Empat Fungsi Manajemen: Perencanaan, Pengorganisasian, Memimpin & Pengendalian

Kata manajemen sering diperlakukan seolah-olah memiliki empat huruf. Tetapi cobalah menyelesaikan apa pun di lingkungan kerja yang serba cepat tanpa menerapkan empat fungsi manajemen.

Apa pun jenis pekerjaan yang Anda lakukan, memiliki pemahaman yang jelas tentang empat fungsi manajemen akan membantu Anda melakukan pekerjaan itu dengan lebih efisien. Ini semua tentang beradaptasi dengan lingkungan kerja apa pun tempat Anda berada dan membuatnya berkinerja lebih baik. Mari kita pelajari lebih lanjut tentang empat fungsi manajemen.

Apa Empat Fungsi Manajemen?

Empat fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan. Untuk menjadi manajer yang sukses, Anda harus melakukan keempatnya sambil mengelola pekerjaan dan tim Anda. Ini adalah dasar dari setiap posisi manajerial profesional. Selain itu, ada keterampilan lain dan pengetahuan khusus yang terkait secara khusus dengan pekerjaan yang Anda kelola.

Konsep bagaimana manajemen harus berinteraksi dengan personel pertama kali dikodifikasikan oleh Henri Fayol, seorang insinyur pertambangan Prancis. Dia mengembangkan teori umum administrasi bisnis dan fungsi manajemen, yang berkembang menjadi empat fungsi manajemen.

Tanpa empat pilar manajemen yang mendukung tanggung jawab lainnya, tidak ada yang akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Jika Anda mengelola diri sendiri atau tim pekerja, Anda perlu memahami dasar-dasar manajemen ini, yang merupakan dasar dari keterampilan manajemen.

Tentu saja, keempat fungsi manajemen bersifat teoritis. Saat Anda siap untuk mempraktikkannya, Anda akan memerlukan alat manajemen kerja hibrid yang memungkinkan Anda terhubung dengan rekan kerja dan tim Anda di mana pun mereka bekerja. Itu adalah bagian dari tanggung jawab inti seorang manajer, apa pun struktur organisasi Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang membantu tim hybrid bekerja lebih baik dengan memberi mereka platform kolaboratif dengan beberapa tampilan proyek. Seperti halnya gaya manajemen yang berbeda, ProjectManager memiliki cara kerja yang berbeda, dari bagan Gantt hingga daftar tugas, kalender hingga papan kanban. Semua tampilan berbagi data real-time yang sama agar semua orang selalu mengerjakan tampilan proyek terbaru. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Fungsi 1: Perencanaan

Yang pertama dari empat fungsi manajemen adalah perencanaan: Anda tidak dapat mengelola pekerjaan Anda sampai Anda memiliki proses perencanaan. Ini berarti memahami tujuan dan sasaran Anda, yang merupakan awal dari perencanaan strategis. Memiliki rencana strategis atau taktis adalah bagaimana Anda mendapatkan dari titik A ke titik B.

Tentu saja, perencanaan taktis lebih dari sekadar berpindah dari satu tempat ke tempat lain. Ada perencanaan operasional, yang melibatkan mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya, baik dari segi personel maupun material. Itu berarti membentuk tim dan mampu mengalokasikan sumber daya, seperti peralatan yang mereka butuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.

Ada juga mengatur tugas Anda, memprioritaskan mereka dan memberikan masing-masing tenggat waktu dan durasi. Rencananya termasuk menambahkan tugas ke garis waktu untuk menjadwalkan pekerjaan Anda. Kemudian, Anda harus terus memperbarui kemajuan dan kinerja tim Anda dan, jika mereka tidak memenuhi tolok ukur, sesuaikan rencana Anda untuk kembali ke jalurnya.

Komunikasi adalah elemen kunci dari perencanaan. Manajer harus mengomunikasikan rencana dengan jelas kepada tim mereka agar mereka dapat melaksanakan pekerjaan dengan benar. Namun, mereka juga harus berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan terus memperbarui kemajuan pekerjaan yang mereka investasikan.

Terkait: Template Rencana Proyek Gratis

Fungsi 2: Pengorganisasian

Organisasi jatuh pada setiap aspek tanggung jawab manajer. Anda tidak dapat mengelola tim dengan sukses tanpa memiliki semacam organisasi. Saat Anda memprioritaskan tugas dalam perencanaan, Anda menjaga detail organisasi Anda.

Dalam hal gambaran yang lebih besar dalam hal organisasi, seorang manajer bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan, departemen, atau proyek mereka berjalan dengan lancar. Ini dilakukan dengan membuat proses dan struktur internal, serta memahami tim atau karyawan Anda sehingga Anda dapat menempatkan mereka di tempat yang paling sesuai. Manajer tidak hanya harus mengatur pekerjaan mereka tetapi juga mengelola operasi departemen mereka dan orang-orang di dalamnya.

Itu tidak berarti seorang manajer hanya mendelegasikan tugas dan memastikan mereka yang bekerja di bawahnya memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka. Mereka harus mengawasi proses dan struktur yang mereka gunakan dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan untuk memastikan mereka bekerja secara efisien dan membuat semua orang tetap produktif. Fungsi pengorganisasian ini penting, oleh karena itu merupakan salah satu fungsi penting manajemen.

Fungsi 3: Memimpin

Memimpin adalah tentang memiliki keterampilan, bakat komunikasi, dan kemampuan untuk memotivasi orang-orang yang Anda kelola. Kepemimpinan adalah peran penting bagi siapa pun dalam manajemen, itulah sebabnya kepemimpinan merupakan salah satu dari empat fungsi manajemen. Jika Anda tidak dapat memimpin, terlepas dari gaya kepemimpinan Anda, Anda tidak akan menjadi manajer yang sukses. Ini semua tentang membangun kepercayaan dengan tim Anda.

Keterampilan kepemimpinan termasuk resolusi konflik. Saat Anda mengelola grup yang beragam, akan ada konflik yang dapat menunda tugas dan menghabiskan uang organisasi Anda. Semakin baik Anda dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik ini, semakin baik manajemen Anda.

Gaya kepemimpinan bervariasi, tetapi mereka berbagi memberi tim mereka arah yang kuat saat menentukan tujuan dan sasaran. Ini terlepas dari apakah mereka menugaskan pekerjaan reguler atau memperkenalkan proses baru ke tim.

Karena kepemimpinan dapat diekspresikan dengan berbagai cara, manajer dari semua lini dapat menemukan diri mereka berperan sebagai pemimpin. Beberapa lebih otoriter top-down. Artinya, mereka menggunakan kepemimpinan otokratis. Di sisi lain, ada manajer dari bawah ke atas, yang mencari kolaborasi dari semua orang di kantor dan mendorong karyawan untuk berpartisipasi dalam proses tersebut.

Apa pun gaya kepemimpinan yang Anda miliki, atau kombinasi gaya kepemimpinan, itu dapat diterapkan pada cara Anda mengelola anggota tim Anda. Bahkan pemimpin yang paling lepas tangan memotivasi dan mengarahkan tim mereka ke tujuan yang sukses. Tidak ada yang melakukan ini, tetapi fungsi dasar seorang pemimpin yang kuat dalam manajemen adalah memahami karyawan dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan yang terbaik dari mereka.

Fungsi 4: Mengontrol

Fungsi pengendalian melibatkan pemantauan dan pelacakan kemajuan dan kinerja untuk membantu ketika membuat keputusan di lingkungan kerja. Anda dapat merencanakan, mengatur, dan memimpin sesuka hati Anda, tetapi jika Anda tidak memantau kualitas kerja karyawan Anda, Anda akan berada dalam masalah. Jika Anda memerlukan bantuan dengan proses pengontrolan, coba templat dasbor gratis kami.

Di luar kemajuan, kinerja, dan kualitas, proses pengendalian juga mencakup seberapa efisien mereka melakukan pekerjaan mereka dan seberapa andal mereka saat melakukan tugas mereka. Istilah lain untuk ini adalah manajemen kontrol dan manajemen mutu. Ini adalah bagian dari setiap proses pengambilan keputusan. Anda tidak dapat membuat pilihan yang berwawasan luas tanpa data yang baik untuk mendukungnya.

Tujuan pengendalian dalam manajemen bukanlah untuk mendominasi pekerja Anda, tetapi untuk memastikan bahwa mereka memenuhi tujuan dan sasaran bisnis. Beberapa manajer akan lebih memilih untuk memetakan seluruh alur kerja tim mereka sementara yang lain akan membiarkan pekerja mereka untuk mengarahkan diri sendiri.

Ini adalah dua sisi mata uang yang sama, yang memberikan kualitas tepat waktu dan sesuai anggaran di semua lingkungan kerja, dan aspek terpenting dari empat fungsi manajemen. Ini semua tentang memenuhi tujuan keuangan Anda dan harus berada di garis depan tim manajemen Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Empat Fungsi Manajemen

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memberi manajer alat yang mereka butuhkan untuk merencanakan, mengatur, memimpin, dan mengontrol tim mereka, baik mereka berada di bawah atap yang sama, didistribusikan di seluruh zona waktu atau di departemen yang berbeda. Fitur manajemen kerja hybrid ProjectManager memberikan data real-time Anda untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan, bekerja lebih produktif, dan memberikan kesuksesan.

Mudah Membuat Rencana Proyek yang Kuat

Membuat rencana yang sukses berarti mengatur tugas, menghubungkan ketergantungan, dan menetapkan pencapaian. Salah satu dari beberapa tampilan proyek ProjectManager adalah bagan Gantt interaktif yang melakukan itu dan banyak lagi. Anda dapat dengan mudah memfilter jalur kritis daripada menghabiskan waktu dengan perhitungan yang rumit. Kemudian, atur garis dasar. Sekarang, Anda telah menangkap rencana untuk membandingkannya dengan upaya Anda yang sebenarnya setelah Anda mulai bekerja.

Pantau Kemajuan Tim Anda Secara Waktu Nyata dan Tingkatkan Organisasi

Anda tidak dapat mengontrol tim Anda jika Anda tidak memantau mereka. Anda tidak ingin menghalangi mereka, itulah sebabnya dasbor waktu nyata ProjectManager secara otomatis mengumpulkan data dan menghitung informasi tersebut ke dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca tentang beban kerja, waktu, biaya, dan lainnya. Ini seperti mendapatkan laporan status instan kapan pun Anda mau.

Menghasilkan Laporan untuk Pemegang Saham dan Meningkatkan Fungsi Pengendalian

Untuk menelusuri lebih dalam penggunaan data, laporan sekali klik ProjectManager, yang dapat Anda filter untuk fokus hanya pada informasi yang ingin Anda lihat. ProjectManager memiliki laporan tentang timesheets untuk melihat berapa lama tim mengerjakan tugas mereka, varians proyek untuk menangkap upaya yang direncanakan versus upaya aktual, dan bahkan laporan status portofolio jika Anda mengelola lebih dari satu proyek. Laporan kemudian dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan agar terus diperbarui. Ini memiliki aplikasi yang jelas untuk empat fungsi manajemen.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu mengelola tim hibrida, di mana pun mereka berada, bagaimana mereka bekerja, atau tingkat keahlian mereka. Alat kami menghubungkan tim untuk membantu mereka bekerja lebih baik sambil memberi manajer transparansi yang mereka butuhkan untuk memimpin dan memberikan hasil yang lebih baik bagi pemangku kepentingan mereka. Mulailah hari ini secara gratis dan bergabunglah dengan lebih dari 35.000 profesional menggunakan ProjectManager.