15 Template PMO Gratis untuk Excel dan Word

PMO, atau kantor manajemen proyek, dapat berupa departemen internal atau grup atau agensi eksternal yang menetapkan dan mempertahankan standar untuk manajemen proyek perusahaan. Ada tiga jenis; mendukung, mengendalikan dan mengarahkan dan masing-masing memiliki berbagai tingkat keterlibatan. Namun, ketiganya dapat menggunakan template PMO untuk mendukung program dan portofolio proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang lebih dinamis daripada template PMO statis, tetapi jika Anda belum siap untuk memutakhirkan, situs kami kaya dengan template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word. Kami telah mengumpulkan 15 template gratis yang cocok untuk PMO. Templat ini mencakup semuanya mulai dari bagan Gantt, perencanaan proyek, alokasi sumber daya, laporan status pada data proyek, dan banyak lagi.

1. Templat Bagan PMO Gantt

Bagan Gantt adalah salah satu alat penting bagi manajer proyek. Ini memberikan tampilan keseluruhan proyek pada garis waktu dan mencakup tugas, pencapaian, jadwal, dan lainnya. Kantor manajemen proyek dapat menggunakan templat bagan Gantt gratis kami untuk Excel untuk mendapatkan ikhtisar proyek atau menggunakannya sebagai peta jalan untuk melacak beberapa proyek di satu tempat untuk mengalokasikan sumber daya kapan dan di mana mereka dibutuhkan.

Templat bagan Gantt dipecah menjadi dua bagian. Di sebelah kiri adalah spreadsheet biasa tempat Anda dapat menambahkan tugas atau proyek yang Anda awasi. Di sebelahnya ada kolom untuk menangkap tanggal mulai dan berakhir. Terakhir, ada kolom durasi tugas atau proyek. Setelah Anda mengisi informasi ini, garis waktu berkode warna di sebelah kanan secara otomatis terisi dan memungkinkan Anda melihat tugas, fase, dan proyek semuanya di satu tempat.

2. Templat Dasbor Proyek PMO

PMO membutuhkan pandangan tingkat tinggi dari proyek yang mereka awasi. Mereka membutuhkan metrik untuk membantu mereka memetakan jalannya proyek tersebut dan mengetahui kapan perubahan diperlukan untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Templat dasbor proyek PMO gratis kami untuk Excel terdiri dari grafik dan bagan yang mudah dibaca yang memberi mereka data sekilas.

Anda memerlukan data real-time untuk membuat keputusan yang lebih baik atau Anda mungkin bertindak berdasarkan data yang tidak akurat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan dasbor portofolio yang menangkap data real-time yang tidak memerlukan konfigurasi yang memakan waktu atau input manual seperti pada template PMO. Sebaliknya, Anda mendapatkan data yang cepat dan andal tentang kesehatan proyek, tugas, kemajuan, waktu, biaya, dan beban kerja Anda kapan pun Anda membutuhkannya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

3. Templat Analisis Biaya-Manfaat PMO

Ada proyek-proyek tertentu yang layak dikejar, sementara yang lain akan berakhir di lubang uang. PMO membantu memandu perusahaan untuk memilih proyek yang akan memberi mereka nilai untuk investasi mereka. Untuk melakukannya, mereka dapat menggunakan template analisis biaya-manfaat PMO gratis kami untuk Excel.

Analisis biaya-manfaat digunakan untuk membandingkan apa yang Anda harapkan untuk membayar proyek dengan apa yang Anda harapkan akan diberikan dalam hal peluang. Ini dilakukan dengan menambahkan sejumlah uang ke semua biaya kuantitatif dan manfaat kuantitatif Anda. Dari sana, mudah untuk melihat apakah Anda akan mendapatkan laba atas investasi Anda.

4. Templat Matriks Prioritas Proyek PMO

Satu hal yang dilakukan PMO adalah memberikan panduan. Bimbingan dan wawasan ini dapat membantu bagaimana Anda mengelola proyek, tetapi juga apakah proyek tersebut layak untuk dikerjakan. Salah satu alat untuk membantu membuat jenis keputusan tersebut adalah template matriks prioritas proyek gratis kami untuk Excel.

Prosesnya tampak sederhana tetapi merupakan cara yang efektif untuk memprioritaskan proyek Anda. Matriks dibagi menjadi empat bagian. Di atas, ada dua kolom, satu untuk dikerjakan sekarang dan satunya lagi untuk dikerjakan nanti. Sisi kiri memiliki dua baris, satu untuk yang penting dan yang lainnya untuk tidak penting. Bergantung pada di mana Anda menempatkan proyek, ini bisa menjadi tugas yang harus segera dilakukan, dijadwalkan dalam waktu dekat, didelegasikan, dihapus, atau dipindahkan. Anda juga dapat menggunakan ini untuk tugas atau apa pun yang perlu Anda prioritaskan.

5. Template Anggaran Proyek PMO

Uang selalu akan mengatur keputusan saat mengawasi proyek. Perusahaan memiliki biaya yang terbatas dan tidak ingin terus memperbarui anggaran karena membutuhkan lebih banyak dana. Menggunakan template anggaran proyek PMO gratis kami untuk Excel dapat membantu Anda memperkirakan anggaran secara akurat dan menghindari pengeluaran berlebihan untuk proyek.

Ada begitu banyak biaya yang terkait dengan sebuah proyek sehingga template gratis kami membantu Anda menangkap semuanya. Templatenya sendiri dapat disesuaikan, jadi jika ada sesuatu yang tidak Anda perlukan atau ingin tambahkan, itu mudah dilakukan. Templat kami memiliki bidang untuk biaya tenaga kerja, biaya konsultasi, bahan baku, lisensi perangkat lunak, perjalanan, utilitas, ruang dan peralatan kantor, dan banyak lagi. Dapatkan perkiraan biaya proyek yang akurat sebelum melaksanakan proyek.

6. Templat Analisis Pemangku Kepentingan untuk PMO

Jika Anda melihat PMO sebagai penyedia layanan, jelas bahwa mereka memiliki pemangku kepentingan. Untuk kantor manajemen proyek, pemangku kepentingan tersebut dapat mencakup eksekutif, manajer proyek, manajer fungsional, dan bahkan anggota tim. Semua akan memiliki harapan khusus mereka. Dengan templat analisis pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel, Anda dapat mengidentifikasi dan mengelola semuanya.

Templat PMO ini dimulai dengan informasi pemangku kepentingan dasar. Artinya, Anda mencantumkan semua pemangku kepentingan dan proyek mereka. Kemudian Anda dapat menambahkan hubungan mereka ke proyek tersebut, apakah mereka memiliki keahlian materi pelajaran atau pembuat keputusan. Anda juga dapat menentukan cara berkomunikasi dengan mereka. Terakhir, ada menu tarik-turun untuk menentukan komitmen mereka, dari C untuk tingkat komitmen dan R untuk tingkat komitmen yang diperlukan.

7. Templat Lembar Waktu PMO

Mampu melacak waktu selama periode tertentu membantu memastikan proyek berjalan sesuai jadwal. Ini adalah alat manajemen sumber daya yang penting serta bagian dari penggajian. Oleh karena itu, PMO ingin memiliki akses ke timesheets untuk melacak kemajuan. Mereka dapat menggunakan templat lembar waktu gratis kami untuk Excel.

Hal pertama yang Anda lakukan dengan template gratis kami menentukan kerangka waktu untuk timesheet. Selanjutnya, Anda dapat menambahkan waktu mulai, awal dan akhir makan siang, dan waktu akhir untuk hari setiap orang. Ada kolom untuk menambahkan jam reguler, jam lembur, lalu total jam kerja. Sekarang Anda memiliki tampilan tingkat tinggi dari biaya Anda.

8. Templat Rencana Komunikasi untuk PMO

Semua aktivitas yang merupakan bagian dari manajemen proyek perusahaan melalui PMO. Komunikasi adalah bagian penting dari proses ini. Jika hal-hal tidak dinyatakan dengan jelas dan didistribusikan dengan benar, masalah akan muncul yang dapat berdampak pada keuntungan. Itulah mengapa templat rencana komunikasi gratis kami untuk Word sangat penting.

Template PMO ini membantu Anda menentukan visi dan tujuan proyek, program, atau portofolio serta tujuan dan kerangka waktunya. Ada juga tempat untuk menambahkan staf komunikasi dan alat apa yang akan mereka gunakan. Kemudian Anda dapat menunjukkan bagaimana Anda akan mengukur keefektifan rencana komunikasi Anda untuk memastikannya melakukan apa yang Anda inginkan.

9. Templat Rencana Proyek untuk PMO

PMO meningkatkan manajemen proyek dengan menstandarkan proses dan meningkatkan efisiensi. Itu berarti mereka membuat dan memelihara dokumentasi, pelacakan, dan pelatihan. Tapi mereka juga berencana. Di situlah template rencana proyek gratis kami untuk PMO berguna.

Template PMO ini memiliki semua yang Anda perlukan untuk PMO. Ada tempat untuk menentukan ruang lingkup proyek, program, atau portofolio, termasuk tonggak, fase, dan tugas. Anda juga dapat menambahkan upaya dan kebutuhan sumber daya Anda. Kemudian jadwalkan rencana, termasuk dependensi tugas, asumsi dan batasan proyek, anggaran, log risiko, proses manajemen perubahan, dan banyak lagi.

10. Templat Pelacakan Proyek PMO

PMO memantau proyek yang mereka awasi. Mereka perlu melacak kemajuan mereka untuk memastikan bahwa mereka berjalan sesuai jadwal. Jika tidak, sumber daya mungkin memerlukan realokasi untuk mengembalikan semuanya ke jalurnya. Templat pelacakan proyek PMO gratis kami untuk Excel dirancang untuk bekerja sebagai sistem manajemen tugas untuk melacak tugas dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.

Menggunakan template pelacakan proyek memungkinkan Anda melacak proyek atau program individual dan portofolio. Pertama, Anda mencantumkan nama tugas atau nama proyek dan deskripsi singkat. Jika ada dependensi tugas, Anda menambahkannya ke kolom berikutnya. Ada ruang untuk menambahkan kepada siapa tugas diberikan atau manajer proyek. Sekarang perhatikan prioritas, tanggal mulai, tanggal akhir yang direncanakan, dan tanggal akhir yang sebenarnya. Terakhir, ada menu tarik-turun untuk menangkap status.

11. Template Gathering Persyaratan PMO

Tujuan pengumpulan persyaratan adalah memandu PMO melalui keseluruhan proyek, dari inisiasi hingga pengiriman. Persyaratan adalah kondisi atau kapasitas yang dibutuhkan pemangku kepentingan untuk memecahkan masalah atau mencapai suatu tujuan. Menggunakan template pengumpulan persyaratan gratis kami untuk PMO, Anda dapat mengumpulkan semuanya di satu tempat.

Semua yang Anda perlukan untuk memahami proyek ada di dalam halaman dokumen Word ini, termasuk rencana proyek, deskripsi tujuan proyek, ruang lingkup, dan garis waktu yang memiliki tonggak, ketergantungan, dan sebagainya. Tujuan dan objek juga didefinisikan serta batasan dan larangan serta cara penyelesaiannya.

12. Template Log Risiko untuk PMO

Risiko selalu menjadi sesuatu yang dilacak oleh PMO. Apakah itu risiko baik atau risiko buruk, semakin cepat diidentifikasi dan ditangani, semakin baik. Templat log risiko gratis kami untuk PMO memberi Anda alat untuk bersiap menghadapi risiko dan memiliki rencana untuk menyelesaikannya jika muncul sebagai masalah.

Mulailah dengan menjelaskan risiko dan dampaknya. Kemudian tambahkan bagaimana Anda akan menanggapi risiko jika itu benar-benar menjadi masalah. Untuk membantu respons Anda, tambahkan tingkat risiko, seperti tinggi, sedang, atau rendah. Sekarang Anda tahu bagaimana memprioritaskan risiko jika menjadi masalah. Ada juga tempat untuk menambahkan manajer proyek atau anggota tim yang memiliki risiko tersebut dan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengarahkan responsnya.

13. Templat Log Perubahan PMO

Perubahan akan terjadi, dan PMO ada untuk membantu memastikan bahwa hal itu tidak berdampak negatif terhadap proyek. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan template log perubahan PMO gratis kami untuk Excel. Ini adalah bagian dari rencana manajemen perubahan yang lebih besar dan efektif yang membantu mengontrol perubahan dengan melacaknya sejak diidentifikasi hingga diselesaikan.

Spreadsheet ini memberi Anda tempat untuk meletakkan semua yang perlu Anda ketahui tentang perubahan dalam proyek Anda untuk mengelolanya. Catat saat perubahan pertama kali diamati, siapa di tim proyek yang memilikinya, yang berarti mereka akan memimpin upaya untuk menyelesaikannya, dan Anda juga dapat menambahkan prioritas dan status perubahan itu.

14. Template Permintaan Perubahan PMO

Sebelum Anda menyelesaikan atau merespons perubahan apa pun, Anda perlu memutuskan apakah itu layak dilakukan. Ada perubahan, seperti cuaca buruk atau kegagalan peralatan, yang harus ditangani. Namun seringkali, perubahan datang dari pemilik dan pemangku kepentingan lainnya. Formulir permintaan perubahan PMO gratis kami untuk Word memberi Anda tempat bagi semua orang untuk menyetujui apa yang harus dilakukan.

Anda dapat menyesuaikan formulir permintaan perubahan untuk memiliki detail sebanyak atau sesedikit yang Anda inginkan. Kami telah menyertakan ruang untuk deskripsi singkat dan dampaknya terhadap proyek. Ada cukup informasi di formulir bagi manajer proyek untuk bekerja dengan PMO dalam memutuskan apakah perubahan layak dilakukan, dan jika ya, bagaimana, atau tidak mengambil tindakan.

15. Templat Laporan Status Proyek untuk PMO

Pelaporan adalah kunci untuk pekerjaan PMO. Misalnya, laporan status mengirimkan data proyek utama yang akan menginformasikan bagaimana PMO akan memandu manajemen proyek dari proyek tersebut. Dengan templat laporan status proyek gratis kami untuk PMO, Anda dapat memetakan kesehatan dan kemajuan proyek, antara lain, dalam jangka waktu tertentu.

Laporan status memiliki ringkasan pencapaian utama, pekerjaan yang telah diselesaikan selama periode tersebut, pekerjaan yang direncanakan masih akan datang dalam ruang lingkup proyek, tonggak pencapaian dan hasil kerja. Ada juga tempat untuk membuat daftar item tindakan untuk apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Hal-hal lain yang ditinjau termasuk anggaran, jadwal, kualitas, risiko, masalah, dan hambatan.

Bagaimana ProjectManager Membantu PMO

Itu banyak template. Dan meskipun gratis itu gratis, selalu ada harganya. Template PMO bersifat statis dan Anda harus melakukan semua pekerjaan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang menghadirkan fitur manajemen tugas, manajemen risiko, dan manajemen sumber daya untuk membantu PMO memandu proyek, program, dan portofolio mereka secara real time. Ini memiliki otomatisasi dan pembaruan sehingga Anda selalu melihat informasi terkini.

Kelola Sumber Daya Dengan Peta Jalan

PMO mengawasi banyak proyek sekaligus. Mereka harus memberikan arahan tentang apa yang membutuhkan sumber daya apa dan kapan. Untuk melakukan itu, mereka membutuhkan lebih dari yang dapat disediakan oleh template PMO. Perangkat lunak manajemen proyek kami memberi Anda ikhtisar semua proyek Anda di satu layar. Lihat mereka dari awal hingga akhir dalam garis waktu visual, termasuk metrik seperti upaya yang direncanakan, upaya aktual, dan lainnya. Anda dapat membuka proyek apa pun, mencetak peta jalan, dan mengedit serta menyesuaikan kolom dengan mudah untuk melihat apa yang Anda inginkan.

Jaga Keseimbangan Tim Dengan Bagan Beban Kerja

Tim adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Anda dapat melacak waktu mereka dalam tugas dengan lembar waktu aman kami, tetapi tampilan beban kerja kami lebih jauh lagi dalam menyediakan manajemen sumber daya. Gunakan untuk melacak kemajuan dan beban kerja secara efisien di seluruh proyek. Anda dapat melihat total jam kerja dan menugaskan ulang tugas untuk menyeimbangkan beban kerja dan membuat semua orang tetap produktif.

PMO juga dapat memanfaatkan laporan yang disesuaikan, termasuk laporan status dan portofolio, dan banyak lagi. Semua dapat difilter untuk fokus pada apa yang ingin Anda lihat dan kemudian dibagikan dengan mudah. Ada juga tampilan portofolio tempat Anda dapat mengelompokkan proyek dan melihat kemajuan, manajer proyek, anggota tim, status, dan banyak lagi.

Konten PMO Terkait

Jika Anda mencari lebih banyak sumber daya di kantor manajemen proyek dan alat serta teknik yang mereka gunakan, kami memiliki entri blog, panduan utama, dan banyak lagi.

• 15 Alat dan Teknik Manajemen Proyek yang Harus Digunakan Setiap PMO
• 20 Template Excel Manajemen Proyek Yang Harus Dimiliki
• Kantor Manajemen Proyek (PMO) – Panduan Utama
• Manajemen Portofolio Proyek (PPM): Panduan Utama
• Prioritas Proyek: Cara Memprioritaskan Proyek & Strategi

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan portofolio online yang melakukan apa yang dapat dilakukan template. Buka perangkat lunak kolaboratif kami dan terhubung dengan tim lintas departemen atau zona waktu. Bagikan file, komentar, dan lainnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.