggembar-gemborkan 215.000 topi hadiah untuk anak-anak dan sumbangan $8,3 juta. Selanjutnya, ringkasan eksekutif memberikan ajakan untuk bertindak (CTA) bagi pembaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang merek di media sosial.

Laporan dampak LSTN

LSTN Sound Co. adalah merek lain yang berkomitmen pada tanggung jawab sosial perusahaan (CSR). Karena itu, ia menerbitkan laporan dampak tahunan. Meskipun tidak memiliki ringkasan eksekutif khusus, ada bagian di awal laporan yang mengisi peran itu. Laporan dimulai dengan tulisan tentang merek dan misinya.

Selanjutnya, kita melihat satu kalimat yang menampilkan apa yang bisa menjadi pernyataan misi merek.

Dan terakhir ada surat pengantar dari salah satu pendiri Bridget Hilton.

Anda dapat berargumen bahwa "ringkasan eksekutif" ini terlalu panjang, tetapi dibagi menjadi tiga bagian berbeda, masing-masing dengan halaman dan perlakuan visualnya sendiri. Dalam beberapa kasus, ringkasan eksekutif yang lebih panjang berhasil—terutama jika digabungkan dengan elemen lain dari merek Anda.

Laporan dampak Cotopaxi

Cotopaxi, merek lain yang berpikiran CSR, juga menerbitkan laporan dampak tahunan yang merinci kontribusinya terhadap tujuan sosial dan berkelanjutan. Berikut ini muncul sebagai ringkasan eksekutif—berjudul “Overview”—dalam laporannya tahun 2020:

Rangkumannya lugas dan sederhana, dengan fokus pada misi dan prinsip merek serta ketepatan waktu pandemi COVID-19. Ini mengatur panggung untuk sisa laporan, menunjukkan kepada pembaca bahwa mereka akan belajar lebih banyak tentang prinsip-prinsip internal baru Cotopaxi dan bagaimana langkahnya untuk mendukung tim dan pemangku kepentingan yang terkena dampak COVID-19.

Anda siap untuk menulis ringkasan eksekutif Anda

Ringkasan eksekutif Anda lebih dari sekadar pengantar laporan atau dokumen. Ini berfungsi sebagai gulungan sorotan yang menarik audiens Anda. Menulis ringkasan eksekutif yang persuasif pasti akan membutuhkan beberapa kali percobaan, tetapi dengan mengikuti saran dalam posting ini Anda akan baik-baik saja.