Cara Menulis Proposal Proyek (Termasuk Langkah & Template)

Apa itu Proposal Proyek?

Proposal proyek adalah dokumen manajemen proyek yang digunakan untuk menentukan tujuan dan persyaratan proyek. Ini membantu organisasi dan pemangku kepentingan proyek eksternal menyepakati kerangka perencanaan proyek awal.

Tujuan utama dari proposal proyek adalah untuk mendapatkan persetujuan dari para pengambil keputusan. Itulah mengapa proposal proyek menguraikan proposisi nilai inti proyek Anda. Ini menjual nilai kepada pemangku kepentingan proyek internal dan eksternal. Maksud dari proposal ini adalah untuk menarik perhatian pemangku kepentingan dan sponsor proyek. Setelah Anda mendapatkan perhatian orang, langkah selanjutnya adalah membuat mereka bersemangat tentang ringkasan proyek.

Menjadi kepala audiens yang Anda tulis proposal proyek sangat penting: Anda harus berpikir seperti pemangku kepentingan proyek untuk menyampaikan proposal yang memenuhi kebutuhan mereka.

Kami telah membuat template proposal proyek gratis untuk Word untuk membantu menyusun dokumen, jadi Anda tidak perlu mengingat prosesnya setiap saat.

Jenis Proposal Proyek

Dalam hal jenis proposal proyek, Anda dapat memiliki proposal yang diminta secara formal atau informal atau lanjutan. Bisa juga ada pembaruan dan proposal tambahan. Berikut adalah deskripsi singkat dari masing-masing.

• Proposal Proyek yang Diminta: Proposal proyek yang diminta dikirim sebagai tanggapan atas permintaan proposal (RFP). Di sini Anda harus mematuhi pedoman RFP dari pemilik proyek.
• Proposal Proyek yang Tidak Diminta: Anda dapat mengirim proposal proyek tanpa harus menerima permintaan proposal. Hal ini dapat terjadi dalam penawaran terbuka untuk proyek konstruksi, di mana pemilik proyek menerima proposal proyek yang tidak diminta dari banyak kontraktor.
• Proposal Proyek Informal: Jenis proposal proyek ini dibuat ketika klien meminta proposal informal, tanpa RFP.
• Proposal Proyek Pembaruan: Anda dapat menggunakan proposal proyek pembaruan saat Anda menjangkau pelanggan lama. Keuntungannya adalah Anda dapat menyoroti hasil positif di masa lalu dan manfaat di masa depan.
• Proposal Proyek Lanjutan: Dikirim ke investor dan pemangku kepentingan untuk mengomunikasikan kemajuan proyek.
• Proposal Proyek Tambahan: Proposal ini dikirim ke investor untuk meminta sumber daya tambahan selama fase pelaksanaan proyek.

Cara Menulis Proposal Proyek

Ada beberapa pertanyaan operasional dan strategis utama yang perlu dipertimbangkan, termasuk:

1. Triple Constraint: Bagaimana kita bisa mengatasi triple constraint dari lingkup proyek, jadwal dan biaya?
2. Masalah Inti: Apa masalah inti yang kami coba selesaikan?
3. Sumber daya: Sumber daya apa yang akan tersedia?
4. Timeline: Timeline proyek apa yang sedang kita kerjakan?
5. Anggaran: Anggaran proyek apa yang harus kita kerjakan? Bagaimana hal ini memengaruhi penetapan tujuan kita?
6. Sasaran Strategis: Apa sasaran strategis klien kami, dan bagaimana proposal kami selaras dengan sasaran tersebut?
7. Pihak yang Bertanggung Jawab: Siapa orang yang bertanggung jawab atas proyek? Apa tujuan dan motivasi mereka?
8. Keuntungan Klien: Bagaimana klien mendapatkan keuntungan dari penyelesaian proyek kami? Apa tujuan utama mereka?
9. Hasil & Keberhasilan Proyek: Bagaimana keberhasilan proyek diukur? Hasil apa yang diharapkan pemangku kepentingan kami lihat pada penutupan?

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat menulis proposal proyek. Semua proposal proyek memiliki enam elemen yang membangun fondasi proposal. Mari kita lihat contoh proposal proyek.

Contoh Garis Besar Proposal Proyek

Keenam elemen ini adalah dasar dari garis besar proposal proyek yang dibangun dengan baik:

Ringkasan bisnis plan

Ringkasan eksekutif memberikan gambaran singkat tentang elemen utama proposal proyek Anda, seperti latar belakang proyek Anda, tujuan proyek, hasil proyek, antara lain. Tujuannya adalah untuk menarik perhatian audiens Anda dan membuat mereka bersemangat tentang proyek yang Anda usulkan. Ini pada dasarnya adalah "elevator pitch" untuk siklus hidup proyek. Itu harus singkat dan to the point.

Ringkasan eksekutif harus deskriptif, dan melukiskan gambaran seperti apa keberhasilan proyek bagi klien. Yang paling penting, itu harus memotivasi klien proyek; lagi pula, tujuannya adalah membuat mereka menandatangani garis putus-putus untuk membuat proyek bergerak!

Latar Belakang Proyek

Latar belakang proyek adalah bagian satu halaman dari proposal proyek Anda yang menjelaskan masalah yang akan dipecahkan oleh proyek Anda. Anda harus menjelaskan kapan masalah ini dimulai, statusnya saat ini, dan bagaimana proyek Anda akan menjadi solusi ideal.

• Sejarah: Bagian sejarah menguraikan proyek-proyek yang sebelumnya sukses. Ini juga menguraikan mereka yang bisa berjalan lebih lancar. Dengan demikian, bagian ini menetapkan preseden. Yaitu, bagaimana proyek selanjutnya bisa lebih efektif dengan menggunakan informasi dari proyek sebelumnya.
• Solusi: Bagian solusi membahas bagaimana proyek Anda akan memecahkan masalah klien. Dengan demikian, bagian ini mencakup teknik, keterampilan, dan prosedur manajemen proyek apa pun yang akan digunakan tim Anda untuk bekerja secara efisien.

Pendekatan proyek

Pendekatan proyek Anda menentukan metodologi, alat, dan tata kelola manajemen proyek untuk proyek Anda. Secara sederhana, ini memungkinkan manajer proyek untuk menjelaskan kepada pemangku kepentingan bagaimana proyek akan direncanakan, dilaksanakan, dan dikendalikan dengan sukses.

• Persyaratan: Persyaratan adalah item, bahan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Bagian ini harus mencakup kebutuhan internal dan eksternal.
• Otorisasi: Bagian ini mencakup siapa pengambil keputusan dalam tim proyek. Ini juga mencakup pemangku kepentingan mana yang memiliki otoritas penandatangan di sisi klien.
• Lingkup Proyek: Lingkup proyek mengacu pada semua pekerjaan yang akan dilaksanakan. Ini mendefinisikan item pekerjaan, paket pekerjaan dan kiriman yang akan dikirimkan selama fase eksekusi siklus hidup proyek Anda. Penting untuk menggunakan struktur rincian kerja (WBS) untuk menentukan tugas, subtugas, dan memprioritaskannya.
• Sumber Daya Proyek: Sumber daya sangat penting untuk pelaksanaan proyek Anda. Proposal proyek secara singkat menjelaskan sumber daya apa yang dibutuhkan dan bagaimana mereka akan digunakan. Kemudian, selama fase perencanaan, Anda harus membuat rencana pengelolaan sumber daya yang akan menjadi elemen penting dari rencana proyek Anda.
• Garis Waktu Proyek: Setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, Anda harus memperkirakan durasi setiap tugas untuk membuat garis waktu proyek. Kemudian selama fase perencanaan proyek, Anda harus membuat garis dasar jadwal, yang memperkirakan total panjang proyek Anda. Setelah proyek dimulai, Anda akan membandingkan jadwal proyek Anda yang sebenarnya dengan jadwal dasar untuk memantau kemajuan.
• Anggaran Proyek: Semua sumber daya yang Anda perlukan untuk proyek Anda akan memiliki label harga. Itu sebabnya Anda perlu memperkirakan biaya tersebut dan membuat anggaran proyek. Anggaran proyek harus mencakup semua pengeluaran proyek Anda, dan sebagai manajer proyek, Anda harus memastikan bahwa Anda mematuhinya.
• Laporan Keuangan: Jika Anda ingin meyakinkan pemangku kepentingan internal dan investor eksternal, Anda harus menunjukkan kepada mereka apa manfaat finansial yang dapat diberikan proyek Anda ke organisasi mereka. Anda dapat menggunakan analisis biaya manfaat dan laporan keuangan yang diproyeksikan untuk menunjukkan mengapa proyek Anda menguntungkan.
• Lampiran: Informasi yang tidak termasuk dalam proposal proyek adalah bagian dari lampiran. Di situlah banyak detail proyek yang lebih menarik berada. Selain itu, di situlah anggota tim dan pemangku kepentingan dapat menyelami lebih dalam untuk mempelajari lebih lanjut.

Template Proposal Proyek Gratis

Meskipun template proposal proyek memiliki keterbatasan, ini adalah tempat yang baik untuk mulai menulis proposal proyek Anda. Coba templat proposal proyek gratis kami untuk Word.

Kiat Proposal Proyek

Apa pun proposal proyek yang sedang Anda kerjakan, ada beberapa tips yang dapat diterapkan sebagai praktik terbaik untuk semua. Sementara di atas kami menyarankan templat proposal proyek yang memiliki daftar isi, yang berarti panjangnya banyak halaman, skenario terbaiknya adalah menjaga proposal hingga maksimal satu atau dua halaman. Ingat, Anda mencoba untuk memenangkan pemangku kepentingan, bukan membuat mereka bosan.

Berbicara tentang pemangku kepentingan proyek, lakukan penelitian. Anda ingin membahas yang benar. Tidak ada gunanya melakukan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menulis proposal yang bagus hanya untuk mengarahkannya ke audiens target yang salah. Siapa pun yang akan membacanya, mereka harus dapat memahami proposal tersebut. Jaga agar bahasa tetap sederhana dan langsung.

Dalam hal menulis, dapatkan seorang profesional. Bahkan dokumen bisnis seperti proposal proyek, kasus bisnis, atau ringkasan eksekutif akan terganggu jika dibuat dengan buruk atau memiliki kesalahan ketik. Jika Anda tidak ingin menyewa seorang penulis bisnis profesional, pastikan Anda meminta seseorang di tim proyek Anda untuk menyalin, mengedit, dan membuktikan dokumen. Semakin banyak orang memperhatikannya, semakin kecil kemungkinan kesalahan untuk mencapai edisi final.
Meskipun Anda ingin membuat proposal tetap singkat dan manis, ada baiknya mempermanis pot dengan menambahkan testimoni pelanggan ke lampiran. Tidak ada yang menjual rencana proyek lebih baik daripada basis pelanggan yang mencari produk atau layanan Anda.

Menggunakan Papan Kanban untuk Merencanakan Proposal Proyek

ProjectManager memungkinkan Anda untuk merencanakan proposal dalam perangkat lunak kami. Anda dapat memperbarui tugas untuk proposal proyek untuk menunjukkan posisi, dan apa yang harus diselesaikan. Kolom memungkinkan Anda untuk mengatur proposal Anda berdasarkan bagian, membuat semacam struktur rincian kerja (WBS).

Ikuti bersama video ini untuk menelusuri semua langkah proposal Anda secara metodis, memastikan bahwa setiap detail tercakup. Setelah menonton, baca terus untuk meninjau aspek-aspek utama.

Saat membuat proposal proyek, penting untuk mengingat audiens target Anda. Audiens Anda termasuk mereka yang tertarik dengan proyek tersebut, dan melihat penyelesaian sebagai keuntungan bagi organisasi mereka. Sebaliknya, orang lain di antara audiens Anda akan melihat proyek itu sebagai hal yang menyakitkan, dan sesuatu yang tidak mereka nantikan. Agar kedua belah pihak puas, penting untuk menjaga bahasa tetap faktual dan ringkas.

Papan kanban kami membantu Anda memikirkan bahasa itu dan berkolaborasi secara efektif dengan anggota tim lain, jika perlu. Setiap kartu menunjukkan persentase selesai sehingga semua orang di tim manajemen proyek mengetahui pekerjaan yang dilakukan, dan apa yang tersisa untuk dilakukan.

Seperti yang dapat Anda lihat dari papan kanban di atas, pekerjaan Ringkasan Eksekutif telah dimulai. Bagian Pendahuluan, Daftar Isi, dan Peran Perusahaan telah selesai, dan ada awal yang baik untuk tugas Jelaskan Masalah dan Rekomendasikan Solusi.

PDF kemudian dilampirkan ke kartu, dan semua orang yang ditambahkan ke tugas menerima email yang memberi tahu mereka tentang perubahan tersebut. Proses yang sama ini dapat digunakan sepanjang siklus hidup proyek untuk menjaga agar tim tetap diperbarui, berkolaborasi, dan menghasilkan proposal proyek kelas satu.

Mengembangkan Sasaran SMART untuk Proposal Proyek Anda

Pola pikir terbaik saat mengembangkan tujuan dan sasaran untuk proposal proyek Anda adalah dengan menggunakan sistem SMART:

• Spesifik – Pastikan tujuan dan sasaran Anda jelas, ringkas, dan spesifik untuk tugas yang ada.
• Terukur – Pastikan tujuan dan sasaran Anda terukur sehingga jelas untuk melihat kapan segala sesuatunya berjalan dengan baik dan berjalan dengan baik, dan sebaliknya, ketika segala sesuatunya keluar jalur dan masalah perlu ditangani. Sasaran yang terukur memudahkan pengembangan pencapaian yang akan Anda gunakan untuk melacak kemajuan proyek dan mengidentifikasi tanggal yang wajar untuk penyelesaian dan/atau penutupan.
• Attainable – Sangat penting bahwa setiap proyek memiliki tujuan “mencapai”. Mencapai tujuan ini berarti proyek luar biasa yang berjalan jauh di atas dan melampaui harapan. Namun, penting bahwa tujuan inti proyek dapat dicapai, sehingga semangat kerja tetap tinggi dan pekerjaan diselesaikan dengan waktu dan sumber daya yang tersisa.
• Relevan – Pastikan semua tujuan Anda secara langsung relevan dengan proyek dan membahas ruang lingkup di mana Anda bekerja.
• Berbasis Waktu – Garis waktu dan tanggal tertentu harus menjadi inti dari semua tujuan dan sasaran. Ini membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya dan memastikan semua anggota tim proyek dapat mengelola pekerjaan yang ada di depan mereka.

Membangun proposal proyek membutuhkan waktu dan pertimbangan yang cermat.

Namun, waktu yang dihabiskan sangat berharga, ketika Anda memenangkan proyek besar berikutnya!

Proposal proyek hanyalah langkah pertama dalam proses perencanaan proyek. Setelah proyek Anda disetujui, Anda harus memantapkan rencana, mengalokasikan dan mengelola sumber daya, memantau proyek, dan akhirnya menyerahkan hasil kerja Anda. Proses ini membutuhkan paket perangkat lunak manajemen proyek yang fleksibel, dinamis, dan kuat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membantu semua anggota tim Anda berkolaborasi dan mengelola proses ini secara real-time. Coba perangkat lunak pemenang penghargaan kami dengan uji coba gratis selama 30 hari ini.