Upacara Scrum: Panduan Pemula untuk Acara Agile

Rahasia manajemen proyek tangkas dan scrum adalah kesederhanaan, bahkan dalam menghadapi kerumitan. Dan meskipun upacara scrum sederhana, mereka bisa sulit untuk dikuasai. Scrum membutuhkan tim yang mengatur diri sendiri yang dapat dengan cepat menyelesaikan masalah di lingkungan yang tangkas. Untuk memberikan transparansi dan komunikasi yang teratur di tengah lingkungan seperti itu, upacara scrum diadakan. Upacara scrum atau upacara tangkas adalah pertemuan yang unik untuk tim scrum dan tangkas.

Apa Itu Upacara Scrum?

Upacara scrum adalah pertemuan yang memastikan bahwa master scrum, pemilik produk, dan tim pengembangan sinkron. Upacara ini, atau acara scrum, diadakan pada saat-saat penting dalam siklus sprint tangkas, yang akan kami uraikan di bawah ini. Ada lima upacara scrum, sprint planning, daily standup, sprint review, sprint retrospective dan product backlog grooming.

Scrum adalah kerangka kerja manajemen proyek yang gesit, sehingga mungkin ada kebingungan seputar terminologi. Misalnya, istilah upacara scrum, upacara tangkas, rapat scrum, dan rapat tangkas sering digunakan secara bergantian. Namun, meskipun agenda acara ini serupa, penting untuk dicatat bahwa ada perbedaan utama antara tim tangkas dan tim scrum.

Mereka berbagi setidaknya satu kesamaan, kebutuhan akan perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang menghubungkan tim hybrid. Papan kanban kami memungkinkan tim mengelola backlog mereka, merencanakan sprint, berkomentar, dan berbagi file secara real time sehingga di mana pun mereka bekerja, semua orang berada di halaman yang sama.

Siapa yang Berpartisipasi dalam Upacara Scrum?

Upacara scrum penting dan merupakan kunci untuk menghadirkan semua pihak yang terlibat. Itu berarti Anda akan memiliki pemilik produk, master scrum, dan seluruh tim scrum.

Tim pengembang juga akan berpartisipasi dalam upacara scrum. Bahkan, pihak luar pun diketahui hadir, meski hanya dengan undangan. Ini jarang terjadi tetapi menggambarkan sifat terbuka dan kolaboratif dari upacara scrum.

Ini memungkinkan semua orang untuk mengomentari backlog produk saat ini dan untuk itu ada umpan balik dari tim scrum untuk mengklarifikasi kebingungan apa pun. Upacara scrum seperti sesi tanya jawab untuk sepenuhnya memahami kebutuhan dan tujuan pengguna untuk musim semi mendatang.

Ada banyak informasi untuk didokumentasikan, disimpan, dan dikelola. Scrum master dan manajer produk menggunakan perangkat lunak scrum untuk melacak semua peristiwa ini.

Lima Jenis Upacara Scrum

Scrum dieksekusi dalam apa yang disebut sprint, atau iterasi singkat dari pekerjaan yang berlangsung biasanya tidak lebih dari dua minggu. Sebuah sprint menggunakan empat upacara scrum yang berbeda untuk memastikan eksekusi yang tepat: perencanaan sprint, scrum harian, tinjauan sprint, dan retrospektif sprint. Mari kita gali lebih dalam dan jelajahi setiap upacara scrum secara mendalam.

1. Perencanaan Sprint

Upacara ini membantu menyiapkan seluruh tim untuk sprint yang akan datang, menciptakan jalur yang mulus untuk sprint yang sukses. Perencanaan sprint membutuhkan partisipasi semua peran scrum: tim pengembangan, master scrum, dan pemilik produk. Perencanaan, tentu saja, sebelum sprint. Biasanya berlangsung selama satu atau dua jam.

Pemilik produk datang ke pertemuan dengan daftar prioritas item backlog produk, yang disajikan ke grup. Item dalam daftar, yang juga disebut cerita pengguna, kemudian didiskusikan dengan tim pengembangan. Bersama-sama, mereka memperkirakan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan item dalam daftar. Dari informasi tersebut, tim pengembang membuat ramalan sprint. Mereka akan menguraikan berapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan tim dari backlog produk. Ini akan dikenal sebagai sprint backlog.

Beberapa upacara perencanaan sprint akan menyempurnakan detail dari setiap cerita pengguna. Ini akan memastikan bahwa semua orang yang terlibat memahami ruang lingkup pekerjaan. Padahal, beberapa akan memiliki pertemuan atau upacara penyempurnaan cerita yang terpisah. Dengan melakukan ini, upacara perencanaan sprint yang sebenarnya lebih pendek dan hanya diarahkan pada cerita pengguna yang akan ditangani di sprint mendatang. Kemudian tim dapat menggunakan papan scrum untuk merencanakan sprint mereka.

2. Scrum Harian

Upacara scrum singkat ini memastikan bahwa semua orang tahu apa yang terjadi. Ini adalah cara untuk memastikan transparansi di seluruh tim. Ini bukan waktunya untuk menyelam ke dalam rumput liar. Pertemuan status terperinci ini bukan, melainkan pertemuan informatif yang ringan dan menyenangkan. Ini adalah ruang bagi setiap anggota tim untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang Anda selesaikan kemarin, apa yang Anda kerjakan hari ini dan apakah Anda terhalang oleh sesuatu?

Scrum harian, seperti yang dikatakan, merupakan kejadian harian, yang biasanya terjadi setiap pagi dengan tim pengembangan, master scrum, dan pemilik produk. Upacaranya singkat, biasanya 15 menit, itulah sebabnya disebut juga standup meeting. Itu akan memastikan itu tidak berlarut-larut.

Hal hebat tentang scrum harian adalah tuntutan akuntabilitas. Orang-orang melaporkan dengan jujur ​​tentang apa yang mereka lakukan, apa yang mereka rencanakan untuk dilakukan dan bagaimana mereka mungkin diblokir dalam prosesnya, dan ini semua dilakukan di depan rekan-rekan mereka. Harus melaporkan dalam lingkungan sosial seperti itu membuat tim sukses karena akan memalukan jika tidak menunjukkan kemajuan di depan orang lain.

Scrum harian tidak terbatas pada tim yang berbagi lokasi fisik. Jika tim bekerja dari jarak jauh, upacara dapat dilakukan dengan konferensi video atau obrolan grup lainnya.

3. Tinjauan Sprint

Setelah sprint selesai, saatnya mengumpulkan tim untuk mendemonstrasikan atau memamerkan karya mereka. Setiap anggota tim meninjau fitur yang baru dikembangkan atau apa pun yang mereka kerjakan selama sprint. Ini memberikan ruang bagi tim untuk memberi selamat kepada diri mereka sendiri atas sprint yang sukses, yang penting untuk moral. Ini juga menunjukkan pekerjaan yang telah selesai untuk seluruh tim, sehingga mereka dapat memberikan umpan balik dan juga mendapatkan umpan balik dari para pemangku kepentingan dalam proyek.

Di sini, tidak seperti upacara lainnya, peninjauan dapat berlangsung selama diperlukan untuk mendemonstrasikan semua pekerjaan yang dilakukan oleh tim. Sekali lagi, peserta adalah tim pengembangan, master scrum dan pemilik produk, tetapi juga dalam hal ini, tim lain yang terlibat dalam proyek dan pemangku kepentingan.

Demo ini tidak parsial tetapi ulasan lengkap dari karya tersebut. Jika tidak, maka poin dari sprint review akan berkurang. Tinjauan harus memenuhi tingkat kualitas yang ditetapkan oleh tim atau dianggap tidak lengkap dan tidak boleh didemonstrasikan dalam tinjauan sprint.

4. Sprint Retrospektif

Upacara scrum terakhir disebut sprint retrospective. Itu terjadi pada akhir sprint, setelah peninjauan, dan biasanya berdurasi satu jam. Retrospektif termasuk tim pengembangan, master scrum dan pemilik produk.

Karena scrum adalah bagian dari proses yang gesit, ini semua tentang perubahan, yang mencakup mendapatkan umpan balik dan dengan cepat menindaklanjutinya. Scrum mencari perbaikan terus-menerus dan retrospektif adalah metode untuk memastikan bahwa budaya produk dan pengembangan terus meningkat.

Retrospektif adalah cara bagi tim untuk memahami apa yang telah bekerja dengan baik dan apa yang tidak terjadi pada sprint sebelumnya. Post-mortem memperlihatkan garis kesalahan dalam tim dan prosesnya, sehingga mereka dapat menopang titik-titik lemah itu dan mendekati sprint berikutnya dalam bentuk yang lebih kuat.

Retrospektif sprint bukanlah permainan menyalahkan tetapi sarana untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang muncul selama sprint. Ini juga merupakan instrumen untuk memberi selamat kepada tim atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik ketika tidak ada masalah. Tetapi, jika mantra scrum adalah untuk selalu berusaha untuk meningkatkan, maka retrospektif juga harus kritis, tetapi hanya sebagai batu loncatan untuk perbaikan. Kritik yang membangun adalah kuncinya di sini.

5. Penyempurnaan Backlog Produk

Penyempurnaan backlog produk, juga dikenal sebagai product backlog grooming, adalah pertemuan yang dilakukan menjelang penyelesaian sprint. Alasan pertemuan tersebut adalah untuk meninjau backlog dan menjaganya agar tetap bersih dan teratur sehingga siap untuk sprint berikutnya.

Tim scrum dan pemilik produk berpartisipasi dalam pertemuan penyempurnaan backlog produk. Saat mereka melihat item teratas pada backlog, tim akan menanyakan jenis pertanyaan yang biasanya muncul dalam rapat perencanaan sprint.

Beberapa pertanyaan meliputi: apa yang harus kita lakukan jika data pengguna salah, apakah semua pengguna mengakses bagian sistem ini dan skenario bagaimana-jika lainnya. Pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan pemilik produk untuk menjawabnya dan membantu tim memahami apa yang perlu mereka lakukan.

Tujuan dari penyempurnaan product backlog bukan untuk menyelesaikan masalah sepenuhnya, tetapi lebih kepada kesempatan bagi tim scrum dan pemilik produk untuk memastikan backlog akurat. Oleh karena itu, seluruh tim biasanya tidak berpartisipasi.

Masih banyak yang perlu diketahui

Upacara scrum hampir merupakan istilah yang sudah ketinggalan zaman. Mereka mulai disebut peristiwa. Ini pertama kali secara resmi dicatat dalam Panduan Scrum 2011. Jadi, bahkan di dunia gesit yang bergerak cepat, beberapa hal berubah lebih lambat daripada yang lain.

Tetapi konsep dasarnya sama, seperti kebutuhan untuk terus-menerus meninjau dan mencari cara untuk meningkatkan. Itu termasuk pengetahuan seseorang tentang scrum dan perangkat lunak scrum. Kami hanya menggores permukaan. Scrum sederhana dalam konsep dan sulit dalam penguasaan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Upacara Scrum

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang dapat membantu setiap upacara scrum. Saat Anda merencanakan sprint, Anda harus memiliki akses ke backlog produk itu dan dapat memfilter cerita pengguna untuk memprioritaskannya. Untuk membebaskan tim Anda, kami memiliki alur kerja khusus dan persetujuan tugas, sehingga tim scrum dapat fokus pada apa yang penting dan pemilik produk dapat mengubah statusnya saat mereka merasa sudah selesai.

Ada beberapa tampilan proyek di ProjectManager, salah satunya adalah papan kanban, yang ideal untuk mengelola backlog, cerita pengguna, dan alur kerja sprint. Dari tampilan kanban, tim scrum dapat diberi cerita pengguna yang paling penting pada product backlog untuk dikerjakan pada sprint tersebut. Agar tim scrum tetap fokus pada tugas mereka, kami memiliki alur kerja khusus dan pengaturan persetujuan tugas. Otomatisasi membebaskan tim Anda dari kesibukan dan membantu pemilik produk memiliki kontrol lebih besar atas status pekerjaan

Berkolaborasi untuk Upacara Scrum yang Lebih Baik

Pertemuan tinjauan scrum dan sprint harian dibantu oleh ProjectManager. Komunikasi adalah kunci untuk menyatukan semua orang di tim scrum tentang apa yang harus dilakukan selama sprint. Perangkat lunak kami memfasilitasi lingkungan kolaboratif. Setiap cerita pengguna di papan kanban dapat dikomentari dan jumlah file yang tidak terbatas dapat dilampirkan untuk lebih mendorong komunikasi yang lebih baik.

Catatan dari scrum harian dapat ditambahkan ke product backlog dan rekomendasi untuk sprint berikutnya juga dapat dimasukkan ke dalam product backlog untuk sprint berikutnya. ProjectManager memungkinkan tim scrum untuk mempersiapkan sprint yang akan datang dan belajar darinya setelah itu, mengumpulkan semua data penting itu di satu tempat.

Dapatkan Analisis Wawasan dengan Laporan Mendalam

Terakhir, saat menjalankan retrospektif sprint, ProjectManager memiliki laporan sekali klik yang membantu mendapatkan gambaran tentang bagaimana sprint berjalan. Laporan ini dapat disaring untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan untuk memulai sprint berikutnya. ProjectManager memberi tim scrum alat yang mereka butuhkan untuk bekerja lebih baik di lingkungan yang gesit.

Upacara scrum adalah cara yang bagus untuk bergerak cepat dan berubah dengan cepat sesuai kebutuhan saat mengerjakan sebuah proyek. Untuk memfasilitasi proses tangkas ini, seseorang harus memiliki alat untuk memungkinkan mereka mengidentifikasi dengan cepat dan kemudian membuat seluruh tim berputar. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan fitur yang melakukan itu. Dari memvisualisasikan alur kerja dengan papan Kanban hingga dasbor waktu nyata yang membuat Anda tetap mengikuti proses proyek, ProjectManager adalah satu-satunya alat Scrum yang Anda perlukan. Buktikan sendiri, dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.