Cara Membuat Piagam Tim (Termasuk Contoh)

Sama seperti sebuah proyek memiliki piagam untuk menentukan ruang lingkupnya, demikian juga tim Anda harus memiliki piagam untuk menempatkan pekerjaan mereka dalam konteks. Tim perlu mengetahui siapa, apa, mengapa, kapan dan bagaimana proyek tersebut, dan piagam tim adalah cara sempurna untuk memberi mereka informasi itu.

Setelah Anda mendapatkan dukungan dari tim, dan mereka tahu di mana mereka berdiri dan bagaimana melakukan manuver melalui proyek, Anda berada di jalan menuju kesuksesan. Mari kita telusuri bagaimana menyusun piagam tim.

Apa itu Piagam Tim?

Piagam tim adalah dokumen yang menguraikan mengapa tim dibawa ke dalam proyek, apa yang harus diselesaikan oleh tim, dan sumber daya serta kendala di mana tim akan bekerja.

Piagam tim sering dibuat dalam pengaturan grup, yang memberikan arah dan batasan tim dalam lingkungan yang transparan. Pengembangan kolektif ini mendapat dukungan dari tim dan memastikan semua orang memahami peran mereka dalam proyek.

Mengapa Piagam Tim Penting?

Ada dua alasan utama untuk piagam tim. Pertama, dengan jelas menguraikan tujuan proyek dan bagaimana tim bertanggung jawab atas tugas-tugas yang mengarah pada hasil akhir. Kedua, ini memberi tahu anggota proyek luar tentang apa yang menjadi tanggung jawab tim dan tidak bertanggung jawab.

Manfaat lain menggunakan piagam tim adalah menciptakan transparansi dalam tim, yang mengarah pada akuntabilitas yang lebih besar. Ini memberi tim struktur untuk membangun kesepakatan tentang bagaimana mereka ingin beroperasi dalam proyek dan bagaimana mereka membuat keputusan. Hal ini dilakukan dengan menentukan frekuensi pertemuan dan logistik lainnya.

Jelas, piagam tim menghilangkan hambatan dan menetapkan arah bagi tim untuk bekerja sama secara lebih efektif, sambil tetap selaras dengan tujuan keseluruhan proyek. Salah satu caranya adalah dengan mendefinisikan secara jelas peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dalam proyek dan tingkat otoritas mereka dalam aspek tertentu dari proyek. Ini juga menetapkan sumber daya apa yang dapat mereka minta.

Apa Elemen dari Piagam Tim?

Piagam tim terdiri dari beberapa bagian yang secara langsung berhubungan dengan keterlibatan tim dalam proyek. Sementara piagam tim dapat berubah tergantung pada proyek, mereka semua cenderung berbagi elemen yang diuraikan di bawah ini.

1. Latar Belakang

Hal pertama yang harus dilakukan adalah meletakkan dasar untuk proyek tersebut. Artinya, rangkum tentang apa itu dan mengapa ini dimulai. Hal ini memungkinkan tim untuk melihat bagaimana mereka cocok dalam keseluruhan proyek, serta mengidentifikasi pemangku kepentingan yang diinvestasikan dalam keberhasilan proyek.

2. Misi dan Tujuan

Pernyataan misi mendefinisikan bagian latar belakang lebih jauh dengan mendefinisikan seperti apa kesuksesan dalam proyek, sehingga tim tahu apa yang mereka tuju setiap kali mereka mengambil tugas baru. Memperluas lagi ke gambaran besar, manfaat dan bisnis yang mendorong proyek dijelaskan.

3. Anggaran dan Sumber Daya

Pendanaan untuk proyek didefinisikan di bagian ini, termasuk sumber daya apa yang dialokasikan. Anggota tim mungkin ingin tahu apakah ada pelatihan yang ditawarkan, sehingga pemimpin tim akan mengatakan apakah pelatihan disertakan. Terakhir, dari segi keuangan, diidentifikasi manajemen yang mendukung tim agar dapat dihubungi jika ada pertanyaan terkait biaya.

4. Peran dan Tanggung Jawab

Semua orang di tim perlu mengetahui peran dan tanggung jawab mereka agar tidak saling menghalangi. Di sini, daftar keahlian dan keahlian mereka, serta siapa yang memiliki otoritas atas siapa.

5. Operasi Tim

Agar sebuah tim dapat bekerja secara efektif, struktur operasional mereka harus digariskan. Juga, jika anggota tim baru memasuki proyek, jalur mereka harus ditentukan, serta strategi keluar bagi mereka yang mungkin meninggalkan tim. Semua aturan operasi, hubungan, dll. dieksplorasi dan dibuat jelas.

6. Ruang Lingkup

Ruang lingkup proyek diuraikan dalam bagian piagam tim ini, serta bagaimana anggota tim akan berpartisipasi dalam ruang lingkup proyek.

7. Penilaian Kinerja

Sepanjang proyek, anggota tim akan dinilai kinerja dan kemajuan mereka. Ini perlu dijelaskan di awal, termasuk bagaimana metrik ini akan diukur, siapa yang akan menilainya, dan kapan.

8. Aktivitas dan Milestones

Di sinilah tugas-tugas yang membentuk proyek terdaftar, bersama dengan tonggak sejarah. Dengan ini, tim memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pekerjaan di depan mereka.

9. Panduan Komunikasi

Komunikasi tim, baik antara mereka sendiri maupun dengan manajer atau pemimpin tim mereka, diuraikan dalam bagian ini. Metode komunikasi akan diputuskan, serta seberapa sering tim akan bertemu dan frekuensi laporan status mereka.

10. Tanda tangan

Akhirnya, setelah piagam tim telah sepenuhnya dibahas dan semua orang dalam tim sudah bergabung, masing-masing akan menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen tersebut. Ini menunjukkan bahwa mereka memahami peran, tanggung jawab, ruang lingkup proyek dan bagaimana mereka terlibat.

Contoh Piagam Tim

Piagam tim dikembangkan dengan tim saat sedang dibentuk. Untuk memastikan Anda telah membahas semua dasar, bukanlah ide yang buruk untuk menggunakan template piagam tim. ProjectManager.com memiliki lusinan template manajemen proyek gratis, termasuk piagam tim, yang ditunjukkan di bawah ini.

Seperti yang Anda lihat, setiap bagian diletakkan dalam kotak yang dapat disesuaikan yang memberi Anda kemampuan untuk berkembang. Tentu saja, dokumentasi pendukung selalu dapat dilampirkan, tetapi template itu sendiri akan memiliki gambaran umum, mengenai semua poin utama, dan diakhiri dengan halaman tanda tangan.

Templat piagam tim kami memiliki semua bidang yang kami uraikan di atas. Setiap anggota tim seharusnya tidak hanya berpartisipasi dalam pengembangan dan diskusi piagam tim, tetapi juga memiliki salinannya sendiri untuk referensi kapan pun diperlukan.

Praktik Terbaik untuk Membuat Piagam Tim

Cara terbaik untuk membuat piagam tim adalah dengan tim. Mereka perlu mengetahui seluk beluk proyek dan karena itu harus menjadi bagian dari pengembangan piagam tim. Meskipun mereka tidak akan tahu detailnya, masukan mereka sangat penting.

Meskipun Anda tidak ingin tersesat, piagam tim harus menyeluruh dan menjelaskan sepenuhnya tujuan tim, tujuan terukur yang akan dinilai oleh mereka, dan pedoman operasi untuk tim selama pelaksanaan proyek.

Yang mengatakan, dokumen harus dapat dicerna, dengan tujuan spesifik dan terukur yang dapat dijalankan oleh semua orang di tim. Itu harus dapat dicapai dan menghasilkan keberhasilan proyek seperti yang direncanakan. Anda mungkin ingin menyertakan kode etik dan rencana untuk menyelesaikan konflik apa pun, yang menciptakan lingkungan kerja di mana setiap orang merasa aman dan dihargai, karena hal ini biasanya menghasilkan moral dan produktivitas yang lebih besar.

Kapan Memperbarui Piagam Tim

Piagam tim harus diperbarui setiap kali rencana proyek telah berubah dengan cara yang akan berdampak pada pedoman asli. Misalnya, jika ruang lingkup proyek berubah karena permintaan perubahan, informasi itu perlu dikaitkan.

Alasan lain untuk memperbarui piagam tim Anda adalah jika anggota tim baru dibawa ke kapal. Pada titik ini, rincian piagam tim mungkin pada dasarnya tetap sama, tetapi proses mengembangkannya dengan anggota tim baru akan memerlukan peninjauan kembali bersama mereka. Hal ini juga berlaku ketika seorang anggota tim keluar dari tim. Piagam tim perlu ditinjau dan direvisi agar kontribusi anggota tim tersebut dicatat. Bahkan jika mereka meninggalkan organisasi, piagam tim dapat diubah untuk membuat transisi ini lebih lancar.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Tim

ProjectManager.com adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur tim dan mendorong kerja kolaboratif. Alat kami tidak hanya memberdayakan tim untuk bekerja sama dengan lebih baik, tetapi juga memberikan transparansi kepada manajer dalam proses tersebut untuk mendukung mereka melalui perencanaan, penjadwalan, dan alokasi sumber daya yang lebih baik.

Tidak semua orang bekerja dengan cara yang sama, jadi kami memberikan beberapa tampilan proyek kepada tim sehingga mereka dapat bekerja sesuai keinginan mereka. Ada daftar tugas dinamis, tampilan kalender, dan papan kanban untuk memvisualisasikan alur kerja dan memungkinkan tim untuk mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint bersama.

Rencanakan dengan Gantt Charts

Manajer memiliki fitur untuk memantau pekerjaan tim mereka dan menjadwalkan tugas dan sumber daya. Tampilan bagan Gantt memungkinkan manajer untuk menautkan dependensi tugas untuk menghindari kemacetan yang menurunkan produktivitas tim. Mereka dapat mengatur tonggak dan mengedit Gantt dengan menyeret-dan-menjatuhkan tugas ke tenggat waktu baru mereka.

Seimbangkan Sumber Daya dengan Kalender Beban Kerja

Menjaga tim bekerja sesuai kapasitas tanpa membuat mereka kehabisan tenaga sangat penting jika Anda ingin mereka bahagia. Fitur manajemen sumber daya memungkinkan manajer melacak jam kerja, ketersediaan, dan biaya terkait tim mereka. Gunakan halaman tim untuk mendapatkan ikhtisar pekerjaan mereka dan halaman beban kerja untuk menjaga keseimbangan beban kerja mereka.

ProjectManager.com adalah perangkat lunak berbasis cloud dengan data waktu nyata yang memungkinkan tim bekerja sama di mana pun mereka berada. Manajer mendapatkan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu yang menginformasikan pengambilan keputusan mereka saat mereka merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek. Cobalah hari ini dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.