Cara Membuat Bagan Milestone: Penjelasan Gantt Chart Milestones

Proyek, apakah itu besar atau kecil, adalah perjalanan. Mereka mulai dengan perencanaan dan inisiasi dan idealnya diakhiri dengan pencapaian kiriman. Tapi, ini tidak berarti titik awal dan garis akhir adalah satu-satunya titik yang penting.

Faktanya, jika kita hanya fokus untuk pergi dari titik A ke titik B, kita bisa kehilangan momentum di sepanjang jalan. Menetapkan tonggak proyek pada bagan tonggak sejarah mencegah hilangnya momentum ini.

Apa Itu Milestone?

Semua proyek memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir. Namun di sepanjang jalan, bagaimana tim memeriksa untuk memastikan mereka berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu, menyelesaikan tepat waktu, dan tetap sesuai anggaran? Jawabannya: tonggak proyek.

Sesuai dengan namanya, milestone adalah penanda dalam jadwal proyek yang menandakan peristiwa atau tujuan penting. Pada bagan Gantt, mereka disebut tonggak bagan Gantt. Tonggak sejarah Gantt chart adalah cara terbaik untuk memperkirakan berapa lama fase tertentu dari suatu proyek harus diambil.

Untuk itu, tonggak adalah alat manajemen yang efektif. Dengan menetapkan tonggak proyek, manajer proyek dapat melacak status fase proyek yang berbeda dan memutuskan apakah penyesuaian harus dilakukan agar tetap sesuai jadwal. Selanjutnya, grafik tonggak melacak dan menyoroti kesuksesan besar. Ini dapat meningkatkan kemanjuran tim dan moral tim secara keseluruhan. Hasilnya adalah anggota tim yang lebih bahagia yang merasa dihargai dan dapat melihat hasil langsung dari upaya mereka.

Contoh Milestone

Tonggak pencapaian akan berbeda dari proyek ke proyek, tergantung pada ukuran proyek, ruang lingkup dan ukuran tim. Namun, sebagian besar tonggak memiliki bentuk yang serupa, dan digunakan untuk mewakili peristiwa seperti:

• Rapat
• Sign-off
• Persetujuan
• Awal dari tes yang berbeda
• Penyelesaian tahap konstruksi

Seperti yang Anda lihat, ini adalah peristiwa penting dalam siklus hidup proyek. Jika ini tidak terjadi, proyek tidak akan bergerak maju. Dengan menyorotnya sebagai tonggak, Anda menggambarkan pentingnya mereka.

Tonggak sejarah sering datang di akhir fase proyek, tetapi ini bukan aturan yang keras dan cepat. Mereka bisa eksis di pertengahan fase dan bahkan bertindak sebagai anggota tim pendorong terakhir yang dibutuhkan untuk menyelesaikan fase. Tonggak sejarah adalah salah satu alat manajemen paling berguna yang dapat digunakan oleh manajer proyek untuk menggairahkan anggota tim dan mempertahankan momentum untuk mendorong proyek ke depan.

Mengapa Milestone Penting?

Selain mewakili peristiwa paling penting dalam jadwal proyek, tonggak sejarah juga merupakan sarana yang sangat baik untuk merayakan kesuksesan. Setiap tonggak pencapaian tim berarti mereka tetap di jalur dan selangkah lebih dekat untuk menyelesaikan proyek. Melihat pencapaian ini dalam bentuk tonggak meningkatkan moral tim.

Tonggak sejarah juga dapat menunjukkan kapan pembayaran jatuh tempo kepada kontraktor dan layanan luar lainnya dalam proyek konstruksi. Misalnya, ketika tonggak sejarah selesai, mungkin sudah waktunya untuk membayar pembangun persentase dari biaya mereka. Dengan cara ini, tonggak juga memiliki tujuan praktis. Jika tonggak tidak selesai atau tercapai, proyek tidak dapat bergerak maju, dan mungkin sudah waktunya untuk mengubah jadwal proyek atau strategi keseluruhan.

Apa itu Bagan Milestone?

Bagan tonggak adalah bagan manajemen proyek yang membantu manajer proyek memvisualisasikan tonggak proyek. Bagan tonggak sejarah biasanya akan menunjukkan setiap tonggak sejarah dan kapan harus diselesaikan, status tonggak sejarah (lengkap atau tidak lengkap) dan terkadang prioritas tonggak sejarah. Banyak grafik tonggak sejarah menggunakan warna simbol tertentu untuk menunjukkan tonggak paling penting.

Ada berbagai jenis bagan tonggak sejarah, masing-masing menggambarkan poin dalam jadwal proyek dan ruang di antara mereka. Tim yang berbeda dapat memilih bagan pencapaian yang berbeda, tergantung pada preferensi mereka dan proyek itu sendiri. Beberapa tim, misalnya, membuat bagan pencapaian yang hanya menggambarkan pencapaian itu sendiri dan dapat diberi kode warna untuk menunjukkan jenis dan kepentingan pencapaian.

Jenis bagan tonggak sejarah ini digunakan dalam beberapa situasi, meskipun mereka tidak menggambarkan rincian lain dari jadwal proyek. Akan sangat membantu untuk melihat pencapaian ini dalam format yang disederhanakan, tetapi Anda harus melihatnya dalam konteks jadwal yang lebih besar. Untuk alasan ini, tonggak sejarah dan bagan Gantt harus digabungkan.

Kekuatan Tonggak Sejarah Gantt Chart

Dengan menggunakan bagan tonggak sejarah dengan bagan Gantt, Anda secara efektif menggabungkan dua alat manajemen proyek visual paling efektif yang tersedia untuk membuat jadwal akhir. Bagan Gantt memungkinkan Anda melihat visual seluruh jadwal proyek Anda, serta tugas, penerima tugas, dependensi tugas, dan banyak lagi. Menambahkan bagan pencapaian ke persamaan ini berarti Anda dapat melihat pos pemeriksaan yang harus Anda capai.

Bagan Gantt menunjukkan berbagai data dalam format yang disederhanakan. Ini membuatnya sempurna untuk referensi cepat, tetapi itu juga berarti mereka penuh dengan informasi. Jika ini masalahnya, Anda memerlukan sesuatu untuk memecah informasi dan "menyoroti" titik fokus. Milestones melakukan hal ini.

Dengan menetapkan pencapaian saat Anda membuat jadwal, Anda menyiapkan sistem untuk memeriksa status proyek Anda di masa mendatang. Katakanlah Anda sedang mengerjakan proyek skala besar dengan banyak tugas bergantung yang dikerjakan secara bersamaan. Ini bisa menjadi banyak informasi untuk dilihat, dan mungkin sulit untuk menemukan inti dari apa yang perlu Anda ketahui. Tonggak pencapaian menonjol dari detail dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan informasi yang Anda cari.

Cara Membuat Bagan Milestone dengan Gantt Chart

1. Buat Daftar Tugas

Apa pun alat penjadwalan yang Anda pilih, Anda harus membuat daftar tugas yang lengkap. Tugas baru secara alami akan muncul di sepanjang siklus hidup proyek, tetapi daftar tugas asli harus selengkap mungkin. Daftar tugas terperinci menyederhanakan proses mengidentifikasi tugas utama dan sekunder dan memetakan lokasi terbaik untuk pencapaian.

2. Jadwalkan Tugas di Gantt Chart

Setelah Anda membuat daftar tugas dan mendokumentasikan semua detail yang diperlukan – nama tugas, penerima tugas, tanggal mulai, tanggal akhir, dll.—Anda sekarang memiliki semua informasi yang Anda perlukan untuk menjadwalkan tugas-tugas ini pada bagan Gantt. Masukkan informasi yang telah Anda kumpulkan dan lihat jadwal Anda dalam hitungan detik. Dari sini, buat perubahan dan penyesuaian dengan menyeret dan melepaskan bilah tugas.

3. Tentukan Fase Proyek

Menggunakan bagan Gantt untuk menjadwalkan proyek berarti Anda hampir secara otomatis dapat memvisualisasikan proyek Anda secara bertahap dengan menganalisis dan mengelompokkan tugas. Setiap batang mewakili tugas yang berbeda dan warna yang berbeda dapat mewakili fase proyek yang berbeda. Ketika Anda dapat melihat fase-fase ini, menempatkan tonggak sejarah hampir tanpa usaha. Setelah Anda memutuskan di mana harus meletakkannya, itu hanya masalah beberapa klik.

4. Tempatkan Milestones

Alat manajemen proyek modern membuat pengaturan tonggak menjadi mudah. Saat Anda telah membuat jadwal dan memutuskan penyelesaian tugas mana yang memenuhi syarat sebagai pencapaian, masukkan detail pencapaian dan bagikan informasi dengan tim Anda sehingga semua orang dapat melihatnya. Ketika Anda telah menempatkan tonggak sejarah Anda, pencapaian ini dapat diwakili oleh sesuatu yang bersih seperti simbol berlian kecil yang tidak akan mengacaukan jadwal.

ProjectManager Membuat Grafik Milestone Mudah

Saat Anda mengelola jadwal Anda dengan alat manajemen proyek online pemenang penghargaan seperti ProjectManager (Anda dapat mendaftar untuk uji coba gratis di sini), tonggak pencapaian diwakili pada bagan Gantt dengan berlian kecil yang ada di jadwal terkait dengan tugas. Untuk membuat pencapaian, pilih tugas penting pada jadwal dan ubah properti menjadi pencapaian. Dengan mengarahkan kursor ke ikon tonggak sejarah, Anda dapat melihat namanya.

Ini menghilangkan kebutuhan untuk merujuk ke grafik yang berbeda secara bersamaan dan risiko kebingungan di sepanjang jalan. Bagian terbaik? Sangat mudah untuk membuat perubahan dari mana saja Anda bekerja dengan menyeret dan menjatuhkan ikon berlian.

Berkolaborasi secara Real-Time

Bagan Gantt kami memberi tim Anda platform interaktif bagi mereka untuk berkolaborasi. Mereka dapat melihat kemajuan anggota tim mereka pada tugas dan berbagi komentar dan file pada tingkat tugas. Anda bahkan dapat mengatur peringatan otomatis untuk memastikan pencapaian tercapai!

Saat Anda perlu melaporkan kemajuan Anda dalam mencapai tonggak sejarah kepada pemangku kepentingan Anda, ProjectManager memiliki dasbor untuk melacak kemajuan secara real time dan pelaporan sekali klik untuk menghasilkan laporan yang dapat dibagikan kepada siapa saja yang membutuhkannya. Tonggak sejarah tidak pernah semudah ini digunakan!

Tonggak pencapaian hanyalah salah satu dari rangkaian besar alat manajemen proyek yang Anda dapatkan saat mendaftar ke ProjectManager. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami memberi Anda bagan Gantt online yang kuat dengan pencapaian, data waktu nyata, dan platform kolaboratif untuk membuat tim Anda lebih efisien dan produktif. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis hari ini!