Panduan Anda untuk Menjadi Terorganisir untuk Sukses PPC

Halo Pahlawan PPC! Saat 2018 semakin dekat, feed Anda mungkin dibanjiri dengan pembicaraan tentang Resolusi Tahun Baru. Sementara saya cenderung menjauh dari membuat hal-hal besar tentang resolusi sendiri, saya suka merenungkan tahun lalu saya dan mempersiapkan perubahan yang saya rencanakan untuk diterapkan untuk membuat masa depan yang sukses. Tahun ini, prioritas utama saya adalah tetap teratur dalam lanskap manajemen PPC yang baru bagi saya. Saat saya membuat daftar saya, saya mengambil pendekatan holistik yang ingin saya bagikan dengan Anda. Strategi saya terbagi dalam empat kategori – organisasi ruang saya, waktu saya, sumber daya saya, dan beban kerja saya.

Mengatur Ruang Anda

1. Pastikan Anda selalu memiliki alat yang Anda butuhkan.

Pertahankan ruang terorganisir yang didedikasikan untuk banyak pena, kertas, buku catatan, dan lain-lain. Dengan cara ini, Anda tidak akan pernah melakukan panggilan dadakan untuk mencari pena atau kertas tambahan di sekitar kantor.

2. Manfaatkan aset fisik Anda.

Saya seorang pembelajar visual, dan salah satu alat favorit adalah salinan cetak kalender bulan dengan tanggal jatuh tempo dan pengingat saya disorot. Jika Anda termotivasi secara visual, saya sarankan untuk membuat daftar hal-hal yang paling sering Anda rujuk, dan simpan salinan fisiknya di atas meja Anda!

3. Kategorikan dan beri label aset tersebut.

Saya menyarankan ruang terpisah untuk catatan, daftar, dan pengingat Anda menurut kategori apa pun yang masuk akal bagi Anda. Di agensi, misalnya, ini bisa berupa organisasi fisik berdasarkan klien/akun.

4. De-clutter secara teratur.

Sekali sehari, atau seminggu sekali, periksa semua yang Anda simpan di meja Anda dan tentukan apakah Anda perlu menyimpannya atau membuangnya. Ruang yang bersih memberi Anda awal yang baru dan menambahkan ritual ke jadwal yang sering kali kacau.

5. Letakkan pengingat fisik di tempat Anda dapat melihatnya.

Post-it sangat bagus untuk catatan singkat yang relevan dalam jangka pendek, terutama saat Anda sedang menelepon atau di tengah percakapan. Tempelkan di suatu tempat di meja Anda yang sering Anda lihat. Hindari menyimpannya selama lebih dari beberapa jam, letakkan pengingat di kalender atau daftar tugas jika memungkinkan.

6. Berikan sentuhan pribadi.

Terakhir, ruang Anda seharusnya tidak terasa impersonal dan tidak menarik! Ubah salah satu saran di atas agar sesuai dengan preferensi Anda, dan bawa hal-hal ke ruang kerja Anda yang membuat Anda merasa bahagia dan nyaman. Hiasi ruang Anda dengan foto, karya seni, atau apa pun yang akan menjadikan ruang itu unik bagi Anda.

Mengatur Waktu Anda

1. Manfaatkan awal dan akhir hari Anda sebaik mungkin.

Ketika saya memulai pagi saya, saya melakukan "check-in pagi." Ini melibatkan memeriksa email, menjadwalkan tugas yang saya rencanakan untuk diselesaikan hari itu, dan mengumpulkan sumber daya apa pun yang saya perlukan untuk rapat atau beban kerja hari itu. Kemudian saya menyimpan barang-barang ini untuk pagi hari dan mulai bekerja.

2. Manfaatkan kalender dan pengingat Anda.

Kalender Anda bukan hanya alat penjadwalan untuk rapat. Saya menggunakan kalender saya terutama sebagai alat pemblokiran waktu dan pemberitahuan. Setiap tugas yang telah saya tentukan akan saya lakukan untuk hari itu di check-in pagi saya mendapat slot terjadwal di kalender saya (diatur ke pribadi, sehingga hanya saya yang dapat melihatnya), dan tenggat waktu apa pun yang akan datang di minggu depan (atau bulan) dapatkan dua pengingat yang dijadwalkan – satu untuk dua hari sebelum batas waktu, dan satu pada tanggal jatuh tempo itu sendiri.

3. Prioritaskan tugas Anda.

Ini juga bagian dari rutinitas pagi saya, tetapi itu bisa terjadi saat tugas datang juga. Saya menggunakan sistem prioritas 3 huruf yang sangat sederhana. "H" untuk tinggi, "M" untuk sedang, dan "L" untuk rendah. Saya menentukan prioritas tugas secara subjektif, tetapi ada metode yang lebih kuantitatif.

4. Hindari pertemuan back-to-back.

Meskipun terkadang pertemuan back-to-back tidak dapat dihindari, saya pikir penting untuk mencoba meluangkan waktu sebelum dan sesudah pertemuan untuk mempersiapkan dan memproses. Setelah setiap pertemuan, saya ingin memiliki setidaknya 10 menit untuk mengatur catatan saya, mengatur pengingat kalender saya untuk tenggat waktu, dan menuliskan to-dos yang dihasilkan dari percakapan.

5. Jangan memecah pekerjaan [klien].

Tip paling bermanfaat yang pernah diberikan rekan kerja kepada saya adalah mendedikasikan hari tertentu dalam seminggu hanya untuk satu klien atau proyek. Meskipun saya mungkin mengerjakan beberapa tugas lain pada hari Selasa, jika saya mendedikasikan hari Selasa terutama untuk pekerjaan minggu ini untuk Klien A, saya mendapatkan rasa penyelesaian dan gagasan holistik tentang kemajuan yang saya buat di akun.

6. Tetapkan batas waktu.

Beberapa tugas menyebabkan lebih banyak menggaruk kepala daripada yang lain. Jika saya tahu bahwa saya secara teratur terjebak dalam kelumpuhan analisis data untuk tugas di akun klien, maka saya menjadwalkan tidak lebih dari jumlah waktu yang menurut saya harus diambil tugas tersebut jika saya bekerja secara efisien. Ini memungkinkan saya untuk menyelesaikan lebih banyak dalam sehari, dan memberi saya kemampuan untuk melihat tugas baru nanti jika perlu.

Mengatur Sumber Daya Anda

1. Jaga agar desktop dan file komputer Anda terorganisir secara universal.

Saya segera memberi nama file saya dengan konvensi penamaan ini: Date_Client_Account_Task. Pada akhirnya, saya memindahkan salah satu file ini yang berada di folder unduhan saya atau di desktop saya ke folder klien yang terorganisir dengan baik.

2. Buat daftar perubahan akun dan item yang sudah selesai.

Saya menyimpan dokumen Word dengan daftar induk dari setiap perubahan yang telah saya buat pada setiap akun saya pada tanggal tertentu. Ini adalah alat referensi yang bagus jika ada pertanyaan tentang kapan pekerjaan selesai.

3. Rekam catatan Anda dari semua komunikasi [klien].

Demikian pula, selalu transfer catatan Anda dari panggilan atau rapat ke dokumen utama yang dapat Anda simpan secara digital. Saya suka catatan pena-dan-kertas, tetapi saya secara konsisten mengkompilasinya secara digital untuk referensi dan pelaporan di masa mendatang.

4. Atur kotak masuk Anda.

Hanapin menggunakan gmail, dan saya terus-menerus mengatur email saya untuk diberi tag dan dikategorikan secara otomatis. Saya memiliki folder untuk setiap klien saya, platform, dll. Anda dapat bermain-main dan membuat sistem yang sesuai untuk Anda, tetapi kotak masuk yang terorganisir adalah alat referensi hebat lainnya ketika catatan Anda yang lain tidak sekuat Anda membutuhkan.

Mengatur Beban Kerja Anda

1. Buat daftar tugas, dan simpan di satu tempat.

Ada banyak aplikasi dan situs web gratis untuk manajemen tugas dan pelacakan tugas, dan ketika saya pertama kali mulai di Hanapin saya mencoba menggunakan semuanya. Saya menemukan bahwa menyimpan hanya satu daftar tugas digital, tidak peduli seberapa sederhana formatnya, adalah pilihan terbaik bagi saya. Saya menggunakan spreadsheet yang sangat dasar dengan kolom untuk klien, tugas, tenggat waktu, dan status.

2. Daftar periksa bermanfaat!

Daftar tugas dalam format yang memungkinkan untuk menandai hal-hal "lengkap" atau mencentang kotak sebenarnya memuaskan secara psikologis dan dapat meningkatkan produktivitas Anda. Saya suka menulis daftar periksa saya di atas kertas dari daftar tugas saya setiap hari – saya membagi tugas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang secara fisik dapat saya periksa dengan pena dan kertas saat saya menyelesaikannya.

3. Jadwalkan (dan simpan daftar) tugas yang berulang.

Simpan daftar tugas PPC dan jadwalkan yang perlu Anda lakukan secara berulang. Misalnya, saya menjadwalkan SQR saya di kalender saya sebagai acara rutin untuk setiap akun saya. Berikut adalah daftar tugas PPC dari ppchero yang dapat Anda gunakan untuk referensi.

4. Akuntabilitas diperlukan.

Di Hanapin, banyak dari kami menyimpan Dokumen Status yang kami bagikan dengan tim kami dan/atau klien kami untuk meminta pertanggungjawaban kami atas pekerjaan yang kami katakan akan kami lakukan dan kapan kami akan melakukannya. Memiliki sistem akuntabilitas yang solid membuat Anda tetap terkendali dan memastikan semua pihak mendapatkan informasi terbaru yang mereka butuhkan.

5. Otomatisasi jika memungkinkan.

Ada begitu banyak alat untuk mengotomatisasi tugas yang dapat menghemat banyak waktu sepanjang minggu Anda. Otomatisasi tidak selalu menjadi solusi, tetapi karena sumber daya ini semakin canggih, ada banyak tugas yang tidak memerlukan sentuhan manual.

Membungkus

Menerapkan kebiasaan organisasi yang solid dalam proses kerja sehari-hari Anda sangat penting untuk kesuksesan di industri ini, karena ada begitu banyak bagian yang bergerak untuk dilacak. Ini adalah daftar panjang yang dapat dirinci lebih jauh, tetapi saya harap ini adalah awal yang baik bagi kita yang mencari cara untuk melacak banyak sekali potongan teka-teki manajemen PPC!