15 Template Manajemen Proyek TI Gratis untuk Excel, Word & Lainnya

Proyek TI itu unik. Tim TI merencanakan penginstalan, pemutakhiran, dan peluncuran perangkat keras dan perangkat lunak, dan alat yang mereka gunakan khusus untuk bekerja dengan infrastruktur, sistem informasi, dan komputer. Templat manajemen proyek TI ini sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan benar.

ProjectManager memiliki lusinan template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word yang dibutuhkan manajer TI saat mengerjakan pengembangan web, pengembangan perangkat lunak, pengembangan aplikasi seluler, konfigurasi jaringan, dan banyak lagi. Coba 15 template manajemen proyek TI gratis ini hari ini.

1. Templat Rencana Proyek TI

Manajer proyek TI bertanggung jawab atas berbagai jenis proyek, mulai dari mengembangkan sistem baru hingga memutakhirkan aplikasi perusahaan lama. Tetapi setiap proyek TI memiliki satu kesamaan: dimulai dengan rencana TI. Dengan templat rencana proyek TI gratis kami, manajer proyek TI dapat mengatur tugas, biaya, dan sumber daya dengan tenggat waktu dan hasil terjadwal.

Menggunakan template manajemen proyek TI menghemat waktu Anda dan membantu Anda memulai proyek dengan lebih efisien, yang mengarah pada hasil yang lebih sukses. Anda tidak hanya dapat mengetahui apa yang akan Anda lakukan, tetapi Anda juga dapat berbagi template rencana proyek TI dengan tim Anda untuk menyatukan mereka.

2. Templat Bagan Gantt

Saat membuat rencana TI, atau rencana apa pun, alat bantu adalah bagan Gantt. Ini adalah alat yang telah dicoba dan benar untuk alasan yang bagus; Bagan Gantt membuat garis waktu visual di mana semua tugas proyek Anda dijadwalkan. Mereka dapat mengatur waktu, biaya dan sumber daya. Membuat bagan Gantt di Mircosoft Word atau Microsoft Excel membuat frustrasi, terutama ketika ada satu yang siap untuk Anda gunakan saat mengunduh templat bagan Gantt gratis kami untuk Excel.

3. Templat Penilaian Risiko TI

Proyek TI tidak berbeda dengan jenis proyek lainnya karena penuh dengan risiko. Risiko TI membawa beban tambahan karena sebagian besar bisnis, apa pun yang mereka lakukan, menuntut agar sistem TI mereka berfungsi. Jika sesuatu turun atau dikompromikan dengan cara apa pun, itu dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan atau lebih buruk. Inilah mengapa template penilaian risiko TI gratis kami untuk Excel sangat penting.

Struktur alat penilaian risiko apa pun memiliki elemen umum. Kami mencantumkan risiko secara numerik, yang membuatnya mudah dilacak, serta menjelaskan risiko dan lingkungan kontrol. Itu mengumpulkan data tetapi juga menentukan tindakan yang harus diambil jika masalah benar-benar muncul sehingga Anda dapat mengurangi risikonya. Ada juga kalkulator untuk mencatat kemungkinan terjadinya risiko dan, jika ya, apa dampaknya.

4. Templat Rencana Aksi

Apakah Anda menanggapi risiko atau sekadar merencanakan proyek TI, Anda memerlukan strategi. Templat rencana tindakan gratis kami untuk Excel adalah dokumen yang menguraikan langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk mencapai strategi tersebut. Manajer proyek TI dapat menggunakan templat manajemen proyek TI ini untuk memvisualisasikan cara mengubah strategi menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, yang dapat dipecah menjadi subtugas atau item tindakan.

Manajer proyek TI dapat menggunakan template gratis selama tahap perencanaan proyek. Ini menguraikan tujuan, langkah tindakan, tugas dan garis waktu dan dapat menangani tindakan bisnis, strategis dan korektif sesuai kebutuhan. Ini adalah alat serbaguna. Bagaimanapun Anda menggunakannya, rencana tindakan menyediakan kerangka kerja yang membantu Anda berpikir secara pragmatis dan memastikan Anda tidak melewatkan tugas-tugas penting.

5. Templat Anggaran Proyek TI

Mendapatkan hitungan akurat dari biaya proyek TI Anda adalah cara memastikan Anda memiliki dana untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Itu termasuk semuanya dari tim Anda, peralatan, dan lainnya. Banyak biaya yang harus dilacak, itulah sebabnya manajer proyek TI dapat mengunduh template anggaran proyek gratis kami untuk Excel.

Ini tidak hanya akan membantu Anda membuat anggaran yang lebih akurat tetapi juga membantu Anda memantau biaya saat Anda menjalankan proyek. Template manajemen proyek TI menangkap biaya tenaga kerja, konsultan, dan lisensi perangkat lunak untuk beberapa nama. Tapi itu juga mengumpulkan biaya berulang seperti tagihan telepon, ruang kantor dan biaya peralatan. Ingat, Anda tidak hanya membuat anggaran tetapi juga mekanisme pengendalian biaya.

6. Daftar Periksa Pemeliharaan Server TI

Jika server turun, masalah akan segera terjadi. Untuk menghindarinya, pastikan untuk menjadwalkan perawatan. Ada banyak hal yang perlu diperiksa untuk memastikan semuanya baik-baik saja, oleh karena itu kami menyarankan untuk mengunduh daftar periksa pemeliharaan server gratis kami untuk Excel. Templat manajemen proyek TI gratis ini membantu Anda melakukan pekerjaan menyeluruh.

Menggunakan templat itu sederhana. Di sisi kiri terdapat berbagai tugas umum untuk pemeliharaan server, seperti pembaruan, keamanan, pencadangan, pemantauan, pemeliharaan sistem file, dan lainnya. Di sebelah kanan adalah kisi tempat Anda dapat menjadwalkan tugas tersebut sebagai harian, mingguan, bulanan, atau sesekali. Template dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menambah atau mengurangi apa yang Anda inginkan sehingga mencerminkan tanggung jawab Anda dengan lebih baik.

7. Templat Dasbor

Memantau sistem TI adalah kunci untuk menjaga agar perangkat lunak dan perangkat keras berjalan lancar. Dengan memiliki tampilan tingkat tinggi, Anda tidak hanya dapat melacak kemajuan dan kinerja, tetapi juga menangkap setiap anomali yang mungkin mengindikasikan masalah yang perlu ditangani sebelum menjadi masalah. Gunakan templat dasbor gratis kami untuk Excel dan lacak data ini secara sekilas.

Gunakan templat manajemen proyek TI ini untuk melacak indikator kinerja penyimpanan (KPI) seperti tugas, beban kerja, durasi tugas, dan biaya. Grafik batang dan bagan warna-warni memudahkan untuk mencerna data dengan cepat dan memberi manajer proyek TI perspektif yang mereka butuhkan untuk mendapatkan wawasan berharga yang akan memandu pengambilan keputusan yang lebih baik.

8. Templat Daftar Risiko TI

Setiap manajer proyek TI tahu bahwa risiko selalu ada. Itu hanya bagian dari manajemen proyek. Merencanakannya juga merupakan bagian dari manajemen proyek. Templat daftar risiko gratis kami untuk Excel memberi Anda alat untuk merencanakan dan memitigasi risiko dalam proyek TI Anda. Alat ini memungkinkan manajer proyek TI untuk menyiapkan strategi yang membantu mereka merespons risiko dan menyelesaikan atau memanfaatkannya jika terjadi dalam proyek mereka.

Nomor templat manajemen proyek TI ini berisiko membuatnya mudah dilacak. Anda juga dapat menjelaskan risiko, dampaknya, dan respons apa yang akan Anda dapatkan jika menjadi masalah dalam proyek TI. Ada juga kolom untuk memberi peringkat tingkat risiko dari tinggi ke rendah, yang membantu penentuan prioritas. Terakhir, Anda dapat menugaskan pemilik yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko.

9. Templat Pelacakan Masalah TI

Masalah adalah masalah. Apakah itu risiko yang Anda rencanakan atau sesuatu yang tiba-tiba muncul, mereka dapat mengalihkan proyek TI Anda. Saat masalah muncul, Anda harus dapat mengidentifikasi dan menyelesaikannya dengan cepat sebelum berdampak pada waktu, ruang lingkup, atau biaya proyek Anda. Itulah yang dirancang untuk dilakukan oleh template pelacakan masalah gratis kami untuk Excel.

Gunakan template manajemen proyek TI gratis untuk merekam setiap masalah yang muncul di proyek Anda, yang merupakan langkah pertama dalam mengembangkan rencana tindakan untuk mengatasi masalah tersebut. Ada kolom untuk menjelaskan masalah dan dampaknya. Kemudian Anda dapat menambahkan prioritas, tanggal identifikasi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menanggapinya. Ada juga ruang untuk menambahkan departemen yang menangani masalah tersebut, statusnya (terbuka atau tertutup) dan bahkan tempat untuk menambahkan catatan.

10. Templat Log Perubahan TI

Risiko atau masalah lain adalah perubahan. Perubahan itu dapat terjadi dalam proyek TI karena kegagalan peralatan, kesalahan manusia, tindakan Tuhan, seperti pemadaman listrik atau permintaan dari pemangku kepentingan, untuk beberapa nama. Apa pun alasannya, perubahan dalam suatu proyek dapat memengaruhi jadwal, anggaran, dan lainnya. Untuk mengelolanya, unduh templat log perubahan gratis kami untuk Excel.

Semua yang Anda perlukan untuk mengumpulkan dan mengelola perubahan disertakan dalam dokumen. Dari nama proyek dan manajer proyek hingga nomor perubahan dan jenis permintaan perubahan, semuanya disertakan. Ada juga tanggal yang perlu diperhatikan saat perubahan diminta atau terjadi, deskripsi perubahan dan statusnya. Anda juga dapat menetapkannya, menambahkan prioritas, dan menentukan kapan diharapkan untuk diselesaikan, memahami dampaknya, dan menguraikan langkah-langkah tindakan yang akan menyelesaikannya.

11. Daftar Periksa Kepatuhan GDPR

Siapa pun di TI mengetahui pentingnya GDPR (peraturan perlindungan data umum). Meskipun khusus untuk Uni Eropa (UE), setiap perusahaan teknologi yang mengumpulkan dan memproses informasi pribadi dan hadir di UE berada di bawah persyaratan hukum untuk mematuhi undang-undang ini. Templat daftar periksa kepatuhan GDPR gratis kami memudahkan pengelolaan proses tersebut.

Templat manajemen proyek TI kami memiliki kolom untuk mengumpulkan tugas yang harus tetap mematuhi hukum. Ini menugaskan pemilik untuk masing-masing tugas ini untuk memastikan mereka selesai tepat waktu dan menyeluruh. Ada juga tempat untuk menambahkan tenggat waktu dan Anda bahkan dapat mengalokasikan sumber daya untuk setiap tugas sesuai kebutuhan. Kemudian cukup centang mereka saat Anda menelusuri daftar. Ini cara mudah untuk mengelola persyaratan hukum.

12. Templat Matriks Ketertelusuran Persyaratan

Proyek TI memiliki persyaratan yang berarti harus dilakukan dan dilakukan dengan benar atau proyek akan menderita. Untuk memastikannya, gunakan template matriks ketertelusuran persyaratan gratis kami untuk Excel. Ini dilakukan dengan mencantumkan semua persyaratan proyek tersebut dan cara melacaknya melalui siklus hidup proyek. Dengan cara ini tidak ada hal kritis yang bisa lolos dari celah.

Ada banyak cara di mana template manajemen proyek TI ini membantu Anda mengelola kebutuhan proyek Anda. Ini bagus untuk jaminan kualitas (QA) dan memahami apa yang perlu diuji untuk memastikannya memenuhi persyaratan proyek. Manajer proyek TI juga dapat menggunakan dokumen ini untuk membantu mereka membuat keputusan berdasarkan informasi data daripada bertindak berdasarkan insting.

13. Templat Matriks Prioritas Proyek TI

Tidak semua manajer proyek TI memiliki kemewahan untuk memfokuskan semua perhatian mereka pada satu proyek. Mereka sering kali bertanggung jawab atas portofolio pekerjaan dan memastikan mereka mengalokasikan sumber daya dengan bijak di antara kelompok itu. Templat matriks prioritas proyek gratis kami memungkinkan Anda untuk melihat semua proyek TI Anda dan membuat keputusan yang obyektif mengenai proyek mana yang perlu diperhatikan dan kapan.

Matriks Eisenhower ini dipecah menjadi empat kuadran. Di atas, ada dua kolom: satu untuk lakukan sekarang dan yang lainnya bertuliskan lakukan nanti. Di sisi kiri, ada dua baris: penting dan tidak penting. Sekarang Anda dapat menempatkan proyek Anda di salah satu dari empat kotak untuk mengetahui apa yang harus segera dilakukan, apa yang dapat dijadwalkan untuk masa depan yang baru, apa yang dapat didelegasikan, dan apa yang dapat dihapus atau dipindahkan.

14. Template Rencana Implementasi

Setiap proyek TI dimulai sebagai ide yang dikodifikasikan oleh sebuah rencana, namun perlu diwujudkan dengan rencana implementasi, atau langkah-langkah yang diperlukan untuk mengaktualisasikan rencana tersebut dan menghasilkan penyampaiannya. Meskipun mungkin terdengar mubazir untuk memiliki rencana untuk menjalankan sebuah rencana, siapa pun yang akrab dengan manajemen proyek tahu bahwa menggunakan template rencana implementasi gratis kami untuk Excel adalah cara mengatur ide-ide tersebut menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.

Templat manajemen proyek TI dipecah menjadi tiga bagian berbeda. Pertama, ada strategi proyek, yang bergerak ke proses dan tindakan untuk mengimplementasikan strategi itu. Lalu ada garis waktu, yang menunjukkan tanggal mulai dan akhir yang direncanakan dan aktual untuk tugas serta jam yang direncanakan untuk tugas tersebut. Terakhir, ada sumber daya untuk melaksanakan tugas tersebut, termasuk bahan dan biaya. Dengan semua ini dipetakan, Anda dapat mengimplementasikan rencana Anda dengan sukses.

15. Template Gathering Persyaratan

Mengetahui persyaratan untuk proyek TI adalah apa yang memulai fase perencanaan. Mereka akan dikumpulkan dalam dokumen, di mana templat pengumpulan persyaratan gratis kami untuk Word tersedia. Templat manajemen proyek TI ini juga berfungsi sebagai alat komunikasi yang menghubungkan persyaratan pengguna dengan pengembang.

Namun bukan hanya persyaratan pengguna yang dikumpulkan; ada juga persyaratan bisnis dan sistem yang ditangkap dalam dokumen. Persyaratan dipecah menjadi tujuh subbagian: pengguna, persyaratan fungsional dan sistem, perangkat lunak dan antarmuka pengguna, aktivitas dan perubahan alur kerja, dan manajemen risiko. Ada juga sketsa arsitektur teknis tingkat tinggi plus pemeliharaan dan dukungan. Bahkan ada pengujian dan evaluasi, seperti tujuan, artefak, pengguna, dan tugas yang disertakan.

ProjectManager Membantu Manajemen Proyek TI

Seperti yang akan dikatakan oleh manajer proyek TI mana pun kepada Anda, templat adalah dokumen statis. Mereka bisa menjadi langkah mundur, bukan maju, ketika datang untuk mengelola sebuah proyek. Yang Anda butuhkan adalah perangkat lunak manajemen proyek, seperti ProjectManager. Perangkat lunak online kami memberikan data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Apa yang juga membuat perangkat lunak kami lebih unggul dari template adalah Anda dapat menggunakan berbagai alat yang semuanya berbagi data yang diperbarui yang sama.

Gunakan Beberapa Tampilan Proyek

Tidak semua alat proyek dibuat sama. Bagan Gantt ideal untuk penjadwalan, tetapi papan kanban memvisualisasikan dan mengontrol alur kerja saat Anda merencanakan dan menjalankan sprint atau mengelola backlog Anda. Tim mungkin lebih suka menggunakan daftar tugas kami yang canggih, yang juga berbagi data real-time yang sama dengan alat lainnya, seperti tampilan lembar dan kalender. Itu berarti Anda dapat bekerja pada alat yang Anda inginkan dan tetap up-to-date dengan informasi proyek terbaru.

Tangkap Data Waktu Nyata

Membuat setiap orang dalam tim mengerjakan data langsung yang sama adalah kunci produktivitas, tetapi itu bukanlah segalanya. Manajer proyek TI juga perlu melihat tampilan tingkat tinggi dari proyek kapan pun mereka mau. Dasbor waktu nyata kami melakukan hal itu. Itu menangkap data langsung dan mengolah angka-angka itu untuk menampilkan metrik tepat waktu, biaya, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Yang terbaik dari semuanya, tidak diperlukan penyiapan. Ini plug-and-play.

Laporan membawa Anda lebih dalam ke data, menyesuaikan hasil untuk menunjukkan apa yang ingin Anda lihat dan memudahkan untuk berbagi dengan pemangku kepentingan agar terus diperbarui. Ada juga alat manajemen sumber daya yang menyeimbangkan beban kerja, alat manajemen risiko yang melacak masalah, dan alat manajemen tugas yang membuat tim tetap berkolaborasi dan produktif.

Konten Manajemen Proyek TI Terkait

Jika Anda masih ragu untuk mendaftar uji coba gratis ProjectManager, kami memiliki banyak konten gratis yang dapat Anda baca. Dari postingan blog mingguan hingga panduan, video, template, dan lainnya, kami memiliki informasi tentang setiap aspek fase manajemen proyek. Berikut adalah contoh kecil dari konten terkait TI kami.

• Panduan Manajemen Proyek TI
• Perangkat Lunak Manajemen Proyek TI
• Audit TI: Definisi & Panduan Cepat
• Bagaimana Menjadi Manajer Proyek TI
• Manajemen Masalah TI
• Strategi Manajemen Risiko TI
• Kerangka Tata Kelola TI

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim TI untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka secara waktu nyata. Perangkat lunak kolaboratif kami memudahkan untuk berkomentar dan berbagi di mana saja dan kapan saja, baik lintas departemen maupun benua. Bergabunglah dengan tim di Nestle, Avis, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk berhasil. Mulailah dengan ProjectManager hari ini.