10 Template Manajemen Stakeholder Gratis untuk Excel & Word

Stakeholder adalah siapa saja yang memiliki kepentingan dalam proyek. Mereka bisa internal, seperti manajer proyek, tim, pemilik atau investor, atau eksternal, seperti klien, pelanggan, atau pemasok. Mungkin ada banyak pemangku kepentingan dalam proyek apa pun dan mengelolanya memerlukan template manajemen pemangku kepentingan.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda mengelola proyek dan pemangku kepentingan. Jika Anda belum siap untuk uji coba gratis perangkat lunak ini, kami juga menawarkan lusinan templat manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word yang dapat membantu setiap fase proyek Anda. Berikut adalah beberapa template manajemen pemangku kepentingan gratis.

1. Templat Analisis Pemangku Kepentingan

Mungkin ada banyak pemangku kepentingan dalam proyek apa pun, tetapi tugas Anda sebagai manajer proyek adalah mengidentifikasi mereka. Setiap pemangku kepentingan dapat memiliki kepentingan yang berbeda atau kepentingan tersebut dapat berkembang selama proyek berlangsung. Menggunakan templat analisis pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel membantu Anda menyusun rencana komunikasi pemangku kepentingan yang efektif agar mereka selalu mendapat informasi dengan benar.

Ada bidang untuk menangkap informasi pemangku kepentingan dasar, termasuk judul, informasi kontak, dan pengaruh atau kekuasaan atas proyek. Kemudian Anda dapat menempatkan setiap pemangku kepentingan sebagaimana mereka berdiri dalam hubungannya dengan proyek, mencatat prioritas mereka, apakah mereka memiliki keahlian materi pelajaran dan apakah mereka pembuat keputusan. Kemudian Anda dapat menilai komitmen setiap pemangku kepentingan terhadap proyek dan mengelolanya dengan lebih baik.

2. Templat Laporan Status Proyek

Stakeholder harus tetap mendapat informasi selama proyek berlangsung. Namun, bergantung pada pemangku kepentingan, tingkat informasi dan frekuensi pembaruannya dapat berubah. Apakah mereka membutuhkan detail atau hanya gambaran, manajer proyek tetap harus melaporkan secara teratur. Menggunakan templat laporan status proyek gratis kami untuk Excel adalah alat yang hebat untuk menangkap periode waktu dalam proyek.

Masalah dengan template statis adalah harus diperbarui secara manual dan informasinya tidak dapat disesuaikan untuk mencerminkan perhatian masing-masing pemangku kepentingan. Tidak seperti alat statis, ProjectManager adalah alat online yang mengirimkan data real-time yang dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang relevan bagi setiap pemangku kepentingan. Anda tidak hanya dapat menghasilkan laporan status hanya dengan menekan tombol, tetapi Anda juga dapat menghasilkan laporan varians, portofolio, dan lainnya. Semua laporan menangkap data waktu nyata sehingga akurat dan dapat dibagikan dengan mudah dalam berbagai format. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

3. Templat Peta Pemangku Kepentingan

Jika Anda sedang mencari alat visual yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan memetakan pemangku kepentingan Anda, maka Anda perlu mengunduh templat peta pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel. Anda dapat menggunakan peta pemangku kepentingan untuk menginformasikan pengambilan keputusan Anda saat berhadapan dengan pemangku kepentingan. Sangat penting untuk membangun rencana komunikasi pemangku kepentingan yang layak.

Templat peta pemangku kepentingan membantu Anda menentukan siapa yang ingin mengetahui apa, kapan mereka perlu mengetahuinya, dan bagaimana mereka ingin mendapatkan pembaruan. Peta pemangku kepentingan ini memiliki empat kategori untuk mengelola pemangku kepentingan Anda: kelola dengan cermat, tetap puas, tetap terinformasi, dan pantau. Tempatkan setiap pemangku kepentingan yang Anda identifikasi di kotak yang benar dan gunakan kode warna untuk menunjukkan apakah mereka mendukung, netral, atau kritis terhadap proyek.

4. Templat Kasus Bisnis

Karena pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam proyek, salah satu hal yang paling mereka khawatirkan adalah biaya yang terkait dengan pelaksanaan proyek. Mereka ingin tahu apakah biaya investasi itu sepadan. Anda dapat menunjukkannya kepada mereka dengan templat kasus bisnis gratis kami untuk Word, yang meringkas tujuan, biaya, dan manfaat proyek.

Kasus bisnis adalah uji tuntas penting bagi pemangku kepentingan dengan membuktikan bahwa investasi mereka dalam proyek bermanfaat. Mereka dapat membaca ringkasan eksekutif, pernyataan misi untuk proyek, dan hasil akhir yang akan dihasilkan. Ada tempat untuk menunjukkan tujuan proyek dan bagaimana pencapaiannya, penilaian keuangan dan penilaian pasar ditambah lagi. Ini akan membantu mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan.

5. Templat Analisis Biaya-Manfaat

Templat gratis lainnya yang dapat membantu membuktikan kepada pemangku kepentingan bahwa proyek tersebut sepadan dengan investasi mereka adalah templat analisis biaya-manfaat gratis kami untuk Excel. Ini membantu Anda melihat angka-angkanya dan menentukan apakah uang yang Anda masukkan ke dalam proyek itu sepadan dengan hasilnya.

Templat analisis biaya-manfaat melakukan ini dengan menambahkan jumlah dolar ke biaya dan manfaat proyek. Dengan mengurangkan manfaat dari biaya, Anda dapat melihat berapa untungnya, jika ada, untuk proyek tersebut. Ini bisa menjadi keuntungan finansial, tetapi juga dapat menentukan apakah tujuan dan sasaran bisnis sepadan dengan biayanya. Informasi ini dapat membantu pemangku kepentingan untuk bergabung dengan proyek.

6. Matriks RACI

Jelas penting untuk mengidentifikasi dan menentukan peran dan tanggung jawab tim proyek Anda, namun seringkali manajer proyek akan mengabaikan latihan yang sama saat berhadapan dengan pemangku kepentingan proyek. Setelah itu, tim proyek Anda hanyalah salah satu dari banyak pemangku kepentingan dalam proyek tersebut. Menggunakan template matriks RACI gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda mengkategorikan semua orang yang terlibat dalam proyek, termasuk pemangku kepentingan.

RACI singkatan bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi dan informasi. Di template gratis kami, Anda mencantumkan semua pemangku kepentingan (atau seluruh tim proyek) di sisi kiri, sedangkan di atas bagan adalah judul mereka. Di kotak yang sesuai, Anda mencatat apakah mereka bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi, atau diinformasikan. Sekarang Anda memiliki dokumen untuk memandu setiap orang dalam tim, termasuk pemangku kepentingan, yang memiliki tingkat keterlibatan dan dampak berbeda pada proyek.

7. Template Gathering Persyaratan

Pemangku kepentingan ingin mengetahui masalah yang diselesaikan oleh proyek, bagaimana rencananya untuk mencapai tujuannya, kondisi atau kapasitas apa yang harus dipenuhi dan banyak lagi. Itu semua dibahas dalam templat pengumpulan persyaratan gratis kami untuk Word. Ini adalah dokumen kunci bagi pemangku kepentingan dan menangkap informasi penting tentang proyek di satu tempat.

Ada banyak hal yang tercakup dalam template gratis. Ini mencantumkan persyaratan proyek, dari pengguna, fungsional dan sistem hingga perangkat lunak, antarmuka, alur kerja, perubahan, dan risiko. Ini lebih merupakan pandangan tingkat tinggi, yang sesuai untuk sebagian besar pemangku kepentingan dan menghindari masuk ke dalam gulma. Bahkan ada bagian bagi setiap orang untuk menandatangani dokumen untuk memastikan mereka mendapat informasi dan persetujuan.

8. Templat Piagam Tim

Anggota tim adalah pemangku kepentingan, meskipun bukan satu-satunya dalam proyek. Templat piagam tim gratis untuk Word sebagian besar berfokus pada mereka, tetapi ini adalah templat manajemen pemangku kepentingan penting lainnya. Ini menjelaskan bagaimana tim cocok dengan konteks proyek yang lebih besar, seperti pemangku kepentingan proyek.

Selain itu, piagam gratis mencantumkan semua orang yang terlibat dalam proyek dan memberikan informasi kontak. Ada bagian untuk menguraikan latar belakang proyek, misi dan tujuannya, anggaran dan sumber daya, serta proses pengambilan keputusan yang digunakan oleh tim. Ada informasi tentang ruang lingkup, penilaian kinerja, aktivitas dan pencapaian, dan banyak lagi. Ini adalah alat yang hebat untuk berkomunikasi dan membuat semua orang bergabung dengan proyek.

9. Templat Rencana Komunikasi

Berbicara tentang komunikasi, Anda memerlukan rencana komunikasi untuk mendapatkan informasi ke tim proyek Anda. Menggunakan templat rencana komunikasi gratis kami untuk Word akan membantu Anda menentukan tujuan dan menjadwalkan pembaruan komunikasi dengan pemangku kepentingan. Ini adalah salah satu template manajemen pemangku kepentingan yang lebih penting karena pemangku kepentingan yang terinformasi dengan baik lebih mudah dikelola dan kecil kemungkinannya untuk ikut campur dalam proyek.

Selain tujuan, template rencana komunikasi membantu Anda menentukan bagaimana Anda akan mencapai tujuan tersebut, dalam jangka waktu berapa dan dengan metrik apa untuk mengukur kesuksesan Anda. Anda akan mengetahui kepegawaian dan alat yang terkait dengan penyebaran informasi serta meninjau keefektifannya. Setelah Anda memiliki rencana, itu cenderung berubah agar tetap relevan dan efektif.

10. Templat Bagan Organisasi

Meskipun mungkin tidak tampak seperti template manajemen pemangku kepentingan utama, mengetahui susunan organisasi perusahaan atau proyek adalah bagaimana setiap orang dalam organisasi atau tim proyek mengetahui kepada siapa mereka melapor. Gunakan templat bagan organisasi gratis kami untuk Excel. Ini adalah diagram alur yang menunjukkan struktur internal hierarkis dari suatu organisasi atau proyek.

Dokumen ini adalah visual rantai komando yang mudah dicerna. Sementara organisasi yang lebih kecil, seperti startup, atau proyek mungkin tidak memerlukan alat ini, semakin besar dan kompleks organisasi atau proyek tersebut, semakin penting template manajemen pemangku kepentingan ini. Sangat penting bahwa setiap orang tahu kepada siapa mereka melapor dan siapa yang memiliki otoritas, yang persis seperti yang diilustrasikan oleh template ini.

ProjectManager Membantu Manajemen Stakeholder

Setelah mengunduh dan menggunakan templat manajemen pemangku kepentingan gratis kami, Anda akan segera menemukan bahwa mereka hanya dapat membawa Anda sejauh ini. Template, bagaimanapun, banyak yang dimasukkan dan diperbarui secara manual, mereka tidak kolaboratif dan diisolasi dari alat manajemen proyek Anda yang lain. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak manajemen pemangku kepentingan Anda secara real time.

Bagikan Rencana Proyek Dengan Pemangku Kepentingan

Proyek membutuhkan rencana, tetapi rencana tidak akan berhasil tanpa pemangku kepentingan Anda. Membuat jadwal di bagan Gantt kami yang kuat memungkinkan Anda mengelola pemangku kepentingan di tim proyek Anda, mengatur tugas mereka, menautkan ketergantungan untuk menghindari penundaan yang mahal, dan menugaskan mereka untuk bekerja yang dapat Anda lacak secara waktu nyata. Rencana proyek dapat dengan mudah dibagikan dengan tim proyek dan pemangku kepentingan untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Pantau Kemajuan dan Kinerja secara Real Time

Setelah Anda menetapkan garis dasar pada Gantt, Anda dapat melacak usaha yang direncanakan terhadap usaha Anda yang sebenarnya. Ini tidak hanya membantu Anda menjaga jadwal dan anggaran Anda, tetapi pemangku kepentingan juga ingin mendapatkan informasi terbaru tentang data berharga tersebut. Dasbor real-time tidak memerlukan penyiapan, seperti alat ringan, dan melacak semuanya mulai dari beban kerja hingga biaya dan waktu dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Ini cara yang bagus untuk mendapatkan tampilan proyek tingkat tinggi kapan pun Anda mau.

Manajer proyek dapat menggunakan fitur manajemen sumber daya untuk membuat tim mereka tetap produktif. Ketersediaan dapat diatur terlebih dahulu untuk mempermudah penjadwalan dan bagan beban kerja berkode warna kami membantu Anda melihat alokasi tim Anda. Anda kemudian dapat menyeimbangkan beban kerja mereka dari bagan agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas. Mereka tidak dialokasikan secara keseluruhan dan pemangku kepentingan senang melihat produktivitas.

Konten Terkait

Jika itu tidak cukup manajemen pemangku kepentingan untuk Anda, situs kami dimuat dengan konten gratis. Ada blog mingguan, panduan, video, dan, tentu saja, lebih banyak template manajemen proyek gratis untuk Excel dan Word. Berikut adalah beberapa sumber untuk mempelajari lebih lanjut tentang manajemen pemangku kepentingan.

• Panduan Manajemen Pemangku Kepentingan
• Analisis Pemangku Kepentingan 101
• Apa itu Teori Pemangku Kepentingan
• Stakeholder vs. Shareholder: Apa Bedanya?
• Pemetaan Pemangku Kepentingan 101: Panduan Cepat Peta Pemangku Kepentingan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk bekerja sama dengan lebih baik. Alat manajemen tugas menambah fitur produktif dan manajemen risiko untuk membantu Anda mengidentifikasi, melacak, dan memitigasi risiko. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang meraih kesuksesan dengan perangkat lunak kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.