Dokumentasi Proyek: 15 Dokumen Proyek Penting

Manajer proyek mengetahui pentingnya dokumentasi proyek. Dokumen proyek harus akurat dan terus diperbarui untuk mengikuti perkembangan proyek. Membuat dan mengelola dokumentasi proyek sepanjang siklus hidup proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek, tetapi harus mulai dari mana?

Panduan ini mendefinisikan apa itu dokumentasi proyek dan mengapa itu penting selain menguraikan 10 dokumen proyek teratas yang harus selalu Anda buat untuk merencanakan dan melaksanakan proyek Anda.

Apa itu Dokumentasi Proyek?

Istilah dokumentasi proyek mengacu pada dokumen manajemen proyek yang dibuat sepanjang siklus hidup proyek. Dokumen-dokumen ini, seperti rencana proyek, jadwal proyek atau anggaran proyek, menentukan kegiatan, prosedur dan pedoman yang harus diikuti oleh tim proyek.

Dokumentasi proyek memiliki beberapa tujuan seperti perencanaan proyek, manajemen biaya atau manajemen risiko. Selain itu, ada dokumen proyek tertentu yang harus dibuat pada fase proyek tertentu saat mereka mengatur tahapan untuk langkah berikutnya. Misalnya, rencana manajemen proyek harus dibuat sebelum tahap pelaksanaan proyek dapat dimulai.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengatur dan berbagi informasi yang penting untuk keberhasilan proyek Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja yang memiliki penyimpanan file tak terbatas dan memudahkan untuk berbagi dokumentasi produk dengan tim dan pemangku kepentingan Anda. Semua dari beberapa tampilan proyek berbagi satu sumber informasi untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama. Mulai gratis.

Mari kita lihat dokumen proyek mana yang harus dibuat pada setiap fase proyek.

Dokumentasi Proyek berdasarkan Fase Proyek

Proyek bervariasi dalam ukuran dan kompleksitas dan beberapa memerlukan dokumentasi proyek yang lebih komprehensif daripada yang lain. Berikut adalah ikhtisar dari beberapa dokumen proyek yang biasanya dibuat sepanjang siklus hidup proyek.

• Inisiasi Proyek: Piagam proyek, kasus bisnis, agenda pertemuan awal proyek
• Perencanaan Proyek: Rencana manajemen proyek, struktur rincian kerja, anggaran proyek, jadwal proyek, rencana manajemen perubahan, rencana manajemen ruang lingkup, rencana manajemen risiko
• Eksekusi Proyek: Laporan status proyek, templat pelajaran, lembar waktu, permintaan ubah, ubah pesanan
• Pemantauan dan Kontrol Proyek: Laporan status proyek, templat pelajaran, lembar waktu
• Penutupan Proyek: Templat penutupan proyek, daftar pukulan

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang dokumentasi proyek yang tepat untuk setiap fase siklus hidup proyek Anda, mari selami beberapa dokumen manajemen proyek yang penting.

15 Dokumen Proyek Teratas untuk Disertakan dalam Dokumentasi Proyek Anda

Berikut adalah deskripsi singkat dari dokumen proyek penting dan template manajemen proyek yang sesuai untuk masing-masing dokumen tersebut. Jangan lupa untuk memeriksa perpustakaan template manajemen proyek gratis kami di mana Anda akan menemukan lusinan template untuk membuat dokumentasi proyek Anda.

1. Rencana Proyek

Rencana proyek adalah yang paling komprehensif dari semua dokumen manajemen proyek karena menyusun dokumen proyek yang dibuat selama tahap perencanaan proyek. Misalnya, rencana proyek Anda harus menyertakan anggaran proyek dan jadwal proyek Anda.

2. Piagam Proyek

Piagam proyek ditulis selama fase inisiasi proyek dan menetapkan tahapan untuk rencana proyek. Manajer proyek menggunakan piagam proyek untuk memberikan gambaran singkat tentang proyek kepada pemangku kepentingan, sponsor, dan klien.

3. Kasus Bisnis

Sama seperti piagam proyek, kasus bisnis adalah dokumen yang dibuat selama fase inisiasi untuk meyakinkan pemangku kepentingan proyek tentang nilai proyek dengan menjelaskan potensi manfaat yang dapat diperoleh organisasi mereka.

4. Rencana Komunikasi Proyek

Rencana komunikasi menetapkan semua pedoman untuk komunikasi di antara anggota tim dan pemangku kepentingan proyek. Ini mendefinisikan saluran komunikasi yang akan digunakan, jadwal komunikasi dan peran dan tanggung jawab di antara rincian lainnya untuk merampingkan proses komunikasi sepanjang siklus hidup proyek.

5. Daftar Risiko

Dokumen ini memungkinkan Anda untuk mendaftarkan semua potensi risiko proyek dan menyertakan deskripsi singkat tentang potensi dampak dan kemungkinannya. Daftar risiko adalah dokumen proyek penting karena menyediakan informasi penting untuk rencana manajemen risiko Anda yang berisi semua dokumen, strategi, dan pedoman manajemen risiko.

6. Pernyataan Lingkup

Sebuah pernyataan lingkup mendefinisikan kegiatan yang akan dijalankan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Ini digunakan oleh manajer proyek untuk memberi tahu pemangku kepentingan apa yang akan dilakukan dan apa yang tidak akan dilakukan sehingga harapan jelas sejak awal. Ini adalah bagian dari rencana manajemen ruang lingkup, dokumen komprehensif yang menjelaskan prosedur dan pedoman yang terkait dengan ruang lingkup proyek.

7. Anggaran Proyek

Anggaran proyek adalah dokumen manajemen proyek yang penting. Untuk membuatnya, Anda harus memperkirakan biaya proyek Anda, yang meliputi tenaga kerja, bahan, peralatan, dan apa pun yang diperlukan untuk menjalankan proyek.

8. Jadwal Proyek

Pada tingkat dasar, jadwal proyek menentukan garis waktu untuk pelaksanaan semua tugas proyek. Itu juga dapat mencakup lebih banyak detail seperti sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap tugas, siapa yang bertanggung jawab untuk itu, float atau slack yang dimiliki proyek Anda dan jalur kritis. Bagan Gantt ProjectManager adalah alat yang sempurna untuk membuat jadwal proyek yang terperinci.

9. Laporan Status Proyek

Laporan status proyek adalah alat manajemen proyek yang harus dimiliki karena memungkinkan Anda memeriksa kesehatan proyek Anda kapan saja dan berbagi data dengan pemangku kepentingan agar tetap diperbarui. Laporan status singkat dan hanya mencakup informasi yang paling relevan.

10. Template Penutupan Proyek

Itu selalu diperlukan untuk membuat dokumentasi proyek di akhir fase penutupan proyek. Itu karena manajer proyek perlu menutup kontrak, membuat dokumen “pelajaran” dan mendapatkan persetujuan formal dari pemangku kepentingan di antara tugas-tugas penting lainnya. Semua ini harus didokumentasikan sehingga tidak ada yang jatuh melalui celah-celah.

11. Template Proposal Proyek

Proposal proyek adalah dokumen manajemen proyek yang memberikan gambaran singkat tentang bidang utama proyek. Tujuan utamanya adalah untuk meyakinkan pemangku kepentingan potensial tentang nilai proyek selama fase inisiasi. Ini harus menjadi dokumen persuasif yang menyoroti manfaat utama, tujuan dan persyaratan.

12. Template Singkat Proyek

Ringkasan proyek adalah versi ringkasan dari rencana proyek Anda, ditujukan untuk audiens seperti tim lintas fungsi atau pemangku kepentingan yang tidak perlu menyelami semua detail rencana manajemen proyek tetapi masih perlu memiliki pemahaman tentang proyek tujuan, anggaran, peran & tanggung jawab di antara aspek-aspek kunci lainnya.

13. Template Pengumpulan Persyaratan

Persyaratan proyek adalah tujuan dan spesifikasi yang diharapkan dari sebuah proyek untuk memastikan semua pemangku kepentingan puas. Template pengumpulan persyaratan gratis kami akan membantu Anda mendokumentasikan semua persyaratan proyek Anda.

14. Template Ikhtisar Proyek

Tinjauan proyek adalah dokumen 1 halaman yang menguraikan aspek paling penting dari proyek seperti garis waktu, pencapaian, anggaran, status, dan peran & tanggung jawab anggota tim.

15. Templat Piagam Tim

Piagam tim adalah dokumen manajemen proyek yang menunjukkan peran, tanggung jawab, hasil, dan sumber daya dari tim proyek. Ini membantu manajer proyek memahami beban kerja dan tujuan setiap anggota tim untuk perencanaan sumber daya yang lebih baik.

Apa yang Layak Didokumentasikan?

Tidak peduli struktur organisasi Anda, kemampuan untuk merekam dan mendokumentasikan semua aspek proyek sangat penting untuk menjadi manajer proyek yang sukses. Beberapa laporan, bagan, grafik, dokumen, permintaan perubahan, dan pembaruan status perlu dipertahankan sepanjang siklus hidup proyek, dan dokumentasi berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian proyek yang berbeda dan membawanya ke penyelesaian yang sukses.

Namun, waktu Anda terbatas, dan begitu juga kesabaran di sebagian besar organisasi untuk dokumen yang membosankan. Bagaimana Anda dapat mempertahankan efisiensi dan mendokumentasikan proyek secara efektif? Pertimbangkan hal berikut untuk menentukan apa yang layak didokumentasikan:

• Segalanya yang Berhubungan dengan Klien – Bayangkan seorang klien tiba-tiba mempertanyakan keputusan yang dibuat beberapa bulan yang lalu. Klien mengatakan bahwa mereka memilih satu arah tetapi perusahaan Anda memutuskan untuk mengambil jalan lain selama implementasi. Dokumentasi yang jelas tentang pertemuan klien, termasuk catatan dengan tanggal, waktu, dan peserta membantu menyelesaikan kesalahpahaman.
• Perintah Hukum – Untuk proyek tertentu, tim hukum diharuskan meninjau dokumentasi selama proyek berlangsung. Untuk proyek publik, mungkin ada proses pengawasan dan peninjauan yang menganalisis proyek setelah selesai. Ketahui persyaratan dokumentasi yang dibutuhkan tim hukum Anda sebelum proyek Anda dimulai. Bermain mengejar ketinggalan berisiko dalam lingkungan seperti ini.
• Jumlah Proses yang Tepat – Meskipun Anda tidak ingin tersesat dengan mendokumentasikan begitu banyak rencana dan proses yang sebenarnya tidak Anda proses, Anda menginginkan beberapa definisi seputar rencana dan tujuan proyek. Biarkan struktur organisasi Anda memandu berapa banyak proses yang harus didokumentasikan. Misalnya, mencoba mengoperasikan tanpa proses pada proyek yang memerlukan dokumentasi hukum hanya akan membuat proyek Anda bermasalah. Jika ragu, pendekatan terbaik adalah mendokumentasikan.
• Perubahan pada Proyek – Pembaruan proyek yang sedang berlangsung sangat penting untuk didokumentasikan terutama saat tujuan proyek bergeser. Idealnya, Anda akan memiliki alat manajemen proyek online real-time sehingga sumber daya dan perubahan tugas Anda dijadwalkan secara langsung dan masalah ditangkap saat terjadi. Namun, dampak yang lebih besar pada rencana proyek harus ditambahkan ke dokumentasi proyek dengan cara yang dikendalikan versi.

Praktik Terbaik Dokumentasi Proyek

Jadi apa strategi terbaik yang harus Anda gunakan untuk menjaga dokumentasi Anda tetap efektif, efisien, dan tepat waktu? Untuk menyelaraskan dokumentasi Anda sesuai dengan praktik terbaik, Anda harus:

• Luangkan Waktu – Gunakan kalender Anda! Banyak orang mengira bahwa kalender hanya untuk menjadwalkan rapat. Ini bukan. Gunakan untuk menjadwalkan 2-3 jam blok waktu tanpa gangguan untuk merakit dokumen penting. Alih-alih menerima telepon atau mengobrol dengan rekan kerja, luangkan waktu untuk masuk ke zona menulis. Dengan waktu dan perhatian yang terfokus, Anda akan dapat membuat kemajuan yang signifikan. Demikian juga, jadwalkan blok 10-15 menit di kalender Anda setiap minggu untuk meninjau dan memperbarui dokumentasi.
• Miliki Tingkat Detail yang Tepat – Menyatukan dokumentasi untuk insinyur berbeda dengan dokumen yang Anda berikan kepada eksekutif. Insinyur membutuhkan detail yang dapat Anda berikan sementara eksekutif tidak punya waktu untuk terjebak dengan detail. Mereka hanya ingin poin-poin, garis bawah dan langkah selanjutnya. Terserah Anda untuk menentukan tingkat dokumentasi yang tepat untuk audiens yang tepat.
• Gunakan Penyimpanan Cerdas – Dokumentasi Anda harus mudah ditemukan. Dokumentasi tidak berguna jika terkubur di bawah batu di mana tidak ada yang bisa menemukannya. Ini termasuk memastikan bahwa infrastruktur tersedia untuk mengakses dokumentasi online dan bahwa struktur dan hierarki folder mudah dan intuitif untuk dipahami.
• Berbagi dengan Orang Lain – Kebanyakan orang tidak suka mengumpulkan dokumentasi tetapi menyukainya saat dikemas untuk mereka. Anda akan terkejut bahwa orang-orang benar-benar membaca dokumentasinya! Gunakan perangkat lunak manajemen proyek online Anda untuk menyimpan dokumen Anda secara online dengan proyek, idealnya dalam lingkungan kolaboratif dan aman.
• Kontrol Versi dan Terkini – Menjaga dokumentasi proyek tetap terkini dan diperbarui merupakan tantangan. Sangat mudah untuk mencapai titik versi awal, tetapi sangat sulit untuk kembali dan memperbarui dokumentasi dan mempertahankan kontrol versi. Bantuan terbesar adalah infrastruktur penyimpanan dokumen yang Anda miliki. Kontrol versi otomatis memungkinkan Anda mengelola proses ini dan konsumen dokumentasi Anda selalu percaya bahwa mereka memiliki versi terbaru.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dokumentasi Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak kerja dan proyek yang menghubungkan tim hibrida dan mendorong kolaborasi. Semua dokumen proyek dapat disimpan di alat dan semua orang yang membutuhkan akses ke dokumen akan memilikinya. Anda dapat membuat rencana proyek dan banyak lagi, menjadikan ProjectManager satu-satunya perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk keberhasilan proyek.

Buat Rencana Proyek di Gantt Charts Interaktif

Salah satu dokumen proyek yang paling penting adalah rencana proyek Anda. Anda dapat membuat dan membagikan ini dengan bagan Gantt kami, yang mengatur semua tugas Anda, menautkan dependensi, dan merencanakan pencapaian untuk membantu Anda tetap sesuai jadwal. Bahkan filter untuk jalur kritis. Bagan Gantt online kami memberikan data waktu nyata dan mudah dibagikan sehingga semua orang selalu bekerja dari data terkini.

Pantau Proyek Anda Dengan Dasbor Waktu Nyata

Dokumentasi proyek Anda hanya menetapkan tahapan untuk pelaksanaan proyek Anda. Untuk menjaga rencana tersebut, Anda harus memiliki cara untuk memantau kemajuan dan kinerja secara real time. Dasbor langsung kami secara otomatis mengumpulkan, menghitung, dan memberikan metrik waktu nyata untuk waktu, beban kerja, dan lainnya. Tidak seperti alat lain, tidak ada pengaturan yang diperlukan. Anda melihat apa yang terjadi saat proyek dibuka.

Pelajari Data Lebih Dalam Dengan Pelaporan Sekali Klik

Ketika tampilan tingkat tinggi tidak cukup, Anda dapat membuat laporan proyek dengan penekanan tombol. Dapatkan informasi lebih lanjut tentang biaya, kemajuan, dan lainnya. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat. Anda dapat melampirkan laporan ke email pemangku kepentingan atau mencetaknya untuk presentasi.

ProjectManager adalah alat fleksibel yang memungkinkan Anda memperbarui dokumentasi proyek sesuai kebutuhan saat proyek berubah. Setiap orang diperbarui dengan pemberitahuan email atau peringatan dalam aplikasi sehingga tidak pernah ada kebingungan tentang apa yang diharapkan. Gunakan alat yang mengelola rencana proyek, sumber daya, biaya, dan tim Anda sambil menyimpan semua dokumentasi proyek yang Anda miliki untuk mencapai kesuksesan.

Tentu, dokumentasi dapat menjadi kutukan proyek Anda, tetapi Anda membutuhkannya. Ada alat yang dapat membantu Anda melakukannya dengan lebih mudah, lebih baik, dan lebih cepat. Rangkaian perangkat lunak online dari ProjectManager adalah alat kolaboratif yang hebat untuk membuat dan menyimpan dokumentasi proyek Anda untuk akses yang lebih mudah dan berbagi dokumen dengan tim Anda. Mulai gratis.