Jam yang Dibutuhkan untuk CRM: Apakah Perangkat Lunak CRM Pencuri Waktu atau Penghemat Waktu?

Hingga 69% implementasi CRM gagal karena tidak cukup perencanaan dan upaya yang masuk ke dalam proses.

Waktu adalah sumber daya yang langka untuk bisnis kecil, dan menggunakan CRM baru bisa tampak menakutkan.

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan perangkat lunak CRM baru?
• Apakah CRM akan menciptakan lebih banyak pekerjaan untuk tim saya setelah diterapkan?
• Apakah perlu waktu lama untuk mempelajari cara menggunakan sistem baru?
• Berapa banyak hari saya yang harus saya habiskan untuk mengelola CRM saya?

Siapa yang punya waktu? Ini mungkin tampak terlalu berlebihan atau memakan waktu.

Tapi lakukan dengan cara yang benar pertama kali, dan itu semua akan sia-sia. Anda akan menghemat ratusan jam kemudian.

Jika Anda tidak meluangkan waktu dan upaya untuk implementasi, perangkat lunak CRM Anda tidak akan dapat menghemat waktu Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas:

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan CRM
• Mengapa "CRM membutuhkan terlalu banyak waktu" adalah mitos
• Bagaimana CRM dapat menghemat waktu Anda setiap minggu

Jam terus berdetak — mari kita mulai!

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan CRM?

Penyiapan CRM dapat memakan waktu mulai dari satu minggu hingga satu tahun. Waktu penyiapan CRM bergantung pada seberapa banyak data yang Anda perlukan untuk bermigrasi dari CRM yang ada, seberapa besar tim Anda, siapa yang membutuhkan akses ke CRM Anda, dan seberapa rumit otomatisasi CRM yang Anda inginkan.

Beberapa platform CRM, seperti ActiveCampaign, akan memigrasikan data CRM Anda secara gratis — itu berarti penyiapan cepat untuk Anda!

Satu tahun terdengar seperti waktu yang lama. Dan itu!

Tetapi jika Anda mengambil jalan pintas sekarang, Anda mungkin akan berakhir dalam situasi yang sulit nanti:

• Pelaporan penjualan dan pemasaran Anda tidak akurat
• Prospek Anda jatuh melalui celah-celah
• Anda membuang waktu untuk mencari informasi yang seharusnya ada di ujung jari Anda

Jadi, bagaimana Anda bisa mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan CRM untuk bisnis Anda?

Proses implementasi CRM memiliki 5 langkah:

1. Cari tahu apa yang Anda butuhkan dari CRM Anda
2. Bersihkan data Anda
3. Migrasikan data Anda ke CRM
4. Siapkan otomatisasi dan integrasi
5. Latih tim Anda

Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap langkah tergantung pada berbagai faktor, termasuk:

• Seberapa terorganisir dan bersih data Anda saat ini
• Jumlah pemangku kepentingan yang terlibat dalam implementasi
• Ukuran perusahaan dan jumlah pengguna CRM
• Jumlah kontak dan otomatisasi yang perlu Anda transfer
• Jumlah integrasi yang perlu Anda siapkan
• Apakah saat ini Anda memiliki konvensi penamaan, taksonomi, dan proses data?

Mari selami setiap langkah dengan lebih detail.

(Catatan singkat: Perkiraan waktu yang diberikan hanya itu — perkiraan. Setiap langkah yang melibatkan data Anda bisa memakan waktu lebih lama jika Anda mengalami masalah penanganan atau kualitas data.)

Langkah 1: Cari tahu apa yang Anda butuhkan dari CRM Anda

Kesenjangan apa yang Anda perlukan untuk diisi oleh perangkat lunak CRM Anda? Ini mungkin terlihat seperti:

• Tim pemasaran Anda tidak tahu prospek seperti apa yang akan ditargetkan
• Tim penjualan Anda tidak memiliki informasi dan alat yang mereka butuhkan untuk mengonversi prospek dari pemasaran
• Prospek membutuhkan waktu lama untuk ditutup – atau selalu terhenti di tempat yang sama dalam siklus penjualan Anda
• Pelanggan churn setelah hanya beberapa bulan
• Pemasaran, penjualan, dan dukungan pelanggan bekerja dalam silo tanpa komunikasi yang jelas

Dengan mempertimbangkan celah ini, Anda dapat membuat daftar keinginan fitur dan menetapkan sasaran CRM Anda.

Jika Anda tidak tahu apa yang Anda butuhkan dari CRM, dapatkan pemangku kepentingan Anda di sebuah ruangan.

Pemangku kepentingan ini harus mencakup manajemen dari:

• Penjualan
• Pemasaran
• Dukungan pelanggan

Masalah apa yang dihadapi setiap tim? Pada akhir rapat, Anda harus memiliki daftar hal-hal yang Anda ingin CRM Anda bantu.

Sekarang Anda siap untuk menemukan perangkat lunak CRM dengan fitur yang memecahkan masalah tersebut.

Perkiraan waktu untuk analisis kebutuhan CRM Anda: Dua hingga empat minggu.

Langkah 2: Bersihkan data Anda

Departemen penjualan dan pemasaran kehilangan sekitar 550 jam per tahun karena data yang buruk.

Jangan biarkan itu terjadi pada Anda — bersihkan data Anda sebelum masuk ke CRM Anda!

Seteknis mungkin terdengar seperti 'pembersihan data', itu sebenarnya hanya berarti:

• Pastikan data Anda akurat dan terorganisir sekarang
• Tidak harus berurusan dengan data yang tidak akurat atau hilang nanti

Jika Anda adalah bisnis baru, ini tidak akan memakan waktu lama. Karena Anda tidak memiliki banyak data untuk dibersihkan, cari tahu jenis data apa yang ingin Anda kumpulkan melalui CRM. Apa yang ingin Anda ketahui tentang kontak Anda dan interaksi mereka dengan perusahaan Anda?

Jika Anda memiliki banyak data untuk dibersihkan, inilah saatnya untuk mengambil stok:

• Tempat Anda menyimpan data
• Bagaimana data masuk ke sistem Anda
• Seberapa akurat data Anda

Berikut cara mengaudit data Anda:

• Cari dan kumpulkan semua informasi pelanggan Anda
• Atur informasi sesuai dengan kebutuhan Anda
• Prioritaskan informasi pelanggan berdasarkan nilai untuk bisnis Anda
• Hapus informasi duplikat dan informasi yang salah
• Tambahkan informasi apa pun yang hilang
• Buat sistem yang seragam untuk entri data
• Ulangi proses audit setidaknya setahun sekali

Perkiraan waktu untuk membersihkan data Anda: 1 minggu hingga satu tahun — semakin banyak data yang Anda miliki, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk membersihkannya.

Memigrasikan data bersih ke dalam sistem CRM baru Anda dapat menghemat ratusan jam berurusan dengan data yang berantakan (tidak akurat) di kemudian hari.

Tahukah Anda bahwa OutKast bernyanyi tentang membersihkan data mereka di lagu ini? Begitu segar dan begitu bersih, bersih. (melalui Tenor)

Langkah 3: Migrasikan data Anda ke CRM

Beberapa penyedia CRM membantu Anda memigrasikan data — atau bahkan melakukannya untuk Anda. ActiveCampaign menawarkan layanan migrasi untuk membantu Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan ke dalam CRM baru Anda:

• Daftar pelanggan
• Kontak informasi
• Tag
• Bidang khusus
• Otomatisasi pemasaran
• Kampanye email
• Template email
• Formulir keikutsertaan
• Alur kerja otomatisasi

Berbicara tentang bidang khusus, gunakan itu! Mereka menjaga data Anda terorganisir dan dapat diakses di CRM baru Anda. Tetap teratur membuat segala sesuatunya berjalan dengan cepat (tema yang mungkin sudah Anda perhatikan sekarang).

Bidang khusus memudahkan (dan lebih cepat) bagi tim penjualan dan pemasaran Anda untuk beradaptasi dengan perangkat lunak CRM baru. Menggunakan konvensi penamaan dan nama bidang yang sama dengan yang digunakan tim Anda untuk membuat transisi yang lebih mulus, baik Anda baru mengenal CRM atau bermigrasi dari platform lama.

Perkiraan waktu untuk memigrasikan data Anda: Migrasi manual dapat memakan waktu mulai dari satu hingga tiga bulan. Layanan migrasi bisa memakan waktu hingga satu bulan. Semakin banyak data yang Anda miliki, semakin lama waktu yang dibutuhkan.

Langkah 4: Siapkan otomatisasi dan integrasi

Setiap sistem CRM memiliki kemampuan integrasi yang berbeda. Untuk transisi semulus mungkin, pastikan perangkat lunak CRM baru Anda berfungsi dengan alat penjualan dan pemasaran Anda yang lain. Seringkali, ini melibatkan pengintegrasian setiap alat dengan CRM Anda.

Durasi setiap integrasi ini bergantung pada jenis integrasi yang Anda butuhkan: langsung/asli, pihak ketiga, atau kustom.

Integrasi langsung/asli membutuhkan waktu paling sedikit. Koneksi ini telah dibuat sebelumnya oleh perusahaan yang membuat CRM Anda atau alat lainnya. Anda dapat menggunakan integrasi ini dari dalam CRM Anda, seringkali hanya dengan menautkan akun Anda.

Pustaka aplikasi ActiveCampaign berisi lebih dari 250 aplikasi, membuatnya mudah untuk menggunakan alat yang Anda sukai di samping CRM Transaksi.

Integrasi pihak ketiga menghubungkan dua alat melalui middleware.

Integrasi pihak ketiga seperti Zapier menjembatani kesenjangan antara dua aplikasi yang sebaliknya tidak akan dapat berkomunikasi.

Ini membutuhkan sedikit lebih banyak waktu daripada integrasi langsung — Anda perlu memberi tahu middleware apa yang harus dilakukan dengan informasi yang didapatnya dari setiap platform — tetapi banyak pekerjaan backend telah dilakukan untuk Anda.

Integrasi API khusus membutuhkan waktu paling lama. Anda perlu memiliki seseorang yang dapat membangun integrasi ini dari awal berdasarkan pengetahuan teknis mereka tentang perangkat lunak CRM Anda dan alat yang ingin Anda integrasikan.

Selain menyiapkan integrasi, luangkan waktu sekarang untuk mengotomatiskan cara CRM Anda berbagi dan menerima data. Melakukan hal ini di muka dapat menghemat hingga 23% dari hari Anda di kemudian hari.

Dengan mengotomatiskan cara CRM Anda merekam dan membagikan data, Anda dapat melihat bagaimana kontak Anda:

• Terlibat dengan pemasaran Anda
• Bergerak melalui siklus penjualan
• Ubah (atau tidak) menjadi pelanggan
• Berinteraksi dengan tim dukungan pelanggan Anda
• Lebih banyak!

Perkiraan waktu untuk integrasi asli atau pihak ketiga: Satu jam hingga beberapa hari. Semakin banyak integrasi yang Anda butuhkan, semakin lama waktu yang dibutuhkan.

Perkiraan waktu untuk integrasi khusus: Satu minggu hingga beberapa bulan , bergantung pada seberapa rumit integrasi yang akan dibangun.

Langkah 5: Latih tim Anda

55% perwakilan penjualan menganggap kemudahan penggunaan adalah fitur CRM yang paling penting. Dan jika mereka tidak menganggapnya mudah digunakan, mereka tidak akan menggunakannya: 79% dari data terkait peluang yang dikumpulkan oleh perwakilan penjualan tidak pernah dimasukkan ke dalam perangkat lunak CRM mereka.

Mengapa? Apakah CRM benar-benar sulit digunakan? Nah, beberapa di antaranya. Tetapi yang membuat perbedaan yang lebih besar adalah pelatihan CRM. Beri tim penjualan dan pemasaran Anda cukup waktu dan sumber daya untuk merasa nyaman dengan bagaimana mereka akan menggunakan perangkat lunak baru khusus untuk peran mereka.

Mengajarkan praktik terbaik di awal melembutkan kurva pembelajaran dan menghemat waktu untuk tim penjualan dan pemasaran yang akan menggunakan sistem CRM setiap hari.

Sebelum Anda mulai menggunakan CRM baru, cari tahu bagaimana Anda akan menangani:

• Konvensi penamaan
• Taksonomi
• Data duplikat
• Data hilang
• Skenario data tidak diketahui

Buat dokumentasi dan panduan pengguna untuk perangkat lunak baru Anda. Jika perangkat lunak CRM Anda menawarkan pelatihan satu-satu atau jam kerja, manfaatkan sumber daya tersebut.

Perkiraan waktu untuk melatih tim Anda: Setengah hari hingga satu hari per karyawan.

Mitos: Menggunakan perangkat lunak CRM memakan terlalu banyak waktu

Anda dapat memilih perangkat lunak CRM terbaik dan paling efisien di dunia – tetapi jika tim Anda tidak menggunakannya, itu akan membuang waktu dan uang.

Keluhan terbesar dari tim penjualan terhadap CRM? Entri data memakan terlalu banyak waktu.

Tetapi jika Anda mengatur CRM Anda dengan cara yang benar, menggunakannya mudah:

• Saat Anda memiliki data yang bersih dan proses yang jelas untuk pemformatan data dan pemeliharaan informasi kontak, semuanya tetap teratur dan mudah ditemukan dalam waktu singkat
• Saat Anda melatih tim penjualan Anda dan memberi mereka sumber daya yang mereka butuhkan untuk menggunakan perangkat lunak CRM secara efisien, Anda mendapatkan dukungan mereka dan mereka merasa percaya diri menggunakan alat tersebut
• Saat Anda menjadikan CRM bagian dari rutinitas harian dengan memasukkannya ke dalam setiap proses penjualan dan pemasaran, menggunakannya menjadi kebiasaan

Kuis pop: Opsi mana yang membutuhkan waktu lebih sedikit?

A: Memasukkan info pelanggan secara manual ke dalam spreadsheet
B: CRM Anda secara otomatis menariknya ke dalam info kesepakatan

A: Menulis daftar tugas
B: Menerima penugasan tugas otomatis

A: Mengirim email ke setiap kontak secara manual
B: Mengirim kampanye tindak lanjut dan pemeliharaan otomatis

A: Menebak apakah seorang prospek memenuhi syarat
B: Menggunakan sistem penilaian prospek otomatis yang menghilangkan dugaan

A: Mencoret-coret catatan dari setiap panggilan penjualan untuk tim dukungan pelanggan Anda untuk menguraikannya nanti
B: Memasukkan catatan ke database pusat, tersedia untuk semua orang

Jika Anda menjawab B untuk semua hal di atas, Anda benar! Bukan kebetulan bahwa Anda dapat menggunakan sistem CRM Anda untuk setiap penghemat waktu tersebut.

Aplikasi CRM dapat meningkatkan produktivitas penjualan hingga 34%. Kurva pembelajaran bisa curam — meskipun proses implementasi strategis melunakkannya — tetapi hasilnya lebih dari sepadan dan dapat menghemat banyak waktu tim penjualan Anda.

Anggap mitos CRM ini rusak! (melalui GIPHY)

Bagaimana CRM dapat menghemat waktu Anda setiap minggu

Berikut adalah 5 cara CRM Anda dapat menghemat waktu berjam-jam setiap minggu, menjadikan waktu yang Anda habiskan untuk implementasi lebih dari sepadan.

Pastikan setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan

CRM melacak semua informasi kontak dan interaksi dalam setiap kesepakatan — tidak perlu lagi berkeliaran sebelum panggilan penjualan mencoba mencari tahu siapa yang tahu apa tentang setiap prospek.

Menerapkan standar universal untuk entri data CRM membantu meningkatkan proses dalam tim juga. Adopsi CRM meningkatkan kualitas komunikasi antara perwakilan penjualan dan manajer sebesar 56,9% — yang berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk kesalahpahaman dan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk menjual.

Singkirkan pekerjaan yang sibuk dari piring Anda

Dengan sistem CRM yang tepat, manajer penjualan tidak perlu secara manual menetapkan tugas ke tim mereka (atau mengganggu mereka untuk menyelesaikannya). Siapkan otomatisasi penjualan yang secara otomatis menetapkan tugas untuk ditindaklanjuti dengan kontak atau memindahkan prospek ke tahap baru.

Saat nilai transaksi prospek melebihi $500, otomatisasi ini memberikan tugas kepada pemilik transaksi untuk menelepon pelanggan — tidak perlu campur tangan manajer.

Anda dapat memicu penetapan tugas berdasarkan:

• Perilaku kontak
• Skor memimpin
• Nilai kesepakatan

CRM Anda juga dapat menghemat banyak waktu tim penjualan Anda dengan mengotomatiskan distribusi prospek. Tidak ada lagi berebut prospek atau berdebat tentang siapa yang berikutnya di spreadsheet round robin. Tetapkan prospek secara otomatis ke tenaga penjualan yang berbeda berdasarkan:

• Wilayah
• Skor memimpin
• Nilai kesepakatan
• Industri
• Dan banyak lagi!

Video ini adalah "Otomatiskan Itu!" segmen "Decoded Pertumbuhan" acara yang menyelidiki hubungan antara pengalaman pelanggan dan pertumbuhan bisnis — satu topik pada satu waktu. Daftar di sini dan jangan pernah melewatkan satu episode pun!

Dapatkan prospek "macet" untuk terus bergerak

CRM melacak seluruh proses penjualan Anda di satu tempat. Ini memberi Anda gambaran menyeluruh tentang siklus penjualan Anda, memungkinkan Anda menentukan dengan tepat area mana yang membutuhkan bantuan.

ActiveCampaign Deals CRM memungkinkan Anda melihat seluruh jalur penjualan, memindahkan transaksi dari satu tahap ke tahap lainnya, mengirim email ke kontak individu, melacak setiap interaksi dengan kontak, dan banyak lagi.

Jalankan Laporan Kinerja Penjualan untuk mencari tahu di mana kesepakatan terhenti. Laporan ini membantu mengidentifikasi saluran, tahapan, atau bahkan tenaga penjualan mana yang menahan segalanya. Semakin cepat Anda mengetahui apa yang perlu diperbaiki, semakin cepat Anda dapat memperbaikinya.

Buat kampanye yang membuat setiap pesan menjadi pribadi

CRM dengan otomatisasi pemasaran memudahkan untuk mempersonalisasi setiap komunikasi dengan kontak Anda tanpa menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat email yang sempurna. Di ActiveCampaign, Respons Tersimpan memudahkan untuk membuat dan mempersonalisasi semua jenis pesan pribadi yang paling sering Anda kirim.

Fitur Respons Tersimpan ActiveCampaign memungkinkan Anda menambahkan sentuhan pribadi ke email yang paling sering Anda kirim.

Misalnya, Dawn Manske menggunakan ActiveCampaign untuk mempersonalisasi saluran sukarela untuk perusahaan sosialnya, Made for Freedom. Begini tampilan pipanya:

1. Relawan potensial mendaftar di halaman arahan
2. ActiveCampaign secara otomatis mengirim email kepada calon sukarelawan dengan opsi yang tersedia
3. Dawn menindaklanjuti menggunakan Tanggapan Tersimpan yang dipersonalisasi berdasarkan minat sukarelawan
4. Bergantung pada respons sukarelawan, Dawn dapat menindaklanjuti dengan panggilan telepon
5. Dawn memasukkan semua informasi yang relevan ke dalam CRM ActiveCampaign untuk digunakan nanti

Dawn menggunakan otomatisasi ActiveCampaign untuk membangun jaringan sukarelawannya di seluruh dunia. Baca selengkapnya tentang bagaimana bisnis e-niaga Dawn membantu memerangi perdagangan manusia di sini.

Prioritaskan prospek yang lebih berkualitas untuk menutup transaksi lebih cepat

Perangkat lunak CRM Anda mengumpulkan info pelanggan yang membantu mengidentifikasi apa yang membuat prospek memenuhi syarat.

Gunakan skor prospek dan probabilitas menang untuk mencari tahu prospek mana yang harus diprioritaskan oleh tim penjualan Anda, mana yang harus dipelihara, dan mana yang dibiarkan sendiri untuk ditutup sendiri.

Video ini adalah "Otomatiskan Itu!" segmen "Decoded Pertumbuhan" — acara yang menyelidiki hubungan antara pengalaman pelanggan dan pertumbuhan bisnis — satu topik pada satu waktu. Daftar di sini dan jangan pernah melewatkan satu episode pun!

Fotografer Heather Read menghemat 10 jam seminggu dengan hanya berfokus pada prospek yang memenuhi syarat alih-alih apa yang dia sebut "prospek zombie". Dia menggunakan otomatisasi ActiveCampaign untuk mendatangkan prospek yang memilih untuk mengunduh konten, lalu mengotomatiskan email tindak lanjut untuk menghemat lebih banyak waktu.

Dengan hanya berfokus pada prospek yang memenuhi syarat, Heather mendapatkan kembali waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk prospek zombie. Baca lebih lanjut tentang bagaimana Heather mengotomatiskan pembuatan prospek di sini.

Luangkan waktu untuk penyiapan CRM sekarang, hemat waktu nanti

Sekarang Anda tahu seberapa banyak CRM dapat menghemat waktu dan membuat hidup Anda lebih mudah. Tetapi pertama-tama, Anda harus bersedia meluangkan waktu untuk menyiapkan sistem CRM Anda.

Jika bisnis Anda masih baru, ini tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa minggu. Jika Anda memiliki banyak data, itu bisa memakan waktu hingga satu tahun. Either way, itu akan membayar sepuluh kali lipat dalam penghematan waktu di telepon.

Dengan bola, yang kami maksud adalah kesepakatan dekat. Banyak kesepakatan. (melalui Tenor)