Bagaimana Tim Email Terdistribusi Dapat Menggunakan Slack untuk Menjaga Proyek Tetap Bergerak (Dan Tetap Terhubung)

Apakah tim email Anda tiba-tiba dipaksa untuk bekerja dari rumah dan Anda tidak yakin bagaimana cara tetap mengerjakan tugas email Anda tanpa kemampuan untuk berkolaborasi secara langsung?

Untungnya, ada serangkaian alat di luar sana yang dapat membantu tim email Anda merasa terhubung dan menyelesaikan pekerjaan saat Anda tidak dapat bertemu langsung—dan Slack mungkin adalah salah satu alat paling populer yang mendukung tim jarak jauh.

Di sini, di Litmus, kami juga sangat bergantung pada Slack. Itulah mengapa kami ingin membagikan 5 tip dan trik teratas kami dari tim email jarak jauh kami dan komunitas tentang bagaimana tim email Anda dapat menggunakan kekuatan Slack untuk meluncurkan kampanye lebih cepat, tetap sinkron dengan tim Anda yang lain, dan merasa kurang sendirian ketika Anda tidak bisa bersama secara langsung.

1. Buat saluran Slack yang didedikasikan untuk semua hal email

Memiliki saluran khusus untuk tim email Anda dan anggota tim pemasaran lainnya untuk mengobrol tentang kampanye yang akan datang, tanggal jatuh tempo, dan pertanyaan adalah cara sederhana namun efektif untuk menciptakan ruang virtual untuk semua hal email.

Di sini, di Litmus, kami menggunakan saluran #email-team Slack kami sebagai tempat untuk semua orang bertanya dan mendiskusikan pertanyaan terkait email: Jam berapa kampanye hari ini akan diluncurkan lagi? Mengapa menurut kami buletin ini berkinerja jauh lebih baik daripada versi bulan lalu? Apakah kita siap untuk mengirim pada kampanye besar berikutnya? Memiliki satu tempat khusus untuk menggabungkan semua hal email dapat membantu tim email dan anggota tim Anda di luar pemasaran email merasa terhubung—terutama saat bekerja dari jarak jauh.

Saluran #email-team kami juga merupakan tempat bagi tim Litmus untuk berbagi dan secara kolektif mengagumi kampanye yang kami temukan di kotak masuk yang kami sukai. Saluran tim email Anda tidak harus berfokus pada pekerjaan proyek saja—itu juga bisa menjadi tempat bersama bagi tim Anda untuk berbagi inspirasi dan praktik terbaik.

2. Manfaatkan kekuatan Integrasi Slack dengan alat email Anda

Rata-rata, tim pemasaran memanfaatkan setidaknya selusin alat untuk menjalankan program yang sukses (beberapa menggunakan lebih dari 30 alat!), dan 27% tim mengatakan bahwa kurangnya integrasi antara tumpukan teknologi pemasaran mereka merupakan hambatan utama untuk mencapai tujuan mereka. tujuan bisnis. Melompat antar alat tidak hanya memakan waktu, tetapi juga menyisakan ruang untuk kesalahan, miskomunikasi, dan data yang disembunyikan.

Jika tim pemasaran dan email Anda sangat bergantung pada Slack untuk berkomunikasi, mengintegrasikan alat yang ada dengan Slack dapat membantu membuat proses pembuatan email Anda lebih lancar.

Apakah tim Anda menggunakan Google Documents untuk copywriting? Integrasi Slack untuk Google Drive membuat berbagi salinan dokumen dan pratinjau lebih mudah. Alat manajemen proyek populer seperti Trello atau Asana memungkinkan Anda mengelola tugas dengan mudah di Slack. Penyedia layanan email Anda mungkin juga menawarkan integrasi Slack yang dapat membantu tim Anda merampingkan proses Anda. Dan jika tidak ada integrasi asli yang tersedia, alat seperti Zapier dapat membantu Anda menghubungkan Slack dengan alat email favorit Anda, tergantung pada alur kerja unik Anda.

Integrasi lakmus dengan Slack

Jika Anda menggunakan Litmus untuk membuat, menguji, dan berkolaborasi dalam kampanye, integrasi Litmus + Slack dapat membantu Anda menjaga proyek tetap berjalan dan pemangku kepentingan dalam lingkaran. Inilah cara tim email kami menggunakan notifikasi Litmus otomatis di Slack:

• Pantau terus kemajuan kampanye dengan pemberitahuan Slack otomatis.
  Saat status kampanye berubah dalam Litmus—misalnya, saat Bukti siap untuk ditinjau atau saat Daftar Periksa disetujui—pemberitahuan otomatis mendorong pembaruan ke Slack. Itu membantu tim email kami dan semua pemangku kepentingan yang terlibat tetap mengetahui kampanye apa yang sedang dikerjakan dan di mana kami perlu mengambil tindakan.
  
  Di sini, di Litmus, kami mengirim semua pembaruan status kampanye sebagai pemberitahuan saluran ke saluran Slack khusus, dan semua orang yang tertarik untuk mengikuti kemajuan kampanye tim kami dapat berlangganan saluran itu. Namun Anda juga dapat mengatur notifikasi sebagai pesan pribadi, bergantung pada alur kerja unik Anda.
• Gunakan pemberitahuan Bukti untuk mendapatkan umpan balik dan mengumpulkan persetujuan lebih cepat
  Mengumpulkan umpan balik dari tim Anda dan mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan bisa menjadi tugas yang menyakitkan. Integrasi Litmus untuk Slack dapat mempercepat proses itu, seperti yang terjadi pada tim email kami. Setiap kali kami menandai anggota tim pada Bukti, mereka segera menerima pemberitahuan Slack—sehingga mudah untuk mengambil tindakan dengan cepat.

Pelajari lebih lanjut tentang integrasi Litmus untuk Slack dan pelajari cara menghubungkan Litmus dan Slack untuk memulai.

3. Buat saluran khusus agar tim Anda dapat melihat semua kampanye keluar

Slack bukan hanya alat yang ampuh untuk membantu tim berkolaborasi, itu juga bisa menjadi saluran yang fantastis untuk membantu perusahaan Anda yang lebih luas tetap terhubung dengan kampanye apa yang dikirim tim Anda.

Siapkan saluran Slack yang didedikasikan untuk berbagi tautan lihat-online untuk memudahkan kolega Anda di dalam dan di luar pemasaran untuk melihat pesan mana yang diterima pelanggan merek Anda pada jam berapa—wawasan yang dapat membantu menyempurnakan dukungan pelanggan dan percakapan penjualan .

4. Bergabunglah dengan saluran tim lain

Pemasaran email tidak boleh terjadi dalam silo karena pelanggan Anda juga tidak merasakan pengalaman merek Anda.

Jika tim Anda memiliki saluran untuk disiplin pemasaran terkait, dorong tim email Anda untuk bergabung dengan mereka. Sebagai pemasar email, Anda memiliki wawasan unik tentang pesan apa yang sesuai dengan audiens Anda dan strategi serta taktik email apa yang membantu mendorong hasil bisnis. Menjadi bagian aktif dari percakapan di bagian lain dari organisasi pemasaran Anda memungkinkan Anda untuk berbagi wawasan ini secara berkelanjutan, membuka pintu untuk menggunakan wawasan email untuk mendorong hasil di seluruh saluran pemasaran.

Tetapi Anda juga harus menggunakan ini sebagai kesempatan untuk mendengarkan secara aktif. Sama seperti rekan kerja Anda dapat belajar dari program email Anda, Anda juga akan mendapat manfaat dari pembelajaran tim lain. Slack memberi Anda kesempatan unik untuk menjadi bagian dari beberapa percakapan sekaligus—apakah itu percakapan yang melibatkan rekan media sosial Anda atau dalam mode mendengarkan aktif di saluran dukungan pelanggan.

Bergabung dengan saluran Slack tim lain dapat menjadi kesempatan unik untuk mengamati percakapan dan secara aktif mendengarkan obrolan dari tim lain yang—di kantor yang berlokasi bersama—kemungkinan akan terjadi di balik pintu tertutup. Gunakan Slack sebagai kesempatan untuk membantu memecah silo pemasaran dan menjaga tim email Anda tetap terhubung dengan seluruh organisasi.

  5. Sediakan ruang bagi tim Anda untuk terhubung pada topik yang tidak terkait dengan pekerjaan

Ini sangat penting ketika Anda baru mengenal pekerjaan jarak jauh, karena Anda mudah merasa kesepian.

Kabar baiknya adalah bahwa Slack bukan hanya alat yang hebat untuk memperkuat komunikasi terkait pekerjaan dan membuat proyek tetap berjalan, ini juga cara bagi tim Anda untuk terhubung dengan orang lain pada tingkat pribadi.

Di sini, di Litmus, ada banyak saluran Slack yang tidak terkait dengan pekerjaan yang tersedia bagi anggota tim kami untuk bergabung jika mereka mencari obrolan di luar rutinitas kerja sehari-hari. Saluran #pets adalah tempat untuk mencari foto-foto hewan peliharaan Litmus untuk mencerahkan hari Anda. Anda akan menemukan sesama orang tua mengobrol tentang anak-anak dan kehidupan keluarga mereka di #parents. Tips resep dan obrolan makanan dapat ditemukan di #cooking. Kami mengobrol tentang bacaan favorit kami di #books dan mendengarkan musik bersama di #jukebox.

Ada banyak ide hebat tentang bagaimana Anda dapat menjaga agar tim jarak jauh Anda tetap terhubung . Anda harus mencari tahu apa yang cocok untuk Anda dan tim Anda, tetapi menyiapkan ruang khusus di Slack agar anggota tim dapat terhubung dengan topik di luar pekerjaan bisa menjadi cara sederhana namun ampuh untuk membantu tim Anda merasa tidak sendirian.

Untuk kiat lebih lanjut tentang cara menggunakan Slack untuk tim jarak jauh, lihat sumber daya ini:

• Slack Blog: Panduan Anda untuk bekerja dari jarak jauh di Slack
• Pikiran dari Brendan Caffrey, Wakil Presiden Teknik di Litmus: Terus-menerus terganggu di tempat kerja? Slack bukan masalah Anda.
• Buffer Blog: 14 Slack Bot dan Aplikasi untuk Tim Jarak Jauh untuk Membantu Membangun Tim, Rapat, dan Perayaan