Panduan Cepat untuk Item Tindakan & Daftar Item Tindakan

Kemungkinan besar, Anda telah membuat item tindakan tanpa menyadarinya. Jika Anda pernah menulis daftar tugas, Anda telah membuat sendiri serangkaian item tindakan—tugas yang harus dijalankan, pekerjaan rumah tangga yang harus diselesaikan, orang yang harus dihubungi, dll.

Mengelola proyek skala besar adalah proses yang jauh lebih rumit, dan memerlukan sistem yang canggih untuk membuat, menetapkan, dan melacak item tindakan.

Apa Itu Item Tindakan?

Item tindakan adalah tugas yang terpisah dan dapat ditindaklanjuti yang berfungsi sebagai "batu loncatan" menuju tujuan yang lebih kompleks. Membuat daftar item tindakan adalah cara terbaik untuk menetapkan pekerjaan ini dan melacak kemajuan.

Item tindakan memiliki banyak bentuk, mulai dari aktivitas yang harus diselesaikan hingga peristiwa yang harus dilakukan. Karakteristik mereka yang menentukan, bagaimanapun, adalah bahwa setiap item yang diselesaikan mengarah pada kesimpulan dari tugas yang lebih besar. Item-item ini harus ringkas, dan umumnya diselesaikan oleh satu orang. Meskipun mungkin tampak sederhana, membuat daftar item tindakan lebih melibatkan daripada yang Anda harapkan. Arahan yang dibuat dengan buruk dapat memperlambat keseluruhan proyek atau bahkan menyebabkan kegagalan total. Untuk alasan ini, penting untuk memahami cara terbaik untuk membuat dan menggunakannya untuk mendorong proyek Anda ke depan.

Perangkat lunak manajemen proyek adalah cara terbaik untuk membuat daftar item tindakan dan benar-benar menjalankan pekerjaan Anda sebagai sebuah tim. Dengan ProjectManager, Anda dapat berkolaborasi dalam tugas dalam lima tampilan berbeda, melacak kemajuan dengan dasbor, dan bahkan melacak waktu Anda. Mulailah hari ini secara gratis.

Siapa yang Membuat Item Tindakan?

Manajer dan pemimpin tim umumnya bertanggung jawab untuk membuat dan menetapkan item tindakan. Individu dalam peran ini menetapkan tugas dan memecahnya menjadi daftar yang dapat diselesaikan dan "diperiksa" oleh anggota tim. Adalah tugas manajer untuk mengetahui siapa yang harus mengerjakan item tindakan mana dan mana yang membutuhkan banyak anggota tim.

Item tindakan sangat penting ketika mengerjakan tugas-tugas kompleks dalam pengaturan tim, karena mereka mencegah anggota tim saling menginjak dan melakukan pekerjaan yang tidak perlu.

Tujuan Daftar Item Tindakan

Daftar item tindakan bergulir adalah cara yang baik untuk melacak tanggung jawab semua orang selama proyek. Hal ini memudahkan Anda untuk menemukan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki di masa mendatang. Daftar item tindakan menunjukkan dengan tepat apa yang benar dan apa yang salah selama proyek, serta seberapa banyak upaya dan sumber daya yang diperlukan untuk tugas tertentu.

Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Membuat Daftar Item Tindakan

Ada lima detail yang harus selalu Anda sertakan untuk memastikan item dipahami dan dapat dilacak:

• Nama tugas
• Tanggal-tanggal penting – pembuatan, penyelesaian yang direncanakan, penyelesaian yang sebenarnya
• Deskripsi item tindakan
• Risiko atau masalah yang harus diwaspadai
• Siapa yang akan memiliki item aksi

Contoh Item Tindakan

Bayangkan sebuah pertemuan di mana sebuah proyek sedang direncanakan dan daftar tugas sedang dibahas. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sebelum proyek dapat bergerak maju. Untuk membuat tugas abstrak ini lebih mudah dikelola, manajer proyek akan memecahnya menjadi item tindakan yang berbeda.

Ini lebih mudah bagi anggota tim untuk membungkus kepala mereka dan mengeksekusi, dan lebih mudah bagi manajer proyek untuk melacak. Berikut adalah beberapa contoh:

• Menjadwalkan pertemuan untuk waktu dan tanggal yang ditentukan
• Mengirim permintaan ke vendor pihak ketiga
• Menghubungi pemangku kepentingan untuk mengatur panggilan
• Mengirimkan perintah kerja
• Membuat grafik

Elemen dari Item Tindakan

Ikuti kriteria yang ditetapkan untuk membuat item tindakan untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan dengan cara yang dapat dipahami siapa pun. Proses ini tidak rumit, tetapi ada elemen kunci yang perlu diingat:

Judul dan Nomor Pelacakan

Ini adalah nama item tindakan – deskriptornya yang paling sederhana. Jaga agar judul tetap pendek, karena Anda akan menulis deskripsi dan memperluas detail di sana. Dianjurkan untuk menetapkan nomor pelacakan untuk setiap item. Ini akan menyederhanakan cara Anda melacak dan melaporkannya, terutama saat menangani banyak item tindakan sekaligus.

Tingkat Prioritas

Saat menangani beberapa item tindakan, tetapkan masing-masing prioritas untuk mengetahui apa yang harus difokuskan terlebih dahulu. Tidak semuanya harus diselesaikan sesuai urutan penugasannya. Beberapa secara alami akan lebih mendesak daripada yang lain.

Tanggal Pembuatan dan Perkiraan Penyelesaian

Ada tiga tanggal yang perlu diingat saat membuat item tindakan: tanggal pembuatan, perkiraan tanggal penyelesaian, dan tanggal penyelesaian akhirnya. Perhatikan bahwa tidak semua akan selesai, dan beberapa malah mungkin "diselesaikan". Ini adalah item yang telah menjadi tidak perlu di sepanjang jalan dan tidak perlu diselesaikan.

Pencipta dan Penerima Tugas

Sertakan siapa yang membuat item tindakan, serta kepada siapa mereka menetapkannya. Ini memudahkan siapa pun yang terlibat untuk mengetahui ke mana harus mengarahkan pertanyaan. Intinya, ini adalah cara untuk mempercepat komunikasi.

Keterangan

Deskripsi harus memperluas judul. Perlu diingat, bahwa ini harus tetap berupa deskripsi sederhana — penjumlahan, bukan panduan langkah demi langkah. Umumnya, deskripsi item tindakan hanya satu atau dua kalimat.

Deskripsi yang Diperluas

Di sini Anda dapat menyertakan detail terkait lainnya yang dibutuhkan penerima tugas untuk menjalankan tugas. Tergantung pada item tindakan, ini mungkin tidak diperlukan.

Praktik Terbaik untuk Mempertahankan Daftar Item Tindakan

Saat Anda mulai menulis, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat:

Mulailah Dengan Kata Kerja

Ketika item tindakan ditulis sebagai kata benda, kemungkinan besar, mereka terlalu luas. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan. Misalnya, memberi judul item tindakan "mengoreksi email investor" vs. "email investor" memberikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang perlu dilakukan.

Singkat

Item tindakan harus membuat segalanya lebih sederhana, tidak lebih rumit. Jika mereka terlalu "bertele-tele" atau mengandung detail yang tidak perlu, mereka dapat membingungkan penerima tugas dan memperlambat segalanya. Kurang itu lebih.

Tulis Agar Siapapun Bisa Mengerti

Item tindakan akan selalu masuk akal bagi siapa pun yang membuatnya, tetapi pertimbangkan apakah item tersebut akan masuk akal bagi pembaca pemula. Penerima tugas harus tahu persis apa yang harus dilakukan.

Ingatlah Sumber Daya

Saat Anda membuat item tindakan, pertimbangkan sumber daya yang diperlukan seperti anggaran, tenaga, dan waktu. Sumber daya ini dapat memengaruhi siapa yang Anda tetapkan dan item lain yang Anda tetapkan.

Antisipasi Item Tindakan yang Dihasilkan

Berhasil menyelesaikan satu pekerjaan dapat membuka pintu ke yang lain. Ketika Anda mengantisipasi pekerjaan tambahan ini sebelumnya, Anda akan selangkah lebih maju.

Apa itu Pelacakan Item Tindakan?

Setelah menulis item tindakan, eksekusi dan pelacakan dimulai. Saat ini sedang dikerjakan, Anda harus melacak dan mencatat kemajuan mereka untuk menginformasikan keputusan dan strategi. Bila dilakukan dengan benar, pelacakan akan mengungkapkan di mana harus mengubah strategi manajemen tugas di masa mendatang.

Pelacakan item tindakan adalah proses pemantauan item tindakan dari awal hingga akhir dan merekam informasi. Informasi ini dapat dengan mudah dirujuk kembali dan bahkan menginformasikan keputusan di masa depan.

Pelacakan sangat penting setelah proyek selesai. Tanpa itu, informasi berguna tentang bagaimana item tindakan ditangani pada dasarnya akan sia-sia. Idealnya, informasi ini akan disimpan dan digunakan di kemudian hari.

Gunakan Pelacak Item Tindakan

Pelacak item tindakan memungkinkan manajer proyek untuk merekam dan memperbarui item tindakan. Secara tradisional, ini adalah spreadsheet sederhana. Sekarang, pelacak terbaik menawarkan fungsionalitas yang lebih tinggi dan memungkinkan kolaborasi tim.

Memformat daftar item tindakan dengan benar adalah kunci untuk menjaga agar data tetap teratur di masa mendatang. Kemungkinan besar akan ada mata segar yang melihat daftar ini, dan mereka perlu memahami apa yang mereka lihat. Ini berarti menjaga pemformatan tetap konsisten dan menyertakan kumpulan data yang sama di setiap daftar, apa pun proyeknya.

Mengapa Anda Harus Menggunakan Template

Item tindakan adalah bagian konstan dari manajemen tugas. Mereka adalah sesuatu yang dibuat dan digunakan oleh pemimpin tim sepanjang masa proyek apa pun. Untuk alasan ini, daftar Anda harus diformat dengan cara yang sama dan menyertakan informasi yang sama. Konsistensi ini mengurangi kebingungan dan meningkatkan hasil.

Sebagai penerima tugas, Anda harus tahu persis apa yang diharapkan dari Anda tidak peduli apa yang ditugaskan kepada Anda atau siapa yang menugaskannya. Templat item tindakan memastikan semua informasi yang Anda butuhkan ada dalam format yang dapat Anda pahami.

Templat item tindakan kami memastikan Anda menyertakan semua detail yang diperlukan dan memformat daftar dengan cara yang sama setiap saat. Dengan melakukannya, Anda tidak perlu membuang waktu berharga untuk membiasakan diri dengan format baru. Anda memiliki informasi yang Anda butuhkan, dan Anda tahu di mana menemukannya.

Untuk hasil yang lebih baik lagi, gabungkan template ini dengan perangkat lunak manajemen proyek yang canggih dengan alat pelacakan dan pelaporan proyek.

Cara Menggunakan Template Item Tindakan dengan ProjectManager

ProjectManager adalah alat pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda mengatur, mengeksekusi, melacak, dan melaporkan daftar item tindakan Anda dengan tingkat produktivitas yang lebih tinggi.

Mencantumkan Item Tindakan pada Tampilan Proyek yang Berbeda

Spreadsheet sederhana dapat menyelesaikan pekerjaan, tetapi sifat statisnya dapat dibatasi. Dengan perangkat lunak kami, Anda meletakkan semua item tindakan Anda pada bagan Gantt, daftar tugas, atau papan kanban. Setiap tampilan proyek dengan mudah memungkinkan Anda untuk menetapkan item tindakan dan melacak kemajuan dari konsep hingga penyelesaian.

Lacak Status Item Tindakan di Dasbor

Untuk melacak kemajuan dan kinerja penerima tugas, Anda dapat menggunakan dasbor waktu nyata, yang memberikan data waktu nyata dari masing-masing anggota tim Anda dan mengubahnya menjadi grafik dan bagan yang menampilkan metrik seperti waktu, varians, dan lainnya.

Berkolaborasi Dengan Tim Anda dengan Perangkat Lunak Berbasis Cloud

Dengan platform kolaboratif kami, anggota tim dapat berkolaborasi dan menangani pekerjaan dengan cara yang lebih efektif. Pengguna dapat melampirkan file dan gambar, berkomentar dan menandai orang untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

ProjectManager adalah solusi manajemen proyek pemenang penghargaan yang membawa proyek Anda ke setiap langkah. Alat perencanaan online dan fitur manajemen tugas berbasis web memungkinkan Anda berkolaborasi di mana saja dan melakukan penyesuaian sepanjang masa proyek. Kemudian, buat laporan komprehensif dari data hanya dengan beberapa klik. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.