Lawan Kecemasan Kerja dan Tingkatkan Produktivitas Tempat Kerja dengan Teknologi

Kecemasan kerja adalah nyata dan dapat mempengaruhi kinerja secara signifikan. Hal ini dapat dialami oleh semua karyawan, terlepas dari apakah mereka cenderung mengalami kecemasan atau tidak. Efeknya benar-benar dapat melemahkan seseorang, dan merusak produktivitas mereka. Kabar baiknya adalah bahwa ada banyak cara untuk mengelola tingkat stres di tempat kerja, dan langkah-langkah efektif dapat diterapkan di tingkat individu dan organisasi.

Orang cukup sering mengalami kecemasan, namun biasanya diabaikan. Menurut sebuah survei oleh Anxiety & Depression Association of America, bidang utama yang paling mempengaruhi kecemasan di tempat kerja adalah – kinerja, kualitas kerja, dan hubungan lintas tim . Penyebabnya dapat berkisar dari jam kerja yang panjang dan beban kerja yang berat hingga harapan yang tidak jelas, komunikasi yang tidak efektif, dan ketidakmampuan untuk melihat gambaran yang lebih besar. Terlebih lagi, jika dibiarkan tidak terkendali, perasaan takut dan tidak nyaman ini dapat memiliki konsekuensi mengerikan yang dapat sangat mengganggu pertumbuhan bisnis.

Tempat kerja harus menyediakan lingkungan yang mendukung yang mendorong individu untuk melakukan yang terbaik. Ini harus menjadi ruang yang aman di mana seseorang dapat berkonsentrasi, memproses informasi, mengerjakan proyek mereka dan menyelesaikannya dengan sangat sukses. Ini harus memotivasi anggota tim untuk belajar, berkolaborasi, dan tumbuh secara profesional. Namun, ketika kecemasan merayap masuk, bisa sangat sulit untuk mencapai hal yang disebutkan di atas.

Jadi, dalam artikel ini, kami akan membagikan lebih banyak informasi tentang apa itu kecemasan di tempat kerja dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengelolanya dengan sukses. Kami akan menjelaskan bagaimana hal itu memengaruhi karyawan dan bisnis secara keseluruhan dan dengan cara apa. Namun yang terpenting, kami akan memberikan tips cara mengatasinya dengan bantuan teknologi.

Mari kita lakukan, ya?

Apa itu Kecemasan di Tempat Kerja?

Kecemasan adalah perasaan tidak nyaman, khawatir, dan ketegangan yang ekstrem yang Anda rasakan ketika menghadapi situasi yang penuh tekanan. Itu bisa sangat normal, bahkan biasa-biasa saja.

Sama seperti siswa yang gelisah sebelum ujian, atau seorang atlet dapat mengalami campuran emosi yang memicu adrenalin sebelum kompetisi, karyawan Anda mungkin merasa cemas ketika memenuhi tenggat waktu yang penting, duduk di rapat dengan supervisor, mempresentasikan atau meluncurkan yang baru. proyek.

Namun, jika perasaan tertekan menjadi sangat menyita dan pekerjaan karyawan Anda terganggu, itu pertanda masalah yang jauh lebih besar.

Merasa cemas tentu tidak menyenangkan, bahkan mungkin sedikit mengganggu, tetapi seperti yang disebutkan The Medical Futurist, itu juga berguna dalam beberapa kasus. Ini adalah reaksi alami tubuh kita terhadap perubahan di lingkungan kita, memicu mode fight-or-flight kita. Mode mana yang akan diaktifkan tergantung pada kriteria situasional dan pribadi.

Dalam penelitian mereka, Cheng dan McCarthy telah menemukan bahwa kecemasan di tempat kerja memiliki sifat disposisional dan tidak langsung . Ini berarti bahwa orang yang mengalami kecemasan dalam hidup mereka secara umum lebih cenderung memandang situasi baru sebagai ancaman. Sementara orang lain mungkin merasakan tingkat agitasi yang berbeda tergantung pada situasi yang harus mereka hadapi.

Misalnya, ketika penunda mengalami kecemasan, mereka masuk ke mode pertarungan – yaitu, mereka lebih berkonsentrasi sehingga mereka dapat menyelesaikan proyek mereka tepat waktu. Namun, ketika seorang perencana yang ketat mengalami kecemasan, mereka mungkin masuk ke mode penerbangan atau benar-benar membeku.

Anda harus dapat membedakan bagaimana anggota tim Anda yang berbeda merespons situasi stres. Secara umum, Anda harus membedakan antara kecemasan dan stres. Yang terakhir biasanya berumur pendek, sedangkan yang pertama dapat memiliki konsekuensi jangka panjang dan membuat orang-orang Anda lelah. Jadi, jika Anda ingin menjaga produktivitas dan motivasi tetap tinggi, sebaiknya jangan dibiarkan begitu saja.

Area Kerja Umum yang Menyebabkan Kecemasan

Untuk mengatasi suatu masalah, Anda harus menemukan akar penyebabnya terlebih dahulu. Ada banyak alasan mengapa seseorang mengalami kecemasan. Namun, ketika berbicara tentang stresor terkait pekerjaan, ada beberapa hal yang menonjol.

• Beban kerja yang berat – Secara bersamaan mengerjakan dan mengelola banyak tugas atau proyek besar dapat membuat karyawan merasa terlalu banyak bekerja dan bahkan kelelahan.
• Jam kerja yang panjang – Bahkan jika tim Anda terdiri dari orang-orang berprestasi yang bekerja lembur secara sukarela, akan ada saatnya hal itu membebani mereka.
• Memenuhi tenggat waktu – Terutama jika proyek terlalu sering “jatuh tempo kemarin” atau memiliki tenggat waktu yang tidak realistis.
• Ekspektasi kinerja yang saling bertentangan – Tuntutan yang bentrok dan pelatihan yang tidak efektif tidak hanya membuat proyek terasa tidak terkendali, tetapi juga membuat setiap hari di tempat kerja menjadi sulit.
• Kesulitan dalam komunikasi – Ketika karyawan tidak dapat berkomunikasi satu sama lain atau dengan manajer secara efektif, frustrasi dapat berubah menjadi stres yang parah.
• Umpan balik yang tidak efektif – Dengan kurangnya umpan balik yang memadai, tim Anda mungkin merasa gugup tentang kualitas pekerjaan mereka dan mungkin menjadi takut kehilangan pekerjaan jika manajer tidak puas. Terlebih lagi, ini dapat memperlambat kemajuan mereka, menghasilkan lebih banyak ketegangan.
• Kurangnya kontrol atas tugas individu – Terlalu banyak manajemen mikro dapat membuat tim Anda merasa seperti Anda tidak mempercayai mereka.
• Ketidakmampuan untuk melihat nilai mereka – Jika karyawan Anda tidak menyadari peran mereka dalam profitabilitas dan pertumbuhan bisnis Anda, mereka mungkin merasa tidak memiliki tujuan.

Perusahaan dapat menerapkan berbagai alat dan teknik untuk mengimbangi efek negatif dari kecemasan dan menciptakan lingkungan yang efisien dan mendukung. Dari meningkatkan budaya kerja hingga mengadopsi praktik manajemen proyek yang lebih baik, mereka dapat menawarkan bantuan dalam mengatasi tantangan sehari-hari.

Ada beberapa cara di mana teknologi dapat mendukung proses ini dan meningkatkan kesehatan mental anggota tim Anda. Baca terus untuk menemukan apa itu.

1. Meningkatkan Penjadwalan dan Koordinasi Proyek

Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, kemungkinan Anda memiliki beberapa proyek aktif, jadi untuk memastikan semuanya berjalan lancar, Anda harus dapat mengelolanya secara efektif. Anda memerlukan solusi yang dapat membantu Anda menjadwalkan dan mengoordinasikan proyek dengan lebih baik. Teknologi yang dapat membantu adalah perangkat lunak manajemen proyek, seperti Asana, Toggl, atau Teamwork.

Alat manajemen proyek dapat membantu anggota tim yang berbeda tetap berhubungan, mengalokasikan tugas, memantau kemajuan yang dibuat, dan merencanakan setiap tahap dari keseluruhan proses dengan cara yang dapat diprediksi, akurat, dan menguntungkan.

Ini membantu meningkatkan kerja tim dan akuntabilitas sekaligus mengurangi ketidakpastian dan kebingungan penjadwalan . Ini juga memungkinkan rekan kerja untuk menjangkau satu sama lain ketika membutuhkan bantuan, sehingga membantu anggota tim yang cemas merasa terhubung.

Namun, meningkatkan efisiensi penjadwalan dan koordinasi proyek hanyalah permulaan. Selanjutnya, Anda perlu merampingkan proses Anda untuk menghilangkan kesalahan dan penundaan.

2. Merampingkan Proses Kompleks

Dengan merampingkan proses Anda dengan bantuan teknologi, Anda dapat meningkatkan produktivitas, membuat operasi berjalan lebih lancar, dan mengelola kecemasan kerja dalam tim Anda. Ini akan membantu Anda menghapus aktivitas yang tidak perlu yang mungkin memperlambat karyawan Anda sehingga Anda dapat membantu mereka memprioritaskan upaya mereka dan fokus pada tugas yang lebih penting terlebih dahulu.

Penyederhanaan proses dapat digunakan di banyak area berbeda, dan Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja, seperti ProcessSt atau SaaSBPM, untuk membantu Anda mencapainya. Dari meningkatkan komunikasi, manajemen, akuntansi, penjualan, dan lainnya, Anda dapat mengalokasikan tugas secara otomatis sehingga semua orang dapat mengetahui saat terjadi perubahan.

Ini akan membantu mengurangi kesalahan dan kebingungan. Karyawan akan terhubung dengan mudah ketika mereka membutuhkan bantuan, baik itu tentang tugas yang diberikan atau terkait dengan kesejahteraan.

Baca juga: Perangkat Perancang: Alur Kerja, Perangkat Lunak, dan Situs Web

3. Lacak Kesejahteraan Karyawan

Pendekatan apa pun yang Anda ambil untuk mengelola kecemasan di tempat kerja, menjaga kesejahteraan karyawan Anda akan selalu memainkan peran penting.

Dengan memanfaatkan perangkat lunak sumber daya manusia, Anda dapat membantu manajer dan profesional SDM Anda menawarkan dukungan yang lebih baik dan meningkatkan pengalaman kerja secara keseluruhan di perusahaan Anda. Sehingga memungkinkan mereka untuk menyesuaikan proses dan jadwal di sekitar kebutuhan dan permintaan karyawan.

Selain itu, dengan teknologi tersebut, tim SDM dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana tim lain bekerja dan perasaan karyawan. Ini dapat membantu dengan pelatihan, orientasi, dan mendorong staf untuk angkat bicara ketika mereka merasa gugup.

Memiliki informasi ini akan memungkinkan manajer untuk menemukan kesenjangan dalam kinerja karyawan dan menghasilkan ide tentang cara menjembataninya. Salah satu cara untuk memulai adalah dengan akuntabilitas individu dan memungkinkan karyawan lebih mengontrol jadwal mereka.

Baca juga: Bagaimana Kepemimpinan Dapat Menambah Budaya Positif di Kalangan Karyawan

4. Beri Karyawan Kontrol Atas Jadwal Mereka

Karyawan yang cemas dapat merasa kewalahan ketika mereka harus bertanggung jawab atas terlalu banyak proyek dan tugas pada saat yang bersamaan. Ini terutama benar jika mereka memiliki kecemasan terkait kinerja atau pengambilan keputusan. Mereka bahkan mungkin mengalami “kelumpuhan analisis”, suatu kondisi yang membuat mereka terlalu banyak menganalisis dan memikirkan setiap tugas dalam daftar tugas mereka.

Jika anggota tim Anda merasa sulit untuk menetapkan prioritas, mungkin berguna bagi mereka jika Anda dapat memecah proses menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Anda kemudian dapat mengalokasikan kerangka waktu terpisah untuk masing-masing dan memungkinkan karyawan Anda untuk menjadwalkan tanggung jawab mereka dengan cara yang sesuai untuk mereka. Mereka akan dapat fokus pada satu hal pada satu waktu dan beralih ke yang berikutnya setelah mereka menyelesaikannya.

Menurut Harvard Business Review, ini adalah cara yang bagus bagi organisasi Anda untuk meningkatkan produktivitas dan bahkan pemikiran inovatif. Ketika seseorang beralih di antara tugas-tugas, mereka meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek utama mereka sebesar 25%.

Coba uji berbagai alat dan teknik produktivitas. Sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk membantunya adalah dengan mendorong anggota tim Anda untuk mencurahkan fokus mereka secara ketat pada satu tugas untuk jangka waktu tertentu , dan kemudian beristirahat dan memperbarui energi mereka. Misalnya, Anda dapat menggunakan alat manajemen alur kerja untuk membuat tugas yang lebih kecil yang dapat diperiksa oleh karyawan Anda. Ini akan membantu mereka merasa bertanggung jawab atas tugas sehari-hari mereka dan ketika mereka harus menyerahkan proyek mereka.

Karyawan yang bertanggung jawab juga bertanggung jawab dan transparan , oleh karena itu tip terakhir kami untuk memerangi kecemasan di tempat kerja adalah membuat komunikasi lintas tim menjadi cepat, mudah, dan lugas.

5. Permudah Komunikasi

Efektivitas sistem komunikasi perusahaan Anda memainkan peran penting dalam memastikan semuanya berjalan lancar. Teknologi dapat secara signifikan meningkatkan aksesibilitas dan ketersediaan , memungkinkan karyawan Anda untuk memiliki koneksi instan satu sama lain dan mengatasi frustrasi tepat waktu.

Dengan alat seperti Slack, Google Hangouts, atau Microsoft Teams, Anda membuat saluran kolaboratif tempat orang-orang dapat dengan mudah mendiskusikan berbagai hal tentang berbagai proyek dan topik. Menurut Yahoo!Finance, pesan instan dapat meningkatkan kolaborasi, keterlibatan, dan produktivitas , menjadikannya sangat berguna untuk memerangi kecemasan, terutama jika itu terkait dengan komunikasi.

Alat pesan instan memberikan keseimbangan yang baik antara komunikasi formal dan informal . Email sering dianggap sebagai cara komunikasi yang lebih formal. Karyawan yang cemas dapat menjadi stres ketika membalasnya dan takut salah memahami pesan atau disalahpahami sendiri.

Namun, dengan alat perpesanan, gesekan ini dihilangkan. Sebaliknya, karyawan didorong untuk berbagi wawasan tanpa perlu menyalin beberapa anggota tim ke email atau menghadiri rapat langsung.

Selain itu, fitur yang sangat bagus yang dimiliki alat perpesanan adalah kemampuan untuk mengatur status harian . Selain memberi tahu ketika seseorang sedang rapat atau istirahat, ini memungkinkan karyawan untuk mengomunikasikan keadaan emosional mereka saat ini sehingga mereka dapat memberi tahu orang lain ketika mereka kewalahan, membutuhkan bantuan, atau bahkan beberapa ruang.

Kesimpulan

Kecemasan di tempat kerja adalah masalah serius yang terkadang bisa diabaikan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memahami apa yang dapat menyebabkannya dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi karyawan Anda. Ini adalah masalah yang sulit untuk dilawan sepenuhnya, tetapi dengan bantuan teknologi yang tepat, Anda dapat memenangkan banyak pertempuran.

Bila Anda menggunakan alat yang tepat, Anda dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan serta produktivitas organisasi Anda secara keseluruhan. Bidang utama yang paling sering membutuhkan perhatian Anda termasuk penjadwalan proyek, pembagian tugas, otonomi tugas, dan komunikasi terbuka.