Cara Menulis Email Tindak Lanjut Setelah Rapat
Diterbitkan: 2022-01-17
Kesan pertama itu penting. Kemudian lagi, begitu juga kesan kedua. Dan jika Anda memiliki pertemuan yang sangat baik dengan seseorang, menulis email tindak lanjut yang bagus setelah pertemuan dapat membantu Anda memperkuat hubungan dan mencapai tujuan Anda, apakah Anda mencoba untuk mendapatkan pekerjaan, melakukan penjualan, atau memetakan jalur untuk masa depanmu.
Mengapa email tindak lanjut penting?
Email tindak lanjut menempatkan Anda dalam arus hari-hari profesional yang sibuk. Sangat mudah untuk melewatkan koneksi melalui panggilan telepon, tetapi email dapat ditinjau atau ditanggapi pada waktu yang paling nyaman bagi penerima.
Apa lagi yang menjadikan email tindak lanjut sebagai strategi komunikasi tindak lanjut yang penting?
Mereka membiarkan Anda menunjukkan penghargaan
Hampir semua orang suka mendengar "Terima kasih" yang tulus (setidaknya 77% dari kita melakukannya). Saat Anda bekerja untuk membangun hubungan baru atau memperkuat hubungan yang sudah ada, mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian pasangan Anda hampir tidak pernah merupakan langkah yang buruk.
Untuk meningkatkan keefektifan email terima kasih, gabungkan fitur-fitur ini:
- Panggil penerima dengan nama.
- Ucapkan terima kasih secara khusus kepada mereka atas apa yang mereka bawa ke pertemuan. Daripada hanya mengatakan "Terima kasih atas waktu Anda," berterima kasih kepada mereka karena telah mempertimbangkan produk Anda, memberikan wawasan tentang bidang karir, atau menawarkan referensi potensial atau sumber bisnis.
- Referensikan percakapan atau detail tertentu dari rapat Anda.
PESANAN SPESIAL
Template adalah titik awal yang bagus, tetapi personalisasi adalah kuncinya. Gunakan gabungan surat untuk mengisi nama, perusahaan, dan detail percakapan terbaru.
Mereka melanjutkan percakapan
Jika Anda berkecimpung dalam bisnis penjualan, Anda ingin memastikan bahwa Anda tetap terlibat dengan prospek Anda karena mereka mempertimbangkan manfaat produk Anda. Email terima kasih memberi Anda kesempatan untuk terlibat kembali dengan orang yang Anda temui, membuat diri Anda selalu diingat, dan menciptakan potensi untuk diskusi lebih lanjut.
Bahkan jika Anda tidak ingin menjual produk atau layanan, menindaklanjuti setelah rapat membuat percakapan tetap berjalan. Tindak lanjut setelah sesi mentoring dapat memberi Anda kesempatan tambahan untuk mengklarifikasi poin percakapan, mengajukan pertanyaan lebih lanjut, atau membuat diri Anda selalu diingat untuk peluang yang mungkin diketahui oleh mentor Anda.
BAIK SAMPAI TETES TERAKHIR
Urutan tetesan adalah cara yang bagus untuk mengotomatiskan tindak lanjut Anda sehingga Anda mendapatkan lebih banyak balasan tanpa membuang waktu.
Mereka memungkinkan Anda menjadi sumber informasi yang berguna
Email tindak lanjut setelah rapat adalah peluang tindak lanjut yang bagus karena memberi Anda kesempatan untuk memperkuat peran Anda sebagai orang yang dapat dipercaya oleh mitra rapat Anda dan sumber ide serta informasi yang bermanfaat.
Saat Anda mengirim email tindak lanjut setelah rapat, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat menggunakan email untuk memperkaya percakapan yang sudah Anda lakukan. Sebagai contoh, jika percakapan Anda menyebutkan AI di tempat kerja, Anda dapat mengirimkan artikel terbaru tentang efektivitas chatbots saat mencari calon pelanggan.
Hal yang sama berlaku untuk informasi yang terkait dengan produk dan layanan perusahaan Anda sendiri. Penelitian menunjukkan bahwa calon pelanggan ingin meninjau beberapa bagian konten saat membuat keputusan pembelian; lebih dari 90% pembeli mengatakan konten online memengaruhi keputusan pembelian mereka.
Dengan membagikan studi kasus, posting blog, atau video yang bermanfaat dalam email tindak lanjut, Anda mengingatkan klien atau calon klien Anda bahwa Anda memiliki sumber daya yang tersedia untuk mendukung mereka, bersama dengan menyoroti manfaat yang dapat Anda berikan.
Dan, tindak lanjut Anda juga tidak harus berupa bisnis potong-dan-kering. Jika Anda menjalin hubungan pribadi saat mendiskusikan tim sepak bola favorit Anda, misalnya, jangan ragu untuk mengirimkan artikel menarik tentang peringkat atau perdagangan – pastikan konten yang Anda bagikan bersih dan profesional.
Templat email tindak lanjut rapat
Masih bertanya-tanya bagaimana cara membuat email tindak lanjut yang akan memberi Anda hasil?
Kami telah mengumpulkan beberapa opsi yang akan membantu Anda memulai. Jangan ragu untuk menyesuaikan pesan agar sesuai dengan pertemuan/percakapan Anda; ini hanyalah kerangka kerja untuk memberi Anda panduan saat Anda berkomunikasi.
Setelah pertemuan dengan pemimpin di bidang/industri Anda
{{Nama}} yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya minggu lalu. Seperti yang disebutkan, saya telah memperhatikan karir Anda dengan penuh minat dan menganggap Anda sebagai mentor dan panutan; Saya sangat menghargai kesempatan untuk mendiskusikan industri ini dengan seorang pemimpin di lapangan.
Saya senang mendengar wawasan Anda tentang peluang untuk meningkatkan pengalaman anggota dengan kombinasi layanan yang dipersonalisasi dan teknologi intuitif.
Setelah pertemuan kami, saya menemukan artikel dari The New York Times {{include link}} yang mungkin menarik bagi Anda. Saya akan tertarik mendengar pendapat Anda tentangnya, terutama tentang penggunaan otomatisasi untuk membuat koneksi berkelanjutan.
Saya berharap untuk segera terhubung lagi.
Sungguh-sungguh,
{{Namamu}}
Setelah bertemu dengan klien potensial
{{Nama}} yang terhormat,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk demo platform otomatisasi pemasaran kami. Saya senang mendengar tentang kesulitan yang dihadapi tim Anda terkait dengan segmentasi prospek; menerima umpan balik membantu kami untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan dan menyesuaikan pengalaman mereka dengan platform.
Saya telah melampirkan studi kasus ke email ini mengenai keberhasilan yang dialami salah satu rekan lembaga keuangan Anda saat menyempurnakan segmentasi mereka dan membuat konten yang sesuai dengan prospek mereka.
Kapan kami dapat menjadwalkan percakapan lanjutan dengan tim kami sehingga kami dapat mempelajari kemampuan segmentasi platform secara lebih rinci?
Saya berharap untuk mendengar dari Anda dan akan menindaklanjuti akhir minggu ini untuk menjadwalkan demo.
Terima kasih,
{{Namamu}}
Setelah koneksi di acara networking
{{Nama}} yang terhormat,
Senang bertemu Anda di acara Jaringan Pusat Kota NYC minggu lalu. Meskipun kami memiliki beberapa pandangan yang kontras, mendengar sudut pandang Anda tentang memaksimalkan peluang saat ini sangat mencerahkan.
Sebagai tindak lanjut, saya ingin melampirkan kertas putih yang ditulis oleh Seabury Enterprises. Ini merujuk pada beberapa topik yang kami diskusikan; jika menurut Anda masuk akal untuk melakukan percakapan lebih lanjut mengenai apa yang bisa kita lakukan untuk berkolaborasi, mari kita rencanakan untuk bertemu lagi segera. Saya menyertakan tautan ke kalender online saya dan akan menindaklanjuti dengan Anda untuk membahas pertemuan untuk makan siang atau kopi.
Sungguh-sungguh,
{{Namamu}}
Cara mengirim email tindak lanjut setelah rapat
Meskipun email adalah pilihan utama bagi para profesional yang sibuk, jujur saja: Anda sendiri mungkin cukup sibuk. Sebelum Anda menyadarinya, beberapa hari atau seminggu mungkin telah berlalu sejak pertemuan Anda, dan Anda mungkin bertanya-tanya apakah sudah terlambat untuk mengirim email tindak lanjut setelah pertemuan.
Jawaban singkatnya adalah 'tidak'. Tindak lanjut yang berterima kasih dan sopan harus diterima kapan saja. Namun, sering kali paling baik untuk menyetrika saat setrika masih panas, jadi tips ini memungkinkan Anda memulai dengan aliran yang masuk akal bagi Anda dan menyederhanakan upaya Anda.
cepatlah
Sebuah kutipan yang dikaitkan dengan Amelia Earhart mengatakan, "Cara terbaik untuk melakukannya, adalah dengan melakukannya." Tetapi tampaknya sulit untuk memasukkan kewajiban tindak lanjut ini ke dalam jadwal Anda yang sudah sibuk.
Untuk menghindari membiarkan mereka jatuh di pinggir jalan, ada baiknya membuat rutinitas tindak lanjut Anda. Sisihkan beberapa menit setiap hari atau blok waktu 30 menit setiap minggu dan simpan daftar tindak lanjut yang perlu Anda kirim.
Tunjukkan penghargaan
Orang lebih cenderung ingin berinteraksi dengan seseorang yang apresiatif. Bahkan jika itu sesuatu yang kecil, seperti berterima kasih kepada mereka karena meluangkan waktu untuk mengobrol di mixer, jenis tindak lanjut ekstra mil itu dapat membuat koneksi Anda sangat memikirkan Anda dan mengingat Anda ketika mereka berada di pasar untuk bakat atau layanan Anda dapat menawarkan.
Siapkan template
Jika Anda berada dalam peran atau bidang di mana Anda perlu sering melakukan tindak lanjut, masuk akal untuk menggunakan alat khusus untuk mengelola komunikasi Anda.
Misalnya, menggunakan platform untuk mengotomatiskan email tindak lanjut dapat memudahkan untuk memastikan setidaknya titik kontak awal setelah rapat atau diskusi. Dari sana, Anda secara pribadi dapat mengelola komunikasi di masa mendatang. Pikirkan templat tindak lanjut sebagai pengingat yang ramah; setelah Anda terhubung kembali dan menjalin kembali komunikasi, maka buat mereka kagum dengan semua yang dapat Anda tawarkan.
Sertakan cara untuk melanjutkan percakapan
Pada catatan itu, tindak lanjut bukan hanya sepotong bulu yang dimaksudkan untuk menciptakan perasaan hangat dan kabur. Aspek kunci dari tindak lanjut adalah membuka kemungkinan untuk membawa hubungan selangkah lebih maju.
Sertakan dalam tindak lanjut Anda semacam pertanyaan atau kesempatan yang mereka ingin katakan 'ya'.
Ini bisa sesederhana mengunduh buku putih tentang perusahaan Anda, atau menawarkan kencan kopi untuk Anda di masa mendatang. Tetapi begitu Anda membuat orang mulai mengatakan 'ya', mereka kemungkinan akan melanjutkan.
Diversifikasi saluran Anda
Komponen kunci lain yang membedakan mereka yang membunuh game lanjutan dari mereka yang hanya bergerak adalah pendekatan omni-channel.
Ya, email adalah pilihan terbaik Anda dan saluran pilihan untuk komunikasi secara keseluruhan. Tapi itu tidak berarti saluran lain tidak sepadan dengan usaha.
“ Bagi saya, sosial bukanlah 'Haruskah saya melakukannya?' Kamu harus. Jika audiens Anda tinggal di LinkedIn atau Twitter atau Instagram, Anda harus melibatkan mereka di sana .” ~Jake Dunlap, Skaled
Jelajahi pendekatan omni-channel yang mencakup email, video, media sosial, dan telepon … terutama jika Anda tidak mendapatkan tanggapan dari salah satunya saja. Perusahaan dengan proses keterlibatan omni-channel melihat pertumbuhan pendapatan tahunan sebesar 9,5% dari tahun ke tahun – hampir 3x lebih banyak daripada yang tidak – selain meningkatkan keterlibatan itu sendiri.
Pengalaman saluran omni memberikan hal-hal tentang pencarian, pemeliharaan, dan retensi.
Saluran mana yang tampaknya mereka sukai dan/atau di mana Anda pertama kali berinteraksi dengan mereka, apa yang mereka lakukan di masing-masing saluran (hanya memotret angin di media sosial, bisnis di email, sebaliknya)? Ambil isyarat Anda dari mereka. Terlibat dengan mereka di mana dan bagaimana mereka tampaknya lebih suka.
“ Jika Anda mendiversifikasi saluran yang Anda gunakan, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan tanggapan seseorang .” ~Matt Heinz, Pemasaran Heinz
PENDEKATAN BLENDED
Sertakan penjangkauan media sosial dan tugas umum langsung dalam urutan kampanye Anda. Anda bahkan dapat melakukan panggilan menggunakan Mailshake Dialer .
Otomatiskan tindak lanjut dengan Mailshake
Tetap di atas jangkauan prospek tidak mungkin jika Anda melakukannya secara manual. Namun alat keterlibatan penjualan seperti Mailshake dapat membantu Anda menjangkau ratusan prospek setiap minggu dengan cara yang terukur.
Dengan Mailshake, Anda dapat:
- Personalisasi penjangkauan email dengan gabungan surat
- Buat dan jadwalkan tindak lanjut otomatis
- Kelola prospek yang dihasilkan dari kampanye Anda
- Integrasikan sisa tumpukan teknologi Anda untuk efisiensi tambahan
Intinya: menindaklanjuti sangat penting untuk strategi penjangkauan yang efektif, tetapi tidak ada alasan mengapa Anda tidak dapat mengotomatiskannya.
Rapat yang bagus bisa menjadi awal yang baik untuk sebuah hubungan, tetapi email tindak lanjut dapat membantu menyegel dan memperkuat kesepakatan. Jika Anda bertanya-tanya apakah akan mengirimnya, jangan ragu – lakukan saja. Anda akan senang melakukannya.
Email Tindak Lanjut Setelah Rapat: Kesimpulan
Kenangan memudar. Anda mungkin telah mengadakan pertemuan yang menyenangkan dengan seseorang, tetapi penting bahwa kesan kedua Anda sesuai dengan kualitas yang pertama yang Anda buat.
Ini berarti email tindak lanjut setelah rapat sangat penting.
Anda ingin mengembangkan pekerjaan baik yang telah Anda lakukan dalam rapat dan menjaga ingatan tetap segar. Jika Anda melakukan ini segera, dan mempertimbangkan email tindak lanjut Anda, maka itu akan membantu untuk memperkuat hubungan yang telah Anda upayakan dengan keras.
Jika Anda terus-menerus membuat koneksi baru dan berjuang untuk mengikuti tindak lanjut email Anda, maka inilah saatnya untuk membuat rencana.