Cara Membuat Laporan Kemajuan untuk Proyek & Bisnis

Pemangku kepentingan prihatin dengan kemajuan proyek karena mereka memiliki kepentingan dalam keberhasilannya. Mereka ingin tetap berkomunikasi secara konsisten dengan Anda dan mendapatkan laporan tentang kemajuan proyek selama periode waktu yang teratur.

Cara bagi manajer proyek untuk terus memperbarui pemangku kepentingan adalah melalui pelaporan, khususnya dengan laporan kemajuan. Laporan kemajuan proyek terdengar mudah—ini adalah laporan tentang kemajuan proyek. Tetapi bagaimana strukturnya membuat atau menghancurkan laporan kemajuan.

Apa Itu Laporan Kemajuan?

Laporan kemajuan mengomunikasikan apa yang telah terjadi dalam proyek, selama periode waktu tertentu, kepada pemangku kepentingan. Ini menunjukkan apakah proyek sesuai jadwal, dan jika tidak, laporan digunakan untuk memulai diskusi tentang bagaimana menyesuaikan anggaran dan sumber daya proyek untuk mengembalikannya ke jalurnya.

Oleh karena itu, Anda dapat mengatakan bahwa tujuan dari laporan kemajuan adalah untuk meyakinkan para pemangku kepentingan bahwa proyek tersebut baik dan bergerak maju seperti yang diharapkan. Ini dilakukan dengan menunjukkan pekerjaan yang sedang berjalan, yang memungkinkan pemangku kepentingan memiliki kesempatan untuk membuat permintaan perubahan apa pun.

Saran-saran ini kemudian dapat dikelola dan dikerjakan untuk mencegah dampak negatif pada ruang lingkup proyek. Manajer proyek juga dapat menggunakan laporan kemajuan sebagai sarana untuk mengatasi masalah yang mereka alami dan, dengan melakukan itu, menetapkan harapan yang lebih realistis bagi para pemangku kepentingan.

Laporan Kemajuan vs. Laporan Status

Apa perbedaan antara laporan kemajuan dan laporan status, mengingat keduanya merupakan alat komunikasi dan memberikan informasi penting kepada pemangku kepentingan tentang proyek? Baik laporan kemajuan dan laporan status meringkas di mana proyek berada dalam hal kemajuan, biaya, masalah, dan informasi lain apa pun yang bermanfaat bagi pemangku kepentingan.

Namun, ada satu perbedaan utama. Laporan kemajuan adalah gambaran proyek selama periode waktu tertentu, sedangkan laporan status hanya menangkap saat dimulainya proyek. Laporan kemajuan menawarkan jumlah data yang lebih besar, sedangkan laporan status menunjukkan data dari waktu ke waktu tanpa konteks yang lebih besar.

Terkait: Template Laporan Proyek Gratis

Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Kemajuan Proyek?

Laporan kemajuan bisa satu halaman atau beberapa, tergantung pada kedalaman detail yang ingin Anda sampaikan. Mereka dapat disampaikan sebagai memo, dalam bentuk surat, atau sebagai laporan formal ketika disajikan kepada pemangku kepentingan.

Apa pun yang Anda pilih, pemangku kepentingan akan ingin melihat di mana proyek itu dan ke mana arahnya. Oleh karena itu, Anda harus menyertakan daftar tugas, pencapaian, dan kemajuan apa pun yang telah dibuat. Ini mengarah pada tujuan proyek yang lebih besar dan apa yang telah dicapai dalam hal tujuannya.

Ini biasanya disusun berdasarkan topik. Artinya, biasanya ada ringkasan terlebih dahulu, yang memberikan gambaran tentang kemajuan proyek dalam hal ruang lingkup, tugas, dll. Ini juga harus mencakup item seperti:

• Tanggal dimulainya proyek, kapan dijadwalkan selesai dan periode yang dicakup proyek
• Daftar anggota tim dan anggota proyek lainnya, ditambah siapa pun yang menyusun laporan
• Daftar pemangku kepentingan, yang merupakan penerima laporan
• Ikhtisar isi laporan

Selanjutnya, Anda akan fokus pada status proyek. Di sini Anda akan melihat pekerjaan apa yang telah dilakukan, yang masih berlangsung dan apa yang masih harus dilakukan. Itu harus dipecah menjadi tugas dan dapat mencakup yang berikut:

• Daftar pencapaian dan hasil yang terkait dengan proyek
• Garis waktu sisa pekerjaan dan kapan akan selesai
• Setiap masalah atau masalah yang muncul dan dapat berdampak pada proyek

Anggaran juga harus disebutkan, berapa banyak yang telah dibelanjakan selama periode yang dilaporkan dan berapa banyak yang tersisa dalam anggaran keseluruhan. Catat pengeluaran tak terduga dan anomali lainnya.

Bagaimana Anda Membuat Laporan Kemajuan?

Jika Anda menjalankan proyek, Anda harus membuat laporan kemajuan secara berkala selama siklus hidupnya. Untuk menghemat waktu, ada baiknya menggunakan template laporan kemajuan. ProjectManager memiliki lusinan template terkait manajemen proyek gratis di situs kami, termasuk template laporan kemajuan gratis.

Mulailah dengan Mengidentifikasi Info

Baik Anda menggunakan template kami atau membuatnya dari awal, laporan kemajuan Anda harus dimulai dengan informasi utama proyek. Dari sana, itu masuk ke ringkasan proyek. Template kami memecah topik tingkat tinggi tersebut menjadi lima: status, ruang lingkup, jadwal, biaya, dan risiko.

Ringkas Datanya

Ringkasan adalah tempat Anda dapat membandingkan status laporan kemajuan sebelumnya dengan yang sekarang. Hal ini memberikan indikasi yang jelas bahwa proyek ini bergerak maju seperti yang direncanakan. Di luar itu, ada ruang untuk ringkasan untuk mengeksplorasi topik secara lebih rinci.

Selami Detail yang Lebih Baik

Setelah Anda mengidentifikasi proyek dan meringkas status keseluruhannya, Anda kemudian dapat masuk ke detail yang lebih besar tentang setiap topik. Misalnya, membuat daftar tugas dan kemajuannya, membahas masalah apa pun yang mungkin muncul, dan melihat alokasi anggaran Anda.

Cantumkan Prestasi Anda

Pada template laporan kemajuan gratis kami, kami mengakhiri dengan kotak pencapaian untuk menangkap apa pun yang tidak dikumpulkan di atas. Terakhir, ada kotak pencapaian yang diharapkan, yang merupakan cara untuk menetapkan harapan untuk laporan kemajuan berikutnya.

Praktik Terbaik Saat Membuat Laporan Kemajuan

Saat Anda menulis laporan kemajuan, salah satu cara untuk memastikannya efektif adalah dengan memikirkan perspektif pemangku kepentingan saat Anda menulisnya. Anda ingin menyampaikan apa yang terjadi selama periode yang dicakup jika ada yang menghalangi kemajuan itu dan apa yang akan terjadi selanjutnya.

Jangan Generik

Pemangku kepentingan menginginkan hal yang spesifik. Mereka tidak ingin Anda menjelaskan secara rinci tentang bagaimana Anda mencapai sesuatu, tetapi mereka ingin tahu apa yang telah dicapai. Mereka menginginkan metrik, bukan narasi. Jawaban Anda harus bermakna dan menghindari detail yang tidak perlu.

Ketahui Frekuensinya

Artinya, jika Anda mengerjakan proyek yang sangat panjang, pemangku kepentingan mungkin ingin laporan kemajuan dikirimkan kepada mereka setiap minggu atau bahkan setiap hari. Temukan ini terlebih dahulu dan sampaikan laporan kemajuan Anda ketika para pemangku kepentingan mengharapkannya.

Putuskan

Sebaiknya pecahkan laporan kemajuan Anda menjadi beberapa bagian. Ini membuat laporan lebih mudah dibaca. Memiliki judul bagian memberi tahu pembaca apa yang diharapkan dan membantu membimbing mereka melalui dokumen.

Tulis dengan Baik

Gunakan bahasa yang jelas dan sederhana; hindari jargon yang dapat membingungkan pembaca. Anda ingin mereka tahu apa yang Anda katakan dengan segera dan tidak harus berjuang melewatinya (atau lebih buruk lagi, salah paham) apa yang Anda coba sampaikan.

Gunakan Perangkat Lunak

Memiliki perangkat lunak manajemen proyek dapat memudahkan proses pelaporan. Bergantung pada alat apa yang Anda gunakan, Anda bisa mendapatkan data waktu nyata dan pengiriman yang mudah ke pemangku kepentingan Anda. Ini menghemat waktu dan menyajikan data yang lebih baik.

Bagaimana ProjectManager Memungkinkan Anda Membuat Laporan Kemajuan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek Anda. Fitur kami membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan setiap aspek proyek. Alat berbasis cloud kami berarti Anda mendapatkan data waktu nyata untuk membuat laporan yang lebih akurat dan tepat waktu.

Pemangku kepentingan ingin melihat gambaran besarnya dan alat pelaporan sekali klik kami memudahkan mereka mendapatkan data yang ingin mereka lihat saja. Fitur pelaporan kami memungkinkan Anda membuat laporan instan tentang tugas, waktu, biaya, lembar waktu, varians proyek, dan lainnya. Plus, membagikannya dengan pemangku kepentingan itu mudah!

Untuk mendapatkan laporan status instan, gunakan fitur dasbor kami. Dasbor real-time terus mengumpulkan data dari tim Anda dan secara otomatis menghitungnya untuk ditampilkan dalam metrik proyek yang mudah dibaca yang menunjukkan persentase penyelesaian tugas, berapa banyak waktu yang tersisa, beban kerja tim, dan banyak lagi.

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Manajer proyek mendapatkan transparansi ke dalam setiap aspek siklus hidup proyek dan tim ditempatkan pada platform kolaboratif yang mendorong pekerjaan yang lebih baik. Lihat mengapa organisasi dari NASA hingga Nestle menggunakan alat kami dan ikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.