Cara Membuat Anggaran Acara

Memproduksi acara, baik virtual, tatap muka, atau hybrid, cukup sulit. Harus membuat anggaran acara menambah lapisan stres. Namun tidak harus menjadi mimpi buruk jika Anda mengikuti beberapa langkah sederhana untuk membuat anggaran acara.

Acara yang sukses harus menyenangkan dan informatif. Jika Anda kesulitan dengan anggaran acara, hal itu dapat berdampak negatif pada keseluruhan acara. Jika anggaran acara Anda salah, itu lebih buruk lagi; Anda mungkin tidak dapat membayar vendor atau speaker. Kami akan membantu Anda menghindari perangkap tersebut.

Apa Itu Anggaran Acara?

Anggaran acara adalah perkiraan biaya yang terkait dengan mengadakan acara. Ini didasarkan pada sejumlah variabel dari penelitian, bimbingan ahli dan perencanaan acara. Semua acara, besar dan kecil, membutuhkan anggaran untuk menutup pengeluaran.

Anggaran acara harus memperkirakan semua biaya, seperti sewa tempat, peralatan apa pun yang dibutuhkan seperti kursi, meja, dll., Dan mengamankan pembicara atau peserta dalam diskusi panel. Ada lebih banyak biaya, tentu saja, tetapi tergantung pada jenis acara yang diproduksi.

Merencanakan dan menganggarkan suatu acara adalah langkah pertama Anda dalam menyampaikan acara yang sukses. Bahkan jika Anda telah membuat lusinan acara sebelum acara yang Anda anggarkan sekarang, akan selalu ada perbedaan. Harga barang berubah dan ada risiko yang melekat dalam mengadakan acara yang dapat memengaruhi anggaran Anda.

Membuat dan mengelola anggaran adalah salah satu bagian terpenting dalam mewujudkan acara yang sukses. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang membantu Anda melacak sumber daya dan biaya secara waktu nyata. Rencanakan anggaran Anda pada bagan Gantt kami, termasuk semua sumber daya dan biaya Anda, dan tetapkan garis dasar untuk menangkap anggaran itu. Sekarang Anda dapat membandingkan biaya yang direncanakan dengan biaya aktual secara real time. Memantau biaya secara real time membantu Anda tetap sesuai anggaran. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Acara

Ada banyak jenis acara. Dari pesta liburan hingga konferensi bisnis, mereka menjalankan keseluruhan dari yang akrab hingga yang besar. Semua peristiwa dapat dipecah menjadi empat himpunan bagian utama. Masing-masing memiliki persyaratan anggaran yang serupa, meskipun akan ada sedikit perbedaan besar di antara mereka juga.

Pribadi

Acara pribadi bisa jadi acara yang Anda selenggarakan untuk ulang tahun atau hari jadi pasangan Anda. Tapi itu juga bisa menjadi acara perusahaan atau fungsi bisnis lainnya. Beragam acara ini biasanya hanya untuk undangan, artinya hanya mereka yang diundang yang bisa hadir.

Perusahaan

Acara perusahaan adalah acara yang disponsori perusahaan. Mereka cenderung berfokus pada karyawan perusahaan atau kliennya. Acara perusahaan dapat digunakan untuk melatih staf atau mengedukasi publik tentang merek atau produk, merayakan pencapaian perusahaan, mengantarkan perubahan dalam perusahaan, dan memberikan peluang jaringan atau latihan membangun tim.

Secara Langsung

Acara tatap muka adalah acara di mana peserta dan staf acara semuanya hadir secara fisik di ruang yang sama. Beginilah hampir semua peristiwa terjadi hingga saat ini. Tetapi bahkan bertahun-tahun yang lalu, acara dapat dilakukan melalui telepon, seperti panggilan pendapatan perusahaan untuk investor dan reporter.

On line

Acara online juga disebut sebagai acara virtual, adalah salah satu yang terjadi di internet. Itu bisa disiarkan langsung atau direkam, tetapi satu-satunya keinginan untuk hadir adalah dengan mengaksesnya secara online. Teknologi telah meningkat dan memungkinkan bagi peserta dan produser acara serta vendor untuk berinteraksi secara waktu nyata. Jenis acara ini menjadi sangat populer karena dapat menarik lebih banyak penonton. Menemukan acara hibrid yang menawarkan situs fisik dan platform virtual juga menjadi hal yang umum.

Cara Membuat Anggaran Acara

Seperti disebutkan, setiap jenis acara membutuhkan anggaran. Itu bisa sederhana atau kompleks tergantung pada jenis dan ukuran acara. Tetapi meluangkan waktu untuk memperkirakan anggaran yang akurat adalah salah satu cara untuk memastikan acara berjalan lancar.

Di bawah ini kami uraikan langkah-langkah dasar untuk membuat anggaran acara. Ini adalah tampilan luas yang dapat diterapkan untuk semua jenis acara. Biasanya, akan ada langkah tambahan tergantung pada jenis acara yang Anda hasilkan, tetapi ini memberi Anda intinya.

1. Buat Rencana Acara

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi strategi acara Anda. Itu berarti menentukan jenis acara apa yang Anda hasilkan dan gambaran kasar tentang apa yang bersedia Anda bayarkan. Ini mengarah ke rencana tingkat tinggi di mana Anda menyusun ruang lingkup proyek. Cakupannya adalah tujuan acara, kiriman, tugas, biaya, dan tenggat waktu. Anda harus menentukan tempat, pembicara, kepegawaian, branding, makanan, pemasaran, peralatan, dan lainnya. Setelah Anda melakukan ini, pastikan pemangku kepentingan Anda setuju.

Terkait: Template Lingkup Proyek Gratis untuk Word

2. Perkirakan Biaya Tetap & Variabel

Sekarang setelah Anda memiliki rencana, langkah selanjutnya adalah memperkirakan biaya. Ini berarti memahami perbedaan antara biaya tetap dan variabel dan membuat perkiraan yang akurat untuknya. Biaya tetap juga disebut biaya tidak langsung atau overhead; mereka yang tidak dapat diubah. Misalnya, sewa, tagihan utilitas, dan gaji adalah biaya tetap. Biaya variabel adalah biaya yang berubah dari acara ke acara termasuk biaya tenaga kerja, bahan yang dibutuhkan untuk acara dan tagihan utilitas acara. Yang terakhir juga merupakan biaya tetap, tetapi tagihan utilitas dapat dipengaruhi oleh acara Anda, itulah sebabnya ia berada di kedua kategori tersebut. Mengetahui biaya ini membantu Anda menghasilkan anggaran acara yang lebih akurat.

3. Buat Anggaran Acara

Sekarang setelah Anda memiliki detailnya, Anda dapat mulai menyusun anggaran acara. Anda perlu mengetahui vendor mana yang akan Anda gunakan, tempat acara dan penyedia layanan lain untuk menyusun anggaran acara Anda. Membuat anggaran acara membantu Anda melacak biaya tersebut dan memastikan Anda tetap waspada. Untuk melakukan itu, Anda perlu memantau biaya aktual dan membandingkannya dengan biaya yang direncanakan untuk acara tersebut. Acara Anda cenderung tetap sesuai anggaran jika Anda dapat mengumpulkan data secara waktu nyata.

Biaya Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Anggaran Acara?

Kami telah menyentuh beberapa biaya untuk disertakan dalam anggaran acara Anda. Di bawah ini adalah daftar yang umum, tetapi tidak lengkap. Saat Anda membuat anggaran acara, cobalah untuk memasukkan semuanya. Semakin banyak biaya yang dapat Anda tanggung, semakin akurat anggaran acara Anda.

Pemasaran Acara

Agar acara sukses, audiens Anda harus tahu apa, di mana dan kapan itu. Hal-hal ini dan lebih banyak lagi tercakup dalam biaya pemasaran Anda, yang dapat mengirim email ke staf Anda, membuat situs web, atau melakukan iklan online. Apakah Anda melakukan periklanan tradisional atau digital, biaya tersebut harus ditentukan.

Biaya Kepegawaian

Anda harus merekrut dan menyewa staf untuk acara tersebut. Alih-alih melalui lusinan wawancara kerja, Anda dapat mengontrak agen kepegawaian sementara yang memberikan kepegawaian dan layanan terkait lainnya, seperti katering.

Lokasi

Jika acara Anda diadakan secara langsung atau online, Anda tetap membutuhkan tempat. Tempat itu tergantung apakah acara itu fisik atau virtual. Misalnya, acara tatap muka membutuhkan ruang yang cukup besar untuk menampung semua peserta, vendor, dan ruang istirahat atau panggung untuk diskusi panel dan pembicara utama. Acara online membutuhkan tempat fisik untuk merekam dan menyiarkan, yang berarti pencahayaan, kamera, mikrofon, dll.

makanan & Minuman

Sebagian besar acara memiliki beberapa jenis penyegaran. Tempat tersebut mungkin menyediakan ini atau bahkan agen kepegawaian atau katering sementara. Jika tidak, Anda harus mencari tahu apa yang Anda inginkan dan biaya yang terkait dengan pembelian, penyimpanan, dan pengiriman makanan dan minuman.

Peralatan

Peralatan seringkali menjadi bagian dari harga sewa tempat, tetapi tidak selalu demikian. Jika tempat tersebut tidak menyediakan peralatan atau hanya sebagian dari daftar yang Anda butuhkan, Anda harus mencari tempat lain untuk menyewa pengeras suara, generator, alat streaming langsung, dll.

Perjalanan & Akomodasi

Tergantung di mana acaranya, transportasi dan akomodasi akan diperlukan. Itu bisa berarti apa saja, mulai dari limo peregangan hingga taksi. Itu berbagai macam biaya. Jika orang datang dari luar kota, apakah Anda menerbangkannya atau hanya memasangnya? Semua variabel perlu dipakukan agar Anda dapat menambahkan biaya dengan benar.

ProjectManager Membantu Penganggaran Acara

Itu banyak hal yang harus diperhatikan, itulah sebabnya perangkat lunak manajemen proyek dikembangkan. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang membantu Anda merencanakan dan melacak anggaran acara secara real time. Merencanakan bagan Gantt membantu Anda mengatur tugas dan menghubungkan dependensi untuk menghindari penundaan yang merugikan. Anda juga dapat memantau varians secara real time untuk membantu Anda tetap sesuai anggaran. Tapi itu hanya awal dari bagaimana kami membantu dengan anggaran acara.

Gunakan Lembar Waktu Online untuk Melacak Waktu & Biaya

Karena perangkat lunak kami online, Anda mendapatkan pembaruan data waktu nyata untuk membantu Anda melacak waktu dan biaya. Itu membuat acara Anda sesuai jadwal dan membantu menghindari pengeluaran berlebihan. Salah satu alat yang melacak waktu dan biaya adalah lembar waktu aman kami. Anda dapat melihat berapa lama setiap orang mengerjakan tugas mereka dan berapa biaya yang terkait dengan itu karena tingkat pembayaran juga ada di alat. Kami tidak hanya merampingkan penggajian, tetapi kami membantu Anda menjaga agar acara Anda tetap berjalan.

Gunakan Kalender Proyek untuk Menjadwalkan Acara

Memproduksi suatu acara membutuhkan koordinasi banyak orang yang berbeda. Perangkat lunak kami memberi Anda alat untuk memfasilitasi proses itu sambil membiarkan semua orang menggunakan alat yang nyaman bagi mereka. Rencanakan Gantt, tetapi katering Anda dapat melihat tugas mereka di tampilan daftar. Kalender proyek mengambil rencana dari Gantt dan secara otomatis mentransfernya ke format kalender untuk melihat jadwal dan tenggat waktu.

Saat Anda berurusan dengan vendor dan kontraktor di luar perusahaan Anda, Anda perlu membuat semua orang tetap terhubung. Platform kolaboratif waktu nyata kami memungkinkan semua orang berbagi file, mengomentari tugas, dan menandai orang lain agar tetap terhubung. Penyimpanan file tak terbatas kami berarti Anda juga memiliki hub terpusat untuk semua dokumen dan rencana Anda kapan pun ada yang membutuhkannya.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak acara. Perangkat lunak fleksibel kami dapat menyesuaikan dengan cara kerja yang Anda inginkan, memberi Anda fitur yang Anda perlukan untuk mengelola tugas, risiko, sumber daya, dan lainnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.