Pantulan Keras vs. Pantulan Lunak – Apa bedanya?

Bayangkan Anda mengirim surat ke teman lama yang kehilangan kontak dengan Anda.

Itu kembali setelah seminggu dengan prangko yang bertuliskan "tidak terkirim." Mungkin teman Anda tidak lagi tinggal di alamat itu, atau mungkin tukang pos tidak bisa mengantarkan surat itu karena alasan lain.

Sebuah bouncing email serupa. Ketika email ditolak oleh server email pelanggan Anda, itu disebut bouncing. Pada dasarnya, ini berarti email Anda tidak terkirim ke kotak masuk pelanggan. Ketika ini terjadi, Anda menerima Non-Delivery Report/Receipt (NDR) dari server email pelanggan Anda yang memberi tahu Anda tentang masalah pengiriman.

Ada beberapa alasan mengapa email terpental, dan bouncing dapat dikategorikan sebagai “Hard Bounce” atau “Soft Bounce”. Sangat mudah untuk mengabaikan bagian pentalan dalam laporan email Anda, tetapi jika Anda melakukannya, cepat atau lambat mereka akan mulai menumpuk.

Kemudian Anda punya masalah.

Mempertahankan daftar yang bersih sangat penting untuk mengirim kampanye pemasaran email yang sukses dengan tingkat respons yang baik. Jika akun Anda memiliki rasio pentalan email yang tinggi, hal itu dapat berdampak negatif pada rasio pengiriman Anda. Ada beberapa penyedia layanan email yang memungkinkan Anda melacak pengiriman email dan membantu Anda lebih memahami kinerja email Anda.

Bukan pelanggan Kontak Konstan? Mulai uji coba gratis 60 hari Anda hari ini!

Isi pesan pentalan

Biasanya, pesan pentalan menyertakan beberapa isyarat identifikasi mengapa email Anda gagal terkirim. Ini dapat mencakup:

• Tanggal dan waktu email terpental
• Server surat yang memantulkannya
• Alasan mengapa email Anda terpental

Lihatlah contoh di bawah ini. Saya mengirim email ke “@ezchargecase.com” dan menerima Pemberitahuan Kegagalan Pengiriman Surat dengan pesan kesalahan, “nama domain tidak ditemukan: ezchargecase.com.”

Ini berarti ezchargecase.com tidak ada, atau Parker tidak memperbarui nama domain dan kedaluwarsa.

Pantulan bisa sama-sama membuat frustrasi Anda dan pelanggan Anda. Ketika email Anda terpental, itu berarti Anda tidak dapat menjangkau pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka sesuatu, dan pada gilirannya, pelanggan Anda ketinggalan menerima informasi penting dari Anda.

Pantulan keras vs. Pantulan lunak

Apa itu hard bounce?

Bounce keras adalah kegagalan pengiriman email permanen.

Pentalan keras terjadi ketika alamat email pelanggan Anda tidak valid atau tidak lagi digunakan. Biasanya, nama domain (bit setelah @) tidak ada lagi atau tidak lagi memiliki server email terdaftar. Tapi bisa juga tidak valid karena salah ketik, misalnya, "gnail" bukan "gmail."

Saat email terpental, Penyedia Layanan Internet (ISP) mengirim kembali pesan yang menyatakan mengapa email Anda terpental. ISP yang berbeda dan server email yang berbeda semuanya menggunakan "kode respons" yang berbeda untuk memberi tahu Anda mengapa alamat email terpental. Ada beberapa kategori hard bouncing:

1. Penerima tidak ada

Pentalan ini terjadi ketika ISP pelanggan Anda mengatakan bahwa alamat email tidak ada. Ini seperti kantor pos yang mengatakan tidak ada orang dengan nama itu di gedung itu. Jika alamat email terus terpental dalam jangka waktu yang lama, Kontak Konstan menandainya sebagai "Ditangguhkan", dan berhenti mengirim email pelanggan itu untuk beberapa waktu.

Kami melakukan ini karena mengirim email ke alamat email yang sama yang tidak ada dapat berdampak negatif pada reputasi pengiriman untuk bisnis Anda dan Kontak Konstan.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

1. Periksa kembali alamat email ini untuk kesalahan ketik yang jelas.
2. Hubungi pelanggan Anda melalui saluran lain untuk mengetahui apakah mereka memiliki alamat email baru.

Setelah memperbaiki masalah, coba kirim ke mereka lagi.

• Jika kesalahan diperbaiki dan alamat terus terpental, hapus dari daftar Anda.
• Jika Anda tahu alamatnya benar, alamat tersebut mungkin terpental karena alasan yang berbeda, dan Anda harus menghubungi Tim Dukungan kami untuk memecahkan masalah.

2. Kotak surat penuh

Sepertinya Anda pernah melihat pesan kesalahan ini sebelumnya. Ketika kotak masuk terlalu penuh untuk terus menerima pesan email baru, ISP mengirim kembali pesan "Kotak Surat Penuh". Biasanya ini terjadi ketika kotak surat tidak cukup sering diperiksa dan telah mencapai kapasitas penyimpanannya.

Jadi, meskipun pelanggan Anda mungkin sudah lama tidak memeriksa dan membersihkan kotak masuk email mereka, itu juga bisa menjadi tanda kotak surat yang ditinggalkan. Misalnya, seseorang membuat akun email web gratis hanya untuk email terkait belanja, lalu berhenti masuk saat mereka mulai menabung untuk membeli rumah.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

1. Jangkau pelanggan Anda dan beri tahu mereka bahwa kotak surat mereka penuh.
2. Hubungi pelanggan Anda untuk mengetahui apakah mereka memiliki alamat email baru.

Jika alamat terus terpental, Anda harus menghapusnya dari daftar Anda.

3. Alamat email yang diblokir

Ketika alamat email diblokir, ISP telah memutuskan untuk tidak mengirimkannya, mungkin karena mengira email tersebut adalah spam. ISP mungkin khawatir tentang sesuatu di email, atau menolak email dari pengirim besar.

Server email memiliki segala macam kebijakan keamanan yang harus dilalui oleh alamat email "dikirim dari" Anda sebelum menerima pesan dan akan mempertimbangkan reputasi pengirim Anda. Jika email tidak lolos, tetapi ISP tidak secara eksplisit tentang kebijakan mana, Anda mungkin melihat bouncing dikategorikan di sini. Ini termasuk DMARC; DKIM, dan kegagalan autentikasi SPF.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

• Jika Anda mendapatkan pantulan yang diblokir dari domain yang lebih kecil, Anda mungkin dapat mengatasi masalah tersebut sendiri dengan menghubungi ISP.
• Jika Anda mendapatkan pantulan yang diblokir dari domain yang lebih besar (Yahoo, Gmail, dll.) hubungi Tim Dukungan kami untuk menyelesaikannya.

4. Ditolak oleh filter spam

Ada kemungkinan bahwa ada beberapa konten di email Anda atau baris subjek yang dianggap sebagai "spam" oleh ISP. Beberapa ISP mengelola email berdasarkan perilaku pelanggan mereka. Misalnya, jika pelanggan tidak pernah membuka email Anda, email berikutnya yang Anda kirim dapat difilter secara otomatis ke folder spam.

Jika pelanggan telah menandai email Anda sebagai spam di masa lalu, semua email Anda di masa mendatang kemungkinan akan diperlakukan sebagai spam di masa mendatang, meskipun orang tersebut secara sah mendaftar ke milis Anda.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

• Jika Anda melihat pelanggan sering terdaftar sebagai "tidak membuka" dalam pelaporan Anda, mungkin sudah waktunya untuk memikirkan kembali seberapa sering Anda mengirimi mereka email, mencari tahu konten apa yang benar-benar melibatkan mereka, atau menghapus mereka dari daftar Anda sama sekali.
• Anda memiliki kendali atas apa yang Anda masukkan ke email Anda, jadi pastikan untuk menjalankan pemeriksaan spam sebelum Anda menekan kirim.

Penting bagi Anda untuk memperhatikan rasio pentalan dan kebersihan daftar Anda secara keseluruhan. Periksa untuk melihat jenis protokol otomatis apa yang dimiliki penyedia layanan email Anda untuk memfasilitasi proses tersebut.

Tip: Lihat video berdurasi dua menit ini tentang cara menghapus kontak yang terpental dari daftar Anda.

Apa itu bouncing lembut?

Pentalan lunak adalah kegagalan pengiriman email sementara.

Pentalan lunak terjadi ketika kampanye email Anda mencapai server email pelanggan Anda, yang berarti bahwa alamat email Anda dikenali, tetapi pesan tersebut kemudian dipantulkan kembali sebagai tidak terkirim sebelum mencapai kotak masuk pelanggan.

Bounce lunak dapat terjadi saat kotak surat penerima penuh; server penerima sedang down atau dibanjiri pesan; ukuran pesan terlalu besar; pengaturan penerima tidak mengizinkan email dari pengirim; konten yang mencurigakan atau berisi spam telah terdeteksi; dan masih banyak lagi alasan lainnya.

Di bawah ini adalah pesan yang menghasilkan soft bounce:

1. Kotak surat penuh

Meskipun biasanya dikategorikan sebagai hard bouncing, kesalahan kotak surat penuh terkadang bisa masuk ke dalam kategori soft bouncing, setidaknya pada awalnya. Misalnya, Anda telah mengirim email ke pelanggan tertentu yang telah terkirim, dan dibuka, di masa lalu, tetapi sekarang gagal terkirim. ISP memantau frekuensi seberapa sering email Anda gagal terkirim selama dua atau tiga hari, sementara mereka terus mencoba mengirim email. Selama periode ini, email untuk sementara ditempatkan dalam kategori soft bounce. Setelah batas 2-3 hari habis, jika email terus terpental, ISP mengkategorikannya sebagai hard bouncing.

Namun, jika ini berlangsung untuk jangka waktu yang lebih lama, kemungkinan besar ISP pelanggan Anda akan mulai menandai email Anda sebagai hard bouncing. Ini biasanya terjadi ketika pelanggan Anda tidak memeriksa kotak masuk mereka dalam waktu yang lama dan penyimpanan kotak surat mereka telah mencapai kapasitasnya.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

1. Jangkau pelanggan Anda dan beri tahu mereka bahwa kotak surat mereka penuh.
2. Hubungi pelanggan Anda untuk mengetahui apakah mereka memiliki alamat email baru.

Jika alamat terus terpental, Anda harus menghapusnya dari daftar Anda.

2. Kegagalan DNS

Kegagalan sistem nama domain (DNS) terjadi ketika server email pelanggan Anda tidak dapat mengirimkan email Anda karena masalah DNS di pihak mereka. Ini mungkin atau mungkin bukan masalah sementara. Kesalahan tersebut dapat disebabkan oleh server email yang sedang down, atau salah ketik saat penyiapan, atau domain tujuan yang tidak ada.

Misalnya, server DNS terkadang dapat macet atau offline. Mungkin pusat data yang digunakan oleh layanan telah terputus dari Internet karena suatu alasan. Biasanya, masalah ini diselesaikan dengan relatif cepat, tetapi untuk beberapa domain dan server, mungkin perlu waktu lebih lama.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

• Coba kirim email Anda setelah satu atau dua hari. Jika kegagalan benar-benar sementara, itu harus diselesaikan dalam jangka waktu yang singkat.
• Coba hubungi pelanggan Anda dengan cara lain untuk memverifikasi alamat mereka.

3. Kesalahan respons tantangan

Balasan tantangan-tanggapan adalah pesan yang dikirim oleh layanan pemfilteran yang dipasang oleh pelanggan untuk membantu memfilter email dari pengirim yang tidak dikenal dan email spam.

Filter secara otomatis mengirimkan balasan dengan “tantangan”, biasanya berupa pertanyaan atau tindakan, dan jika tantangan tidak diselesaikan dengan benar atau dalam jangka waktu tertentu, email Anda tidak akan terkirim.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

• Gunakan pemasaran email berbasis izin. Jalankan kampanye double opt-in di mana pelanggan harus menanggapi konfirmasi email untuk ditambahkan ke milis Anda.
• Uji spam kampanye email Anda sebelum mengirimkannya. Pastikan Anda tidak terlalu sering menggunakan kata-kata seperti “gratis” atau “beli sekarang”, atau tanda baca yang berlebihan—semuanya merupakan pemicu utama spam.

4. Email liburan/keluar kantor/balasan otomatis

Balasan otomatis (seperti pemberitahuan di luar kantor) sering kali menunjukkan bahwa pelanggan Anda tidak tersedia untuk sementara. Notifikasi ini berguna saat mengirimkan informasi sensitif waktu kepada pelanggan, karena notifikasi tersebut memperingatkan Anda bahwa pelanggan mungkin tidak akan melihat email Anda sampai nanti.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

Ini bukan bouncing yang sebenarnya, jadi Anda tidak perlu melakukan apa pun dengan alamat email ini. Kontak ini pada akhirnya akan melihat email Anda setelah mereka secara teratur memeriksa email mereka lagi.

Catatan: Anda berpotensi melihat pesan liburan atau balasan otomatis terpental dari alamat email yang bukan kontak di daftar Anda jika:

• Anda mengirim email ke kontak menggunakan alamat peran yang digunakan oleh beberapa orang berbeda, dan salah satunya mengaktifkan balasan otomatis.
• Kontak Anda telah meneruskan email Anda ke seseorang yang balasan otomatisnya diaktifkan.

5. Kesalahan lainnya

Terkadang ISP tidak menggunakan pesan kesalahan standar saat mereka mengirim kembali kode respons pantulan–kami mengkategorikan pantulan ini sebagai “Lainnya”.

Ini dianggap sebagai pantulan lunak karena alasan pasti dari pantulan tersebut tidak dapat ditentukan. Biasanya, jenis pentalan ini dikaitkan dengan masalah teknis, seperti koneksi habis waktu.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya?

• Hubungi kontak tersebut untuk mengetahui apakah mereka memiliki alamat email baru.
• Jika Anda tahu alamatnya benar, Anda harus menghubungi Tim Dukungan kami untuk memecahkan masalah.

Jika alamat terus terpental, Anda harus menghapusnya dari daftar Anda.

Tip: Jika kontak memberi tahu Anda bahwa mereka tidak menerima email Anda dan mereka tidak ada dalam daftar pentalan Anda, minta kontak tersebut untuk memeriksa folder spam mereka. Jika email tidak ada di folder spam, Anda dapat meminta kontak Anda memasukkan alamat "Dari Email" Anda ke dalam akun email atau program keamanan mereka dengan aman.

Bangkit kembali ke metrik email yang lebih baik

Ketika pantulan keras atau lunak terjadi, inilah saatnya menyingsingkan lengan baju Anda dan melihat milis Anda dengan cermat. Pantulan tidak baik untuk reputasi pengiriman Anda; mereka dapat memiliki dampak negatif pada keterkiriman dan keberhasilan kampanye email di masa mendatang. Selain melacak semua metrik email penting lainnya, sebaiknya perhatikan rasio pentalan Anda.

Jika alamat terus terpental, mungkin sudah saatnya untuk mengambil langkah berikutnya:

• Hapus: keluarkan kontak dari daftar Anda, tetapi izinkan kontak untuk menambahkan lagi nanti
• Do Not Mail List: penghapusan, dan jaminan bahwa kontak tidak akan pernah dapat ditambahkan lagi

Gunakan jenis pantulan, keras vs lunak, untuk menentukan tindakan mana yang harus diambil. Ingat, rasio pentalan yang lebih rendah berarti pelanggan Anda mendengar dari Anda secara konsisten, dan menghargai kerja keras Anda dengan lebih banyak pembukaan, lebih banyak klik, dan lebih banyak bisnis.

Bukan pelanggan Kontak Konstan? Mulai uji coba gratis 60 hari Anda hari ini!