10 Tips Mendelegasikan Tugas Seperti Pro

Beberapa orang merasa mereka perlu melakukan semuanya sendiri. Itu resep untuk bencana. Pemimpin sejati memahami kekuatan mendelegasikan pekerjaan. Itu sebabnya Anda membentuk tim, masing-masing ahli di bidangnya masing-masing.

Mengapa Penting bagi Pemimpin untuk Mendelegasikan Tugas?

Pemimpin adalah pemimpin karena suatu alasan. Mereka perlu memimpin proyek, memiliki visi gambaran besar dan tidak terjebak dalam rumput liar. Ilalang itu penting, tetapi waktu seorang pemimpin lebih baik dihabiskan untuk hal-hal yang harus dilakukan seorang pemimpin. Mendelegasikan pekerjaan memberi setiap orang pekerjaan yang telah dilatih untuk mereka lakukan dan membebaskan pemimpin untuk tanggung jawab yang lebih besar, seperti pemikiran strategis, melatih tim, dan banyak lagi.

Itulah mengapa para pemimpin terbaik menggunakan ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memungkinkan para pemimpin untuk mendelegasikan pekerjaan. Perangkat lunak kami memiliki beberapa tampilan proyek sehingga pemimpin dapat merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan pada bagan Gantt yang kuat dan tim dapat beralih ke daftar tugas, papan kanban, atau kalender di mana rencana tersebut dibagikan dalam alat yang lebih sesuai untuk apa yang harus mereka lakukan. Dan itu semua diperbarui secara real time. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

10 Tips Mendelegasikan Tugas Secara Efektif

Mudah untuk mengatakan, mendelegasikan, dan itu hal lain untuk melakukannya secara efektif. Berikut adalah beberapa tip yang dapat diterapkan siapa pun untuk mengelola tim dan mendelegasikan pekerjaan di antara mereka.

1. Berdayakan Anggota Tim Anda

Beri tahu tim Anda bahwa mereka adalah sumber daya yang berharga. Mintalah masukan, ide, dan wawasan mereka. Beri mereka umpan balik positif dan kembangkan pemimpin di antara tim. Mereka kemudian akan membantu para pemimpin dengan berbagi beban, mengambil tanggung jawab, dan melayani proyek dengan lebih baik.

2. Tentukan Tujuan & Sasaran Dengan Jelas Saat Mendelegasikan Tugas

Tentu saja, agar tim dapat berbagi pekerjaan, mereka harus memahami apa itu dan apa yang diharapkan dari mereka. Oleh karena itu, pemimpin perlu menetapkan tujuan dan sasaran dengan jelas. Gunakan sasaran SMART, yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.

3. Delegasikan Tugas ke Anggota Tim yang Tepat

Pemimpin harus tahu tim mereka dan apa yang mereka mampu. Dengan begitu, jika tiba waktunya untuk mendelegasikan pekerjaan, mereka akan tahu siapa yang dapat mengerjakan apa. Jika Anda tidak terbiasa dengan tim Anda di awal proyek, luangkan waktu untuk mewawancarai mereka sehingga Anda mengetahui keahlian dan pengalaman mereka.

4. Berikan Umpan Balik kepada Anggota Tim Anda

Tidak ada yang bekerja dengan baik dalam ruang hampa. Bahkan setelah Anda mendelegasikan pekerjaan, Anda tetap ingin menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Anggota tim harus merasa nyaman memberikan umpan balik kepada pemimpin dan menerima umpan balik dari pemimpin. Tujuan bersama adalah menyelesaikan proyek dengan sukses.

5. Sabar Saat Mendelegasikan Tugas

Saat Anda mendelegasikan, beri tim waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas mereka. Hal-hal membutuhkan waktu dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menekan tim. Itu tidak berarti Anda ingin mereka memiliki waktu yang tidak terbatas. Tetapi bersikaplah realistis saat membuat garis waktu proyek dan tawarkan panduan atau arahan apa pun yang mungkin diperlukan.

6. Sediakan Sumber Daya yang Diperlukan Setelah Mendelegasikan

Mendelegasikan tidak berguna jika tim Anda tidak memiliki alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sumber daya adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menjalankan tugas, mulai dari orang hingga peralatan dan perangkat lunak. Pastikan tim Anda memiliki apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

7. Hindari Batas Waktu yang Ketat Saat Mendelegasikan Tugas

Tenggat waktu itu penting. Pekerjaan bisa bertahan selamanya tanpa mereka. Namun, jika Anda menetapkan tenggat waktu yang terlalu ketat, yang akan Anda lakukan hanyalah menekan tim dan karena tergesa-gesa untuk memenuhi tenggat waktu itu, mereka akan membuat kesalahan. Itu hanya akan memperpanjang panjang proyek. Menetapkan tenggat waktu yang realistis menghemat waktu dalam jangka panjang.

8. Dukung Tim Anda saat Mereka Menjalankan Tugas

Seorang pemimpin tidak hanya mendelegasikan lalu menghilang. Kepemimpinan adalah tentang pendampingan, pembinaan, dan selanjutnya membantu tim dalam kapasitas apa pun yang mereka butuhkan. Mereka mungkin membutuhkan Anda untuk mengadvokasi lebih banyak sumber daya atau menyingsingkan lengan baju Anda dan bergabung dengan mereka. Bersiaplah untuk melakukan apa pun yang diperlukan.

9. Gunakan Alat Pelacakan Tugas

Mendelegasikan melibatkan kepercayaan. Pemimpin dapat melihat dari balik bahu tim mereka. Mereka memiliki pekerjaan mereka sendiri untuk dilakukan. Tapi bukan berarti mereka tidak memperhatikan. Alat pelacak tugas memberi pemimpin visibilitas ke dalam pekerjaan tim dan memungkinkan mereka untuk memantau apakah itu berjalan sesuai rencana.

10. Membina Kolaborasi Tim

Mendelegasikan itu penting, tetapi seorang pemimpin juga harus memfasilitasi kolaborasi tim. Ada beberapa cara untuk melakukan ini, termasuk latihan membangun tim. Jika Anda tidak memiliki waktu sebelum memulai rapat untuk terlibat dalam latihan membangun tim, pemecah es rapat dapat membantu membangun ikatan antar anggota tim.

Manfaat Mendelegasikan Tugas

Ada begitu banyak keuntungan untuk mendelegasikan tugas. Berikut adalah beberapa contoh dari manfaat tersebut. Salah satunya membangun budaya kepercayaan, yang memupuk kerja sama tim, membangun moral, mempertahankan karyawan, dan membuat mereka tetap produktif.

Mendelegasikan membuat para pemimpin tidak menyebarkan diri terlalu tipis di mana mereka tidak membantu siapa pun. Itu juga melibatkan tim dan menciptakan dukungan untuk proyek, merangsang kreativitas dan mengembangkan keterampilan baru untuk tim. Itu sama-sama menguntungkan.

Jangan lupakan work-life balance. Ada banyak hal yang harus dilakukan untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan rumah, tetapi mendelegasikan berjalan dengan baik. Anda akan menemukan bahwa keseimbangan kehidupan kerja ini juga menghasilkan pekerja yang lebih baik.

Video: Cara Mendelegasikan Tugas

Tonton video singkat ini bersama Jennifer Bridges, PMP, untuk mempelajari cara mendelegasikan tugas dengan tim Anda.

Jennifer membahas seni mendelegasikan dan mulai dengan dasar-dasar mendefinisikan istilah tersebut. Hal pertama yang perlu Anda pahami adalah apa yang ingin Anda delegasikan dan mengapa. Tujuan Anda sebagai seorang manajer adalah untuk menghapus hambatan dan rintangan dari tim Anda. Ini juga untuk menciptakan keterlibatan dengan tim Anda. Terima kasih telah menonton!

Berikut adalah tip Jennifer untuk mendelegasikan seperti seorang profesional dalam manajemen proyek:

• Ingat peran Anda: Anda adalah manajernya. Tugas Anda bukanlah terperosok dalam pekerjaan operasional. Hal itu tidak hanya mengganggu tim dengan merusak kemampuan mereka, tetapi juga memberi Anda sedikit waktu untuk manajemen.
• Identifikasi pemboros waktu: Apa yang menghabiskan terlalu banyak waktu Anda saat ini? Bisakah Anda menyerahkannya kepada orang lain?
• Memperjelas tugas rutin: Tugas rutin dapat dengan mudah diajarkan. Lihat apa yang bisa dibagikan di antara tim. Mereka tidak harus dirutinkan untuk semua orang. Anda juga dapat merotasi tugas rutin di antara orang-orang.
• Ketahui kekuatan tim Anda: Identifikasi kepada siapa Anda dapat mendelegasikan pekerjaan. Anda tidak ingin menyerahkan pekerjaan yang sangat teknis kepada anggota tim kreatif yang keahliannya tidak sesuai dengan tugas yang ada, misalnya. Siapkan tim Anda untuk sukses.
• Delegasikan, bilas, dan ulangi: Sebenarnya bagikan tugas dan, seperti disebutkan sebelumnya, putar beberapa pekerjaan di antara tim.

Tim berfungsi paling baik saat berkolaborasi bersama untuk kebaikan proyek. Menanamkan proses baru dan budaya kolaborasi ke dalam tim Anda bisa jadi sulit, tetapi kerja keras itu sepadan untuk membuat tim berjalan lancar. Jika Anda memerlukan alat untuk membantu Anda menentukan tugas rutin apa yang akan didelegasikan, cobalah ProjectManager.