Bagaimana melakukan Analisis SWOT

Analisis SWOT ada di mana-mana dalam bisnis seperti teko kopi kosong di ruang istirahat. Metode ini diperkenalkan pada tahun 1960-an oleh Ken Andrews atau Albert Humphrey (Asal usulnya tidak jelas. Itu benar, kami memiliki strategi bisnis detektif di tangan kami) dan sejak itu menjadi andalan.
SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats, dan merupakan bentuk evaluasi yang fleksibel. Ini telah digunakan untuk segala hal mulai dari menilai kesesuaian Yunani sebagai pasar truffle hingga kelayakan kota besar untuk menjadi tuan rumah acara olahraga besar, seperti Olimpiade.
Tentu saja, Anda mungkin lebih mungkin mengalaminya saat mengevaluasi proyek baru atau menilai kesehatan bisnis Anda.
SWOT adalah alat strategis yang digunakan selama proses perencanaan. Apakah Anda sedang melakukan riset pasar, mempertimbangkan pembaruan produk, atau memikirkan tentang rebranding perusahaan Anda, ini dapat berguna dalam menentukan langkah terbaik selanjutnya untuk Anda dan organisasi Anda.
Penting untuk diingat bahwa ini adalah alat untuk membantu proses pengambilan keputusan. Itu tidak akan memberi tahu Anda secara pasti apa yang harus Anda lakukan, Anda juga tidak boleh menggunakannya sebagai mekanisme yang maha kuasa untuk membimbing bisnis Anda. Namun, dalam konteks yang tepat, ini bisa sangat berguna.

Bagaimana cara melakukan analisis SWOT

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memahami: mengapa Anda melakukan analisis SWOT? Apakah Anda hanya melakukan evaluasi umum terhadap bisnis Anda? Apakah Anda mempertimbangkan untuk menambahkan fitur produk baru? Agar analisis Anda efektif, Anda harus memiliki tujuan yang jelas.
Jika tidak, Anda berisiko keluar jalur dan membuat sesi lebih membingungkan daripada saat Anda masuk.
Dengan asumsi Anda memiliki tujuan untuk sesi tersebut secara berurutan, langkah selanjutnya adalah membuat matriks SWOT. Ini adalah alat untuk membuat Anda tetap teratur dan memastikan Anda tidak melupakan apa pun saat meninggalkan sesi.

Gambar dari Perpustakaan Universitas Missouri

Berikut adalah tampilan matriks SWOT. Gunakan itu untuk mengelompokkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman Anda. Ada banyak versi matriks SWOT yang berbeda di luar sana, dan milik Anda tidak perlu terlihat persis seperti ini, yang terpenting Anda memiliki metode untuk melacak kategori yang berbeda ini. Ketika orang-orang yang berbeda dalam organisasi Anda meminjamkan pemikiran mereka tentang area yang berbeda ini, catat mereka pada matriks. Ini akan membantu Anda memperoleh pandangan holistik tentang apa pun yang Anda analisis.
Ketika saatnya untuk benar-benar menjadi tuan rumah analisis SWOT, Anda akan membutuhkan seorang fasilitator. Orang ini bertanggung jawab untuk memandu percakapan, memastikan semua orang mendengar suaranya, dan grup tetap pada jalurnya.
Anda juga memerlukan pencatat untuk mencatat pemikiran dan gagasan orang.
Hal terakhir yang Anda lakukan sebelum memulai adalah mencari tahu struktur rapat Anda. Itu akan tergantung pada berapa banyak waktu yang Anda miliki dan seberapa besar grup Anda. Jika Anda memiliki grup besar dan kekurangan waktu, mungkin berguna untuk membaginya menjadi beberapa grup kecil dan meminta grup kecil tersebut membuat matriks SWOT mereka sendiri. Anda harus mengetahui berapa banyak waktu yang dapat Anda habiskan untuk setiap kuadran matriks sehingga Anda dapat membahas semuanya sebelum rapat berakhir.

Kekuatan

Bagian pertama dari matriks Anda akan mengunjungi bagian Kekuatan. Untuk tujuan contoh ini, kami akan menganggap Anda melakukan analisis SWOT ini sebagai evaluasi keseluruhan untuk bisnis Anda.
Tidak ada satu metode untuk mengumpulkan komentar dari orang-orang di dalam organisasi Anda, tetapi saya cenderung berpikir bahwa adalah ide yang baik untuk meminta semua orang datang ke pertemuan dengan pemikiran dan ide yang sudah ada di benak.
Mintalah tim Anda untuk bertukar pikiran sebelum sesi dimulai, sehingga mereka dapat datang dengan ide-ide yang dipikirkan dengan matang. Beberapa orang mengalami kesulitan berkontribusi selama jenis sesi ini ketika tidak diberi waktu sebelumnya untuk memikirkannya.

Salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan kekuatan Anda adalah melihat dalam konteks industri Anda. Semuanya relatif dan jika Anda tidak melakukan sesuatu yang lebih baik daripada sebagian besar pesaing Anda, tidak bijaksana untuk memasukkannya ke dalam bagian ini.
Apa yang harus Anda harapkan dari bagian kekuatan adalah pemahaman tentang hal-hal yang dapat Anda manfaatkan dan bangun.

Kelemahan

Kelemahannya cukup mudah. Ini kurang lebih kebalikan dari bagian kekuatan Anda. Namun, Anda harus berharap untuk mengidentifikasi hal-hal dalam organisasi Anda yang dapat menghambat kemajuan dan pertumbuhan.
Akan sangat sulit untuk memperbaiki kelemahan ketika Anda tidak menuliskannya di atas kertas. Ketika organisasi Anda menyetujui apa kelemahannya, Anda dapat menyusun rencana serangan tentang cara memperbaiki kelemahan tersebut.

Sangat penting untuk bersikap realistis saat mengevaluasi kelemahan Anda. Ini bisa menjadi tidak nyaman, dan Anda ingin menghindari percakapan antagonis, tetapi penting bagi Anda untuk mengetahui hal-hal yang benar-benar merupakan kelemahan dalam organisasi Anda.

Peluang

Dengan kekuatan dan kelemahan, Anda harus secara umum melihat ke dalam. 'Apa yang kita kuasai?' 'Di mana kita bisa meningkatkan?' Ketika Anda mempertimbangkan peluang dan ancaman Anda, Anda harus mulai memikirkan faktor eksternal.
Peluang hanya ada dalam konteks. Peluang Anda akan bergantung pada hal-hal seperti industri tempat Anda berada, apa yang dilakukan pesaing Anda, dan hal-hal lain semacam itu.
Pastikan untuk mengingat bahwa peluang yang Anda dapatkan harus tetap berada dalam konteks tujuan Anda untuk sesi tersebut. Jadi, jika Anda melakukan evaluasi umum terhadap perusahaan Anda, peluangnya bisa sangat besar. Namun, jika Anda menambahkan fitur baru ke produk Anda, anggaran SDM yang berlebihan dan pelamar kerja terkait SDM yang terlalu jenuh tidak terlalu cocok, meskipun itu merupakan peluang potensial dalam konteks yang lebih luas.

Ancaman

Ancaman dapat terkait erat dengan kelemahan organisasi Anda, karena kelemahan Anda berpotensi memperbesar risiko.
Seperti peluang, ancaman sebagian besar terkait dengan faktor eksternal dan dapat berkisar dari pesaing hingga faktor sosial hingga hampir semua hal lainnya.
Sangat penting bagi organisasi untuk mengawasi ancamannya karena mengenali dan menetralisirnya dapat menjadi perbedaan antara berhasil dan gagal sebagai bisnis.

Sekarang apa?

Setelah Anda mengumpulkan semua kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman Anda, luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana mereka cocok satu sama lain. Kekuatan dan peluang mana yang selaras. Memanfaatkan itu mungkin membuat kemenangan mudah.
Sebaliknya, di mana kelemahan Anda disejajarkan dengan ancaman? Jika Anda mengidentifikasinya, mungkin ada baiknya mengibarkan bendera merah dan memantau situasi itu dengan cermat.
Setelah Anda meluangkan waktu untuk mengevaluasi semua yang ada di matriks Anda, Anda dapat merumuskan rencana dan mulai membuat keputusan bisnis yang akan berdampak pada masa depan.

Apakah analisis SWOT tepat untuk organisasi saya?

Jawaban singkat untuk pertanyaan ini kemungkinan besar ya. Itu selalu baik untuk menjadi introspektif dan benar-benar memeriksa di mana organisasi Anda berhasil dan di mana itu gagal.
Karena itu, itu bisa menjadi masalah jika Anda menggunakan ini sebagai satu-satunya bentuk evaluasi dan panduan keputusan Anda. Mari kita cepat membahas beberapa kontra metode analisis SWOT untuk memperjelas mengapa itu tidak sempurna.
Salah satu kelemahan utama analisis SWOT adalah sifatnya yang statis. Kondisi pasar berubah lebih cepat hari ini daripada sebelumnya—dan apa yang merupakan peluang minggu lalu mungkin menjadi ancaman minggu depan. Pada saat Anda siap untuk menerapkan temuan Anda dari analisis SWOT Anda, mereka mungkin sudah ketinggalan zaman.
Kekhawatiran lain dengan menggunakan analisis SWOT adalah kurangnya informasi yang dapat ditindaklanjuti yang diambil darinya. Sangat bagus untuk memahami kelemahan organisasi Anda, tetapi SWOT tidak memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya. Satu hal yang ingin Anda hindari adalah melakukan analisis SWOT di awal tahun dan merenungkannya di akhir tahun dan satu-satunya pertanyaan yang Anda miliki tentangnya adalah "apa yang terjadi?"
Keduanya tentu saja merupakan kekurangan, tetapi itu bukan alasan untuk membuang analisis SWOT sama sekali. Mereka hanya hal-hal yang harus diperhatikan ketika Anda melakukan Anda sendiri. Datanglah dengan harapan yang tepat, dan Anda mungkin akan menemukan pengalaman yang bermanfaat.