Manajemen Kontraktor: Kunci Keberhasilan Proyek

Proyek konstruksi harus diatur dengan baik. Ada banyak kontraktor yang mengerjakan berbagai aspek dari keseluruhan proyek. Manajemen kontraktor adalah proses untuk mengelola kontraktor dan memastikan mereka melakukan apa yang perlu mereka lakukan, ketika mereka perlu melakukannya dan memenuhi standar kualitas.

Apa itu Kontraktor?

Dalam arti kata yang paling umum, kontraktor adalah seseorang yang telah menandatangani kontrak yang secara hukum mengikat mereka untuk pekerjaan tertentu, termasuk tenaga kerja dan material. Seorang kontraktor umumnya mandiri bekerja sebagai pekerja lepas dalam artian untuk pemilik properti atau kontraktor umum.

Mampu mengelola kontraktor luar difasilitasi dengan penggunaan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang menghubungkan kontraktor dengan kontraktor umum, pemilik properti, arsitek, insinyur, dan subkontraktor secara real time. Perangkat lunak kami memiliki banyak tampilan proyek sehingga semua orang dapat mengerjakan alat yang paling sesuai. Mereka kemudian dapat berbagi file, memberi komentar pada tingkat tugas dan banyak lagi, menciptakan tempat kerja virtual yang menghubungkan kantor, tempat kerja, dan di mana pun pekerjaan sedang dilakukan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu Manajemen Kontraktor?

Manajemen kontraktor adalah proses yang digunakan dalam proyek-proyek di mana beberapa atau banyak pekerja dipekerjakan berdasarkan kontrak dibandingkan dengan mereka yang digaji oleh suatu perusahaan. Tujuan dari manajemen kontraktor adalah untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan kontraktor untuk memastikan bahwa mereka memenuhi tonggak dalam jadwal dan menjaga anggaran proyek sambil mempertahankan kondisi kerja yang aman dan memberikan pekerjaan yang berkualitas.

Proses Manajemen Kontraktor

Untuk memenuhi tujuan manajemen kontraktor, ada langkah-langkah tertentu yang harus diikuti. Berikut adalah daftar proses manajemen kontraktor.

1. Gunakan Struktur Perincian Pekerjaan untuk Mengidentifikasi Tugas Proyek Anda

Struktur perincian kerja adalah bagan hierarki di mana hasil akhir berada di atas dan semua hasil yang mengarah ke cabang tersebut di bawahnya. Setelah Anda mengidentifikasi semua kiriman dalam proyek Anda, Anda dapat memecahnya menjadi tugas.

2. Tentukan Tugas Apa Yang Tidak Bisa Diselesaikan Oleh Tim Anda

Setiap tugas akan memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir, yang merupakan durasinya. Ini adalah awal dari jadwal untuk pekerjaan proyek. Kemudian Anda ingin mengetahui tugas mana yang dapat dilakukan oleh anggota tim mana dan menugaskan tugas tersebut kepada mereka.

3. Buat Pernyataan Kerja

Selanjutnya, buat pernyataan kerja (SOW), yang merupakan dokumen yang mengikat secara hukum yang menjelaskan semua pekerjaan yang harus dilakukan dalam proyek. Ini termasuk kegiatan, kiriman dan jadwal. Ini adalah dokumen yang sangat terperinci yang akan mengatur arah untuk keseluruhan proyek yang akan datang.

4. Pilih Jenis Kontrak Layanan yang Tepat untuk Proyek Anda

Saatnya membuat kontrak dengan kontraktor Anda. Ada beberapa jenis kontrak, yang tercantum di bawah ini, sehingga Anda dapat menentukan mana yang tepat untuk pekerjaan Anda.

• Tawaran Tetap atau Kontrak Lingkup Tetap: Kontrak ini adalah ketika vendor atau kontraktor berkomitmen untuk menetapkan sejumlah uang untuk proyek dengan kiriman yang ditentukan.
• Kontrak Waktu dan Bahan: Dalam kontrak waktu dan bahan, kontraktor menagih klien untuk biaya bahan, ditambah tarif tetap per jam untuk tenaga kerja.
• Kontrak Layanan Profesional Tidak Melebihi: Kontrak ini memungkinkan kontraktor untuk mengubah tarif per jam tertentu hingga batas yang ditentukan, yang sangat bagus untuk kontraktor yang yakin bahwa mereka dapat menyelesaikan pekerjaan tanpa melebihi batas.
• Kontrak Berbasis Retainer: Kontraktor akan menyelesaikan jumlah pekerjaan yang ditetapkan setiap bulan atau berkomitmen pada jumlah jam yang ditetapkan untuk pekerjaan di mana klien menghabiskan jumlah tetap untuk waktu yang disepakati.
• Kontrak Layanan Profesional Layanan Terkelola: Ini adalah kontrak berkelanjutan yang dapat berbasis proyek dan biasanya menangani masalah tertentu.

5. Tulis Kontrak Layanan untuk Membuat Perjanjian dengan Kontraktor

Pada tingkat dasar, kontrak layanan harus mencakup:

• Informasi Kontak: Nama dan alamat semua pihak yang terlibat.
• Lingkup Pekerjaan: Lingkup pekerjaan menggambarkan semua pekerjaan yang harus diselesaikan.
• Persyaratan Kepatuhan dan Asuransi: Setiap masalah peraturan atau kode yang harus dipatuhi oleh pekerjaan.
• Ketentuan Pembayaran: Bagaimana pembayaran akan dikirimkan.
• Timeline: Durasi dan tenggat waktu penyelesaian.
• Persyaratan Ganti Rugi: Mengikat secara hukum satu pihak untuk memberi kompensasi kepada pihak lain atas kerugian atau kerusakan apa pun.
• Jaminan: Berjanji untuk memperbaiki atau mengganti pekerjaan yang rusak.
• Penyelesaian Sengketa dan Pemulihan: Jika ada konflik antara para pihak, ini akan mengarahkan bagaimana hal itu harus diselesaikan.
• Syarat dan Ketentuan: Mengatur hubungan kontraktual antara para pihak.

6. Melacak Kinerja Kontraktor

Untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai kontrak, waktu, ruang lingkup dan biaya pekerjaan harus dipantau secara teratur. Jika ada masalah, mereka dapat diatasi untuk tetap bekerja pada jalurnya. Pada akhirnya, hal ini menjamin tidak hanya pengiriman tepat waktu dengan biaya yang disepakati, tetapi pekerjaan tersebut memenuhi standar kualitas.

3 Manfaat Utama Mempekerjakan Kontraktor

Beberapa kontraktor mahal dan hubungan antara kontraktor dan orang yang mempekerjakan mereka bisa jadi sulit. Namun selalu disarankan agar pekerjaan, terutama pekerjaan konstruksi, dilakukan oleh kontraktor berlisensi. Pertama, mereka memiliki asuransi pertanggungjawaban dan pekerja bekerja untuk melindungi semua pihak jika terjadi kecelakaan. Tapi itu hanya satu alasan.

Kontraktor Memiliki Keahlian Khusus

Kontraktor adalah ahli dengan keterampilan yang sangat spesifik yang diperlukan untuk berbagai aspek proyek konstruksi. Sangat sedikit pekerja konstruksi yang dapat melakukan segalanya mulai dari pipa ledeng hingga listrik dan atap, dan Anda tidak menginginkannya. Terbaik untuk mempekerjakan mereka yang tahu keahlian mereka luar dalam.

Mempekerjakan Kontraktor Hemat Biaya

Menyewa kontraktor mungkin tampak mahal pada awalnya sampai Anda membandingkannya dengan mempekerjakan karyawan bergaji untuk melakukan pekerjaan itu. Seorang karyawan yang digaji harus dilatih, ada tunjangan yang melekat pada pekerjaan dan pajak yang harus dibayar perusahaan. Selain itu, Anda mungkin masih tidak dapat mempekerjakan seseorang dengan pengalaman dan keterampilan kontraktor yang berfokus pada satu aktivitas tersebut.

Kontraktor Tidak Memerlukan Pelatihan

Kami telah menyebutkan bahwa karyawan yang digaji harus mengikuti beberapa jenis pelatihan, tetapi jika Anda membutuhkan tukang atap, katakanlah, atau seseorang untuk menuangkan semen, Anda harus melatih mereka secara khusus untuk pekerjaan itu. Itu banyak waktu jauh dari tempat kerja dan bahkan setelah mereka dilatih, keahlian mereka sangat spesifik sehingga mereka tidak dapat melakukan hal lain. Lebih baik menyewa kontraktor dan menghemat waktu, uang, dan tenaga.

Video: Tip Manajemen Kontraktor

Jennifer Bridges, PMP menawarkan tip praktisnya tentang bagaimana manajer proyek dapat mengelola kontraktor dalam proyek mereka.

Jennifer memperingatkan bahwa lingkungan "kita versus mereka " dengan kontraktor dalam proyek adalah tanda bahwa proyek Anda tidak seimbang dan dapat keluar jalur. Kontraktor Anda perlu dipandang sebagai intrinsik proyek dan Anda harus mengembangkan cara untuk bekerja sama demi kebaikan proyek.

Anda juga perlu memastikan bahwa Anda mendapatkan nilai maksimal dari kontraktor, terutama jika mereka berasal dari luar. Dia mencatat tujuh tip yang membantunya mengelola kontraktor:

• Ketahui alasan Anda merekrut
• Dokumentasikan kontrak
• Minta masukan mereka
• Menyediakan dukungan
• Menumbuhkan kerja sama tim
• Pertahankan fokus
• Siapkan mereka untuk sukses

Konten Terkait

Kami telah membuat blog, template, dan panduan untuk memfasilitasi proses manajemen kontraktor. Berikut ini beberapa di antaranya.

• Apa Itu Administrasi Kontrak? Praktik dan Proses Utama
• Manajemen Kontrak: Memahami Siklus Hidup Kontrak
• Proses Penawaran Kontrak: Panduan Cepat
• Templat Perkiraan Kontraktor