Cara Menulis Email Formal Yang Mendapat Hasil (Dengan Template)

Pernahkah Anda sedang menulis email dan berhenti untuk bertanya-tanya apakah Anda terlalu santai? Baik Anda seorang penjual yang menulis email formal, mengirim pertanyaan profesional, atau bekerja dengan klien baru, ada beberapa praktik terbaik yang harus diikuti jika Anda ingin mendapatkan hasil.

Cara menulis email formal dalam 9 langkah

Ikuti sembilan langkah ini untuk menyampaikan nada yang tepat untuk email formal Anda berikutnya, baik itu penjangkauan pertama Anda atau tindak lanjut.

1. Pertimbangkan alamat email Anda

Saat Anda mengirim email formal dari alamat email pribadi Anda, penting untuk memastikan bahwa itu terlihat profesional dan secara akurat mencerminkan nada yang ingin Anda capai.

Jika Anda masih menggunakannya dari tahun lalu dengan huruf yang tidak masuk akal, rangkaian angka acak, tim olahraga favorit Anda, atau apa pun yang dapat dianggap tidak profesional oleh rekanan atau pelanggan, inilah saatnya untuk memperbarui. Alamat email terbaik untuk mengirim email formal cenderung merupakan kombinasi dari nama depan dan belakang Anda.

2. Gunakan font yang tepat

Biru mungkin menjadi warna favorit Anda, tetapi itu tidak berarti bahwa itu cocok sebagai warna teks untuk email formal. Pada catatan yang sama, meskipun Anda mungkin memiliki font pilihan saat mengirim pesan kepada teman dan keluarga, tetap gunakan gaya bebas gangguan untuk email formal—Arial, Calibri, atau Times New Roman.

Anda ingin pesan Anda menarik perhatian seseorang, bukan font yang Anda pilih.

3. Pilih baris subjek Anda dengan hati-hati

Lebih pendek lebih baik—sampai batas tertentu. Menurut Kinsta, sebagian besar baris subjek email adalah 100 karakter atau kurang, tetapi sweet spot untuk rasio terbuka dan klik-tayang yang lebih tinggi adalah antara 110 dan 140 karakter.

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat menulis baris subjek Anda:

• Siapa audiens Anda? Baris subjek Anda akan terlihat berbeda saat mengirim email formal ke manajer pemasaran versus rekan profesional.
• Apa yang pembaca Anda pedulikan? Selain alamat email Anda, baris subjek email formal Anda adalah apa yang memberi kesan pertama kepada pembaca Anda tentang Anda. Pikat mereka untuk membukanya dengan berfokus pada apa yang mereka pedulikan, apakah itu tentang poin rasa sakit pelanggan atau hubungan timbal balik.

Salah satu aspek terpenting dari baris subjek Anda adalah bahwa baris subjek harus secara akurat mencerminkan pesan email formal Anda. Baris subjek berisi spam adalah cara yang bagus untuk kehilangan kepercayaan dan kredibilitas.

Butuh beberapa ide baris subjek? Lihat praktik dan contoh terbaik ini .

4. Gunakan sapaan yang tepat

Setelah ketiga langkah tersebut dilakukan, saatnya untuk memilih salam email formal yang sesuai. Simpan salam santai seperti "Hai" dan "Hai" untuk teman dan keluarga Anda.

Beberapa salam email formal yang membawa nada yang tepat meliputi:

• Halo
• Salam pembuka
• terhormat

Jika Anda mengirim email ke prospek atau rekan bisnis, nada yang lebih formal diperlukan. Anda juga selalu ingin menyertakan nama penerima Anda. Jika Anda tidak mengetahuinya, temukan. Jika itu tidak masuk akal, Anda dapat mengirimkan email formal Anda ke "Siapa yang berkepentingan" atau "Tim penjualan", "Tim pemasaran", dll., tetapi salam tersebut tidak boleh menjadi pilihan pertama Anda.

5. Perkenalkan diri Anda dengan tepat

Kalimat pertama dari email formal Anda harus secara singkat memperkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda. Penerima tidak membutuhkan kisah hidup Anda.

Berikut adalah beberapa tips tentang cara memperkenalkan diri secara formal melalui email:

• Tetap pendek. Jika Anda mengambil lebih dari satu kalimat untuk memperkenalkan diri, pembaca kemungkinan akan melewatkan seluruh paragraf.
• Pimpin dengan pertanyaan. “Bisakah Anda menggunakan lebih banyak lalu lintas web? Saya John Smith dari GenericSEOCompany, dan saya ingin membantu.”

Ingatlah bahwa pembaca ingin tahu apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka; mereka tidak tertarik pada siapa Anda atau mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan (belum).

6. Potong bulunya

Email formal harus selalu singkat dan to the point. Lebih baik mengirim email dua atau tiga kalimat daripada menyertakan informasi yang tidak relevan. Pada catatan yang sama, jangan mengirim email Anda sebagai satu blok teks yang besar—pecah dengan menggunakan paragraf pendek dan poin-poin.

Potongan teks mempersulit penerima untuk menemukan poin utama dari email formal Anda. Memformat email Anda untuk menyertakan banyak ruang kosong memudahkan membaca dan menemukan informasi penting; itu juga meningkatkan kemungkinan mendapatkan tanggapan.

7. Akhiri dengan tepat

Siap untuk membungkusnya? Pastikan untuk mengakhiri email formal Anda dengan tepat.

Seperti salam Anda, tinggalkan frasa santai untuk berkorespondensi dengan keluarga dan teman. Misalnya, alih-alih diakhiri dengan "Terima kasih", gunakan "Terima kasih" yang lebih formal.

Beberapa penutupan email formal yang membawa nada yang tepat adalah:

• Sungguh-sungguh
• dengan hormat
• Salam
• Menanti untuk mendengarnya darimu

Setelah Anda membangun beberapa hubungan dengan koresponden Anda, Anda dapat mengambil beberapa akhiran email formal yang lebih santai dan menyenangkan. Sampai saat itu, tetaplah dengan frasa penutup formal yang tercantum di atas.

8. Jangan lupa tanda tangan profesional

Alamat email dan baris subjek memberi kesan pertama kepada penerima Anda, dan tanda tangan email Anda meninggalkan mereka dengan yang terakhir.

Tanda tangan email formal harus menyertakan:

• Nama lengkap
• Judul pekerjaan
• Kontak informasi
• Tautan ke profil media sosial Anda yang relevan

Jangan puas dengan tanda tangan umum yang membosankan — lihat pembuat tanda tangan email terbaik untuk email bisnis dan formal.

9. Mengoreksi (dan mengoreksi lagi)

Setelah Anda mengirim email formal Anda, tidak ada jalan untuk kembali. Bahkan jika Anda membacanya berkali-kali sebelum menekan tombol kirim, mudah untuk mengabaikan kesalahan sederhana.

Grammarly dan Hemingway adalah alat gratis yang dapat Anda gunakan untuk mendeteksi kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa yang mungkin Anda lewatkan.

Hal terpenting yang harus diperiksa dua kali lipat, tiga kali lipat, dan empat kali lipat adalah nama penerima Anda dan nama perusahaan mereka—jika Anda membuka email dan nama Anda salah dieja, apakah Anda akan repot-repot membacanya? Mungkin tidak. Hal yang sama berlaku untuk nama perusahaan: Milkshake dan Mailshake adalah dua hal yang sangat berbeda.

Contoh dan template email formal

Sekarang kita telah membahas sembilan langkah yang harus diikuti saat menulis email formal, mari kita lihat template bagus yang dapat Anda gunakan untuk memulai.

[Garis subjek]

Halo [Nama] ,

Nama saya [Nama lengkap] . Saya menghubungi Anda tentang [manfaat yang dapat diberikan produk/layanan Anda kepada mereka atau berdasarkan permintaan] .

[2–3 kalimat yang mendukung poin Anda dinyatakan dalam pendahuluan. Anda dapat menyertakan daftar manfaat berpoin jika berlaku].

[Ajakan bertindak khusus: pesan panggilan/demo/rapat/dll.]

Sangat berharap mendengar kabar dari anda,

[Tanda tangan email Anda]

Selanjutnya, mari kita ambil template ini dan terapkan sembilan langkah yang tercantum di atas untuk menghidupkannya.

Ingin meningkatkan jangkauan pembangunan tautan Anda?

Halo Adam,

Nama saya John Smith dengan Mailshake, dan baru-baru ini saya perhatikan bahwa Anda sedang mengerjakan kampanye pembuatan tautan baru. Saya ingin menghubungi Anda tentang bagaimana Mailshake membantu perusahaan lain di industri Anda meningkatkan jangkauan mereka:

• Kirim ratusan email yang sepenuhnya dipersonalisasi dalam satu jam.
• Jadwalkan tindak lanjut otomatis berdasarkan metrik utama seperti pembukaan, balasan, dan klik.
• Lacak kinerja kampanye Anda dengan mudah dengan analitik tingkat lanjut.

Punya waktu luang beberapa menit? Jadwalkan demo pribadi Anda dan lihat bagaimana kami dapat meningkatkan penjualan dan pendapatan Anda.

Sangat berharap mendengar kabar dari anda,

John Smith

Eksekutif Akun, Mailshake

(123) 456-1234

Menulis email formal tidak harus menjadi tantangan. Ikuti sembilan langkah ini, dan Anda akan siap mengirim email formal dan profesional yang mendapatkan hasil. Jika Anda ingin menguasai seni penjangkauan email, lihat Kelas Master Email Dingin gratis kami.