Apa Itu Daftar Risiko & Cara Membuatnya

Anda tidak akan pernah dapat mengantisipasi setiap peristiwa risiko yang dapat terjadi dalam suatu proyek, tetapi dengan menggunakan daftar risiko, Anda siap untuk merespons dengan cepat sebelum risiko proyek menjadi masalah nyata dan mengalihkan seluruh proyek.

Apa itu Daftar Risiko?

Daftar risiko adalah alat dalam manajemen risiko dan manajemen proyek. Ini digunakan untuk mengidentifikasi potensi risiko dalam proyek atau organisasi, terkadang untuk memenuhi kepatuhan terhadap peraturan tetapi sebagian besar untuk tetap mengetahui potensi masalah yang dapat menggagalkan hasil yang diinginkan.

Terkait: Template Daftar Risiko untuk Excel

Meskipun daftar risiko sebagian besar digunakan selama pelaksanaan proyek, ini adalah bagian dari rencana manajemen risiko Anda, yang harus dipertimbangkan secara serius oleh manajer proyek selama fase perencanaan proyek. Tidak ada waktu terlalu dini untuk mulai memikirkan analisis risiko dalam proyek Anda. Oleh karena itu, memiliki daftar risiko proyek di tangan dan siap sangat penting dalam mengelola risiko.

Setelah Anda memiliki daftar risiko untuk mengidentifikasi dan melacak peristiwa risiko, maka Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengambil tindakan. ProjectManager memiliki papan kanban dan bagan Gantt yang memvisualisasikan alur kerja saat tim Anda bekerja untuk mengatasi risiko. Manajer proyek mendapatkan transparansi ke dalam proses manajemen risiko sambil memberi tim mereka otonomi untuk mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint mereka. Lihat bagaimana ini dapat meningkatkan manajemen risiko Anda dengan mengikuti uji coba gratis kami hari ini.

Memiliki log risiko untuk melacak risiko proyek, baik dengan spreadsheet sederhana atau sebagai bagian dari solusi perangkat lunak manajemen proyek yang lebih kuat, adalah ide yang baik untuk ditangani dalam rencana proyek apa pun. Ada risiko yang melekat dalam segala hal, dan itu berlaku dua kali lipat untuk mengelola proyek dengan banyak bagian yang bergerak.

Mengapa Anda Membutuhkan Daftar Risiko Proyek?

Jika Anda tahu apa itu manajemen risiko, maka Anda akan tahu bahwa langkah selanjutnya untuk mengelola risiko adalah bekerja secara strategis untuk mengendalikan potensi masalah yang paling mungkin terjadi saat Anda mengelola sebuah proyek. Oleh karena itu, Anda harus memiliki mekanisme analisis risiko untuk mengumpulkan potensi risiko dan kemudian memetakan jalur untuk mengurangi risiko dan mengembalikan proyek ke jalurnya, jika risiko tersebut menjadi kenyataan.

Apa yang Termasuk dalam Daftar Risiko?

Register risiko dapat bervariasi tergantung pada organisasi dan proyek. Namun, sebagian besar templat daftar risiko memiliki elemen yang umum digunakan ini:

• ID identifikasi risiko: Nama atau nomor ID untuk mengidentifikasi risiko.
• Deskripsi risiko: Penjelasan singkat tentang risiko.
• Struktur perincian risiko: Struktur perincian risiko adalah bagan yang memungkinkan Anda mengidentifikasi semua risiko proyek Anda dan mengkategorikannya.
• Kategori risiko: Ada banyak kategori risiko yang dapat berdampak pada proyek seperti jadwal, anggaran, risiko teknis dan eksternal.
• Analisis risiko: Tujuan dari analisis risiko adalah untuk menentukan kemungkinan dan dampak dari suatu risiko. Anda dapat melakukan analisis risiko kualitatif atau analisis risiko kuantitatif.
• Probabilitas risiko: Anda harus memperkirakan kemungkinan setiap risiko dan menetapkan nilai kualitatif atau kuantitatif.
• Prioritas risiko: Prioritas risiko ditentukan dengan menetapkan skor risiko untuk setiap risiko, yang diperoleh dengan mengalikan dampak risiko dan nilai probabilitas. Jika Anda menggunakan pengukuran kualitatif, Anda harus memprioritaskan risiko dengan dampak tertinggi dan probabilitas tertinggi.
• Respons risiko: Setiap risiko memerlukan respons risiko untuk mengurangi pengaruhnya terhadap proyek Anda. Respons risiko tersebut juga didokumentasikan dalam rencana respons risiko.
• Kepemilikan Risiko: Setiap risiko perlu ditugaskan ke anggota tim yang menjadi pemilik risiko. Pemilik risiko bertanggung jawab untuk menyebarkan respons yang sesuai dan mengawasinya.

Proses Manajemen Risiko

Langkah pertama dalam proses manajemen risiko adalah identifikasi risiko. Semua proyek berbeda, tentu saja, tetapi untuk organisasi yang menjalankan proyek serupa dari tahun ke tahun, mungkin ada data historis untuk ditinjau guna membantu mengidentifikasi kategori risiko umum untuk jenis proyek tersebut.

Selain itu, Anda dapat mengantisipasi beberapa risiko proyek berdasarkan kekuatan pasar (risiko penawaran dan permintaan, misalnya), atau berdasarkan masalah manajemen proyek umum, atau bahkan berdasarkan cuaca.

Kumpulkan Risiko Proyek

Mengumpulkan kemungkinan risiko yang dapat muncul saat mengelola proyek memerlukan pendekatan sistematis untuk memastikan Anda selengkap mungkin. Daftar risiko proyek adalah sebuah sistem, yang kemudian dapat melacak risiko itu jika memang muncul dan kemudian mengevaluasi tindakan yang telah Anda tetapkan untuk mengatasinya.

Saat mendaftarkan risiko ini pada spreadsheet log risiko atau dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda memiliki tempat untuk menyimpan semua data ini dan mengikuti peristiwa risiko spesifik di seluruh proyek, sehingga melihat apakah tindakan respons risiko yang telah Anda lakukan untuk diperbaiki risikonya bekerja. Oleh karena itu, dokumen pelacakan risiko menjaga risiko proyek tetap terkendali untuk mengurangi dampaknya sehingga tidak merusak proyek Anda.

Dokumentasikan Risiko Proyek

Mendokumentasikan risiko proyek menggunakan daftar risiko sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Ini memberi Anda satu tempat untuk mengidentifikasi risiko, mencatat sejarahnya—dari tempat pertama kali muncul hingga akhirnya Anda menyelesaikannya—dan bahkan menandai risiko tersebut kepada orang yang mengidentifikasinya dan memiliki manajemennya. Pada log risiko, Anda dapat mencatat skor risiko dan seberapa besar kemungkinan risiko tersebut akan berdampak pada proyek dan banyak lagi.

Pantau Risiko Proyek

Seperti disebutkan, Anda dapat menetapkan risiko kepada anggota tim Anda dalam daftar risiko proyek Anda. Orang tersebut kemudian bertanggung jawab untuk memantau risiko dan memimpin tindakan respons risiko apa pun yang diperlukan untuk mengurangi dampak peristiwa risiko tersebut atau mengatasinya setelah menjadi masalah. Dengan mendokumentasikan proses ini dalam daftar risiko proyek, Anda cenderung kehilangan jejak risiko proyek selama proyek sibuk, yang berarti risiko tidak berubah menjadi masalah nyata yang dapat berdampak negatif pada anggaran atau jadwal proyek dan membahayakan keberhasilan proyek.

Selesaikan Risikonya

Akhirnya, ketika risiko proyek teratasi, Anda dapat menutupnya. Tidak ada yang lebih baik daripada memeriksa risiko itu di log risiko Anda karena tidak lagi menjadi masalah dalam proyek. Juga, jika peristiwa risiko telah diperbaiki, maka Anda tidak ingin terus menempatkan sumber daya terhadap masalah yang sudah tidak ada lagi. Ini hanya memberi Anda kontrol lebih besar atas rencana manajemen risiko Anda dan mendorong komunikasi yang lebih baik dengan tim proyek dan pemangku kepentingan Anda.

Cara Membuat Daftar Risiko

Mari kita lakukan semua langkah untuk membuat daftar risiko sehingga kita bisa mendapatkan hasil maksimal dari alat manajemen risiko ini saat kita menggunakannya.

1. Identifikasi Risiko

Kumpulkan tim proyek untuk bertukar pikiran tentang potensi risiko. Setiap anggota tim bertanggung jawab atas area proyek yang berbeda, jadi gunakan keahlian mereka untuk membantu mengidentifikasi potensi risiko kegagalan proyek. Anda juga ingin berbicara dengan pemangku kepentingan untuk memastikan Anda telah menyampaikan kekhawatiran mereka, dan juga melacak risiko mereka. Pastikan untuk menghabiskan semua kategori risiko dari dampak potensial, dari kekuatan pasar hingga sumber daya hingga cuaca.

2. Jelaskan Risiko Proyek

Hal berikutnya yang ingin Anda lakukan adalah menjelaskan risiko proyek. Cobalah untuk selengkap mungkin sambil menjaga deskripsi pada hal-hal penting. Memiliki risiko yang terlalu samar akan membuat tantangan untuk benar-benar memahami apakah risiko telah menjadi masalah nyata atau tidak. Misalnya, jangan menulis, "Cuaca," untuk risiko yang bergantung pada cuaca. Sebaliknya, pilih sesuatu yang secara khusus terkait dengan proyek Anda, seperti, “Musim hujan di India dapat menyebabkan penundaan pengiriman untuk tembaga.”

Saat kami mengidentifikasi dan menjelaskan risiko, perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda tetap teratur. Menggunakan tampilan daftar ProjectManager memungkinkan Anda memiliki hub pusat untuk semua risiko Anda dengan ruang untuk mendeskripsikannya, tetapi juga memprioritaskan, menyesuaikan tag, dan banyak lagi. Tidak seperti aplikasi agenda yang ringan, kami memberi Anda data waktu nyata dan tampilan daftar kami menunjukkan persentase penyelesaian untuk setiap daftar. Hal ini juga memungkinkan tim untuk berkomentar untuk membantu mereka bekerja sama lebih baik baik di kantor, di lapangan, atau di rumah.

3. Estimasi Dampak Risiko

Sertakan segala sesuatu yang dapat dipengaruhi oleh risiko, sehingga Anda dapat mengembangkan strategi yang kuat untuk menghadapinya. Misalnya, jika PHK telah dikabarkan di sektor bisnis Anda secara regional, identifikasi dampak aktual yang mungkin terjadi pada jadwal proyek Anda jika hal itu terjadi. Misalnya, “Proyeksi PHK di manufaktur Tenggara dapat mempertaruhkan jadwal produksi pada bulan Juni. Hal ini dapat menunda seluruh pelaksanaan proyek selama tiga bulan kecuali jika opsi produksi alternatif dipertimbangkan. Ini memberi tahu pemilik risiko untuk menyelidiki opsi potensial untuk fasilitas manufaktur di luar wilayah itu, sehingga ada rencana manajemen risiko yang sebenarnya.

4. Buat Rencana Respons Risiko

Ini adalah beban berat dalam daftar risiko proyek, jadi berikan waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya dengan benar. Anda ingin teliti, tetapi tidak berlebihan. Jaga agar rencana respons risiko tetap singkat dan to the point. Lakukan riset Anda, jadi jika risiko muncul dalam proyek, Anda bisa langsung bertindak. Dokumentasikan semua rencana respons dan strategi implementasi. Jika ini memerlukan dokumen yang panjang, tambahkan tautan atau tambahkan lampiran ke dokumen rencana respons risiko untuk menunjuk langsung ke respons yang direncanakan.

5. Prioritaskan Risiko Proyek

Tidak semua risiko proyek diciptakan sama. Beberapa dari mereka memiliki dampak yang lebih besar daripada yang lain, jadi Anda harus memutuskan di sini mana yang akan bergerak ke depan dan mana yang boleh diabaikan jika Anda tidak punya waktu dan sumber daya. Di sini Anda akan menentukan tingkat risiko: tinggi, sedang, atau rendah. Dengan cara ini Anda dapat memfilter daftar Anda dan kemudian memprioritaskan.

6. Tentukan Pemilik Risiko

Terakhir, tetapkan pemilik untuk setiap risiko. Jika Anda tidak memiliki pemilik risiko untuk setiap risiko potensial, maka Anda mungkin tidak mengetahuinya sampai dampak risiko tersebut tidak dapat diubah.

7. Catatan

Ada satu kolom terakhir dalam daftar risiko Anda, dan itu adalah tempat untuk mengumpulkan catatan yang tidak sesuai dengan kategori yang telah dibahas. Sangat penting untuk memiliki tempat untuk meletakkan ide-ide ini sehingga mereka tidak tersesat dalam churn proyek yang tak ada habisnya.

Menggunakan ProjectManager untuk Melacak Risiko

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan fitur pelacakan risiko terintegrasi yang memungkinkan Anda membuat daftar, mengelola, dan berkolaborasi dengan mudah. Setelah Anda memilih risiko tertentu, ada cara sederhana dan cepat untuk mengedit setiap aspek risiko, termasuk nama, deskripsi, yang ditugaskan, dan tingkat prioritasnya. Lebih baik lagi, Anda memiliki kemampuan untuk menambahkan catatan, file, gambar, dan lampiran lain ke risiko proyek tertentu.

Salah satu fitur manajemen risiko kami yang paling kuat adalah dasbor waktu nyata kami. Dasbor proyek kami memberi Anda gambaran tentang status proyek Anda dan sangat ideal untuk menangkap risiko sebelumnya sebelum menjadi masalah. Fitur unik ini dihargai oleh manajer proyek di seluruh dunia, di perusahaan besar seperti Volvo, NASA, dan Bank of America.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang menawarkan alat pelacakan risiko kolaboratif yang memberi Anda semua fitur yang Anda butuhkan untuk mengidentifikasi, melacak, dan menyelesaikan risiko saat menjadi masalah dalam proyek Anda. Cobalah sendiri dan lihat bagaimana hal itu dapat membuat pengelolaan risiko dan keseluruhan proyek menjadi lebih mudah. Ikuti uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini!